Gorąco, ekscytująco, wzruszająco i szokująco! Już po raz drugi polscy farmaceuci w dniu 23 czerwca spotkali się na konferencji Hello Future. To była okazja do dyskusji o kierunku rozwoju i przyszłości branży farmaceutycznej, a w szczególności aptecznej dystrybucji leków. Polska Grupa Farmaceutyczna, jako inicjator i organizator wydarzenia, zadbała o swoich gości udostępniając im wirtualne środowisko […]
Artykuł Hello Future – czyli jak Polska Grupa Farmaceutyczna zdobywa farmaceutyczne Internety! pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Gorąco, ekscytująco, wzruszająco i szokująco! Już po raz drugi polscy farmaceuci w dniu 23 czerwca spotkali się na konferencji Hello Future. To była okazja do dyskusji o kierunku rozwoju i przyszłości branży farmaceutycznej, a w szczególności aptecznej dystrybucji leków. Polska Grupa Farmaceutyczna, jako inicjator i organizator wydarzenia, zadbała o swoich gości udostępniając im wirtualne środowisko 3D Avatarland, uruchamiając aplikację mobilną Hello Future wspierającą komunikację konferencji oraz przygotowując w pełni zgrywalizowaną przestrzeń targową z ponad 57 stoiskami producentów leków. Wirtualną przestrzeń 23 czerwca eksplorowało 993 uczestników – zarówno zalogowanych na platformie, jak i śledzących wydarzenie dzięki streamingowi live. Nad koordynacją i komunikacją wydarzenia czuwała agencja IC Mobile, a za oprawę graficzną odpowiadała agencja Leżę i Pracuję.
Duża skala wydarzenia
Dla wszystkich była to nowa przygoda, którą zapamiętają na długo. W konferencji brali udział właściciele aptek, farmaceuci, technicy farmacji, producenci, pracownicy Polskiej Grupy Farmaceutycznej oraz studenci farmacji. Jaki cel przyświecał Organizatorowi wydarzenia Hello Future 2? O to zapytaliśmy pana Sebastiana Grochalę, Dyrektora Marketingu i Komunikacji:
„Naszym celem jest stworzenie forum wymiany wiedzy i dyskusji dotyczącej wyzwań oraz potencjału rozwoju, jaki stoi przed polskimi aptekarzami i wspierających ich dystrybutorem leków. Nowa rzeczywistość zachęciła i zmotywowała nas do szukania nowych rozwiązań.
Nie chcieliśmy robić tego, co powszechne i łatwe. Zdecydowaliśmy się na realizację wydarzenia w innowacyjnej formule. Hello Future 2 to tygodnie ciężkiej pracy i zaangażowanie wielu osób czuwających nad poszczególnymi elementami. Pomimo tego, że w trakcie realizacji technologia spłatała nam kilka figli, możemy śmiało powiedzieć, że wydarzenie było bardzo wyjątkowe, a sądząc po spływających do nas opiniach, zrobiło bardzo pozytywne wrażenie na Uczestnikach.”
Zgrywalizowana przestrzeń targowa
Całodzienne targi farmaceutyczne przyniosły wiele wiedzy i emocji związanej ze światem farmaceutycznym i konkursem Hello Future. W przestrzeni targowej EXPO przygotowano aż 58 stoisk producentów. Goście mogli poruszać się między stoiskami, rozmawiać, zapoznawać się z produktami i zdobywać wiedzę na ich temat. Każda marka miała swoją własną przestrzeń prywatną, w obrębie której, można było obejrzeć poświęcony jej film lub porozmawiać z przedstawicielem. Dzięki temu, każdy mógł dowiedzieć się jak najwięcej w spokojnej atmosferze.
W przestrzeni targowej EXPO były przygotowane animacje prowadzone przez animatora, podczas których uczestnicy wygrywali nagrody-niespodzianki. Konkursy przeprowadzane były w iście nowatorski sposób. Zdarzało się, że w strefie jednego wystawcy przybywało na animację 200-300 osób, co przerosło najśmielsze oczekiwania organizatorów! Podczas animacji pojawiały się zabawy na najszybsze odpowiedzi, na błyskotliwość lub skojarzenia. Nie zabrakło też quizów na wybranych stoiskach, które miały charakter edukacyjny w zakresie terapii lub produktów danego producenta.
Aplikacja mobilna Hello Future
Każdy uczestnik konferencji mógł pobrać aplikację mobilną Hello Future. Aplikacja miała wgraną agendę, zdjęcia i biogramy prelegentów oraz umożliwiała śledzenie aktualności i galerii zdjęć.
Jednak jej najważniejszą funkcjonalnością była możliwość sczytywania kodów QR umieszczonych przy stoiskach wystawców, m.in. takich, jak: Novativ, Bonatium, Heltiso czy Stada, oraz w części konferencyjnej.
Za zeskanowanie kodów uczestnicy konkursu zyskiwali w aplikacji kolejne punkty. Z aplikacji skorzystało łącznie ponad 706 osób!
Walka toczyła się o wspaniałe nagrody, takie jak: Samochód TOYOTA C-HR – MY’21, voucher Travelist o wartości 5000 zł, hulajnogi elektryczne Spokey AION, laptopy HP Probook 450 oraz tablety i smartwatche Samsung Galaxy.
Za wszystkim stoją ludzie…
Tak oto podsumowuje to wydarzenie Agnieszka Ciesielska, Prezes Avatarland Sp. z o.o.: „Event to ludzie. A zwłaszcza taki złożony z dwoma studiami streamingowymi i reżyserką w platformie 3D. Tak jak piłkarze biało-czerwoni w toczącym się tego dnia równolegle starciu ze Szwedami – każdy z drużyny Polskiej Grupy Farmaceutycznej, IC Mobile i Avatarland grał do jednej bramki.
Podczas przygotowań na infolinii Avatarlandu odebrano 149 połączeń i przeprowadzono 566 minut rozmów. Dostaliśmy dziesiątki zgłoszeń mailem i prowadziliśmy czaty przez www. Spędziliśmy setki godzin na Avatarlandzie oprowadzając naszych nowych gości gotowych brać udział w konferencji.
To była niesamowita przygoda i przyjemność pracy z tym zespołem. Sama realizacja trwała 14 godzin utrzymując przez cały czas trwania programu uwagę średnio 300-400 uczestników w danym momencie. Potwierdza to potencjał i moc spotkań za pośrednictwem rozwiązań wirtualnych!”
O procesie przygotowań, prowadzeniu komunikacji i rejestracji dużo może dodać Katarzyna Kryńska, Co-founder IC Mobile:
Katarzyna Kryńska – IC Mobile
„Wydarzenie Hello Future 2 było nie tylko jednym z najbardziej zintegrowanych pod względem technologicznym wydarzeń tego roku, ale też pod względem komunikacyjnym. Żeby o wydarzeniu miała szansę dowiedzieć się jak najszersza grupa docelowa, wraz z Polską Grupą Farmaceutyczną, połączyliśmy kanały elektroniczne, mobilne i tradycyjne.
W strategii komunikacji wykorzystaliśmy spójnie wiele narzędzi, w tym landing page, kampanie mailingowe, marketing sms, social media, portale i czasopisma kierowane do farmaceutów, a także spotkania bezpośrednie – w aptekach, ale też na platformie Avatarland – podczas organizowanych spacerów poprzedzających konferencję. Działania te okazały się strzałem w dziesiątkę – w spacerze na dzień przed Hello Future wzięło udział ponad 120 osób!
Warto pamiętać, że cały czas konkurowaliśmy o uwagę uczestników z meczami Euro. Tym bardziej cieszą nas statystyki wydarzenia. Serdeczne podziękowania kierujemy do całego teamu PGF oraz Avatarland za grę zespołową, celne podania i piękne bramki, a także – kierując się tą samą nomenklaturą – do kibiców Hello Future! Dziękujemy za wszystkie otrzymane zdjęcia, komentarze, a nawet wiersze na temat konferencji – dzięki Wam mieliśmy poczucie, że wszyscy byliśmy drużyną Hello Future!”.
Obejrzyj relacje fimową z Konferencji Hello Future:
Konferencja Hello Future
O godzinie 18:00 w Audytorium Avatarland Konferencja Hello Future wystartowała pełną parą. Na scenie pojawił się prowadzący – pan Hubert Urbański, a wydarzenie rozpoczęło się od uroczystego powitania przez pana Andrzeja Niedbalskiego, Prezesa Polskiej Grupy Farmaceutycznej S.A. i panią Paulinę Romaniszyn, Prezes STADA Polska.
Poruszany był między innymi temat zmian na rynku aptecznym związanych z pandemią, o których opowiadał pan Marcin Gawroński, Associate Director Supplier Relations, IQVIA. Następnie Aneta Dworak, Dyrektor Marketingu OTC STADA Polska przedstawiła nowy produkt w kategorii preparatów przeciwwirusowych – ViruProtect. Prezes Polskiej Grupy Farmaceutycznej S.A pan Andrzej Niedbalski, Wiceprezes PGF S.A. ds. Handlowych Marzena Siemińska oraz Członek Zarządu PGF S.A. pan Łukasz Zontek, wraz z wieloma pracownikami opowiedzieli o tym, jak PGF zmienia się dla farmaceuty.
Uczestnicy mogli posłuchać o nowych produktach, wypowiedzieć się za pośrednictwem okna czatu w interaktywnym panelu dyskusyjnym: „Jaka przyszłość czeka farmaceutów? Nowe trendy i wyzwania” oraz być świadkami zmian w ciągu trzydziestu lat pracy PGF. Debata #HelloFuture2 o przyszłości zawodu farmaceuty zawierała kilka istotnych wniosków:
- „Farmaceuci mają bardzo świetlaną przyszłość. Wizja rozwoju naszego zawodu jest bardzo dobra, tylko musimy z tego skorzystać. I zadbać o to, żeby te nasze kwalifikacje, wiedza była aktualna. To jest kluczowe, bo przecież medycyna i farmacja idą do przodu” – mówiła Elżbieta Piotrowska Rutkowska, prezes NRA.
- „To, co my przewidujemy jako eksperci od cyfrowych rozwiązań to pacjentocentryczność, czyli pacjent będzie jeszcze bardziej w centrum uwagi, niż był kiedyś. Wszystkie usługi, którymi będziemy chcieli go otoczyć, to będzie zestaw usług, by tego pacjenta utrzymać w centrum uwagi” – podkreślał wiceprezes Pawel Jakubik z Microsoft.
- „To co czeka zawód farmaceuty, to transformacja z modelu opartego o produkt, o wydanie produktu z apteki do modelu opartego o usługę” – ocenił z kolei dr Łukasz Izbicki, PharmD, PhD.
W międzyczasie część gości monitorowała wynik decydującego meczu piłki nożnej Polska – Szwecja, który równolegle toczył się na murawie. Zagorzali fani kibicowali naszym na czacie Avatarlandu, ani na chwilę nie przerywając śledzenia przebiegu z konferencji.
Część rozrywkowa
Po zakończeniu części merytorycznej gości zaproszono do Avatarlandowego Klubu Muzycznego. Tam na scenie czekali na nich aktorzy z teatru IMPRO Atak ITO, którzy wprowadzili uczestników w świat teatru improwizowanego. Materiał do spektaklu był zbierany przez cały dzień wśród środowiska farmaceutów i pracowników PGF.
Performance inspirowany sytuacjami i słowami osób obecnych na targach zrobił prawdziwą furorę. Zaraz po nim w Klubie mogliśmy posłuchać koncertu na żywo w wykonaniu zespołu muzycznego Goście Cover Band z udziałem Azzji.
Podziękowania
Mówi się, że każda podróż zaczyna się od pierwszego kroku. Dla nas ta podróż była zbiorem wielu szlaków, które przemierzaliśmy do dnia konferencji. Wszystkie te szlaki doprowadziły nas na szczyt 23 czerwca oddając go w ręce klienta: Polskiej Grupie Farmaceutycznej. W efekcie Konferencja na platformie 3D Avatarland wybrzmiała szerokim echem w realu i wirtualu.
Zdyszane przygotowaniami serca PGF, IC Mobile i ekipy z Avatarlandu dostały duży aplauz w social mediach za realizację i ilość atrakcji przygotowanych podczas wydarzenia. Za zaangażowanie i wsparcie w przygotowaniach serdeczne podziękowania całemu Zespołowi Marketingu i Komunikacji oraz współpracujących z nim Zespołom Działów Zakupów, Sprzedaży, Trade Marketingu czy Marek Polskiej Grupy Farmaceutycznej, silnej reprezentacji agencji IC Mobile, gospodarzom z Avatarlandu wspierającym wdrożenie projektu oraz hostessom, które wspierały farmaceutów w zapoznaniu się z wirtualnym światem 3D. Pozdrawiam Was wakacyjnie i życzę dużo wypoczynku!
Agnieszka
Partner Hello Future 2021: Stada Polska.
Partnerzy medialni: Czasopismo PGF recepta.pl, grupa wydawnicza farmacja.net oraz portal rynekaptek.pl.
Zachęcam do wglądu w ostatnie publikacje, czyli: O sezonie ogórkowym w eventach, badania tourism sales climate index z Niemiec oraz o tłumaczeniach na eventach hybrydowych i na żywo
Artykuł Hello Future – czyli jak Polska Grupa Farmaceutyczna zdobywa farmaceutyczne Internety! pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Myślałam, że o platformie Avatarland wiem już wszystko, aż trafił się klient, którego goście byli niezwykle wymagający i rozgrzali nasze wirtualne serwery do granic wytrzymałości. Co ciekawe, byli świadomi procesów zachodzących wewnątrz wirtualnej platformy i mieli na wszystko gotowe odpowiedzi. Kto taki? Goście Wirtualnej Konferencji SQLDay organizowanej w dniach 10-12 maja 2021, czyli jak się […]
Artykuł Wirtualna konferencja SQLDay – czego się nauczyłam? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Myślałam, że o platformie Avatarland wiem już wszystko, aż trafił się klient, którego goście byli niezwykle wymagający i rozgrzali nasze wirtualne serwery do granic wytrzymałości. Co ciekawe, byli świadomi procesów zachodzących wewnątrz wirtualnej platformy i mieli na wszystko gotowe odpowiedzi. Kto taki? Goście Wirtualnej Konferencji SQLDay organizowanej w dniach 10-12 maja 2021, czyli jak się można domyślić – w większości programiści. Organizatorzy tego wydarzenia ewidentnie wzbili się na wyżyny funkcjonalności naszej aplikacji, wymagając od platformy Avatarland/Virbela absolutnego maxa w zakresie konferencyjnego angażowania uczestników. Te doświadczenia postanowiłam zebrać i opowiedzieć w tym artykule.
Pierwszy raz na platformie Avatarland mieliśmy przyjemność pracować z programistami bazodanowymi, administratorami sieci i analitykami danych. Praca z tą grupą opierała się na dużej płynności i szybkości w opanowaniu aplikacji – stąd poszło nam niezwykle prosto z samym wdrożeniem i zapraszaniem gości. Co ciekawe nikt nie zapytał „czy to jest bezpieczne” i nikt nie miał problemów z instalacjami i zabezpieczeniami sieci. Na wydarzenie przybyło 385 uczestników. Same wykłady, prelekcje i warsztaty to były trzy dni maratonu który odbył się w dniach 10-12 maja. Wydarzeniu towarzyszyły targi EXPO na której w strefach wystawców przeprowadzaliśmy gry i animacje w których można było wygrać wartościowe nagrody. Z tego wydarzenia wyciągnęłam sześć lekcji – które warto zapamiętać.
Lekcja 1: Trzy ekrany z trzech źródeł – jak w czasie realizacji na żywo!
Na platformie mamy wiele sal konferencyjnych wyposażonych zwykle w trzy ekrany multimedialne. Na nich można wyświetlać filmy, prezentacje, twarze prelegentów czy animowane gify. Byłam w ciężkim szoku, gdy jedna z prelegentek i jej współprowadzący pokazali swoją prezentacje udostępniając trzy różne obrazy na trzech ekranach równocześnie.
Na prawym ekranie był wizerunek naszej prelegentki, na środkowym prezentacja w pptx/pdf, a na lewym ekranie – udostępniono zdalny ekran z kodem źródłowym jednej z omawianych aplikacji. Przyznam szczerze, że od roku, odkąd działamy na platformie nikt aż tak kreatywnie do tego nie podszedł. Trzeba było czekać na taką wykwalifikowaną kadrę programistów. Zobaczcie niżej na zdjęciu: Można? Można!
Lekcja 2: Zoom na wirtualnej konferencji… i to na Avatarlandzie?!
Zdarzało się, że prelegenci łączący się do platformy z drugiego końca świata mieli problem z zacinającym się udostępnianiem ekranów – co wyglądało dość słabo na próbach. Na szybko musieliśmy wdrożyć rozwiązanie, które pośrednio łączyło się z prelegentem przez Zoom a potem już lokalnie wyświetlaliśmy ich ekrany w Avatarlandzie. Wyzwaniem były też rozpędzające się na wysokie obroty wentylatory w komputerach naszych gości.
Zwykle prosimy uczestników o wyłączenie innych aplikacji w czasie korzystania z Avatarlandu, który musi przecież wyrenderować cały ten wirtualny 3D świat. No ale jak tu oczekiwać wyłączenia innych aplikacji od programistów, którzy właśnie te inny aplikacje chcą w Avatarlandzie pokazywać? Musieliśmy szybko reagować, optymalizować ustawienia lokalnych maszyn i suma summarum wszystkie prelekcje doszły do skutku, a my wiemy już na co zwracać szczególną uwagę i jak przygotować komputery szczególnie wymagających uczestników. Zerknijcie na aftermovie:
Lekcja 3: Timezone
Pierwszy raz mieliśmy gości z tak wielu rejonów świata na raz. Stany Zjednoczone, Australia, Europa Kanada – to tylko wybrane kierunki, z których logowali się uczestnicy SQLDay 2021. Agenda z prelekcjami i warsztatami została zaplanowana na popołudnia – tak, aby amerykańscy prelegenci mieli możliwość przespać noc i rano wystartować (różnica czasu 6-8 h). Podobnie rozplanowano agendę dla innych rejonów świata.
Warto też było odbyć wcześniej próby z prelegentami – tak aby sprawdzić ich możliwości internetowe oraz sprzętowe – dzięki temu unikamy niespodzianek na samej realizacji. Praktykujemy ten patent już od kilkunastu konferencji i zawsze się to nam sprawdza – no chyba, że prelegent zakłada, że wszystko potrafi i na próbach się nie pojawia – ach Ci programiści… Wówczas na kilkanaście minut przed wystąpieniem mamy wielką improwizację i prelegenta zszokowanego, że tu nie wystarczy kliknąć w link i rozpocząć wykład… trzeba jeszcze awatarem trafić po schodach na scenę!
Lekcja 4: Sześć Audytoriów pod monitoringiem
Ta konferencja wymagała bardzo szerokiej perspektywy. Potrzebowaliśmy mieć widok z lotu ptaka na cały projekt, aby móc monitorować całe wydarzenie i sprawnie reagować na niespodzianki. Sześć równoległych sal prelekcyjnych, na których trwała konferencja to było prawdziwe wyzwanie. Każda z sal miała swojego opiekuna technicznego – który nadzorował przebieg prelekcji.
Dodatkowo mieliśmy jeszcze pod opieką Halę EXPO, strefę pokoi dla prelegentów oraz oczywiście sale prób, do których prelegenci wskakiwali na chwilę przed wystąpieniem na scenie. Do tego procesu zaangażowaliśmy nawet 85 calowy telewizor, na którym obserwowaliśmy wszystkie te sale równocześnie. W tle odbywało się również nagrywanie wszystkich sal i stref konferencji.
Nasza reżyserka wyglądała więc tak jak niżej na zdjęciu (18 laptopów i jeden duży telewizor). Nasz klient określił nasze stanowisko pracy jako pokój ochroniarzy z monitoringiem. 
No i po części tak właśnie było, wydarzenie było pod ciągłym nadzorem. Na szczęście w żadnej z sal nie było żadnych zamieszek, nie zarejestrowano też żadnych kradzieży, bójek czy dewastacji. Oto kolejna zaleta wirtualnych eventów!
Lekcja 5: EXPO – Oddzielna agenda atrakcji
Trzeba przyznać, że organizator konferencji SQLDay – świetnie przemyślał agendę trzy dniowego wydarzenia. W pierwszy dzień przeprowadzone zostały warsztaty na platformie BIG Marker. (To platforma 2D ze świetnie działającym oknem widoku prelegenta i pozycji udostępniania ekranu równocześnie).
Pozostałe dwa dni zostały przeprowadzone w Avatarlandzie. Agenda wyglądała od samego początku imponująco: zawierała aż 70 prelekcji przez dwa dni na sześciu salach równocześnie. Pomiędzy prelekcjami organizator umieścił godzinne przerwy – tak aby dać czas uczestnikom na wzięcie udziału w Quiz Show, który przygotował nasz animator. Komunikat informujący o przerwie na quiz powodował, że uczestnicy automatycznie teleportowali się do Hali EXPO na zaplanowane aktywności. Co ciekawe, każda kolejna sesja przyciągała coraz więcej ludzi. W strefach wystawców mieliśmy uruchomionych kilka schematów gier:
- zdjęcia, fragmenty filmów, symbole, rebusy – z których uczestnicy na czacie musieli odgadywać hasło,
- aktywności z ekranami – na których użytkownicy rozwiązywali poukrywane zadania. W rezultacie zbierali zestaw liter, które dawały finalne hasło rozwiązujące daną konkurencję. Rekordziści umieli rozgryźć te zagadki w 3 minuty, choć szacowaliśmy, że zrobienie tego w 6 minut będzie nie lada wyzwaniem.
- no i jak zawsze doskonale sprawdził się konkurs na najlepsze awatarowe selfie.
Wystawcy Expo byli zachwyceni mając grupy osób kłębiących się w pobliżu ich stoisk i zostających na pogawędki po skończonych rozgrywkach. Wnioskiem z tej części programu było to, że na platformach wirtualnych warto, a wręcz trzeba tworzyć agendę konferencji i agendę atrakcji – obie niezależnie przeplatające się nawzajem. Dzięki temu uczestnicy są zachęcani zarówno do treści merytorycznych jak i bloków angażujących w interakcje z wystawcami, w których też można było wygrać rozmaite nagrody.
Dzięki projektom takim jak SQLDay, znów jesteśmy o lata świetlne dalej w wirtualnym uniwersum, uzbrojeni w kolejne doświadczenia związane z realizacją bardzo wymagających wydarzeń. To nie koniec edukacji, bo już w tym miesiącu nasze portfolio oferowanych platform, obok Virbeli, powiększa się o rozwiązanie Virtway Events (platforma avatarowa z możliwością projektowania wnętrz). Jesteśmy strasznie ciekawi jakie wymagania postawią przed tą platformą organizatorzy kolejnych wydarzeń. Na pierwszy ogień idą tegoroczni absolwenci: https://wirtualne-absolutorium.pl .
Niemniej wszystkich zainteresowanych możliwościami tej nowej platformy i gotowych na porcję wiedzy – zapraszam do wizji lokalnych, których można się nieustannie umawiać na https://avatarland.eu/ ! Opowiem i oprowadzę, a Wy zdecydujecie, która platforma pasuje do Waszego projektu najlepiej. Pozdrawiam Was ciepło!
Aga
Ps1. W ostatnich publikacjach znajdziesz: Konkrety Anety – która pisze o badaniach które dają nadzieję na odrodzenie się branży eventowej, przybliża sylwetki ambasadrów kongresów w Polsce, czy przybliża wątek wpływu Covid-19 na decyzje amerykańskich planistów. A z moich publikacji cieszących się popularnością mogę polecić : szarą strefę branży mice, oraz koncerty które mogą się już niedługo odbywać w Polsce. Serdecznie zaproszam. Piszcie – tematów w głowie mamy setki – ale najważniejsze to te które Was kręcą.
Ps2. Pewnie zauważyłeś że w branży pojawiło się lekkie ożywiwienie i chęć powrotów do robienia eventów na żywo. Tak – w istocie zaczynają krążyć po rynku briefy wypuszczane przez naszych klientów. Jednak należy mieć z tyłu głowy świadomość że duża część korporacji do końca roku tkwić będzie w zdalnym wariancie pracy a na wszelkie spotkania mają wydane specjalne zakazy od pracodawców. (m.in Samsung, Santander).
Polecam ogromnie obdzwonić swoich klientów i zapytać jakie są ich zapatrywania na wydarzenia. Muszę przyznać, że nigdy tak jak teraz obdzwonka nie była tak przyjemna – ludzie są stęsknieni za kontaktami i chętnie z nami ucinają pogawędki przez telefon. Do niebawem! Trzymam kciuki – za przywrócenie nam możliwości do pracy. Podobno coś 5 czerwca ma się zadziać… w tym temacie.
Ps3. Gratuluję wszystkim zdobywcom MP Powerów. Mega fajnie jest obserwować uśmiechniete Wasze buźki na social mediach. Praca którą robicie ma znaczenie! Najszczersze gratulacje!
Artykuł Wirtualna konferencja SQLDay – czego się nauczyłam? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Kolor zielony od zawsze jest utożsamiany z życiem, harmonią, naturą i bliskim kontaktem z nią. Stanowi kolor uzdrowienia, nadziei i wolności. Przebywanie wśród zieleni uspokaja i regeneruje siły witalne dla tego często w obiektach takich jak szpital, hotel czy szkoła ściany pomalowane są w kolorze zielonym. Zieleń nas otacza, może być też wyróżnikiem, gdyż zaledwie […]
Artykuł [KonkretyAnety] Zielona linia – nadzieja na odrodzenie przemysłu spotkań w Europie pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Kolor zielony od zawsze jest utożsamiany z życiem, harmonią, naturą i bliskim kontaktem z nią. Stanowi kolor uzdrowienia, nadziei i wolności. Przebywanie wśród zieleni uspokaja i regeneruje siły witalne dla tego często w obiektach takich jak szpital, hotel czy szkoła ściany pomalowane są w kolorze zielonym. Zieleń nas otacza, może być też wyróżnikiem, gdyż zaledwie 1 proc. ludzkości świata ma właśnie ten kolor oczu. Jestem jedną z nich. Zaskoczeni? Nigdy nie patrzyliście mi zatem w oczy 
Ale przecież nie o tym dziś mówimy w #KonkretyAnety.
Turystyka stopniowo się otwiera i dostaje zielone światło do działania, ale nawet mając zielone światło, zanim się zrobi krok czy całkiem wciśnie pedał gazu, wypada się dobrze rozejrzeć i przygotować. Temu właśnie służyła 9. edycja Meetings Week Poland 2021 – Przemysł Spotkań 2.0 (22 kwietnia br.), podczas której odbyło się osiem sesji przygotowanych przez stowarzyszenia i organizacje branżowe reprezentujące różne obszary przemysłu spotkań.
Podczas wydarzenia poruszano zagadnienia związane z funkcjonowaniem przemysłu spotkań w nowej rzeczywistości społecznej, gospodarczej i komunikacyjnej. W konferencji w formule online wzięło udział 20 mówców i 44 panelistów, a na platformę, gdzie odbywało się wydarzenie, zarejestrowało się ponad 700 uczestników. Podsumowanie wydarzenia znajduje się na stronie: https://www.pot.gov.pl/pl/pcb/news/meetings-week-poland-2021-wykorzystajmy-czas-nowego-otwarcia#n
Swego rodzaju punkt odniesienia do rozmów na temat rynku stanowiły zaprezentowane premierowo pierwsze dane dotyczące sektora MICE w Polsce (Raport Przemysł Spotkań i Wydarzeń w Polsce) i w Europie (Wpływ koronawirusa na europejski rynek spotkań).
Zielona linia życia
11 maja 2021 r. Strategiczny Sojusz Narodowych Europejskich Convention Bureaux (The Strategic Alliance of the National Convention Bureaux of Europe) opublikował pełną aktualizację swojego badania z 2020 roku pt.: „Wpływ koronawirusa na europejski sektor spotkań”. Dla sieci krajowych organizacji zajmujących się marketingiem miejsc, której celem jest wzmocnienie pozycji Europy jako wiodącego miejsca docelowego dla międzynarodowych wydarzeń biznesowych, inicjatywy takie jak nowy raport, przyczyniają się do transferu wiedzy i zapewniają krajom członkowskim dostęp do informacji, które służą budowaniu ich indywidualnych strategii oraz narzędzi wsparcia w tych trudnych czasach.
Raport przygotowany przez Tourism Economics przedstawia trzy scenariusze ożywienia turystyki, odzwierciedlające możliwe zmiany związane z poziomem rozwoju sytuacji pandemicznej.
Scenariusz bazowy: po usunięciu ograniczeń szybkie odzyskiwanie strat
Scenariusz bazowy (NIEBIESKA LINIA) zakłada, że utrzymujące się ograniczenia i negatywne nastroje w 2021 roku wpłyną na to, iż ożywienie nie rozpocznie się na dobre przed 2022 rokiem. Zniesienie ograniczeń da wówczas dużym korporacjom i organizatorom wydarzeń szansę na odbudowę zaufania i pozwoli na szybkie ożywienie sektora.
Oczekuje się, że liczba zorganizowanych wydarzeń z przed pandemii powróci do 2024 roku. Scenariusz przewiduje również, że różne rodzaje wydarzeń będą się odradzać w różnym tempie, z małymi spotkaniami i wydarzeniami o charakterze krajowym na czele, które do końca 2022 roku osiągną poziom prawie z 2019 roku. W przypadku dużych wydarzeń i kongresów znaczne ożywienie przewiduje się w tym samym okresie. Jednak nie oczekuje się, że wszystkie rodzaje wydarzeń powrócą do normy przed 2023 roku. Przejście na wydarzenia w formie hybrydowej oznacza, że średni poziom frekwencji we wszystkich wydarzeniach pozostanie poniżej poziomu z 2019 roku.
Średnie wydatki związane z organizacją podróży biznesowej również pozostaną na niskim poziomie przez cały okres prognozy (do 2024) i związane będą ze skróceniem średniej długości pobytu przypadającego na podróż oraz opóźnionym powrotem do zdrowia uczestników z zagranicy (opóźnienia w podaniu szczepień przeciwko Covid-19). Ogólnie rzecz biorąc scenariusz bazowy zakłada, że chociaż wydarzenia powrócą do poziomu sprzed kryzysu do 2023 roku to przywrócenie średniej frekwencji pozostanie w tyle za wydarzeniami o dwa lata.
Scenariusz pozytywny i negatywny uwzględniający kluczowe ryzyka
W badaniu przyjrzano się także scenariuszom pozytywnym i negatywnym, które uwzględniają ryzyka związane z dostawą i wprowadzeniem szczepionek, ramy czasowe wyjścia z obecnych ograniczeń oraz przyszłe zachowanie uczestników spotkań i wydarzeń.
Scenariusz pozytywny (ZIELONA LINIA) przewiduje wczesne złagodzenie ograniczeń, szybkie ożywienie wzrostu gospodarczego i ograniczenie negatywnych skutków pandemii Covid-19. Oxford Economics prognozuje, iż od czerwca spodziewany jest powrót do spotkań firmowych w małych grupach, natomiast jesień i zima zakłada powrót do większych spotkań na żywo, co może zaowocować prawie całkowitemu przywróceniu realizacji w porównaniu do podobnego okresu w 2019 roku.
Wersja negatywna (SZARA LINIA) przewiduje, że dalsze rozpowszechnienie i skutki wirusa spowodują utrzymanie dodatkowych ograniczeń do 2022 roku. W tym scenariuszu zakłada się również, że format spotkań i wydarzeń przez kilka lat będzie inny niż przed pandemią, tzn. wiele z nich będzie nadal całkowicie wirtualne lub hybrydowe, co powoduje konieczność opracowania przez branżę spotkań odpowiednich i innowacyjnych produktów, które będą inspirować i angażować uczestników spotkań online.
O potrzebie zaangażowania uczestników spotkań wspominałam już w #KonkretyAnety przy okazji analizy aktywności pracowników światowego sektora służby zdrowia .
Zielona konkluzja
Nasza zielona linia gospodarczego i społecznego życia pulsuje. Czuję ją. Nasze kalendarze na maj i czerwiec szczelnie się wypełniają. Coraz więcej moich branżowych znajomych jest już zaszczepionych lub czeka na swoją kolei, odradzają się wydarzenia w formie stacjonarnej, a w biurze znów składane są wnioski delegacyjne! Zielone światło – jesteśmy gotowi – idziemy!
Aneta Książek
ps. Źródło: Sojusz Narodowych Europejskich Convention Bureaux
ps. Strategiczny Sojusz Narodowych Europejskich Convention Bureaux – Strategic Alliance of the National Convention Bureaux of Europe ma na celu zwiększenie współpracy pomiędzy biurami w Europie, w celu utrzymania i wzmocnienia jej silnej pozycji jako numeru jeden dla spotkań stowarzyszeń na świecie. Cele, określone przez członków to: promowanie i wspieranie wymiany wiedzy między członkami, uproszczenie i wzmocnienie podejścia do kluczowych rynków i kompleksowe badania rynku poprzez wspólne działania.
Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej jako członek – założyciel Sojuszu, bierze udział we wszystkich projektach badawczych oraz spotkaniach sojuszu. Przez udział w działaniach na rzecz wypracowania wspólnych standardów dla branży w Europie podkreślamy pozycję Polski jako atrakcyjnego regionu dla organizacji spotkań i wydarzeń biznesowych na arenie międzynarodowej.
Pomysł stworzenia synergii i ustanowienia wspólnej platformy dla Europy jako miejsca docelowego wydarzeń biznesowych na arenie międzynarodowej nadal zyskuje na popularności: oficjalnie ogłoszony na IMEX 2014 w Las Vegas z dziewięcioma krajami założycielami, Sojusz jest obecnie siecią liczącą 28 członków. W ostatnich latach liczba ta stale rosła. Od 2014 r. Sojusz spotyka się dwa razy w roku w zmieniających się miejscach docelowych.
Konkrety Anety to nazwa zbioru publikacji z Polski i ze świata, które wyszukuje i analizuje dla Aneta Książek, na co dzień kierownik Poland Convention Bureau (POT). Aneta stawia na dane pochodzące z krajowych i światowych raportów, a także na dobre przykłady oraz nowe trendy w marketingu miejsc i przemyśle spotkań. Analizuje je pod kątem Polski i sektora spotkań ze szczególnym uwzględnieniem działań prowadzonych przez convention bureaux (biura marketingu miejsc). Jak sama mówi, inspirują ją cytaty. Często są one wstępem do dalszego wyszukiwania i przetwarzania treści, które publikuje w mediach społecznościowych a czasem również na łamach pism branżowych.
Ps. Ostatnie moje publikacje też warto zobaczyć: Ambasador Kongresu – czyli Kto?, a także Wpływ Covid-19 na decyzje amerykańskich planistów.
Artykuł [KonkretyAnety] Zielona linia – nadzieja na odrodzenie przemysłu spotkań w Europie pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Jak długo rząd może nam zabraniać robienia wydarzeń powyżej 150 os? Dlaczego sport może organizować mecze z kibicami przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa, a my nie? Ile jeszcze może trwać pandemia i siać strach pośród naszych klientów? Te i inne pytania kotłują się w głowie każdego z nas. Wiemy dobrze, że nasi klienci pozamrażali budżety eventowe […]
Artykuł Wirtualne konferencje – bezpieczne i bez limitu uczestników pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Jak długo rząd może nam zabraniać robienia wydarzeń powyżej 150 os? Dlaczego sport może organizować mecze z kibicami przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa, a my nie? Ile jeszcze może trwać pandemia i siać strach pośród naszych klientów? Te i inne pytania kotłują się w głowie każdego z nas. Wiemy dobrze, że nasi klienci pozamrażali budżety eventowe i ten stan może utrzymać się aż do końca roku. Prawdą też jest, że niektóre firmy nadal wydają budżet na rozwiązania online i inwestują w marketing internetowy. Myślę, że to wszystko sprowadza się do jednego mianownika nadającego kierunek rozwoju obecnej branży eventowej: Wirtualne Konferencje! A zatem usiądź wygodnie i wciśnij reset dla Twojej percepcji robienia tradycyjnych eventów. Przełącz się na wirtualny świat bez COVID’a, a ja Ci podpowiem jak to łatwo i szybko zrobić. Pora zacząć odrabiać straty! Już dziś wróć do gry nie tracąc ciągłości w realizacjach wydarzeń! W tym artykule pokażę, jak to zrobić.
Pierwsza Wirtualna Konferencja w Polsce już za nami i to na 1200 osób!
Kwiecień, maj i czerwiec upłynął mi w rytmie stukotu klawiszy klawiatury w zaciszach domowych pieleszy.I to co udało się „wyklikać” wspólnie z naszym 18 osobowym zespołem – jest imponujące. Otóż: pierwsza w Polsce, prekursorska, całkowicie Wirtualna Konferencja Krajowej Izby Komunikacji Ethernetowej zakończyła się pełnym sukcesem. Dla ponad 1200 zarejestrowanych uczestników było to trzydniowe, wyjątkowe doświadczenie. W dniach 23-25 czerwca 2020, mogli oni w pełni wykorzystywać możliwości jakie daje Wirtualne Centrum Kongresowe VirBELA
– platforma wyposażona w odpowiednią infrastrukturę, przeznaczoną pod organizację wirtualnych wydarzeń.
W przestrzeniach Konferencji KIKE zorganizowanej dla branży telekomunikacyjnej stworzono dwie sale audytoryjne, strefę wystawienniczą EXPO, a także udostępniono przestrzenie Business Lounge do spotkań biznesowych i networkingowych dla sponsorów i uczestników konferencji.
Goście biorący udział w wydarzeniu docenili innowacyjność rozwiązania i wysoki poziom merytoryczny agendy całego wydarzenia. Patronat honorowy nad wydarzeniem objęło m.in. Ministerstwo Cyfryzacji, Urząd Komunikacji Elektronicznej oraz Biuro Rzecznika Małych i Średnich przedsiębiorców. Nie zabrakło też prelegentów i panelistów reprezentujących organy administracji publicznej. A to wszystko wirtualnie… ale działo się naprawdę!
Z pewnością ten podcast o szczegółach organizacji Wirtualnej Konferencji KIKE uznasz za cenny i znajdziesz tu też więcej szczegółów. (40 min nagrania). (Można pobrać ten odcinek klikając POBIERZ lub posłuchać go na iTunes, na Spotify i na ANDROID wyszukując Eventową Blogerkę w podcastach.
Kolejne wirtualne konferencje już w drodze, a Twoja też może być następną! Czego Ci potrzeba?
Klienta. Znudzonego i zmęczonego webinarami na Zoom, Teams czy Skype. Bo ON MA RACJĘ. Nie oszukujmy się: webinar to nie event. Zwykły, płaski strumień treści audio i video bez aktywnego udziału jego obserwatorów. Formuła konferencji musi zamykać się w konkretnym wnętrzu lub przestrzeni. Obojętnie czy jest to plener, czy hotel czy wirtualny świat. Dla uczestników i dla nas, organizatorów, wydarzenie powinno spełniać znacznie więcej kryteriów.
Powinno się opierać na ludzkich relacjach i interakcjach, na spotkaniach, na poczuciu, że jesteśmy częścią pewnej społeczności. Wówczas czujemy się zainspirowani, odkrywamy nowe rzeczy, czujemy energię innych i rytm trwającego wydarzenia. To trzy główne filary ludzkiej dynamiki sensorycznej (fizycznej, audio, wizualnej) opierającej się na zmysłach. Dobrze przygotowane wydarzenie ekscytuje i wpływa bezpośrednio na uczestnika – to nie to samo co pasywnie oglądany webinar.
Między innymi dlatego zwróciłam uwagę na platformę o nazwie VirBELA, która otworzyła swoją przestrzeń dla branży organizacji wydarzeń z końcem marca, w momencie wybuchu pandemii. Spełnia ona wiele kryteriów, które zwykle bierzemy pod uwagę przy organizacji eventów:
Ludzie wchodzą do wirtualnego świata „na żywo” i przybierają tam formę awatarów. Mogą ze sobą rozmawiać – każdy z każdym, w czasie rzeczywistym. Każdy może swobodnie poruszać się po specjalnie skonfigurowanej wyspie pełnej atrakcji i konferencyjnych obiektów.- Tu, wewnątrz tej virbelowej, jak ją niektórzy nazywają „eventowej gry”, czuć, że jesteś na konferencji. Jesteś na sali wykładowej, siedzisz na krześle, masz przed sobą wielkie diodowe ekrany, na scenie prelegentów, panelistów, prezentacje, treść i głos. Wokół Ciebie setki ludzi, których w większości znasz z poprzednich konferencji. Możesz podnieść rękę i zadać pytanie. Możesz kichnąć bezpiecznie i nikt nie będzie się przesiadał. Temperaturę może Ci podnieść co najwyżej żona/mąż lub dzieci, którym trudno będzie wytłumaczyć, że jesteś teraz w pracy na poważnej konferencji, a nie grasz w komputerową grę.
- Masz wybór gdzie chcesz przebywać w danej chwili w wirtualnym świecie VirBELA. Są tu sale wykładowe, ale jeśli temat wystąpienia nie jest interesujący, idziesz do strefy wystawców na EXPO. W sumie to nie idziesz, bo teleportujesz się – szybciej, prościej i wygodniej. Możesz zajrzeć do pokoju spotkań klienta lub dostawcy i zamienić kilka słów na osobności. Chwilę później możecie pójść do lasu czy na plażę, gdzie czeka na Was motorówka. Po odpaleniu silnika wyruszacie w podróż dookoła wyspy. Efekt? Śmiech, dowcipy, zwykła „głupawka”, ale nasze buzie się cieszą i jest fajne – jak na prawdziwej konferencji. Co się dzieje?
DOŚWIADCZAMY EMOCJI * NAWIĄZUJEMY RELACJE * JESTEŚMY RAZEM W WIRTUALNEJ PRZESTRZENI EVENTOWEJ I MAMY TEŻ SWÓJ REALNY PRYWATNY ŚWIAT JEDNOCZEŚNIE.
- A wieczorna integracja? No jasne. Możesz poczuć się jak nastolatek. Wpadasz na jedną ze scen, na której leci livestream z DJ’em lub ulubionym artystą i jest okazja, aby poćwiczyć naszego awatara z tanecznych ruchów i innych wygibasów – podobnie jak to się dzieje na normalnej konferencji. Tu jednak taniec ma bardziej zawodowe oblicza: samba, capoeira, salto w tył, klaskanie i machanie grzywą to tylko część popisów jakie nasze postacie mogą gwiazdorsko wykonywać w rytmie muzyki ze sceny.
-
- A przy odrobinie animacji ze strony prowadzącego wieczór, znajdzie się jeszcze więcej powodów, dlaczego warto w na takim koncercie zostać dłużej. Idąc dalej – to nie problem wpuścić na ekrany gwiazdę i zrobić wirtualny koncert. Oczywiście, wirtualny nie zastąpi w całości takiego prawdziwego, ale póki tych prawdziwych nie mamy, to naprawdę warto uciec od męczących webinarów i zrobić prawdziwie wirtualny event – konferencję, targi, wystawę czy chociażby szkolenie.
94 komentarzy na LinkedIn: Tylu ludzi nie może się mylić…
Dzień po konferencji KIKE weszłam na LinkedIn. Mój wzrok przykuł komunikat: 94 wzmianki o konferencji VKIKE! Firmy ścigały się w pozytywnych opiniach i pierwszych wrażeniach z platformy VirBELA. W używanych słowach najczęściej pojawiały się: innowacyjność, przełom, sukces, zabawa, pełnowymiarowa konferencja pomimo zakazów. Część z nich przytoczę:
Nie sposób pominąć wypowiedzi Członków Zarządu KIKE, którzy tak w informacji prasowej podsumowali wirtualną Konferencję KIKE:
Z perspektywy organizatorów najważniejsze jest to, że znaleźliśmy rozwiązanie, które w czasach pandemii pozwoliło na organizację ogólnopolskiej konferencji, zapewniające całkowite bezpieczeństwo wszystkim uczestnikom – podkreśla Mariusz Filipiak, członek zarządu Krajowej Izby Komunikacji Ethernetowej i prezes spółki KIKE Events. – Udało nam się odtworzyć praktycznie wszystkie elementy tradycyjnej konferencji. Warto przy tym zaznaczyć, że przestrzeń wirtualnego eventu została specjalnie skonfigurowana pod potrzeby naszej izby.
To pierwsze w historii polskiej branży organizacji spotkań wprowadzenie typowej konferencji branżowej w głąb sieci i do wirtualnego świata konferencji online. Poważnie rozważamy dalsze wykorzystanie VirBELI w naszej pracy – zaznacza Karol Skupień, prezes KIKE. – Oczywiście nie zamiast spotkań na żywo, do których chcemy wrócić najszybciej jak się da, ale jako ich uzupełnienie, w postaci na przykład szkoleń wewnątrzizbowych. Wiedza i nowinki technologiczne, to jest dokładnie to czego potrzebują nasi członkowie i sympatycy. Będziemy w dalszym ciągu poszukiwać rozwiązań w ramach konferencji KIKE, które pozwolą uczestnikom na jeszcze większą interakcję i tworzenie jeszcze bardziej zapamiętywanych doświadczeń.
Przejdźmy do konkretów: Ile to kosztuje?
VirBELA to odpłatna przestrzeń do organizacji wirtualnych wydarzeń. Można tu wynająć dowolnie dużą salę konferencyjną lub kilka mniejszych na cały dzień, dla z góry określonej liczby gości. Dla dużych wydarzeń mamy dedykowaną całą wyspę, w której użytkujemy wybrane budynki, pomieszczenia i przestrzenie. Jest tu kilka rodzajów sal konferencyjnych, są 4 strefy teambuildingowe, jest EXPO HALL, gdzie można zrobić targi i wystawę oraz sala kinowa do projekcji filmów.
VirBELA pracuje na dwóch cennikach – dla klientów końcowych i dla agencji eventowych. W obu przypadkach koszt narzędzia jest wyliczany indywidualnie, a na jego wysokość wpływa ilość zamówionych przestrzeni, ilość uczestników oraz poziom wsparcia jaki potrzebny jest do zrealizowania wydarzenia. Dla niezdecydowanych, na tzw. „próbę” – doskonałym rozwiązaniem jest pobranie kluczy do apartamentów „Team Suites” lub wynajem Sali konferencyjnej na miesiąc bez ponoszenia żadnych kosztów.
Klucze są dostępne dla każdego kto zgłosi się kontaktem mailowym na stronie https://virbela.pl. Rezerwacje terminów na jesień już się rozpoczęły. W Polsce w Virbeli jest akltualnie zaplanowanych 6 kolejnych konferencji na najbliższą jesień – dlatego nie zwlekaj! Jeżeli chcesz wrócić do biznesu eventowego i zaskoczyć swoich klientów skrajnie nowatorskim i innowacyjnym podejściem do tematu konferencji, też zarezerwuj termin już teraz.
Multimedia w VirBELI
Każdy z większych i mniejszych ekranów na salach konferencyjnych, w przestrzeni Expo i w pokojach spotkań biznesowych może wyświetlać:
- obraz z webkamery, czyli twarz prelegenta,
- pliki prezentacji pptx, pdf, grafiki jpg, png, gif oraz strony www,
- filmy z serwisu YouTube oraz pliki video w formacie WEBM,
- a także ekran twojego komputera, czyli tak naprawdę WSZYSTKO co tylko na nim pokażesz.
Możliwości są zatem nieograniczone. Bez transportowania ton sprzętu, bez dni montażowych i plątaniny kabli. Włączasz aplikację wgrywasz materiał i do sali mogą wchodzić uczestnicy. Wszystko załatwiasz kilkoma kliknięciami. Nogi Cię też nie będą bolały… 
Co jeszcze warto wykorzystać przy wirtualnej konferencji?
Staraliśmy się maksymalnie ułatwić dostęp do konferencji i zapewnić pełną informację co się dzieje gdzie i kiedy. Warto rozważyć te rozwiązania przy wirtualnych eventach, bo zdecydowanie ułatwiają one gościom poruszanie się i w pełni aktywne uczestnictwo w konferencji. Tak więc po kolei:
- Aplikacja mobilna – Miejsce, gdzie każdy mógł śledzić agendę konferencji i być na bieżąco. W niej oceniano wystąpienia prelegentów z ponad setką wykładów. Wgrane bio i zdjęcia prelegentów pozwalają uczestnikom dowiedzieć się szczegółów o osobowościach zgromadzonych na scenach. Zwykle około 80% uczestników wydarzenia aktywnie korzysta z takiej aplikacji.
Grywalizacja – aktywność polegająca na skanowaniu kodów QR, ocenianiu prelegentów, zbierania punków za obecność na wykładach, za wizyty u wystawców i wykonywanie zadań dodatkowych. Na zdobywców największej ilości punktów czekały wartościowe nagrody. Manewr ten napędza „ruch” na wystawie, daje powód odwiedzenia wystawców, a uczestnicy chętnie się bawią – zwłaszcza w animowanym świecie VirBELI.
Obowiązkowo – integracja wieczorna! Zapewnienie atrakcji w ramach wieczornej integracji na dachu jednego z centrum biznesowych wirtualnej przestrzeni Konferencji KIKE było naszym eksperymentem. W trakcie trwania wieczoru grał DJ Dario na żywo – w streamingowanej transmisji online, zaś animacje uczestników-awatarów prowadziła na żywo Arletta Lemańska – Cydzik, jedna z konferansjerów Konferencji KIKE. Oczywiście wieczór ten musiał się odbyć całkowicie wirtualnie, ale nie zabrakło miłośników tańczenia oraz ciekawskich którzy po 19:00 chętnie zaglądali na platformę. W szczytowej części wieczoru z tej aktywności korzystało jednocześnie ok 150 osób. Tu koniecznie zalecamy przygotowanie scenariusza dla animatora wieczoru, aby animować gości i podpowiadać co jeszcze można awatarem wywinąć – bo dla wirtualnych nowicjuszy nie są to rzeczy oczywiste (popisy układów tanecznych, konkurs na najlepszą kreację z garderoby Virbeli, zrobienie gigantycznego „pociągu” – to tylko namiastka naszych animacji, które trwały prawie 3h).-
Konferansjer powinien być na każdej sali wykładowej. Formuła zapowiadania prelegenta i dziękowania każdemu po zakończeniu daje wspaniały i profesjonalny savoir-vivre i pasuje do VirBELI. Każdy z awatarów może klaskać na widowni i o to proszą zwykle gospodarze ze sceny. Dodatkowo konferansjerzy ratują nas, gdy wiemy, że istnieje poślizg z kolejnym panelem i wiedzą, jak w tym czasie zabawić publiczność
- „Sala prób” dla każdej sali wykładowej – każdy prelegent naszej konferencji był poproszony o przeprowadzenie z nami próby generalnej przed wejściem na scenę. Tu sprawdzaliśmy jakość dźwięku. Upewnialiśmy się też czy prezentacja wyświetla się prawidłowo z jego komputera, czy łącze Internetowe nie jest za słabe. W międzyczasie zdarzały się niewielkie niespodzianki – ale mieliśmy czas, 30-45 minut przed planowanym wejściem na scenę, aby wszelkie problemy rozwiązywać. Dzięki temu, w przypadku Konferencji KIKE wszyscy prelegenci bez wyjątku, bezproblemowo wygłosili swoje prelekcje, a paneliści i zaproszeni goście mogli przeprowadzić debaty i sesje pytań z publicznością. Część z nich korzystała z wyświetlania swojego wizerunku na żywo – łącząc się z kamerą swojego komputera.
- Spotkania 1:1 – umówienie się przez aplikację mobilną. VirBELA ma tysiące możliwości spotkań w prywatnych pokojach i w innych ciekawych przestrzeniach. Chodząc po wirtualnym świecie można spontanicznie rozmawiać z przechodzącymi osobami, łatwo było też kogoś odnaleźć i umówić się na wirtualne spotkanie poprzez chat lub aplikację i jak zauważył jeden z naszych rozmówców „mniej przy tym bolały nogi”. Zachęcanie gości do umawiania się ze sobą przed konferencją jest kluczem do sukcesu. Wówczas uczestnicy prawdziwie czują, że są częścią społeczności tej konferencji i chętnie zostają w niej na dłużej, nawet po zakończeniu oficjalnych prelekcji.
Sukces to drabina, po której nie sposób się wspiąć z rękami w kieszeniach. Możemy czekać nie wiadomo jak długo na koniec pandemii, albo przełączyć się chwilowo na świat wirtualny i dalej robić to co kochamy, czyli organizować imprezy dla biznesu. Ja spróbowałam, zaryzykowałam, sprawdziłam i polecam. Nie dość, że da się, to uczestnicy są bardziej niż zadowoleni bo jeszcze szczerze zaskoczeni skalą innowacji.
Ponad 3/4 ankietowanych uczestników wirtualnych konferencji twierdzi, że mają one tyle zalet, że będą miały sens również wtedy, gdy standardowe wydarzenia znów do nas powrócą. Pora więc na wirtualną wspinaczkę po sukces do świata konferencji wirtualnych, bo kto wie, czy nie zostaną one z nami na dłużej.
pozdrawiam serdecznie i do zobaczenia w VirBELI!
Aga
PS. A o wirtualnych apartamentach o VirBELA przeznaczonych do spotkań networkingowych zrobiłam już nawet filmik:
Artykuł Wirtualne konferencje – bezpieczne i bez limitu uczestników pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>