Do napisania tego tekstu zainspirował mnie współtowarzysz mojej ubiegłotygodniowej podróży. Arek z którym podróżowałam, jest urzędnikiem odpowiadającym za promocję Polski na świecie. Do obowiązków Arka należy m.in. organizowanie przetargów. Jak dowiedział się że ja jako event manager, robię czasem przetargi – postanowił dać mi kilka dobrych rad. Z lekkim „rozbawieniem” mówił o tym, jakie błędy są popełniane w ofertach składanych przez potencjalnych wykonawców eventu i dziwił się, dlaczego ludzie nie potrafią czytać wymogów przetargowych ze zrozumieniem. Co jest nie tak w składanych dokumentach?

Przyznaję przebrnięcie przez urzędowy brief grubości „Ulissesa” to nie lada wyzwanie. Często drażnią mnie te setki stron, które muszę przeczytać, żeby dobrze przygotować ofertę. Przetargi publiczne nie są łatwą sprawą, być może, dlatego eventowcy popełniają błędy, które jak się okazuje wcale nie należą do rzadkości. Można, zatem wyrażać swoją dezaprobatę, ale można również zacząć uczyć się dobrze przygotowywać oferty w taki sposób, żeby ustrzec się pomyłek skutkujących wykluczeniem oferenta czy odrzuceniem oferty.

1 grzech – Te przeklęte literówki

Literówki i większe błędy w ofertach to prawdziwa plaga. Zdarzają się w nazwach miejsc np. zamiast Arkady Kubickiego wykonawca napisał w ofercie Arkadia, która to lokalizacja miała stanowić miejsce balu dla przedsiębiorców i osób promujących Polskę za granicą. Można mieć pewność, że nie chodziło o centrum handlowe, bo niby gdzie mieliby bawić się goście? W alejkach między sklepami, czy McDonaldzie? Chociaż pewnie byłaby to dość ciekawa koncepcja i niespotykany event. Pojawiają się też błędy w nazwie urządzeń np. zamiast MXT500 napisane jest MGT500, mylone są numery seryjne, typy oraz rodzaje wymaganych przez zleceniodawców narzędzi. Dlatego opracowując ofertę warto szczególnie zwrócić uwagę na to, czy przypadkiem nie wkradł się niespodziewany błąd.

2 grzech – „Kłamczuszki”

Wymóg jednego z przetargów był następujący: firma powinna zatrudniać min. 20 osób w momencie składania oferty przetargowej – chodziło o zapewnienie odpowiedniej liczby osób do obsługi eventu. Pomysłowy zleceniobiorca napisał, że zatrudnia 30 osób, co było sprzeczne z prawdą, bo jak się później okazało w jego firmie pracowało 12 osób. Jak tłumaczył w momencie składania oferty przetargowej zatrudniał 30 osób, jednak skoczyły im się umowy, a on nie mając pewności, czy wygra przetarg wolał nie przedłużać tych umów i „martwić się”, gdy jednak trzeba będzie szybko zorganizować osoby do pracy. Niestety jego wyjaśnienie nie zostało uznane i z wygranym przetargiem musiał się pożegnać. Kłamstwo ma bardzo krótkie nogi. Dlatego jeśli nie spełniamy wymogów mamy dwa wyjścia: albo zróbmy wszystko, żeby zmienić ten stan rzeczy albo nie bierzmy udziału w postępowaniu przetargowym.

3 grzech – Kosmiczna cena

Chyba jeden z moich ulubionych przykładów, o których opowiadał mi kolega urzędnik Arek. Aż żal go nie zacytować: „Wartość przetargu jest rzeczą stałą. Tu nie ma szans na żadne negocjacje większej ceny. Jeżeli w ogłoszeniu stoi jak wół, że w wyniku przetargu zostanie wybrany wykonawca, który na realizację całego zlecenia otrzyma 70 tys. zł to nie ma takiej siły, która sprawi, że dostanie więcej. Urząd to nie prywatna firma, tam wszystko ma swoje twarde określone ramy. Uśmiecham się, gdy dostajemy oferty przekraczające kwoty oferowane przez nas nawet o 20, czy 30 tysięcy. Myślę sobie, że to są marzyciele, którzy wierzą, że jednak okaże się, że zwiększymy wartość zamówienia. Niestety nie zdarzy się. Ja na przykład nie mam wyjścia i muszę wybrać taką firmę, która nie szaleje z kosztorysem i przestrzega naszych widełek. Są oczywiście przypadki, gdy cena jest rażąco niska, wtedy taką sprawę od razu wyjaśniamy, czego oczywiście nie robimy, gdy wartość oferty przekracza nasz budżet.”

4 grzech – Wybrakowane załączniki

Kolejnym niedopatrzeniem, o którym wspominał mój rozmówca jest składanie niewypełnionych bądź niepodpisanych oświadczeń lub o wg nieaktualnych wzorów, brak podpisów i numeracji stron (podpisane i opatrzone kolejnym numerem muszą być zarówno formularz ofertowy, jak i wszystkie załączniki), czy też niezałączenie do oferty umów z podwykonawcami. Zapominamy też o zawarciu w składanych ofertach danych identyfikacyjnych lub wpisujemy już nieaktualne kontakty. Czasem zdarza się też, że USB, na którym załączona jest dokumentacja nie działa i komisja nie ma możliwości odczytu treści, które powinny zostać na taki nośnik nagrane albo też oferta w wersji elektronicznej zapisana w niepoprawnym formacie, a czasem wcale nie została nagrana. Dlatego przed złożeniem wszystkich dokumentów sprawdźmy, czy niczego nie brakuje, czy pen drive działa i czy kontakty podane w formularzach są aktualne, strony ponumerowane i podpisane przez osoby upoważnione.

5 grzech – interpretowanie na różne sposoby

Kolejny grzechem, który mojego rozmówcę nauczył precyzyjności przy pisaniu zamówienia jest jego późniejsza interpretacja.

Moje pierwsze zamówienia wyglądały zupełnie inaczej niż te, które tworzę teraz. Zmiana jest kolosalna z jednej prostej przyczyny. Bardzo szybko przekonałem się, że muszę dokładnie opisywać każdą rzecz, żeby później nie było niespodzianek. Przykład? W zamówieniu napisałem kiedyś, że na evencie organizowanym w ambasadzie powinny być białe krzesła i dostałem białe, plastikowe, niektóre z pęknięciami. Wykonawca argumentował, że nie było mowy o tym, z czego te krzesła mają być zrobione”.

„Dlatego teraz dokładnie piszę np. białe krzesła z obiciem, nieposiadające śladów użytkowania – zabrudzeń, naderwań materiału i innych uszczerbków wpływających na komfort siedzenia. Pisałem też kiedyś o balonach na event i dostałem nienapompowane tysiąc sztuk i to na godzinę przed wydarzeniem. Może tworzę elaboraty, ale robię to tylko, dlatego, żeby później nie było żadnych błędów i wzajemnych pretensji. Nawet nie wiedziałem na ile sposobów można opisać przykładową szklankę, kieliszek czy obrus. Czasem sam się z tego śmieję, ale widzę, że dzięki temu zleceniodawca ma jasność, co do wymogów zamówienia.”

Stopień skomplikowania procedur udzielania zamówień jest bardzo wysoki. Błędy popełniane są w każdym momencie – zarówno w trakcie przygotowywania postępowania przez zamawiającego jak i tworzenia oferty przez wykonawcę. Mam nadzieję, że ten tekst, chociaż w niewielkim stopniu pozwoli Wam tych pomyłek unikać. Czekam na Wasze komentarze dot. Waszych doświadczeń w przetargach.

Pozdrawiam wakacyjnie!

Eventowa Blogerka

Ps. Dla tych którzy chcą sprawdzić bieżące przetargi eventowe polecam zajerzeć do: MeetingPlanner.pl, Grupa Biznes Polska, czy eGospodarka.pl

JOIN THE DISCUSSION