Wsparcie, pomoc, inicjatywa. Do tego pomysłowość, kreatywność i zrozumienie. Oto zestaw cech idealnego podwykonawcy eventowego. Ile z tego miksu zostaje w praktyce? Jakie inne bolączki eventowe nam się najczęściej zdarzają? Jak sobie z nimi radzić?

 

Bywają takie dni, że mam już serdecznie dość, jestem zmęczona, rozdrażniona, głodna, boli mnie głowa i marzę o tym by rzucić to wszystko i wyjechać przytulać małe kozy na fermie w Virginii. Też tak czasem macie? Oczywiście, że tego nie zrobię, a przynajmniej jeszcze nie teraz. Kocham to, co robię i w sumie mam to szczęście, że nie muszę męczyć się w jakimś miejscu, do którego nie chce się przychodzić. Są jednak rzeczy, które z chęcią bym wyeliminowała, bo przeszkadzają i szczególnie drażnią, gdy nadchodzi moment spadku energii. Nie sposób wymienić wszystkich, jednak pięć poniższych to bardzo dobra reprezentacja listy rzeczy frustrujących i wypalających eventowca.

  1. Niewygodni wykonawcy

Branża eventowa jest na nich szczególnie narażona. Ustalając z nimi szczegóły pracy, czasem mailowo zauważam, że niektórzy, pochowani za ekranami monitorów myślą, że im wszystko wolno, bo są anonimowi. Wyznają zasadę „jakoś to będzie”. Nie pamiętają godzin montaży i demontaży, dzwonią z bramy wjazdu parkingowej – gdzie mają podjeżdżać – bo nie doczytali, oczekują opieki matczynej nad każdym fragmentem ich układanki. Na niedzielnej realizacji DJ postawił samochód przy czerwonym dywanie, bo „mu było najbliżej” i tak je zostawił…. Ręce opadają. Uwielbiam pracę z ludźmi , najbardziej taką bezproblemową. Mam sprawdzony sztab techniki, scenografii, koordynatorów i grafików – i tego się trzymam. Szanuję ich, bo to ludzie z inicjatywą, doradzający, którzy zdejmują mi część zmartwień z głowy, a nie ich dokładają.

Oczywiście zdarzają się też kreatywne pomysły po stronie agencji eventowych. Wczoraj usłyszałam niewiarygodną historię jak Hostessa dogadała się z Agencją Eventową pomijając ogniwo swojego pracodawcy – Agencji Hostess w pertraktacjach pomiędzy stronami. Słabe…i krótkowzroczne.

 

  1. Pracownicy na godziny z łapanki

Niemal na każdym organizowanym przez mnie evencie zdarza się tak, że potrzebujemy dodatkowej załogi do pracy. Planując dane wydarzenie oczywiście staram się przewidzieć takie braki i wcześniej zapewnić odpowiednią liczbę osób. Jednak nie zawsze się udaje. Przykładowo wczoraj, dzień przed eventem zadzwonił klient i poprosił o zorganizowanie czterech, dodatkowych osób do pakowania prezentów dla gości. Praca na cztery godziny, można nieźle dorobić, ale ludzi brak. Chwytam za telefon, dzwonię, męczę wszystkich znajomych, wrzucam ogłoszenie w social media. Po kilku godzinach udaje się znaleźć chętnych, ale ile energii kosztuje znalezienie rzetelnych osób, które przyjdą tylko po to żeby zarobić na dodatkowe wydatki i swoją pracę wykonają bez zarzutu, wie ten, kto podobnie do mnie takich osób często szuka. Osoby znalazłam i dziękuję tym, którzy pomogli mi wskoczyć w akcję z dnia na dzień.

  1. Zerwanie umowy

Już jestem w ogródku, już witam się z gąską i mam miejsce na event, które klient zaakceptował. Wszystko fajnie, dogadane, czekam na umowę, powoli zaczynam planować działania i…… wtedy dzieje się tak: dzwoni lub pisze do mnie osoba odpowiedzialna za wynajem miejsca wydarzenia i bardzo, bardzo, bardzo przeprasza, ale niestety nie może przesłać mi umowy. Dlaczego? Bo ktoś inny wcześniej zarezerwował to miejsce, a oni to przeoczyli, bo np. ochrona mam zastrzeżenia, co do konwencji wydarzenia albo mój ulubiony nie wynajmują miejsca na event korporacjom. W grudniu 2015 r. przez jeden z warszawskich muzeów omal nie straciłam klienta. Bo wprowadzono zakaz picia alkoholu na terenie muzeum od 01.01.2016 r. Kocham te akcje…

  1. Wszystko wiedzący klient

Mam ogromny szacunek do osób, które zlecają mi realizację eventu. Kto mnie widział w akcji – wie, że jestem oddana sprawie, angażuję się w zadania w 200%, czasem kosztem innych zajęć, życia prywatnego, rodziny, przyjaciół, urlopu. A klient zawsze jest dla mnie najważniejszy i jego satysfakcja zwłaszcza. Tymczasem Klienci coraz częściej wkraczają na grunt eventowy narzucając pewne rozwiązania, które niekoniecznie mogą finalnie wyjść na dobre. Ustawianie krzeseł w ciągach komunikacyjnych, wyrzucanie hostess na zewnątrz lokalu dla witania gości, zmienianie scenariusza na próbach, to tylko część z tych zjawisk.

Każdy powinien znać się na tym, co robi. Jeśli jestem w branży naście lat to nie bez powodu. Nie leżałam przez ten czas do góry brzuchem, nabierałam doświadczenia i zdobywałam wiedzę, którą teraz wykorzystuję. Zastanawiam się czasem nad tym, po co klient zatrudnia agencję, której nie ma zamiaru zaufać. Oczywiście sugestie są mile widziane, ale pojawianie się w trakcie przygotowań, komentowanie, wprowadzanie nagłych zmian, na które nie ma czasu, a tym bardziej miejsca to koszmar każdego eventowca. A horrorem jest już sam klient na montażach kasujące wszystkie dotychczasowe ustalenia, wprowadzający zmiany at-hoc dla pokazania chyba, kto tu finalnie rządzi i płaci za event. Ludzie można, ale po co? O ile prościej pracuje się na normalnych obrotach niż tych, w których zmiany muszą wdrożyć wszyscy nasi podwykonawcy…

  1. Bolączki eventowca nieplanowane & złośliwość rzeczy martwych

Niech podniesie rękę ten, komu nigdy podczas realizacji lub przygotowań nie nawalił sprzęt albo inny przedmiot nie zrobił psikusa. Odkryłam jakieś dziwne prawo fizyki, które powoduje, że trzeba nagle gasić pożar. Jego zasada jest następująca: Jeżeli na ciało A działa siła, a zachodzące warunki są dla tej siły sprzyjające, to w wyniku spowodowanego przez tę siłę FuckUp’u ciało A zaczyna poruszać się ruchem niejednostajnym, przyspieszonym z przyspieszeniem wprost proporcjonalnym do przyspieszenia FuckUp’u. Niestety, byłam już świadkiem różnych zdarzeń, których nie sposób przewidzieć – pękające szyby, walący się sufit, awaria instalacji, brak prądu i awaria dwóch zapasowych akumulatorów w tym samym czasie. W niedzielę poleciała szyba w Arkadach Kubickiego, przez które miał biec czerwony dywan witający gości. Nie wspomnę już o nagłej śmierci komputera, zapaleniu samochodu i pękającej oponie. Długo by wymieniać. Niestety z fizyką jeszcze nikt nie wygrał.

No to teraz pora wrócić do pracy. Z nową energią i wiarą, że jeśli będę chciała mogę góry przenosić. Ferma i kozy w Virginii muszą zaczekać.

Pozdrawiam Was życząc cudnego weekendu. W komentarzach fajnie by było odszukać Wasze bolączki które byście dodali do powyższej listy.

Eventowa Blogerka

JOIN THE DISCUSSION