Wydarzenia ewoluują podczas każdego etapu planowania. Każdy z eventów jest inny i niepowtarzalny. Jak się w tym nie pogubić? W natłoku myśli i wątków jakie powinniśmy przygotować warto przyszykować sobie listę zadań. Taka eventowa checklista z pewnością ułatwi nam planowanie wydarzenia, ale też zwiększy pewność, że wszystkie aspekty eventu mamy pod kontrolą i zrealizujemy je na czas. Jak ją robić? Sprawdźmy!

Po co Ci eventowa checklista?

Planowanie i realizacja eventów to sztuka, którą się kształci latami. Projekt który ma dojść do terminowej realizacji za miesiąc, dwa, trzy czy pół roku – powinien być dobrze rozpisany w działaniach i przygotowaniach na miesiące, tygodnie, a nawet dni. To są setki działań : załatwianie zezwoleń, ustalanie warunków współpracy z podwykonawcami, rezerwacje hoteli, artystów, techniki i aż po projekty scenografii czy grafiki. Niektórzy mówią, że checklista jest przytłaczająca i nie potrzebne zaprząta nam głowę. Dla mnie checklista jest obowiązkowym narzędziem w każdym planowanym wydarzeniu. Zwłaszcza gdy ilość zadań zwiększa się w miarę zapotrzebowania klienta, a ilość projektów w miesiącu może sięgać kilku równocześnie.

Planowanie i budowa listy zadań

Każdy projekt zaczyna się od czystej kartki papieru. Na niej w pierwszej kolejności tworzę listę zadań do zrobienia. Dzielę na kategorie: lokacja, artyści, technika, catering, multimedia, scenografia, sponsorzy, i inne. Każde z nich dzielę na mniejsze podkategorie – wymieniając to czego powinnam dopilnować w każdej z tych kategorii. Zwykle moja lista zadań ma wynaczone daty ukończenia i jest usytuowana na linii czasu. Pomaga mi to w planowaniu zadań z tygodnia na tydzień, poprawia moją wydajność, nadaje przejrzystości w prowadzeniu każdego wydarzenia.

Jest swoistą ściągą organizacyjną dla moich współpracowników i pozwala się kontrolować czy wzajemnie wspierać. W miarę postępów trwającego projektu – wykreślam z listy to co zostało już zrobione i zmieniam kolor czcionki na jasno-szary. Resztę zadań która jest jeszcze przede mną – mam oznaczoną kolorami – wg. kategorii lub stopnia ważności i priorytetów. Nasza produktywność wrasta mając dobrze zaproponowaną strategię działania, a nasza praca staje się prostrza, bardziej przejrzysta i dokładnie zaplanowana w czasie.

Unsplash: Uliette Leufke

Narzędzia do planowania checklisty eventowej i nie tylko

Na rynku istnieje kilka narzędzi do przygotowania checklisty eventowej: Trello – prosta, bezpłatna aplikacja na stronie internetowej pozwalająca przygotować listy w określonych kategoriach. Podobnie się zachowuje Evernote. Niektórzy chwalą sobie zwykłego Excela. Nozbe – sprawdza się również zwłaszcza przy pracy zespołowej online – ale minusem jest to że nie ma jak zrobić drzewka zadań w jednej kategorii. Nie mniej jednak narzędzie pozwala na współdzielenie projektów i delegowanie zadań. Podnosi poziom produktywności i znacznie skraca czas pracy.

Dodatkowo Dropbox czy Google Drive pozwala magazynować dokumenty wg. folderów i kategorii. Tam zwykle chomikuję rosnące logotypy sponsorów i partnerów, ostatnie grafiki, prezentacje, slajdy przecinające kolejne wystąpienia, wystąpienie dla konferansjera. Tam też możemy je poprawiać, uaktualniać i budować – tworząc jeden dokument „na żywo” bez konieczności go wysyłania pocztą mailową do wielu współpracowników. Do rodziny potrzebnych aplikacji możemy dodać Mindmeister – czyli aplikację do tworzenia mapy myśli i skojarzeń potrzebnych do kreacji fabuły i kształtu wydarzenia. Skype, czy Go To Meeting, czy Google Hangouts bez problemu pozwalają się połączyć na videokonferencje ze współpracownikami z dowolnego miejsca na świecie. Do zestawu dodam darmowy program do tworzenia prostych grafik Canva.

Jeżeli borykasz się z za dużą ilością maili, gubisz je, nie potrafisz odszukać i narzędziem na którym pracujesz to Microsoft Outlook – to pora to zmienić. Moją nową pocztą jest Newton. Pokochałam go za: szybkie wyszukiwanie wątków (słów kluczy), możliwość ustawienia wysyłki poczty mailowej na później, na przykład porannie – a nie wysyłać pocztę w godzinach nocnych. Newton ma niesamowitą funkcję porządkowania i archiwizuowania zamkniętych wątków, dzięki czemu dążymy, aby w poczcie były tylko wątki trwające i do zrobienia. Te które są zrobione – archiwizujemy i możemy je znaleźć przez wyszukiwania. No i można sprawdzić ile Twój mail był przeczytany razy. 😉 bez informowania o tym odbiorców.

Dla tych którzy lubią profesjonalnie zarządzać projektami istnieje kilka platform monitujących pracę: BaseCamp, Clarizen, Kanban, Projecturf czy LiquidPlanner.

Planowanie zadań, tworzenie harmonogramów, checklist, budżetu, raportowanie efektów to tylko kilka z narzędzi jakie ułatwiają naszą pracę eventową. Reszta to utwarty umysł, śledzenie nowinek technologicznych i kolejne dobrze zrealizowane wydarzenia. Zarządzanie projektem, który wymaga współpracy wielu różnych indywidualności, może być stresującym wyzwaniem. Skłonić wszystkich, aby pracowali nad określonymi zadaniami w określonym czasie jest wyzwaniem. Co więcej wypracowanie skutecznych metod komunikacji i współpracy z zespołem, zgranie harmonogramów i osiągnięcie wskazanych wyników to codzienność dla rasowego event managera.

Jeżeli się dopiszesz do mojego newslettera (lub już w nim jesteś) pod koniec tygodnia obdaruję Cię moją, specjalnie dla Ciebie przygotowaną checklistą eventową w prezencie. Zapraszam – skorzystaj! A tymczasem pozdrawiam Cię ze środka sezonu… Wiem że jest ciężko! Wytrzymaj – już niedługo koniec sezonu!

EventowaBlogerka

Ps. Za dwa dni mecz Branża Eventowa kontra klienci! Zarejetrowałeś/zarejetrowałaś się?

Ps. 7 listopada mamy Konferencję Event-Biznes poświęcona jest w pełni tematyce eventu, jako jednego z najskuteczniejszych narzędzi marketingowych, pozwalających dotrzeć bezpośrednio do grup docelowych realizowanych projektów i z powodzeniem realizować cele biznesowe. Wybieram się tam – program jest bardzo ambitny a lista prelegentów jeszcze bardziej. Spotkajmy się tam: Rejestracja na stronie Event Biznes.

Ps2. A pod koniec listopada – szykuje się dość ciekawy kurs-konferencja Event Management przygotowany przez Forum Press. Będę o tym pisała szerzej w kolejnym artykule, do którego teraz Cię już serdecznie zapraszam.

JOIN THE DISCUSSION