Event manager. Człowiek od fajnej roboty, posiadający w jednym rękawie milion pomysłów na dobry wieczór, udaną konferencję, czy skuteczną integrację. Pozornie, gdzieś ta fajna praca ma swoje gorsze strony, a profesjonalizm event managera wykracza poza poziom standardów. I chodź nie chcę kwestionować tu nikogo, sama znam takie „akcje” z autopsji. Warto przejść przez kilka newralgicznych zdarzeń, jakie zwykle w naszej pracy mogą się przytrafić. Zerknij, zatem na listę i sprawdź, czy pamiętasz o tych punktach.

 

  1. Ukryte regulaminy załącznikiem do umowy

Jakiś czas temu organizowałam event motoryzacyjny – wielkie targi Fleet & Business Day. Olbrzymia impreza, blisko 770 gości, 60 wystawców i tyleż samo premier samochodów. Podczas przygotowań było dwa miliony wątków do „ogarnięcia”: wielcy sponsorzy, którzy chcieli zawsze więcej – za mniej, trzy tysiące próśb od wystawców, przygotowanie strefy edukacyjnej, prelegentów i wykładów podczas trwania targów, wreszcie przygotowanie targów tak, aby cały event był jednym, spójnym ciągiem wydarzeń. Rano w dniu montaży spadło 40 cm śniegu, był 4 grudnia 2010r. Warszawę sparaliżował pierwszy śnieg. Gdy spotkałam się na montażach o 04:00 rano w Hali EXPO XXI byłam święcie przekonana, że wszystko mam zapięte na ostatni guzik. Wówczas martwił mnie tylko ten śnieg. Mój błogi spokój rozwiał strażak, który przyjechał równo o tej samej porze przed wejście do Hali. Postanowił zaangażować się w swoją robotę…

Przed wejściem do Hali ustawiły się auta gotowe wjechać na swoje stoiska. Strażak zaglądał do każdego z nich patrząc na wskaźnik paliwa samochodów, które miały wjeżdżać po kolei na teren EXPO XXI. Tych, które miały więcej paliwa niż świecąca się rezerwa – postanowił nie wpuszczać – gdyż to było niezgodne z regulaminem hali. Pobiegłam do swoich papierów i sprawdziłam. To, o czym nie mówiła umowa – było w regulaminie – stanowiącym integralną część do umowy. Całość regulaminu miała ze 35 stron albo lepiej i była jednym z 10-ciu załączników, jakie Hala podesłała mi w trakcie przygotowań.

Ah te eventowe umowy...

Ja początkujący wówczas event manager w zakresie organizacji targów – myślałam, że spalę się ze wstydu. Poważne brandy branży motoryzacyjnej – podjeżdżały swoimi wyświeconymi autami i wpadali we wściekłość, gdy strażak wskazywał im bramę wyjazdową z terenu EXPO XXI. Oczywiście Ja-Organizator byłam wszystkiemu winna. Przyznałam się do tego na szybko zorganizowanej naradzie wspólnie z moimi Wystawcami. W ciągu kilkunastu minut musieliśmy znaleźć rozwiązanie. Z pomocą kreatywnych branży motoryzacyjnej ustaliliśmy, że część z aut będzie miała wypompowywane paliwa z auta, część aut zostanie podmieniona na inne. Koniec końców o 09: 00 targi wystartowały w pełnym składzie, a po zdarzeniu pozostała ta oto anegdotka. Czego mnie to nauczyło? Czytać regulaminy, albo zaczynać wręcz od nich – przy podpisywaniu umów z lokacją. Niżej – możecie obejrzeć relację z TYCH targów sprzed 6 lat.

 

  1. Dobry Event – to event bezpieczny

Dochodzą do mnie sygnały – od moich kursantów – że eventy nie zawsze są przygotowane zgodnie z regułą zasad bezpieczeństwa. Zdarza się, że brak przejazdów kablowych zasłaniających przewody, które zwyczajnie leżą na trawie to norma, a przecież każdy człowiek może się o nie potknąć czy wręcz przewrócić. I jeśli potknięcie to najmniejszy problem pamiętajmy, że gdy spadnie deszcz, w kontakcie z wodą kabel, w którym płynie prąd = śmierć. A nieplanowany kapuśniaczek w naszej szerokości geograficznej – to dość częsty przypadek. Dodam, że praca na wysokościach powinna odbywać się w uprzężach, wielkie wieże koncertowe muszą zabezpieczone barierkami, aby roztańczeni ludzie nie wpadali na nie. Zwróćmy też uwagę na wyjścia awaryjne, czy są wolne od jakichkolwiek „gratów” i umożliwią przepływ tłumu – w razie nagłej ewakuacji, czy są oznaczone. O niebezpieczeństwach w tej branży pisałam też tu – gdzieś na samym początku funkcjonowania bloga – przy okazji tragedii, jaka się wydarzyła w jednej z brazylijskich dyskotek. Na naszym evencie wcale nie musi się coś stać, dlatego redukujmy punkty zapalne, które zbliżają nas do katastrofy.

jak zapobiec katastrofie na evencie?

  1. Właściwi ludzie we właściwych rolach

Ludzie na evencie – to ambasadorzy naszych usług. Są specjalistami od PR-u, techniki, scenografii, cateringu i innych jakie się wokół naszego wydarzenia dzieją. To sprawdzona ekipa. Dobieram tych ludzi skrupulatnie i nie łowię ich ze spadających codziennie maili, ale z rekomendacji, jakie otrzymuję z rynku i z własnych doświadczeń. Redukcja przypadkowych i nowych podwykonawców – dla mnie jest kluczowa przy wydarzeniu. Gdy klient „jest na pokładzie eventu” – nie ma czasu na docieranie się, poznawanie, sprawdzanie poziomu kompetencji i reagowania w sytuacjach nieplanowanych. W zeszłym roku pracowałam z lokalną areną podwykonawców w Mielcu, którą do eventu oddelegował klient. To był dla mnie stres i dwieście pytań asekurujących więcej niż w przypadku pracy z moimi ludźmi. Czy sprawdziliście obciążenie prądu? Czy mamy kosze na śmieci? Czy ochrona wie, które strefy ma chronić? Był tego sporo. Dlatego apeluję do moich przyszłych podwykonawców. Jeśli chcecie ze mną pracować, zaproście mnie na swój event, który realizujecie. Na moim już nie ma pola na „sprawdzanie się”. U mnie ma już „tykać jak w zegareczku” – a poznawanie się – zostawmy na realizacjach u innych Organizatorów. (Dziękuję stokrotnie!)

 

  1. Nie bądźmy podatni na wyobraźnię klienta

Ile razy zdarzyło się Wam robić dla Klienta wydarzenie po raz pierwszy? Znamy sytuację, w której klient to widzi oczami wyobraźni inaczej niż my? Załóżmy, że klient na dwa dni przed – wprowadza zmianę na ułożenie mebli na Gali z układu bankietowego (10-osobowe stoły) na układ klasowy (4-osobowe stoły) w wąskiej przestrzeni Arkad Kubickiego? I co? Oczywiście – przedstawiamy mu rozpiskę, uczulamy na kolejki do barów, na zakłócenie harmonii ale i komunikacji, ale klient wydaje swoje pieniądze i klient chce. Jeśli ufamy sobie i swoim doświadczeniom musimy być asertywni nawet wobec klientów. Otaczajmy się specjalistami. Niech mówią jednym, naszym głosem. Niech będą naszymi ambasadorami. Wówczas klient ulegnie, chodź pewnie zajmie mu to trochę czasu. Bywa i tak, że sugestia klienta może również nasz event skazać na katastrofę, a wina zawsze „spadnie” na agencję i tak będzie to postrzegane przez niezadowolonych gości.

Eventowe Prawo Murphego

  1. Zignoruj Prawo Murphy’ego

Jeżeli coś może się nie udać, to się nie uda”. „Jeśli coś może pójść źle, to pójdzie”. Nie zabezpieczysz się przed kiepskim przemówieniem prezesa firmy na scenie. Ale możesz zapobiec jego kompromitacji i spróbować nakręcić z nim film przed albo sprawić, żeby, chociaż jego głos przemówił w przestrzeni eventu. Prawo Murphy’ego jest zmorą eventowca. Bo tam gdzie czujemy, że coś może „nawalić” – zwykle właśnie tam nawala. I tu kłania się znowu zarządzanie ryzykiem. Przygotowanie prostej check-listy, sprawdzenie swojej załogi, szybka odprawa – pozwoli nam czuć, że nieplanowane rzeczy nie mają prawa się wydarzyć. Zadajmy sobie kilka pytań przed: Co zrobię jak wywali korki i zabraknie prądu? Co zrobię jak Klient rozleje piwo na mikser DJ’a? Wreszcie, co jak przyjedzie na mój event nie 500 a 1500 osób? Myśl, myśl, myśl. Ryzyka – nie zamieciesz pod dywan. Za myślenie nam płacą.

 

  1. Ale ja to zrobię najlepiej!

To moja bolączka – nad którą pracuję. Dzielenie się obowiązkami od zawsze było moim największym wyzwaniem. Nie lubię poprawiać po kimś kosztorysów, prezentacji, czy grafiki. Nie jestem specem od umów, chodź muszę je w większym zarysie przygotować dla prawników, którzy doprowadzają je do perfekcji. Nie jestem elektrykiem, chodź muszę mieć zmierzone obciążenia prądu na evencie. Nie jestem toi-toi-owcem, chodź muszę wiedzieć na ile pojemności kabinek TOI TOI potrzebuję na pilniku dla 1000 osób. Event manger zarządza projektem, ale też deleguje. Nie rób wszystkiego sam. Potrzebujemy otaczać się specjalistami, w każdej kategorii. Oduczanie się nawyku pod tytułem „ja to zrobię najlepiej” pomoże nam w edukacji naszych najbliższych współpracowników. Wszystko po to, by wspólnie uczyć się pędząc drogą do doskonałości.

Ja to zrobię lepiej!

  1. Event dla sławy, czy event dla pieniędzy?

Wiecie, że dotychczasowy organizator Orange Warsaw Festival – firma Rochstar Events, która odpowiadała za dwie jego edycje jest w stanie upadłości? Jak podaje magazyn „Press” w artykule „Muzyczny Monopol” (Luty 2016) firma ma kilkanaście milionów długu, z czego największą stratę wygenerował na organizacji Orange Warsaw Festiwal. Musiał brać całe ryzyko organizacyjne na siebie. Dziś Alter Alt ma za zadanie sprawić, aby ten festiwal oraz Open’er Festwial były deficytowe. Być może będzie zapraszać tych samych wykonawców, aby negocjować jedną stawkę na dwóch eventach? Tego nie wiemy. W każdym razie rentowność eventu jest trudną sztuką i trzeba znaleźć złoty środek. Warto odpowiedzieć sobie czasem na pytanie, czy pewne rzeczy robimy dla prestiżu i rozgłosu, czy zwyczajnie dla pieniędzy? A pieniądze czasem nieraz są dużą pułapką.

 

  1. „Promocją zajmę się potem”

Budowa wizerunku wydarzenia i przyciągnięcie mas na event to strategia, która musi być realizowana od początku i zakładana przy planowaniu wydarzeń na kilka miesięcy, czy tygodni przed. Eventowcy nie są PR-owcami czy Marketingowcami – dlatego powinni tę działkę oddać we władanie swoim doradcom od wizerunku. Ci powinni zaplanować kalendarium artykułów sponsorowanych, banerów, mailingów, poprosić o patronaty medialne, zwołać dziennikarzy, aby było głośno! Ta praca się sama nie zrobi. Eventów jest tyle, że jest w czym wybierać, a każdy ściga się w przyciąganiu uwagi swoich potencjalnych uczestników.

Mały problem w eventach?

  1. Małe dziecko mały problem, a duże…?

23-letniej studentce z Krakowa Annie Kubicz za “nielegalne zorganizowanie imprezy masowej” groziło do 8 lat więzienia. Dzięki założonemu przez nią na Facebooku wydarzeniu, w kwietniu na ognisku na krakowskim Zakrzówku bawiło się ponad 20 tys. osób. W jej rozumieniu świata: zorganizowała spotkanie znajomych, a nie imprezę masową. Sąd uznał nieświadomość oraz niskie dochody oskarżonej, jako czynniki łagodzące i przyznał jej 2 400 PLN grzywny. Niech ten przykład przypomina nam o obowiązującej ustawie o imprezach masowych. Duży event masowy to dużo większe wyzwanie.

 

 

  1. Bez dziękuję? To nie event!

My organizatorzy imprez mamy wgląd we wszystkie dane uczestników. Dajmy im odczuć, że czas spędzony wspólnie z nami był dla nas cenny. Dziękujmy za ich obecność. Prośmy o ankiety satysfakcji. To pozwoli nam być zapamiętanym do następnych imprez. Jedna dodatkowa czynność nie powinna nam zrobić różnicy, ale robi i to kolosalną w podziękowaniu uczestnikom, udostępnieniu im zdjęć z wydarzenia, czy relacji filmowych. To, ile dobrego zbierzemy po evencie oraz ile rekomendacji na zmianę, będzie świadczyć o sukcesie kolejnej edycji.

 

No to tyle. Oczywiście jest tego więcej. Sprawdzajmy, czy podobne eventy, podobnych branży nie są w tych samych dniach, czy tygodniach. Diagnozujmy, czy technice uda się zmontować w odpowiednio krótkim czasie cały sprzęt w wynajętej lokacji, podpisujmy umowy, nie uzgadniajmy kluczowych ustaleń „telefoniczne” wszystko musi być na mailach. Oczy naokoło głowy to dewiza, która powinna pracować u event managera niemalże na okrągło.

Życzę Wam wielu eventów bez fuckupów. Dzięki za uwagę, czekam na feedbacki i sugestie co byście dodali do tej listy. Stay tuned!

Aga

 

 

JOIN THE DISCUSSION