Świetny program eventu to podstawa! Case study Kongres Telewizji Światłowodowej
Ile event może pomieścić kontentu? Jak go dobrać, aby nie było monotonnie? Jak go zaplanować rozmyślnie dla różnej kategorii wiekowej gości? Czy każdy znajdzie coś dla siebie? Dziś o evencie wielokulturowym, w którym wzięło udział 350 akredytowanych gości z branży sektora telekomunikacyjnego. Takim, który odbył się po raz trzeci w Gdańsku w dniach 3-4 listopada pod nazwą Kongres Telewizji Światłowodowej.
Najpierw merytorycznie
Przepastny Hotel Mercure Gdańsk Stare Miasto to miejsce docelowe dla naszych 350 uczestników. Wsparcie noclegowe mamy w Hotelu Ibis oddalonym od wejścia o 50 metrów. W samo południe startują wykłady na kilku równoległych salach konferencyjnych. Kongres Telewizji Światłowodowej i jego tematyka dotyczy przemysłu branży telekomunikacyjnej, mediów, kontentu telewizyjnego oraz technologii jaka jest dostępna na rynku polskim dla operatorów ISP czy nadawców. To event dla specjalistów tej branży. W programie są pakiety wiedzy marketingowej, technologicznej, debaty, dyskusje, oraz bloki nowości u nadawców i parterów technologicznych. Program stworzony został całkowicie przez klienta EVIO – który zna się na potrzebach rynku i wie dokładnie jakiej wiedzy brakuje na rynku. I być może dzięki temu ponad 85% ankietowanych po evencie osób wyraziło dużą satysfakcję w obecności na konferencji podczas części dziennej.
Miejsce Gali Światłowodowej
Wieczór kulminacyjny to Gala Światłowodowa, która na stałe wpisała się w tradycję Kongresu już od trzech lat. Odbywa się zawsze w wieczór pomiędzy dwoma dniami kongresu. Miejsce Gali Światłowodowej wybrano dość przewrotnie. To CSG Stocznia Gdańsk. W założeniach programowych – miejsce miało nawiązywać do historii Gdańska, jego przełomów historycznych w drodze ku wolności. To wpisywało się w program jaki przygotowano tego wieczoru. Olbrzymia kubatura wnętrza gościła już tu niezwykłe osobowości: Jean Michel Jarre (2005), David Gilmour (2006), Rod Stewart (2007), Kylie Minogue i Scorpions (2009), Leszek Możdżer (2010). Ten wieczór nie mógł się odbyć bez echa choćby jednej znanej polskiej gwiazdy, ale o tym za chwileczkę.
Energia od początku
Projektując wydarzenie wiemy, że są momenty ekscytujące i te lekko mniej. Początek gali miał być bardzo mocnym akcentem od początku. Zaczynamy z werwą i energią, światłem i dynamiką. Z różnych stron sali na scenę wbiegają tancerze JDC Agency. Ubrani w świetliste stroje ledowe wyglądają niczym wyrwani z teledysku Michaela Jacksona. Jest równo, jest energetycznie, jest perfekcyjnie. W mgnieniu oka na oczach widzów, zmienia się choreografia. Akrobacje, przewroty, niesamowite figury taneczne. W tle multimedialne animacje potęgują efekt odbioru show. Tancerze idealnie znają choreografię, tępo, rytm muzyki. Niczym pod linijkę wykonują kolejne sekwencje ułożonego pod show układu. Jesteśmy zadowoleni, goście są pod wrażeniem. Energię można poczuć na ich making-off które przygotowali właśnie tego wieczoru. Ekipa z polecenia od Maćka z Legro (za co wielkie dzięki Maciek) – doskonale się wybroniła na naszej pierwszej realizacji, zerknijcie:
Część oficjalna Gali
Tę część zwykle organizatorzy mają chęć przedłużać. To moment wystąpień, wymieniania gości, sponsorów, podziękowań. My to skróciliśmy maksymalnie do plików video i projekcji mappingów. Na bryle stylizowanej na ekrany telewizyjne wyświetlono multimedialną zapowiedź Gali Światłowodowej wykonanej w technologii mappingu. Wypukłe kształty ekranów oddały charakter technologiczny branży telekomunikacyjnej, która tego wieczoru zasiadła przy okrągłych stolikach. Chwilę później rozpoczęcie oficjalne padło w ręce Konferansjerów Dwóch – Tomka i Mariusza, którzy przybyli tu aż z Krakowa, aby być gospodarzami. Ich swoboda, lekkie prowadzenie pozwala skrócić dystans do prowadzących, a ciekawe wejścia humorystyczne co jakiś czas rozbawiały widownię. Czas trwania przemówień – 4 minuty. Konferansjerzy pałeczkę wiodącą programu przekazują EVIO, które anonsuje swoje najnowsze premiery produktowe w formie filmowych i mappingowych obrazów. Jest moc. Kształty, ewolucje, animacje światłem, oddają to co w dobrym filmie powinno się znaleźć – rekomendując produkt czy usługę, która jest w tle. Kolejne sekwencje przecinają brawa gości.
Jak zapowiedzieć przełom?
Jak już wspomniałam wcześniej wybór CSG Stoczni Gdańsk nie był przypadkowy. Bo miało być przełomowo. Chwilę później na oczach widzów na ekranach pojawia się wielki ring bokserski i dwóch konkurentów, którzy stoczą ze sobą walkę o rynek: EVIO & Korbank. Na scenę wchodzi dwóch reprezentantów obu firm w płaszczach bokserskich, rękawicach i kaskach. Rozpoczyna się wirtualna walka na śmierć i życie – na również przygotowanym filmie. Walka na ringu dwóch konkurentów rozpoczyna się… Relację komentuje redaktor na żywo – kto wyprzedza kogo, kto przejmuje prowadzenie i kto powali konkurenta finalnie na łopatki. Zacięta transmisja wydarzenia relacjonowana jest przez zawodowego komentatora. Gdy po zaciętej 3,5 minutowej walce gasną nagle światła – wyczuwa się nadciągający przełom. Wchodzi kolejny film mappingowy, o tym jak historia ewaluowała z przemocy we współpracę, jak wchodziła w przemianę z walk ku wolności i rozwoju. Tak oto ogłoszono wieść o nawiązaniu wzajemnej współpracy dwóch konkurencyjnych film. Owacje i burza oklasków zachwyconej publiczności niemal rozsadzała stocznię. W tym czasie MCC Mazurkas rozpoczyna swój słynny Ceremoniał Gastronomiczny, dając znać, że kolacja rozpoczęła się oficjalnie. W ankiecie post-produkcyjnej dowiedzieliśmy się, że to było jedno z największych najfajniejszych, najbardziej spektakularnych momentów gali.
Muzycznie, i nie tylko…
Podczas kolacji muzyka klubowa krążyła wokół stolików. Czteroosobowy skład Electric Girls towarzyszył naszym gościom przez kolejną godzinę. Energetyczne chill-out’owe & klubowe kawałki już zaczynały zachęcać naszych uczestników do tańca. Dziewczyny pieściły nasze zmysły saksofonem, skrzypcami, DJ’ką i wokalem Asi Ash.
Dla tych co lubią się przeobrażać…
Dwie charakteryzatorki filmowe są do dyspozycji gości. Swoje niezwykłe zadanie wykonują perfekcyjnie – wbijanie oczodołów, rozcinanie twarzy, krew, szwy – to wszystko komponuje się w tradycję halloweenową gali. Mroczne przemiany gości utrwalane są na zdjęciach, które z prędkością światła się roznoszą po social mediach uczestników. Bo to ten czas – halloween było zaledwie dwa dni temu i nie sposób go pominąć. To dla tych, którzy lubią się przebierać, na ten jeden wieczór przygotowano konkurs na najlepszy Kostium Gali. Jak co roku uczestnicy przybywający z całej Polski przygotowują swoje przeobrażenie, by później zaskoczyć innych podczas Gali. W tegorocznej wersji Gali króluje tematyka „morska”. Wśród przebranych znaleźli się Piraci i Piratki, topielce, kolorowe papużki pirackie, syreny i zwierzęta morskie. Każdy ze śmiałków otrzymuje za trud i chęć przemiany przepastną torbę od sponsorów Kongresu.
Będą też statuetki…
Dobry event, to taki o którym później się mówi. Tego wieczoru nie zabrakło też przyznania statuetek wręczonych dla wybranych firm sektora telekomunikacyjnego za zasługi i współpracę. EVIO przygotowało 8 kategorii w których nagradzała swoich partnerów i klientów za współpracę i dobrą energię kooperacyjną. Nie zabrakło uścisków, gratulacji i deklaracji na kolejny rok współpracy. I tak wartkim tempem zbliżaliśmy się do kulminacyjnego występu tego wieczoru.
Gwiazdą Wieczoru: ENEJ
„Aaaaa może będzie lepiej” – Zabrzmiało na scenie. Od pierwszych taktów brakowało miejsca na parkiecie. Lepiej być nie mogło! Ludzie kłębili się przed sceną w rytmie ich muzyki. Akordeon Piotra „Lolek” Sołoduchy grał całą swoją siłą. I tak – tego wieczoru Band Eneja rozbił bank. Przed sceną pląsowały roztańczone pary, wręcz dziko-zadowoleni goście. W uszach zabrzmiało: „Kamień z napisem love”, „Zbudujemy dom” czy „Tak smakuje życie”. Ośmioosobowy skład kapeli rozgrzewał publiczność do czerwoności. Godzinny koncert nie wystarczył. Trzydziestominutowe bisy były nagrodą tak dla zespołu jak i dla gości. Roztańczona energia unosiła się pod sam sufit Stoczni Gdańskiej jeszcze długo po ich występie. Było czadowo! Panowie z Enej’a dali z siebie wszystko. Sami przyznali później na kolacji, że taka wkręcona publiczność to dla nich wielki motywator. Z pełną odpowiedzialnością polecam ich na Wasze eventy.
Na deser – crem de la creme
Strefa Chill-out zachęcała nie tylko suto zastawionym barem i wygodnymi wypoczynkami. Z uwagi, że wśród gości to śmietanka specjalistów od technologii i sympatyków Internetu (Operatorzy ISP) – to tu rozstawiono stanowiska do gier w wirtualnej rzeczywistości HTC VIVE. W ramach udostępnionych stacji – można było skorzystać z wycieczki do kopalni z mrocznymi zombiakami (wersja scary), były propozycje gier świetlnych laserów atakujących grających w rytmie muzyki (wersja refleks), czy podróż po głębinach oceanów The Blue (wersja relaks). Kolejki chętnych kłębiły się aż do późnych godzin nocnych. Podobnie oblegane było Kino 7D, które zostało udostępnione na czas imprezy na zewnątrz hali w ciężarówce z ruchomą platformą. W środku owa platforma – tarmosiła sympatyków horrorów, kolejek wysokogórskich czy lotów na bungee pobudzając wszystkie zmysły do odbioru. Byli też tacy, którzy wchodzili do kina po cztery razy…W tym samym czasie na scenę wchodzi półfinalista programu Mam Talent – Adrian Lypskee…wykonują swój taniec nieporównywalny do żadnych innych wcześniej…
Ankieta na koniec
W ankiecie, którą rozesłaliśmy po kongresie do uczestników pojawił się jednoznaczny wynik – 95% zadowolenia ze wskazaniem na „róbcie to dalej” – „Tak, było warto, będziemy za rok”. Uczestnicy docenili wyjątkowość imprezy, jej ogrom atrakcji, bogaty program merytoryczny i przepiękny bogaty świat Gali Światłowodowej. Wskazali też propozycje miejsc na nową edycję Gali. Publiczność chce wielkich przeżyć – takich których wcześniej nie widziała. Chce emocji, chce zabawy, przeobrażeń, statuetek, tańców i gier. Dawajmy im to. Dla mojego zespołu dawanie tego typu emocji – to wielka przygoda. A zachwyceni i powracający rokrocznie goście to największa nagroda. O tym jak dobierano kontent, opowiedział Mariusz Filipiak, Prezes Zarządu EVIO Polska:
„Świat telewizji przyszłości cechuje jakość, bogactwo treści i niezawodność. Ten rynek zaczyna być silnie powiązany z Internetem. Opiera się na interaktywności, emocjach, dobrej zabawie i dostępie do najnowszych technologii. Nasi kongresowi goście to przedział wiekowy od 30-60 lat. Chcieliśmy zaproponować atrakcje dla każdego, stwarzając event wielopokoleniowy. Takie były główne cele w kreacji tego wydarzenia i w pełni udało się je zaspokoić podczas tegorocznej – już trzeciej edycji Kongresu Telewizji Światłowodowej. Były nowe technologie, materiały filmowe, w tym mapping 3D, były koncerty, wirtualna rzeczywistość, konkurs kostiumowy, charakteryzatorki i kino 7D. Wręczaliśmy też statuetki za najlepszą współpracę w minionym roku.
Budżet a ilość atrakcji
Ilość atrakcji to wola i chęć organizatorów, a niekoniecznie faktor ograniczonego budżetu. W tym przypadku udało się zaprosić do współpracy artystów gotowych na współpracę, chętnych do negocjacji z korzyścią dla obu stron. Z drugiej strony udało się pozyskać sponsorów i zrobić pełnopłatny event. Dobrze jest rozmawiać, dobrze wychodzić z inicjatywą i prosić o możliwie indywidualne podejście do tematu. A za dobry event goście są gotowi przejechać przez całą Polskę i jeszcze za niego zapłacić. I tak było w tym wypadku.
Partnerami strategicznymi tegorocznego kongresu były firmy EVIO Polska i KORBANK. Swojego wsparcia udzielili sponsorzy: ELEVEN SPORTS NETWORK, Fox International Channels, National Geographic, NBC Universal, Salumanus, Fibrain, xbest oraz Zibra Technologies. W promocję w ramach patronatu medialnego zaangażowali się: ICT Professional, TelePro, TV Lider. Patronat honorowy objęła Gdańska Informacja Turystyczna Visit Gdańsk. Organizatorem całości mój zespół Agencji Eventowej Everitum.
Serdeczne dziękuję mojemu klientowi za nieocenione wsparcie, ofiarowane zaufanie i chęć współpracy przy kolejnej edycji. Ciągle praca z takimi perfekcjonistami jest niebywałą frajdą.
Eventowa Blogerka
Ps. Wielkie Dziękuję za wsparcie moim partnerom & podwykonawcom, a zwłaszcza: Za nieocenione wsparcie – Maćkowi i ekipie Legro, Wiktorii & całemu zespołowi MCC Mazurkas Catering za przepyszną uciechę podniebienia, p.Danielowi z Hotelu Mercure Gdańsk Stare Miasto i p.Joannie z Hotelu Ibis za świetny serwis, scenografii i wsparciu w produkcji brył, scen i innych kształtów – Pawłowi i Pracowni Kreativia, idealnemu Duetowi Konferansjerskiemu Tomkowi i Mariuszowi, dziękuję p. Michałowi z CSG Stocznia Gdańsk oraz Eventowej Kamili która kibicowała zza sterów social mediów, Lidii i Kamilowi za wsparcie i bycie moimi oczami tam gdzie nie sięgałam. Wszystkim innym, którzy przyczynili się w choćby najdrobniejszym szczególe do całości tego eventu, też szalenie dziękuję. Z Wami, po takiej dawce energii, czuję się spełniona!
Previous article
Event na wysokości
-
13 marca 2017 at 10:53Na szczęście coraz więcej w Polsce światłowodów, więc może prędkości Internetu niedługo dogonią Europę i telewizja też na tym skorzysta.
Comments