Event manager i jego rola – Wywiad z Bartkiem Bieszyńskim
Manager, księgowy, prawnik, reżyser, couch i spowiednik – wszystko pod jednym zawodem czyli Event Manager. Jakie są praktyki pracy jako lider ? Jak to jest mieć imprezę w której bierze udział 100.000 osób? Ile ludzi za tym się kryje i jak tym zarządzać aby wyszło? Jakie mogą się zdarzyć najtrudniejsze sytuacje kryzysowe na evencie? Jakie są standardy ? O tym wszystkim w niesamowitym wywiadzie Bartka Bieszyńskiego – kolejnego prelegenta na Forum Branży Eventowej 2020.
Eventowa Blogerka: Witajcie!!! Dzisiaj moim gościem, jest prawdziwa gwiazda eventowa, chyba nieprzypadkowo jest u mnie nominowana jako „eventowy prezydent” – Bartek Bieszyński, człowiek z eventów, który dość dużo już osiągnął.
Eventowa Blogerka: Bartek, pracowałeś przy Orlen Warsaw Maraton, przy Verva Street Racing, Top Gear Live, iHestia, otwarcie The World Games, otwarcie centrum handlowe Posnania – jest tego dosyć sporo. Cieszę się, że będziesz jednym z prelegentów na Forum Branży Eventowej.
(Można pobrać ten odcinek klikając POBIERZ lub posłuchać go na iTunes i na ANDROID wyszukując Eventową Blogerkę w podcastach) Transkrypcja wywiadu, poniżej.
Bartek Bieszyński: ja również cieszę się bardzo.
Eventowa Blogerka: to jest już 20 stycznia 2020, tam będziesz opowiadał nam o tym jak się pracuje w zespole, w zespole tych wszystkich ludzi, którzy dają wszystko z siebie, żeby dany projekt się zakończył. Powiedz, jak to jest być liderem event managerem, ale w różnych skórach: czyli: manager, księgowy, prawnik, reżyser, coach, a nawet spowiednik.
Bartek Bieszyński: tak jest, takie sytuacje się zdarzają i wbrew pozorom są częstsze niż księgowym. Bo kluczowe jest, wydaje mi się, to co powiedziałaś – słowo zespół. Ja byłem przyzwyczajany bardzo długo poprzez swoją pracę, że samemu nic się nie wymyśli. Teraz mówisz o mnie jako o gwieździe, co jest bardzo miłe…
Eventowa Blogerka: dla mnie nią jesteś
Bartek Bieszyński: bardzo dziękuję, autografy, selfie na koniec. Natomiast ja nie byłbym tam, gdzie jestem i nie zrealizował bym tych projektów, które zrealizowałem, samemu, to by było nie możliwe po prostu. Sztuką jest w tym biznesie, w tym cholernie trudnym biznesie, nazywając sprawę wprost, zbudowanie zespołu, który jest w stanie dźwigać te rzeczy.
Niezależnie od tego czy to jest konferencja czy nawet tak zwany prosty event, to wszystkim adeptom eventów mówię, że nie ma czegoś takiego jak prosty event. Jak ktoś zacznie tak myśleć, to zaczynam szukać, gdzie on się wywali zaraz. To jest klasyk gatunków – prosty event, powiedzmy do 50 tysięcy plus 4 roll up’y, a potem się okazuje, że 2 roll up’y się zgubiły, a lokalizacja jest mała.
Pamiętajmy, że na te najmniejsze eventy to dodatkowo patrzy cały zarząd, tam nie ma nawet marginesu na to, żeby kawa choćby przez sekundę była za zimna. Nie ma czegoś takiego jak prosty event.
W związku z tym zespół jest kluczowy i ta cała moja droga zawodowa, to tak naprawdę jest sztuka, umiejętność, doświadczenie, nabywanie nowych umiejętności, jeżeli chodzi o budowę tak zwanej ekipy – wszyscy wiemy w branży, że słowo ekipa to jest zespół, to są te kluczowe rzeczy. Stąd też tytuł mojego wystąpienia na Forum Branży Eventowej: „Za mną a nie do przodu”, bo z dziecięcego zamiłowania jestem trochę militarystą…
Eventowa Blogerka: jesteś Napoleonem na tym białym koniu…
Bartek Bieszyński: tak, bo zarządzanie projektami, jest w ogóle trochę szkołą wojskową, wywodzącą się z wojska, historycznie tak to wygląda i generalnie cała sztuka zarządzania i logistyki ma swoje korzenie bardzo mocno w wojskowości. Istotne jest to, że klasyczny dowódca-lider powinien zawsze prowadząc swój oddział czy zespół używać słów za mną a nie do przodu.
Chodzi mi o to, że to Ty jesteś tą osobą, która nadaje power’a i jest w stanie pokierować ekipą, nadać dobrą motywację, dobrą energię, ale też podzielić się swoją wiedzą, doświadczeniem, wesprzeć tam, gdzie ktoś czegoś nie wie, nie potrafi, ale z drugiej strony nie zrobić czegoś za kogoś. Wszyscy dobrze wiemy, że na eventach mamy pełny przekrój świata w kontekście zapotrzebowania specjalizacji:
potrzebujemy mocnych sił kreatywnych żeby wymyślić coś fajnego, do tego trzeba mieć super umysł inżyniera żeby ogarnąć co to jest layer, co to jest krata, co to jest bitek, co to jest podest sceniczny, co to jest hips i tak dalej. Od razu powiem, że nie jestem inżynierem, jestem humanistą i zaraz dojdę do tego co trzeba robić, gdy nie ma się tej wiedzy. W każdym projekcie trzeba mieć takie elementy formalno-prawne jak budżety, umowy, kontrakty, trzeba mieć element reżyserki, bo musi być jakiś flow scenariusza
Eventowa Blogerka: trzeba mieć zdolności komunikacyjne, żeby się z każdym dogadać
Bartek Bieszyński: trzeba się umieć dogadać, więc musisz postawić na ekipę, która po pierwsze się wzajemnie nie zje
Eventowa Blogerka: tak bo to zgrzyta, jeżeli jest choć jedno ogniowo, które nie pasuje, to jest masakra
Bartek Bieszyński: tak, wtedy jest masakra. Bardzo ważny jest fakt, że ten zespół ma generować wartość, te połączenie ma być unikalne, musisz tak dobrać ludzi i tak nimi zarządzać i nadawać ton, aby każdy wszedł na swoje tory, a event na końcu się złożył w całość.
Tak jak wspomniałaś, wystarczy jedna nietrafiona osoba, albo źle zbriefowana, źle usadzona w strukturze lub źle ukierunkowana lub przeciążona przez lidera, który nie ma wiedzy i myśli, że może tego nie doglądać, to to wszystko może generować taka implozję, że cały projekt się sypie, i później już nie ma czego ratować.
Event idzie jak kostki domina, i jak te kostki nie będą razem chodzić to nie będzie działać. I właśnie o tym będę mówić, jak tworzyć zespół, żeby on się wzajemnie napędzał a nie zżerał. Bo to jest jedno z największych zagrożeń, jeżeli zespół nie będzie skupiać się na robocie, tylko zacznie częściej chodzić na fajka i plotkować, to znaczy, że już jest nie dobrze i trzeba interweniować, i to jest ta sztuka.
Z drugiej strony pamiętajmy, że w tej branży pracują tylko i wyłącznie osobowości, bo jak ktoś nie ma osobowości, nie jest w stanie pracować w tej branży, bo to nie jest możliwe. Trzeba mieć osobowość by z Klientem porozmawiać stanowczo, trzeba pogadać z panem Zdzichem od światła lub pogadać z panią od hotelu, trzeba mieć po prostu siłę przebicia
Eventowa Blogerka: siłę ramion i nóg
Bartek Bieszyński: i rażenia też, więc o tym będę chciał rozmawiać, bo trzeba z jednej strony coś skonstruować zbudować, ale tu jest też potrzebny autorytet
Eventowa Blogerka: tak, bo Ty jako lider projektu musisz tak grać tą swoją orkiestrą, żeby nikt nie poczuł, że jest dyrygowany, ale z drugiej strony, żeby faktycznie robił na tę sztukę jako jedno z ogniw i robił na 100% albo na 200%
Bartek Bieszyński: absolutnie tak, i tu mogę zdradzić o czym będę mówił, bo to jest najczęściej popełniany błąd przez liderów projektu i to jest to co chciałem przekazywać młodemu pokoleniu: jest różnica w pracy opartej na władzy a w pracy opartej na autorytecie.
Bo władza oznacza, że to ja jestem liderem, a Ty robisz to i to i ma być za godzinę zrobione i później się okazuje, że Ty używając tej władzy nie do końca wiesz o czym mówisz, a ludzie patrzą na Ciebie jak na kosmitę i nie budujesz tego na pozytywnym przekazie typu: słuchajcie może umówmy się na pojutrze, kto nie może? no to umówmy się inaczej.
Pamiętajmy, że dyrygować też trzeba umieć i używać władzy też trzeba umieć, i o tym będę chciał mówić, kiedy władza a kiedy autorytet. Dla mnie takim największym komplementem jaki dostałem od swojego zespołu, były słowa: nie wypada Bartka zawieść. I to było dla mnie najmilsze, udało mi się przez te lata zbudować taka pozycję, że nie wypada, i to jest super.
Eventowa Blogerka: ja miałam tydzień temu taki moment, podobny do tego cyklu, robiłam Jubileusz 150-lecia Społem, to nie jest już tajemnica, bo informacja poszła w świat. Obdzwaniałam wszystkich na drugi dzień po sztuce pytając: jak demontaż, jak się czujecie, czy dojechaliście, bo część ludzi nie była z Warszawy, i oni wszyscy jak mi jednogłośnie powiedzieli: wiesz to była sztuka, gdzie ja się czułem jak w rodzinie. Powiem Ci, że nie zdarzyło mi się przez tyle lat pracy, żeby tyle ludzi powtórzyło to tego jednego dnia.
Bartek Bieszyński: super, gratuluję i o to właśnie chodzi
Eventowa Blogerka: powiem Ci, że wzruszyłam się, fajną atmosferę stworzył zespół, fajnie nam się pracowało, każdy wiedział od czego jest i nie było ciśnienia. Równie fajnie pracowało się z tym Klientem, bo Klient przytulał, dziękował, był bardzo serdeczny, partnerski, nigdzie nie było momentu, że była super presja
Bartek Bieszyński: to partnerstwo, o którym mówisz jest bardzo ważne
Eventowa Blogerka: to jest to paliwo na następne sztuki
Bartek Bieszyński: tak, to jest paliwo. Pamiętajmy, że dobrze zarządzany zespół i fajny projekt i partnerskie podejście klienta, też budują ten zespół, w takim sensie, że dalej będzie mógł wejść w cięższe wyzwania, a należy pamiętać, że my na projektach też bardzo się spalamy energetycznie. Każdy z nas pamięta jak to jest krótko spać. Ja pamiętam, że po World Games chodziłem spać o 15.00, tak przez 4 dni, rodzina bardzo dziwnie się wtedy na mnie patrzyła, ale to była taka praca.
Eventowa Blogerka: bo to jest praca umysłowa, żeby było jasne
Bartek Bieszyński: to jest praca bardzo umysłowa
Eventowa Blogerka: nawet jeśli mamy noszenie case’ów, czy rozstawianie scen, to mimo wszystko praca lidera jest przede wszystkim umysłowa i ona bardziej męczy niż jakakolwiek praca fizyczna
Bartek Bieszyński: tak, bardzo męczy, bo też dobry lider powinien być odpowiedzialnym liderem. Ja bardzo poczuwam się do tej odpowiedzialności, i nawet jeżeli ktoś w moim zespole zrobi błąd, czegoś nie dopatrzy to ja najpierw myślę, mogłem z nim o tym pogadać wczoraj, mogłem mu to jeszcze bardziej wytłumaczyć – to jest mój taki pierwszy odruch.
Eventowa Blogerka: mógłbyś być dobrym kaznodzieją, to idźmy dalej powiedz mi, gdzie ta Twoja rola spowiednika się przewija w Twojej pracy?
Bartek Bieszyński: dobry przywódca powinien wiedzieć, kiedy komuś idzie słabiej, czasem jest tak, że ludzie są zmęczeni, przeciążeni, mają różne sytuacje w domu i wtedy trzeba umieć taką osobę wyłapać z tłumu. Na Verva Street Racing w zespole projektowym samych managerów było 30 osób, nie mówiąc o ekipie liniowej, łącznie było nas ponad 100 osób, nie mówiąc o dostawcach, ochronie itd. I teraz wyłapać taką osobę nie jest łatwo.
Raz miałem taką sytuację, z osobą, która do momentu projektu była super zaangażowana i mieliśmy dla niej świetne miejsce. Natomiast później, proces był tak ustawiony, że w momencie produkcji ciężko było dla tej osoby znaleźć pracę. Ta osoba miała super ważne zadanie w okresie przygotowawczym, natomiast w realizacji było już gorzej i ze względu na specyfikę projektu nie mogłem jej niczego zaproponować, ale musiałem znaleźć dla tej osoby coś fajnego, bo widziałem, że się zdołowała.
Miała swój okres, że odeszła od pracy czysto produkcyjnej i czuła się trochę kulą u nogi i wtedy musiałem ją uspokoić, przytulić, wysłuchać, trochę zmotywować i znaleźć takie miejsce gdzie mogłaby się realizować na tym projekcie, które też byłoby zgodne z tym planem, który przyjęliśmy. Sam też miałem takie sytuacje, gdy byłem szeregowym pracownikiem i lider projektu wrzucał mnie do pracy, którą niekoniecznie lubiłem.
W tym właśnie miejscu pojawia się sztuka rozmowy z taką osobą, która niekoniecznie jest zadowolona ze swojej pracy, znalezienie wspólnego języka, to jest szalenie ważne, bo każdy tak jak powiedziałaś, powinien czuć się jak w rodzinie. Nie chcemy, żeby ktoś czuł w tej rodzinie, że jest gorszy, mniej wartościowy. I właśnie tą wiedzą będę chciał się podzielić na Forum Branży Eventowej, przede wszystkim z młodym pokoleniem, które wzrasta, a wydaje mi się, że mamy mało okazji edukacyjnych na rynku, gdzie możemy takiego know-how nie teoretycznego tylko praktycznego posłuchać.
Eventowa Blogerka: mnie się wydaje, że najtrudniejsze w projektowaniu realizacji jest właśnie praca z ludźmi, bo to jest narażone na katastrofę na każdym kroku, bo ktoś może mieć zły dzień, być przeciążony, trzeba mieć oczy dookoła głowy, reagować i czasami też trzeba pomyśleć z innych
Bartek Bieszyński: trzeba myśleć szerzej
Eventowa Blogerka: to tak trochę jak gra w szachy, dwa trzy kroki do przodu
Bartek Bieszyński: tak, i właśnie za to mój zespół mnie maltretuje, a dokładniej za dwie rzeczy: za to, że nie wypuszczam eventu bez książki produkcyjnej nawet tego najmniejszego, a druga to że powtarzam im jak mantrę, że nasza praca to jest planowanie, planowanie i planowanie.
Dobre planowanie to podstawa, to znowu jak z wojskiem im więcej manewrów i ćwiczeń tym mniej krwi na polu bitwy. A kolejna ważna rzecz jest taka, że to nie jest B2B czy B2C tylko to jest Human To Human, czyli człowiek do człowieka i ogromnie ważna w tym wszystkim jest komunikacja, dlatego ja zarzucam wszystkich spotkaniami i statusami, ciągle mamy się spotykamy i gadamy.
Jestem zwolennikiem teorii, że im więcej informacji tym lepiej, wolę mieć jej nadmiar niż niedosyt, bo czasem niewielki niedosyt powoduje załamanie całego systemu, a nadmiar informacji można sobie zawsze przefiltrować. Dlatego tak bardzo ważne jest, aby się spotykać, bo to buduje chemię i więź.
To co będę chciał przekazać, podzielić się swoją wiedzą, to fakt, że przed każdym dużym projektem robimy odprawę gdzie przerabiamy cały projekt od zera a potem wieczorem idziemy rozluźnić się. Czyli wygląda to tak, że w ciągu dnia cały zespół zdobywa wiedzę a wieczorem dzieli się swoją energię z innymi, bo bardzo ważne jest też to, aby celebrować sukcesy. Bo sukcesy trzeba celebrować.
Eventowa Blogerka: świetnie, aż chce się być częścią Twojego teamu. Nie byłabym sobą gdybym nie zapytała Ciebie jak to jest mieć imprezę na 100 tysięcy osób? Utytułowana Verva Street Racing przez Global Eventex Avards 2017 jako najlepszy event na świecie, to jest Twoja. Powiedz mi, ile osób się kryje w kadrze takiego eventu i jak tym zarządzać żeby wyszło tak jak powinno?
Bartek Bieszyński: do tego projektu mam stosunek jak do własnego dziecka, bo rodził się od oferty, poprzez realizację, bardzo mocno to trzymałem oczywiście z całym zespołem, ale nadając ton. Na instalację mieliśmy jakieś 3 m-ce, to jakaś abstrakcja jest, robiliśmy to w zupełnie nowej formule. Czyli wyciągaliśmy tę Vervę ze stadionu poza stadion.
Wiązało się to z budowaniem takiego toru jak Monte Carlo w centrum Warszawy, z wylaniem iluś tam ton asfaltu, montowaniem betonowych zabezpieczeń itp. Jak przyjechali do nas żołnierze z Żandarmerii Wojskowej, którzy robili nam pokaz, to powiedzieli, że czują się jak w Afganistanie i należy to uznać za komplement, bo to znaczy, że mamy dobrze zabezpieczony tor.
Nad tym projektem pracowało ze mną 30 kluczowych koordynatorów trzymających różne odcinki, za nimi szło około 30 osób backupu, czyli łącznie około 60 osób głównego zespołu.
Eventowa Blogerka: jak to jest na realizacji, pracujecie na radiach? Z 60 osobami?
Bartek Bieszyński: tak, tylko mamy podział kanałów, podział łączności
Eventowa Blogerka: czyli przechodzisz z kanału 2 na kanał 3, żeby przegadać coś z innym liderem?
Bartek Bieszyński: tak, mamy różne komunikaty, jest mapa łączności, do dyspozycji jest około 10 kanałów w ramach, których poruszają się konkretne sektory, a ja czasem przeskakuję i łączę ze sobą. Biorę wówczas 3 baterie zapasowe do kieszeni, dwa zapasowe radia, do tego zgrzewkę wody, karton snickersów i zgrzewkę red bulla ładuję wszystko na Mellexa.
Problemem mogą okazać się tylko problemy natury fizjologicznej, ale mam zawsze ze sobą takiego Jokera, który ze mną jeździ i jest moim kierowcą. Tu znowu należy pamiętać kolejną wojskową maksymę, że nawet jak masz super plan, to może on się wywalić w pierwszym starciu z wrogiem, więc trzeba być bardzo elastycznym.
Dlatego ja mając taką osobę Jokera, jestem w stanie wysyłać go jako „straż pożarną” w miejsca, gdzie akurat wymaga tego sytuacja. Ale wracając do pytania, było około 60 osób kluczowego zespołu połączonego w sieć radiową, cyfrową, w samym biurze produkcji pracuje 4-5 osób, które dbają o normalne funkcjonowanie, czyli przyjmują kurierów, robią odprawy, to wygląda jak tworzenie takiej firmy od podstaw.
Eventowa Blogerka: a masz kogoś kto Cię karmi? Bo u mnie tak jest, że dziewczyny przychodzą i mówią Aga Ty teraz musisz zjeść…
Bartek Bieszyński: tak, bo głodny człowiek jest bez energii na polu bitwy, więc musi być najedzony. Druga rzecz jest taka, że wieczorem staram się chodzić i sprawdzać, bo jak wszyscy stają się taką jedną rodziną, to siedzą tam po 24 godziny na dobę, a ja im zawsze zadaję pytanie czy na pewno wszyscy muszą siedzieć?
Wolę mieć następnego dnia wyspanych wszystkich, więc ostatnie odprawy robię 17:00-18:00, one są bardzo proste, od razu widzę kto zostaje, a kto nie idzie do domu/hotelu odpoczywać, spać, relaksować się i następnego dnia na 8:00 zapraszam ponownie do pracy. To są takie rytuały, które udało mi się wypracować.
Eventowa Blogerka: powiedz mi czy Ty też jesteś front liderem zwykle u Klienta i przyjmujesz jego uwagi?
Bartek Bieszyński: nie do końca, zawsze staram się uczyć Klienta, że każda strefa ma swojego koordynatora, a Klient dostaje pełną listę kontaktów plus radio i może samodzielnie wywołać danego koordynatora. Wówczas dana sprawa może być o wiele szybciej rozwiązana.
Ja zawsze monitoruję te sprawy, czasem w ogniu walki to ma różne strony, bo potrafię też być bardzo zasadniczy do Klienta. Generalnie staram się i Klienta i zespół tak przyzwyczajać, żeby na podstawie informacji, które im dostarczam typu listy kontaktowe i ustalenia kluczowe, te pierwsze trzy-cztery kroki zrobili sami.
Przy Vervie było jeszcze 2 koordynatorów, co godzinę wysyłałem im informacje ile mamy ludzi, i około 13:00 wiedzieliśmy, że mamy około 80 tysięcy ludzi i może trzeba będzie zamykać. Musieliśmy wprowadzić mechanizm, że aby ktoś mógł wejść to ktoś inny musi wyjść, powiem szczerze, że wieczorem jeszcze adrenalina trzymała, bo zrobiliśmy przecież event na 100 tysięcy ludzi.
Miałem przyjemność być na stadionie jak było 50 tysięcy, ale 100 tysięcy to widzisz morze ludzi chodzących w lewo i prawo. Wtedy trzeba pamiętać o bezpieczeństwie, bo jak mamy taką ilość na evencie to statystyka jest nieubłagalna, ktoś się potknie, ktoś skręci kostkę.
Eventowa Blogerka: gdzieś ta sytuacja kryzysowa może się wydarzyć
Bartek Bieszyński: pamiętam, że przy Vervie mieliśmy 5-6 interwencji lekarskich: epilepsja, dziecko się przewróciło uderzyło w coś głową i trzeba było szybko do szpitala
Eventowa Blogerka: która sytuacja kryzysowa zapadła Ci najbardziej w pamięć
Bartek Bieszyński: niestety w głowie mam taką najbardziej czarną z możliwych jakie mogą się wydarzyć na evencie czyli śmierć uczestnika, to było na maratonie, niestety biegacz nie dobiegł do mety, pomimo natychmiastowej książkowej akcji ratunkowej, kilka godzin później w szpitalu niestety zmarł.
Eventowa Blogerka: jakie są te pierwsze trzy kroki w takiej sytuacji?
Bartek Bieszyński: mamy czarną książeczkę i wąskie grono osób, które jest przeszkolone, a przy imprezie sportowej o charakterze maratonu takie sytuacje są możliwe bo ludzie mogą mieć ukryte wady serca, mogą mieć zawały na trasie, mogą być niewydolni, może się cokolwiek wydarzyć, te ryzyko drastycznie rośnie w porównaniu do Verva Street Racing.
Po pierwsze mamy procedurę, która jest opracowana wraz ze służbami ratunkowymi, my też zabezpieczamy taki maraton, są to rekordowe zabezpieczenia w skali kraju, mamy około 150 ratowników, kilkadziesiąt karetek. Jest pewien protokół, którym podążamy, oczywiście każda śmierć uczestnika powoduje z automatu śledztwo policji bo jest to jednak niewyjaśniony zgon, który ma miejsce na wydarzeniu, a policja ma obowiązek sprawdzić jego okoliczności, taka jest procedura.
I w tym konkretnym wypadku policja również była, przeglądała cały przebieg akcji ratunkowej, do tego dochodzą tak przykre rzeczy jak sekcja zwłok..
Eventowa Blogerka: jest też rodzina, która może chcieć dochodzić swoich praw i odszkodowań
Bartek Bieszyński: tak, a z drugiej strony my też jesteśmy ubezpieczeni. Osobiście miałem kontakt z rodziną, notabene to był 30-kilku latek, który zostawił 4-letniego syna, byłem osobą, która procedowała z tą rodziną wypłatę ubezpieczenia. To są takie wspomnienia, których nigdy nikomu nie życzę.
To było bardzo dla mnie ciężkie, i to też uzmysławia, że bezpieczeństwo jest kluczowe. Chociaż w tym przypadku była to sytuacja losowa, ktoś zasłabł na trasie, los tak chciał. Natomiast ja mam poczucie, że to jest mój uczestnik, i we wszystkich dokumentach jest jedna osoba, która za wszystko bierze odpowiedzialność i to jestem ja.
Nigdy przed tym się nie uchylam i nie będę, natomiast dla mnie był to jeden z najtrudniejszych momentów życiowo-zawodowych, to jest na granicy traumatycznego przeżycia. Przy takich sytuacjach niestety trzeba wyciągnąć tę całą czarną procedurę. Mamy wcześniej przygotowane wzorce informacji prasowych, mamy schemat postępowania, więc nie działamy po omacku i na wariata.
Niestety jest to bardzo brutalne, dostajesz tę informację i spotykasz się w 4-5 osób w sztabie kryzysowym, wyznaczonym już wcześniej z imienia i nazwiska, i przez pierwsze 5 minut wszyscy płaczą
Eventowa Blogerka: chcesz mi powiedzieć, że szykując event, masz już przygotowany scenariusz na taki wypadek?
Bartek Bieszyński: tak, przy takiej skali tak. Są wzorce dokumentów, różne scenariusze w zależności od zdarzenia np.: zamach terrorystyczny, wypadek itp. Głównie chodzi o informację do mediów i o przepływ tej informacji, w związku z czym musimy być precyzyjnie poinformowani o tym co się stało, nie możemy tracić godzin żeby zastanawiać się co napisać, dlatego też pewne wzorce możemy przewidzieć.
Przytoczona przeze mnie sytuacja była wielce prawdopodobna, ktoś zasłabnie i umrze, w związku z tym pod kątem biurokratycznym byliśmy dobrze przygotowani, nie mniej jednak jest to trudna sytuacja dla sztabu kryzysowego.
Eventowa Blogerka: no tak bo idąc dalej, jak oglądamy wieczorne wiadomości to przede wszystkim media zahaczą właśnie o tę śmierć na maratonie
Bartek Bieszyński: tak, i później są pytania, media dopytują o szczegóły, o zabezpieczenie, o przebieg akcji ratunkowej, spotkaliśmy się z tym, że była pogoń za sensacją. To są sytuacje, które pozostawiają ślad trwały i doświadczenie, które nam wszystkim powinno uzmysławiać, że zabawa zabawą ale bezpieczeństwo jest bardzo ważne. Ja zawsze powtarzam moim Klientom, nawet jak robimy event konferencyjny na 500 osób, że patrol medyczny musi być bo jest to standard.
Eventowa Blogerka: powiedz mi proszę jakie jeszcze standardy powinniśmy wdrażać w strukturę eventu? Będziesz o tym mówił na FBE?
Bartek Bieszyński: tak, mam raptem 30 minut, ale mam nadzieję, że coś ciekawego i wartościowego w tym czasie przekażę. Wracając do Twojego pytania, najważniejsze żeby były standardy, zawsze powtarzam, że jest różnica między „jakoś a jakość”, bo w końcu nadejdzie ten czas, że „jakoś” się nie uda. To taka nasza wada narodowa, jakoś to będzie.
Jest wiele rzeczy, na które trzeba zwrócić uwagę: nie możemy montować imprezy, która wymaga 3 dni czasu pracy a my zrobimy montaż w 10 godzin i do tego mamy jeszcze mieć czas na próby, bo Klient chce zaoszczędzić na sali – w Niemczech nikt nie pozwoliłby nam na coś takiego
Eventowa Blogerka: w Niemczech światowy Dzień Mody montuje się chyba dwa tygodnie na takim starym lotnisku, a sam event trwa tydzień, bo ludzie przecież pracują w normalnych godzinach 8:00-16:00
Bartek Bieszyński: właśnie ten inny świat zobaczyłem, gdy byłem jednym z głównym producentów Top Gear w 2013 roku na stadionie i byłem odpowiedzialny za kontakt ze stroną brytyjską. Pierwsze moje zdziwienie było takie, że oni przyjechali dwa tygodnie wcześniej, a ja zastanawiałem się czy może chcą Warszawę pozwiedzać lub Kraków zobaczyć?
Chodziło o to, że oni jedną sekwencję, którą my na próbie zrobilibyśmy w godzinę, oni robili w 2 dni, ale potem wszystko chodziło jak w zegarku, nie było mowy żeby coś było nie dopatrzone
Eventowa Blogerka: to jednak trochę zachodzi już o produkcję filmową, gdzie stale są powtórki
Bartek Bieszyński: oczywiście, że tak bo dążą do ideału, a kwestia jest taka, że u nas pracujemy za szybko
Eventowa Blogerka: mi najtrudniej jest zrozumieć jak pracują ludzie w technice, bo to jest tak: wczoraj grałem w Łodzi, dziś jestem w Warszawie a jutro mam Gdańsk, i pytanie gdzie oni śpią, przecież oni jeżdżą ciężarówkami?
Bartek Bieszyński: to jest hardcore, ja też mam potem problem z dostawcami jak rozmawiam, przecież widzę, że ta osoba robi trzy sztuki pod rząd i może pojawić się problem: albo coś zawali albo się zdrowotnie rozłoży. Najgorsze jest to, że jest na to wszystko takie dziwne przyzwolenie zarówno klientów jak i dostawców, bo nikt do tej pory nie powiedział nie.
Ta edukacja idzie zbyt powoli i dopóki nie stanie się nic tragicznego to nic się nie zmieni. Trzeba poświęcić trochę czasu na przygotowania aby wszystko wyszło tak jak zakładaliśmy. Do tego dochodzi standard bezpieczeństwa i czasu pracy, a sam event jest procesem, to nie jest tak, że z dnia na dzień coś postawimy, to wszystko trzeba zaplanować, ułożyć, nadać rytm, porządek, wizję tego wszystkiego i wszyscy muszą mieć świadomość tego, że tak to musi wyglądać.
Dziś skupiamy się na Białej Księdze, na różnych rzeczach mówiących o rozliczaniu, kosztorysowaniu, marży, oczywiście to wszystko jest ważne, ale pamiętajmy, że za tymi cyframi jest też warstwa operacyjna, zarządcza, bezpieczeństwa, ludzie, a my tego w ogóle nie dotknęliśmy, a to wszystko potem rodzi różne konsekwencje.
Wrócę znów do tych Brytyjczyków, średnia wieku event managera czy producenta to 40 plus, a ja mając wtedy 28 lat czułem się jak dzieciak. Oni się dziwili, że ja jestem managerem, uważali mnie za juniora gońca, dopiero musiałem im udowodnić, że coś potrafię i zbudować swój autorytet. A u nas jest tak, że my wrzucamy tych młodych ludzi, przepalmy ich i później Ci młodzi ludzie zmieniają pracę, odchodzą. Patrząc na rynek to jest niewiele nazwisk, które wytrwały w tej pracy 10 lat.
Eventowa Blogerka: jest bardzo duża rotacja, ludzie nie wytrzymują tego, dlatego jest coraz trudniej z pracownikami
Bartek Bieszyński: dokładnie tak. A trzeba pamiętać, że bezpieczeństwo pracy, ludzi i uczestników jest najważniejsze, bo na evencie bierze się za te osoby odpowiedzialność. To mi wpoił Maciek Brzozowski, mój mentor, którego wszystkie lekcje mam bardzo dobrze zapamiętane.
Bezpieczeństwo, o którym mowa i które jest priorytetem na evencie, najlepiej widać po produkcjach zagranicznych, w Wielkiej Brytanii każde spotkanie zaczyna się od informacji gdzie są wyjścia ewakuacyjne, jak przebiega droga ewakuacji.
U nas ta świadomość bezpieczeństwa dopiero rośnie, i nie chodzi mi tu tylko o eventy ale o codzienne sytuacje. Maratony w Nowym Jorku są tak zorganizowane, że każda przecznica jest zablokowana przez ciężarówkę, tam jest zupełnie inna mentalność ludzi. Tych historii o bezpieczeństwie mam bardzo dużo.
Eventowa Blogerka: Bartku, więcej rzeczy opowiesz nam podczas Forum Branży Eventowej, które przypominam odbędzie się 22 stycznia 2020. Dziękuję za dzisiejszy wywiad.
Bartek Bieszyński: bardzo dziękuję! Do zobaczenia na Forum Branży Eventowej 2020.
Previous article
Forum Branży Eventowej 2020 – wywiad z Agnieszką HuszczyńskąNext article
Kasia Sokołowska w roli reżysera pokazów mody