fbpx

Zastanawiałeś się kiedyś, w jakim języku mówisz i dlaczego Twoi współpracownicy nie wiedzą „O co kaman?”. Pół biedy, jeśli pracują w tym samym dziale. Gorzej, gdy trzeba dogadać się z osobą żyjącą w „innym, zawodowo świecie” na przykład PR-owcem. Jak zrobić, by wspólna praca szła jak po maśle i co jest gwarantem sukcesu? Otóż z autopsji wiem, że……

Treściwa informacja na początek 

Treściwa informacja na początek…

Planowanie eventu bez informacji, które dla PR-owca obsługującego klienta są oczywiste, a dla eventowca niekoniecznie, nie ma najmniejszego sensu. Nie oczekujmy, że ktoś kto ma dla nas jakieś wydarzenie zorganizować domyśli się podstawowych rzeczy, których wiedzieć nie musi. Eventowcy, nawet Ci z największym doświadczeniem potrzebują informacji, bo właśnie od nich zależy powodzenie przedsięwzięcia. Fakty, które nakreślą obraz i oczekiwania zamawiającego są swoistą instrukcją obsługi klienta. Oczywiście, można wymyślać eventy po omacku, metodą prób i błędów, ale efekt prawdopodobnie okaże opłakany. Nakreślając oczekiwania dotyczące najmniejszego nawet eventu, nie poprzestańmy na enigmatycznych zdaniach. Pamiętajmy jednak również, że nadmiar informacji nie jest wcale lepszy od niedoboru. Nikt nie oczekuje opasłych tomów opisujących wymagania stawiane przez klienta. Postawmy raczej na streszczenie oczekiwań i wytycznych oraz tego, co chcielibyśmy uzyskać. Czyli Evenowiec słucha, PR-owiec przekazuje treściwe informacje.

Spotkanie firmowe

Meetingi, meetingi, meetingi…

Wierzę w to, że warto rozmawiać i trzeba! Spotkania i omówienie pomysłów jeszcze przed rozpoczęciem pracy nad ich dopieszczaniem powinny być nakazem służbowym, za które nieprzestrzeganie, powinno się karać. Oczywiście, każdy ma przeładowany kalendarz i czasami myśli: „że nie ma sensu się spotykać, bo jakoś to będzie”. W konsekwencji PR-owiec nie chce niczego po kolei omawiać, bo uznaje, że nie ma sensu i że wszystkie informacje już przekazał i wystarczy, a Eventowiec jest przekonany, że „jego pomysł są genialne i z pewnością się spodobają”. Co się później dzieje? PR-owiec jest zły, bo dostał ofertę, która dla klienta się nie nadaje, a Eventowiec wściekły, bo napracował się, zarywał noce, a jego propozycje wylądowały w koszu. A nie lepiej było się spotkać? Czyli Eventowiec, gdy już ma pomysły wyznacza termin spotkania, a PR-owiec bez marudzenia na nie przychodzi.

 Meetingi, meetingi, meetingi

Jakie są Państwa zamiary?

Kluczową informacją, którą trzeba poznać jest przede wszystkim cele kampanii. Nie zaszkodzi, gdy rozbije się go na kilka innych podcelów, jak biznesowe, czyli np. „przywiązanie do siebie” kontrahentów, czy marketingowe, dotyczące np. zwiększenia lojalności konsumentów. „Poczuć klienta” można szybciej, gdy spotkamy się z nim i omówimy szczegóły, które nas interesują. Dzięki temu poznamy nie tylko jego zamiary, ale też specyfikę grupy docelowej, która w wydarzeniu będzie brała udział. Bo przecież nie można proponować każdemu tego samego. Event to nie kalka, nie robimy też „kopiuj – wklej”, bo nie o to w tym chodzi. By powstał dobry koncept musimy poznać cele osoby, która daje nam zlecenie. Czyli PR-owiec idzie na spotkanie z klientem, Eventowiec idzie razem z nim.

 Gentlemani powinni rozmawiać o pieniądzach!

Gentlemani powinni rozmawiać o pieniądzach!

Wszystko za nic, czyli zrób super event, za który nie trzeba będzie nic zapłacić. Da się? No jasne, że nie! Wielkość ma znaczenie, a informacja o tym, jaką kwotę mamy do dyspozycji jest kluczowa. Inaczej skończy się na tym, że zamiast do Londynu klient otrzyma Lądek, bo nic innego z małego budżetu nie uda się wyczarować. PR-owiec nie powinien też oczekiwać tego, że otrzyma dziesięć razy więcej rzeczy wykraczających poza budżet. Nie otrzyma, bo pewnych barier nie da się przeskoczyć, nie znam wykonawcy, który zrobi coś dla nas zupełnie wolontariacko. Dlatego rozmawiajmy o pieniądzach, bo od nich w dużym stopniu zależy to, jak event będzie wyglądał. Czyli PR-owiec mówi, jaki jest budżet, a Eventowiec, co może z nim zrobić.

Set the date

Set the date…….

Jesteś super-kreatywny i nie lubisz harmonogramów? Niestety nie ma przebacz, harmonogram jest nieodzowny, stanowi, bowiem bicz na wszystkich perfekcjonistów i ociągaczy z klientem na czele. Dlatego wspólnie, międzydziałowo chwyćcie kalendarze w dłoń i ustalcie, co, kto robi i na kiedy? I koniecznie przestrzegajcie wyznaczonych wewnętrznie terminów. Nie udawajcie tytanów i jeśli macie jakieś opóźnienie mówcie od razu, nikt nie lubi „niespodzianek” typu: „nie zrobiłem, bo nie zdążyłem i na dodatek niczego nie wcześniej nie powiedziałem”. Czyli PR-owiec i Eventowiec ustalają wspólny harmonogram działań.

Zatem, co ma PR-owiec do Event-owca…?

W zasadzie nic. Dogadują się. Ba! Nawet robią wspólne projekty. Wystarczy tylko przestrzegać tych zasad i powinno być dobrze 🙂 Pamiętaj! Poczucie współodpowiedzialności za projekt – jest bezcenne. A przekonanie, że razem realizujemy wspólny cel nawet w skrajnie trudnych chwilach to klucz do sukcesu.

Eventowa Blogerka

Ps. Zgadzasz się lub nie – pisz na dole, chętnie poznam Twoje zdanie i Twój punkt widzenia.

ps2. Event jest jak teatr – pojawił się zaledwie dwa dni temu i można poczytać tu, do czego gorąco zachęcam!

JOIN THE DISCUSSION