fbpx

Piotruś pewnie już śpi. Nie będę dzwoniła, żeby ich nie obudzić” – myślę, wieczorem, korzystając z chwili odpoczynku, która rzadko zdarza się podczas realizacji na taką skalę. Tęsknię za moim, małym, okruszkiem i nie wiem, jak odwdzięczę się moim bliskim za pomoc, ale nie przyjechałam do Kielc, żeby się bawić. Jestem tu, bo przede mną  konferencja KIKE i targi do zrobienia a przede mną sądne dni, na które czekałam od trzech miesięcy. O zabawie nie mam mowy, odpowiadam za realizację tego wydarzenia, bawić to się mają goście, a nie ja.

Poniedziałek, Dzień 1. Montaż.

Widzę jak wszyscy pędzą, są poddenerwowani, skupieni, ale doskonale wiedzą, co mają robić. Pod koniec dnia ja również zaczynam się denerwować, bo ciało powoli przestaje dawać radę, mimo ogromnej dawki znajdującej się w nim adrenaliny. Na domiar złego roboty nie ubywa. Za mną i jak się okazuje przede mną milion rozmów, mediacji, problemów rozwiązywanych z prędkością światła. Wykorzystuję każdą cenną minutę, kilka udaje się wyszarpać na doładowanie – szklankę wody.

Wszyscy wiedzą, ile jest pracy i chcą pomagać, a nawet zaczynają robić to nieproszeni…widzę, jak pakują inserty, identyfikują się z ekipą, bo są naszymi eventowymi gośćmi! Nikt ich przed tą pomocą nie powstrzyma, oni chcą uczestniczyć w tym co właśnie robimy dla nich. Oto moment, kiedy słońce wychodzi zza chmur i otuli promieniami moją twarz, gdzieś tam w eventowym pędzie.

Hotelowy pokój. Mój moment odpoczynku, kiedy kładę się spać. Na dobranoc, w połowie nocy grafik przysyła mi setną wersję niewłaściwych plików, które muszę mieć najpóźniej o 9:00 na otwarcie Konferencji i Wystawy. Wale głową w mur, rzucam poduszką i mam wrażenie, że jednak, w tym starciu, wygrał mur. Tylko spokój mnie uratuje, ułożę te puzzle, nie ma innej opcji. Po graficznym zamieszaniu zasypiam, na szczęście dobre pliki mam już na skrzynce. Kilka chwil później dzwoni budzik.

Wtorek Dzień 2. Pierwszy dzień eventu – Targów i Konferencji

Oczywiście, jak zawsze w takim dniu, w pędzie i skupieniu wybiegam z hotelu. Na dzień dobry, mój samochód „w prezencie” daje mi szybę do skrobania, widoczność zerową. Myślę: super, akurat dziś, kiedy przez ostatnie 8 miesięcy nie skrobałam tego cholerstwa… odrzucam złego demona, który z tyłu głowy mówi, Aga źle to się dla Ciebie zaczyna… Potrząsam głową, myślę spadaj, co Ty mi tu będziesz mącił!

O dziwo, tłum gości oblegający recepcję przegrywa ze spokojem witającej ich ekipy. Jest spokojnie, nikt się nie denerwuje, szybko odnajdujemy identyfikatory, każdej zgłaszającej się osoby, aplikacje również nie zawodzą i bez opóźnień rejestrują uczestników. Kolejki topnieją tylko po to by za moment zwiększyć się wraz z każdym, nowym transportem z Hoteli (9 autokarów kursuje wahadłowo między czterema hotelami na trasie Kielce – Targi). Recepcja bez przerwy wypełniona uśmiechami, gdy wszystko idzie tak dobrze, a na dodatek w towarzystwie fajnej ekipy, można czuć frajdę.

Ogarniamy temat rejestracji, do 12:00 mamy już 600 osób zarejestrowanych na evencie. W „międzyczasie” nadzoruję pozostałe rzeczy – wystawa hula, prelekcje na salach trwają, technika sprawnie wyświetla treści wystąpień, konferansjer zgłasza, że ma 5 minut zapasu, a nie opóźnienia… telefon cichnie. Czuję, że to taki moment, gdy jedziemy z realizacją z górki. Maili nie odbieram i nie odpisuję, bo gdy to robię jest ich dwa razy więcej, jakby nadawcy tylko czekali, żeby mnie nimi zasypywać, widząc na skrzynce moją odpowiedź na ich wiadomość. Ktoś choruje, ktoś nie może, ktoś inny zamiast tamtego… No i prawdziwe historie ludzi jeżdżących na konferencje. Nie teraz kochani, to zły moment, czas na problemy z maili już dawno minął.

Wieczór nr 2 Hotel Binkowski. 600 osób dosłownie napiera jedną, zwartą falą na bar i w 120 minut znaczenie redukuje spory zapas alkoholu. Jeśli nie zmniejszą tempa za moment będziemy serwować jedynie wodę i soki. Nikt nie mówił, że będzie łatwo, w dodatku ochrona zgłasza przypadek jednego z uczestników, który na hasło: „proszę o pokazanie akredytacji” zgłasza pospiesznie dziwny objaw uczulenia od noszenia opasek na szyi i paska na nadgarstku. Kocham takie akcje…..Gdzieś tam na trasie Kielce – Targi, płynnie kursują nasze autokary, hotele dały radę. Nawet to, że „piździ jak w Kieleckiem” nie jest w stanie popsuć mi humoru, oczy same się śmieją. Tego wieczoru poprowadzę z kolegą „Milionerów”.  Zaserwujemy 15-cie trudnych branżowych pytań. 600 gości uzna że to był niezły wycisk a wśród nich tylko jeden 12 osobowy stolik zdobędzie główną nagrodę. Potem pożegnam się i zniknę. To był dobry dzień.

Noc. Leżę w wannie pełnej piany i uśmiecham się, bo ludzie zgłaszają już zadowolenie, aprobatę, szacunek do naszej pracy. Spijam śmietankę trzech miesięcy intensywnej pracy przecinanych cudnym momentem macierzyństwa, które czasem mi przez to eventowe zamieszanie umykał. Pomagają bliscy i uwielbiam ich za to. Nareszcie mogę „na dłużej” iść spać, mam trzy godziny, po nich czeka mnie ostateczne starcie z moimi ambicjami i niemożliwym do zrobienia. Ja wiem, że wygram w tym pojedynku. Dobranoc Piotruś, trzymaj swoje malutkie kciuki za mamę. Już niedługo się zobaczymy. Kocham Cię. Zasypiam.

Środa, Dzień 3: Ostatnie starcie z materią Konferencji KIKE i GALA.

Nim wyjdę z pokoju odbieram jeden z uporczywie dzwoniących telefonów (z jednego numeru). To Hotel Bińkowski. Informują, o przebiegu eventu z zeszłej nocy – goście imprezowali do 4:30, potem kontynuowali zabawę w pokojach. Chyba, jednak „zbyt dobrze się bawili”. Ktoś wywarzył drzwi jednego z pokoi. Dewastacja będzie rozstrzygana między stronami bez udziału organizatora.  Niezły początek dnia zafundowali mi nasi goście.

Kolejnym newsem „zabijają mnie” już w biurze Organizatora, na targach. Ponoć Hotel Tęczowy Młyn wydał meldunek i karty wstępu na jeden pokój dla dwóch gości i jeden drugiego nakrył w swoim łóżku w środku nocy. Padłam bezsilna na kanapę, bo zrobiło się ciężko. Witaj środo, jest dopiero 8:00. Strzelajcie dalej, kto da więcej?

Targi – miejsce eventu. Idę na obchód po strefach. Wystawa zaplanowana na 10:00 rusza bez opóźnień, uśmiechnięci ludzie machają widząc mój znak rozpoznawszy – czerwony kapelusz, a pod nim mnie pozdrawiającą każdego kogo napotkam. Uczestników przybywa, sale wykładowe się zapełniają. Wykłady ruszają z 10 minutowym opóźnieniem, mimo komunikatów z radiowęzła Targów Kielce „Zaczynamy”.

Reżyserka. Opuszczam stanowisko, nie wrócę tam do końca dnia. Chłopaki mają scenariusz przed oczami i nie ma wątpliwości, co mają robić dalej z dokładnością co do sekundy. Zrzucam swój ulubiony 64GB pendrive z planszami na zapowiedzi prelegentów i żegnam się z ludźmi już w okolicach 11:00. Zapewniam, że jestem duchem i ciałem wokół innych zadań. Mam dwie godziny „luzu” zaraz zacznie się prawdziwa rzeźnia związana z przygotowaniami do wieczornej Gali.

Hala E Targów Kielce. Montaże trwają od wtorku. To tam wyładowano 6 dwunastotonowych ciężarówek sprzętu, tam pracuje 12 techników, 12 scenografów i suport, 40 ludzi z cateringu i targów. Kilometry światłowodów, aluminiowych konstrukcji, 32 kolumn głośnikowych, 30 wyciągarek i punktów podwieszeń to tylko kilka statystyk tego, co szykuje się na wieczór. Całość rozbłyśnie dzięki blisko 100 urządzeniom oświetleniowym.

Scenografia popisuje się rozmachem montując 3 000 m sznurków umieszczonych na barze, powoli wyłania się z nich kształt drzewa dusz, ponad 1 000 m pasków ledowych na dwunastometrowym drzewie, które będzie drink barem wieczornej imprezy. Podnoszę głowę, na suficie kołysze się 18 meduz, kąty wypełniają 24 futurystyczne drzewa, płatki, kwiaty…. Obrazy dopełnią wielkoformatowe wydruki ogrodów, postaci z głównego wątku imprezy tematycznej. Skyled dostanę w prezencie od jedynego takiego fachury – Maćka z Legro.

14:00……Wchodzę na próby… i szczęka opada mi na sam środek wypolerowanej posadzki. Jestem w świecie Avatara, niebieskich ludzików, lekkich świetlików, tej fantastycznej krainy, takiego eventu nie powstydziłby się sam James Cameron. Avatar Show w zgodzie z naturą światłowodową i głównym platynowym sponsorem. W centralnej części bar wyglądający jak Drzewo Dusz. Avatar dla dodania energii i oderwania od rzeczywistości… Nooo jestem pod wrażeniem realizacji mojego pomysłu. Ekipa dała radę, wartki bieg myśli przerywają pierwsi goście, którzy wpadli na próbę, są od głównego sponsora.

Let’s Begin this Show… GALA KIKE

Próba za próbą idzie w tempie. Każdy przybywa o czasie, znajduje garderobę, stroi się, brzęczy, zabębni, zanuci. Przećwiczymy, każdy detal spektaklu, który będzie trwał nieprzerwalnie blisko 4 godziny.

18:00 odprawa z cateringiem. Drobne niedociągnięcia na barach redukujemy na chwilę przed gotowością.

Barmani biorą mnie na stronę. „Pani Agnieszko? Tylko tyle tego alko pani zamówiła? EEE…, bo naszym zdaniem to mało… patrzę na paletę twardych trunków…. „. Mój pełnomocnik spojrzy na mnie z politowaniem i pogrozi palcem jednoznacznie mówiąc „Uważaj… – bo wtopisz”. Nie ma na co czekać. Biorę chłopaka z ekipy, auto i jedziemy do Makro. Dokupuję 50 l wódki. Niech będzie zapas, chodź jestem pewna, że to co mieliśmy spokojnie by wystarczyło, ale nie byłabym sobą, gdybym nie zahamowała tego, co może się wydarzyć.

19:00, pełna gotowość. Cisza przed burzą. Nie odważę się zostawić tego bałaganu tylko po to by założyć moją świeżą, pomarańczową sukienkę, która przyjechała prosto z pralni.

19:20, wchodzą pierwsi goście. Biorą talerze i zaczynają jeść, bez pytania, bez proszenia po prostu idą na wyżerkę… Biegnę do konferansjerów: chłopaki blokujcie to, bo będzie zaraz po Gali. Wygląda na to że catering nie doczytał scenariusza. Dobitnie mówię, że mają stać kelnerzy jak bramkarze na dyskotece chroniąc zaplecza i cateringu, który zdecydowanie wjechał za wcześnie.

20:30, start Gali. Ze sceny padają słowa o celu Konferencji, przedstawiamy Partnerów i Sponsorów. Konferansjerzy witają gości. Wszystko na szczęście przebiega jak w zegarku. Pierwsza osoba pojawia się na scenie, potem ekipa, trochę filmów, jest dobrze i to lubię.

20:45, rozdanie Oskarów. Uściski, przemówienia, gratulację. Wszystko w tempie bez zakłóceń. Fanfary, dżingle wejścia, zejścia hulają aż miło. Łapię się na tym, że nie mam, co robić na tej reżyserce. Gwiazda Wieczoru Lanberry. To do niej należy ten wieczór, dobry początek. Podoba się. W międzyczasie całkiem obcy ludzie składają mi gratulacje. Mówią, że jest dobrze, a nawet super, że pomysł po bandzie, ale jest WOW. Nigdy nie miałam tylu gratulacji albo jestem już zmęczona i zapomniałam, że miałam…

Lanberry pokazała klasę, dobra robota! Nawet nie wiem, kiedy zaczynamy zwijać ze sceny kabelki i zabieramy wszelkie graty! DJ’e mają swój antenowy czas na rozgrzewkę taneczną. PatMan Crew to kolejna odsłona programu. Performance w sali pełnej czerni, w tzw. blackoucie. Roboty migają w rytmie muzyki, gasną i znowu się zapalają. Led dance zachwyci chyba wszystkich, którzy podejdą pod scenę zobaczyć to z bliska. Jest MOC!

Na koniec Fluo Drums i fluorescencyjne bębny. Poleci Safriduo, bębny zakołaczą w rytm bita. Kto żyw wyruszy pod scenę, po swój bęben by pograć z nimi… Energia, gdybym mogła skakać to unosiłabym się teraz pod sufitem. Wióry poleciały z tych bębnów.

Potem czas na bicie rekordu Polski. Zadanie? Masowe pstrykanie palcami w rytmie jednej ścieżki dźwiękowej. Sędzia doliczył się 584 osób, które wzięły aktywny udział w biciu rekordu. Udało się. Marsz Radeckiego był chyba najgłośniej opstrykanym marszem tego wieczoru na świecie. Mamy rekord, auahhaaa!

Mamy sukces

Po evencie. To nie była ani zły sen, ani dobry. To moja praca, minuty, godziny, doby, tygodnie i wreszcie miesiące ciężkiej pracy. W której podwykonawcy poznają mnie z każdej, nawet niegrzecznej strony i żadna grzeczna dziewczynka czy grzeczny chłopiec, nigdy nie zostanie eventowym producentem. Tu trzeba mieć pazura….Zapadam w mentalny sen…na tydzień. Co za rozkosz nic nie robić przez kolejne dni…Piotrek szczęśliwy, mam mamę znowu tylko dla siebie, nikt mu jej nie zabierze teraz, nie porwie do Kielc. Odpoczywamy…zasłużyliśmy na to.

Eventowa Blogerka

Ps. Alkohol został po evencie w ilościach 100+ litrów. Nie miałam się dawać podpuszczać.

 

JOIN THE DISCUSSION

Comments

  • Alicja 8 dzień tygodnia 5 grudnia 2017 at 11:47

    Gratulacje! Odpoczywajcie 🙂 Zazdroszczę takiego trybu pracy… w pracy w biurze od 9-17 plus potem jeszcze na evencie plus eventach w weekendy nigdy nie ma momentu prawdziwego odpoczynku. W tym miesiącu mamy świąteczne urwanie głowy i niemalże codziennie inny event – mniejszy lub większy, ale zaangażowania zawsze musi być 100%.

    Naszą rolą jest dopilnować każdego szczegółu i niestety, nigdy, przenigdy nie możemy stracić czujności i po uzgodnieniu wszystkiego w najdrobniejszych szczegółach musimy na realizacji i tak zajrzeć w każdy kąt, skontrolować każdego podwykonawcę – nawet najbardziej zaufanego. Wciąż czasami trudno mi się pogodzić z tym, że niektóre wpadki – jak ta Twoja z kartą hotelową – są poza naszą kontrolą, choćbyśmy Pani z hotelu wysłali dokładną listę z przyporządkowanymi pokojami i znali jej numer na pamięć. Ach, jakby każdy czuł się naprawdę odpowiedzialny za to, co robi… 🙂

    Reply