Klient: Noworodek i jego rodzice. Charakter eventu: Chrzciny. Niby proste, bo to w końcu wydarzenie dla rodziny i przyjaciół, ale to tylko pozory. Dla każdego rodzica, szczególnie, gdy zawodowo zajmuje organizacją wydarzeń, taka uroczystość to spore wyzwanie. Bo przecież chcemy, by było idealnie.

Chrzest & oblężone niedziele

No właśnie, kiedy? Oczywiście możemy ochrzcić malucha w środku tygodnia, ale niestety nie zawsze jest to możliwe. Dlatego, jeśli chrzest dopiero przed Wami, powinniście w pierwszej kolejności udać się do księdza i zapytać, w jakich dniach dzieci przyjmują sakrament chrztu? Bywa różnie – czasem jest to tylko jedna niedziela w miesiącu, czasem raz na dwa tygodnie, nie liczcie na to, że wszędzie panują te same zwyczaje.

Są też tzw. Terminy Prime, czyli te najbardziej oblegane i pożądane, dlatego odradzam Święta Wielkanocne, Boże Narodzenie i Nowy Rok. Jeśli jednak zdecydujecie się na te terminy musicie liczyć się z tłokiem, wyższymi cenami i problemem z rezerwacją restauracji etc. Do tych najpopularniejszych trzeba zapisywać się nawet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem!

Catering czy restauracja?

Wszystko zależy od liczby gości i naszego budżetu. Koszt imprezy w lokalu określany jest zwykle na podstawie ceny za jedna osobę. W zależności od miejscowości i jakości lokalu koszt jednej osoby waha się od 60 do 150 zł. Oczywiście można wydać więcej. Zwykle w menu znajdują się przystawki, zupa, drugie danie oraz ciasta i napoje. Za tort i ewentualnie alkohol trzeba zapłacić oddzielnie. Oznacza to, że przyjęcie dla 15 osób to wydatek od 900 do 2250 zł.

Podobna jest cena cateringu, czyli jedzenia zamawianego i przywożonego do domu. Koszt dań jest niższy, jednak zazwyczaj firma dolicza koszt obsługi (jeden kelner to od 15-30 zł za godzinę), a także opłaty za zastawę i obrusy, czy nawet krzesła, jeśli nie masz wystarczającej liczby własnych. Talerze i szklanki =  od 30 gr do 3 zł za sztukę, sztućców – 50 gr, a krzeseł i obrusów – od 7 do 40 zł.

Najtańszą wersją jest zorganizowanie przyjęcia na chrzest w domu. Wydatki są nieporównywalne, jednak trzeba pamiętać, że przygotowanie wszystkiego wymaga nie tylko umiejętności, ale i czasu, którego przy małym dziecku czasem brakuje.

Menu na chrzciny

Duży wpływ na ustalenie menu ma pora roku i pogoda. Latem, w czasie upałów, podajemy dania lekkie, a zimą – ciężkie i bardziej sycące. Wykorzystując właściwości poszczególnych pór roku, podajemy późną wiosną i latem na przykład szparagi, poziomki, truskawki, jesienią i zimą – dziczyznę, kaczki, gęsi, indyki. W ten sposób przygotowane menu jest chętnie widziane przez gości i obniża Nasze wydatki.

Ustalenie menu rozpoczynamy od dania głównego, którym jest najczęściej danie mięsne. Od tego zależą inne elementy posiłku. Jeśli wybrane danie głównie jest bardzo sycące, zrezygnujemy z przystawki, dobierzemy leki deser. Jeśli zaś danie jest dość lekkie, dobierzemy solidniejsze danie rybne, deser o większej kaloryczności lub zwiększymy dodatki. Układając menu, dążymy do tego, aby było ono wewnętrznie zharmonizowane. Nie liczba dań, ale dopasowanie, zgodność jest decydującym czynnikiem w tym przypadku.

Strój dla bohatera

To jeden z przyjemniejszych etapów przygotowań. Z ubraniem dla najmłodszych niemowląt nie będzie problemu – ubrane na biało wystarczy zawinąć w biały becik (wybór jest przeogromny). Niemowlaka można też ubrać w szydełkowy strój. Dla dziewczynek są sukieneczki z kapelusikami, a dla chłopców nawet trzyczęściowe minigarniturki. Maluszek musi być mimo wszystko ubrany wygodnie. Ubranko do chrztu powinno być łatwe do zdjęcia i włożenia, a dziecko musi się w nim czuć komfortowo.

Tort

Pamiętajcie, by określić na samym początku planowania ile chcemy przeznaczyć na zamówienie tortu, tak aby w ferworze wyboru różnych dodatków, nie okazało się, że stanie się on, np. jednym z najdroższych elementów planowanego przez Was przyjęcia.

Zazwyczaj koszty tortów kształtują się w przedziałach 60-120 zł/kg. Na jego cenę wpływa, nie tylko jego waga, smak, kształt, czy ilość dekoracji, ale również rejon, w którym tort jest zamawiany. Przed podjęciem ostatecznej decyzji, zachęcamy do zapoznania się z ofertami kilku lub nawet kilkunastu cukierni.

Frekwencja

Sześć tygodni przed, najpóźniej trzy tygodnie przed terminem oficjalnego przyjęcia powinniśmy wysłać  zaproszenia. Podaje się w nich miejsce, datę, godzinę i okazję, z jakiej będzie się odbywać spotkanie. Zaproszenia można zakupić w każdym sklepie papierniczym, kwiaciarni lub zrobić je własnoręcznie. Ceny są różne za najprostsze zaproszenie zapłacisz 1,5 zł, personalizowane zaczynają się od ok. 3,5 zł i idą w górę.

Wspomnienia

Zdjęcia z chrztu świętego są niezapomnianą pamiątką rodzinną na całe życie, zarówno dla rodziców, jak i samego dziecka. Po latach oglądając fotografie z chrztu naszego dziecka z przyjemnością powracamy pamięcią do tamtych wydarzeń, my-rodzice, jak również dzieci, dla których zdjęcia z uroczystości chrztu świętego to prawdziwa skarbnica wiedzy nie tylko o samym sobie, ale i najbliższej rodzinie. Wraz z rozwojem technologii coraz częściej to członkowie rodziny chwytają za aparat, by utrwalić teraźniejszość i najważniejsze momenty z rodzinnej uroczystości. Jednak nie zawsze to jest dobre rozwiązanie się, a efekt końcowy może dalece odbiegać od jakości zdjęć wykonanych przez profesjonalnego fotografa. Koszt takie sesji bywa różny, w dużym mieście znalazłam studio, które podejmuje się zleceń za 500 zł, później ceny idą w górkę.

O czym warto pamiętać przy organizacji chrzcin?
  • zarezerwować miejsce
  • ustalić menu
  • ustalić sposób serwowania
  • ustalić kolor serwetek i dodatki
  • przygotować wizytówki
  • podpisać umowy
  • ustalić terminy płatności
  • zapłacić proformy
  • zamówić dekoracje
  • zaprojektować i wydrukować zaproszenia
  • zamówić fotografa
  • przypomnieć chrzestnym o zakupie białej szatki i świecy

I na koniec

Polacy z roku na rok wydają coraz większe pieniądze na organizację chrztu. Uroczystość swoim rozmachem zaczyna przypominać komunię świętą, czasami nawet wesele. W ubiegłym roku na uczestnikach jednego z programów lojalnościowych funkcjonujących w Polsce przeprowadzono badanie. Ankieterzy pytali o wydatki na chrzest, liczbę osób zapraszanych na przyjęcie, prezenty i kwoty na nie wydawane. Wyniki są dość zaskakujące. Chociaż aż 80 procent respondentów deklarowało zaproszenie na chrzest od 11 do 25 gości, to tylko 25 procent organizowało przyjęcie w domu, 70 proc. w restauracji.

Jeśli chodzi o wydatki – 70 procent badanych zapewniało, że ich wydatki na jedną osobę nie przekraczają 100 złotych, 30 procent – 200 złotych.

ściskam Was i życzę chwili oddechu w tak napiętym sezonie eventowym!

Eventowa Blogerka

Ps. a W ostatnich wpisach pisałam o eco eventach oraz o event marketingu znanych marek!

 

JOIN THE DISCUSSION