4 rzeczy których nie potrzebujesz na evencie
Powiedzmy to sobie szczerze nasza ukochana branża eventowa coraz bardziej lubi nowe technologie, a twórcy „elektronicznych wynalazków” stają na głowie, żeby ułatwić nam życie i pracę. Zastanawiam się, kiedy i czy w 100% ulegniemy tym pokusom? Przyznaję, że do niektórych nowinek mam słabość, ale na szczęście nie tylko ja. Jeśli chcemy być konkurencyjni nie możemy wjechać syrenką na tor Formuły 1. Macie sentyment do starych narzędzi? W nowej rzeczywistości mogą się one nie sprawdzić.
Chodzę, obserwuję, mam oczy dookoła głowy, rozmawiam z ludźmi, pytam i wiem, że znajomi eventowcy też śledzą rynek „gadżetów” i codziennie zastanawiają się jak najlepiej wykorzystać je na organizowanych wydarzeniach. Dziś subiektywny przegląd rzeczy, których nie potrzebujemy na eventach.
Papierowe identyfikatory
Koszmar eventowca, drukowanie, puste identyfikatory dla uczestników, których nie mamy na liście, wypełnianie ich w trakcie rejestracji, gdy inni czekają w kolejce i się pieklą. A przecież można prościej. Na rynku dostępne są rozwiązania pozwalające na bezdotykową identyfikację uczestników eventu. Otrzymują oni np. plastikowy identyfikator wyglądem przypominającym kartę kredytową z chipem, który dzięki radiowej identyfikacji rozpozna danego uczestnika. Co więcej można powiązać je m.in. z ekranem powitalnym. Za pomocą informacji zebranych przez odbiorniki radiowe, ekrany rozpoznają zbliżającego się uczestnika, wyświetlają spersonalizowane powitanie oraz wskazują drogę do sali warsztatowej lub przekazują inną, dowolną treść przypisaną konkretnej osobie.
Power point
Ile slajdów powinna zawierać prezentacja, żeby zapadła w pamięć uczestnikom? ZERO! A gdyby tak na konferencji klient wykorzystał pokaz holograficzny do zaprezentowania nowego produktu, idei, osób, które pozornie unoszą się w powietrzu lub pojawiają się w przestrzeni znikąd? Jestem pewna, że ta technika przypadnie Wam do gustu i pozwoli na podkreślenie wybranych elementów projekcji w spektakularny sposób. Pokazy holograficzne mogą być realizowane w dowolnym miejscu, zarówno we wnętrzach, jak i wybranych przez klienta plenerach. Warto zaplanować prezentację holograficzną wcześniej, aby wraz ze scenografią stworzyć iluzję wręcz doskonałą. Pamiętacie trasę Michaela Jacksona, gdy już nie było go wśród nas? To właśnie holograficzne rozwiązania pozwoliły wyświetlać króla popu na scenie podczas koncertu. Bo możliwości tej technologii są ograniczone tylko wyobraźnią.
Papierowe wizytówki
Zapomniałem, skończyły mi się, zostawiłem w marynarce. Ile razy nie mogliście wymienić się wizytówkami? A może już nie musicie? Ostatnio na jednym z eventów technologicznych klient zgodził się udostępnić uczestnikom aplikację służącą do przechowywania i zarządzania wizytówkami. Aplikacja umożliwiała szybkie wysyłanie informacji sms-em lub email-em – przekazując tylko te, które zostały wybrane przez użytkownika. Co więcej goście mogli edytować ich wygląd i chociaż spotykam zwolenników papierowych wizytówek to jednak w tym przypadku nowe technologie sprawdziły się bezbłędnie.
Feedback-Formy
Opinie o naszym evencie i dane uczestników są ważne, a ich zgromadzenie wcale nie musi być trudne. Sytuacja, która doprowadza mnie do szału to rozdawanie papierowych ankiet, rozpaczliwe ściganie uczestników, żeby oddali je wypełnione pod koniec eventu, a później męczarnia, bo nie można rozszyfrować hieroglifów. I na koniec Excel? Ile marnuje się przez to czasu i energii? Za dużo! Istnieje mnóstwo rozwiązań, które ułatwią nam życie. Aplikacje, ankiety online, dotykowe ekrany ustawione w kliku miejscach, w których goście mogą szybko wypełnić formularz natychmiast trafiający do systemu. Badanie opinii uczestników po zakończonym wydarzeniu stanowi ważny element w procesie podnoszenia jakości konferencji. Z uwagi na dynamikę towarzyszącą spotkaniom nie zawsze możliwe jest uzyskanie odpowiedzi od wszystkich osób. Dzięki nowym technologiom zebrane odpowiedzi przechowywane są w formie elektronicznej umożliwiającej sprawną analizę. A my już nie musimy rwać włosów z głowy.
Oczywiście takich przykładów jest wiele i można je mnożyć w nieskończoność. Przecież, jako profesjonaliści i twórcy wydarzeń powinniśmy szukać rozwiązań, które ułatwią naszą pracę, przyspieszą czas realizacji i sprawią, że zbędnych obowiązków nam mnie przybędzie.
Pozdrawiam już po-wakacyjnie, z gąszcza licznych realizacji.
Eventowa Blogerka
