fbpx

Wydarzenia ewoluują podczas każdego etapu planowania. Każdy z eventów jest inny i niepowtarzalny. Jak się w tym nie pogubić? W natłoku myśli i wątków jakie powinniśmy przygotować warto przyszykować sobie listę zadań. Taka eventowa checklista z pewnością ułatwi nam planowanie wydarzenia, ale też zwiększy pewność, że wszystkie aspekty eventu mamy pod kontrolą i zrealizujemy je na czas. Jak ją robić? Sprawdźmy!

Po co Ci eventowa checklista?

Planowanie i realizacja eventów to sztuka, którą się kształci latami. Projekt który ma dojść do terminowej realizacji za miesiąc, dwa, trzy czy pół roku – powinien być dobrze rozpisany w działaniach i przygotowaniach na miesiące, tygodnie, a nawet dni. To są setki działań : załatwianie zezwoleń, ustalanie warunków współpracy z podwykonawcami, rezerwacje hoteli, artystów, techniki i aż po projekty scenografii czy grafiki. Niektórzy mówią, że checklista jest przytłaczająca i nie potrzebne zaprząta nam głowę. Dla mnie checklista jest obowiązkowym narzędziem w każdym planowanym wydarzeniu. Zwłaszcza gdy ilość zadań zwiększa się w miarę zapotrzebowania klienta, a ilość projektów w miesiącu może sięgać kilku równocześnie.

Planowanie i budowa listy zadań

Każdy projekt zaczyna się od czystej kartki papieru. Na niej w pierwszej kolejności tworzę listę zadań do zrobienia. Dzielę na kategorie: lokacja, artyści, technika, catering, multimedia, scenografia, sponsorzy, i inne. Każde z nich dzielę na mniejsze podkategorie – wymieniając to czego powinnam dopilnować w każdej z tych kategorii. Zwykle moja lista zadań ma wynaczone daty ukończenia i jest usytuowana na linii czasu. Pomaga mi to w planowaniu zadań z tygodnia na tydzień, poprawia moją wydajność, nadaje przejrzystości w prowadzeniu każdego wydarzenia.

Jest swoistą ściągą organizacyjną dla moich współpracowników i pozwala się kontrolować czy wzajemnie wspierać. W miarę postępów trwającego projektu – wykreślam z listy to co zostało już zrobione i zmieniam kolor czcionki na jasno-szary. Resztę zadań która jest jeszcze przede mną – mam oznaczoną kolorami – wg. kategorii lub stopnia ważności i priorytetów. Nasza produktywność wrasta mając dobrze zaproponowaną strategię działania, a nasza praca staje się prostrza, bardziej przejrzysta i dokładnie zaplanowana w czasie.

Unsplash: Uliette Leufke

Narzędzia do planowania checklisty eventowej i nie tylko

Na rynku istnieje kilka narzędzi do przygotowania checklisty eventowej: Trello – prosta, bezpłatna aplikacja na stronie internetowej pozwalająca przygotować listy w określonych kategoriach. Podobnie się zachowuje Evernote. Niektórzy chwalą sobie zwykłego Excela. Nozbe – sprawdza się również zwłaszcza przy pracy zespołowej online – ale minusem jest to że nie ma jak zrobić drzewka zadań w jednej kategorii. Nie mniej jednak narzędzie pozwala na współdzielenie projektów i delegowanie zadań. Podnosi poziom produktywności i znacznie skraca czas pracy.

Dodatkowo Dropbox czy Google Drive pozwala magazynować dokumenty wg. folderów i kategorii. Tam zwykle chomikuję rosnące logotypy sponsorów i partnerów, ostatnie grafiki, prezentacje, slajdy przecinające kolejne wystąpienia, wystąpienie dla konferansjera. Tam też możemy je poprawiać, uaktualniać i budować – tworząc jeden dokument „na żywo” bez konieczności go wysyłania pocztą mailową do wielu współpracowników. Do rodziny potrzebnych aplikacji możemy dodać Mindmeister – czyli aplikację do tworzenia mapy myśli i skojarzeń potrzebnych do kreacji fabuły i kształtu wydarzenia. Skype, czy Go To Meeting, czy Google Hangouts bez problemu pozwalają się połączyć na videokonferencje ze współpracownikami z dowolnego miejsca na świecie. Do zestawu dodam darmowy program do tworzenia prostych grafik Canva.

Jeżeli borykasz się z za dużą ilością maili, gubisz je, nie potrafisz odszukać i narzędziem na którym pracujesz to Microsoft Outlook – to pora to zmienić. Moją nową pocztą jest Newton. Pokochałam go za: szybkie wyszukiwanie wątków (słów kluczy), możliwość ustawienia wysyłki poczty mailowej na później, na przykład porannie – a nie wysyłać pocztę w godzinach nocnych. Newton ma niesamowitą funkcję porządkowania i archiwizuowania zamkniętych wątków, dzięki czemu dążymy, aby w poczcie były tylko wątki trwające i do zrobienia. Te które są zrobione – archiwizujemy i możemy je znaleźć przez wyszukiwania. No i można sprawdzić ile Twój mail był przeczytany razy. 😉 bez informowania o tym odbiorców.

Dla tych którzy lubią profesjonalnie zarządzać projektami istnieje kilka platform monitujących pracę: BaseCamp, Clarizen, Kanban, Projecturf czy LiquidPlanner.

Planowanie zadań, tworzenie harmonogramów, checklist, budżetu, raportowanie efektów to tylko kilka z narzędzi jakie ułatwiają naszą pracę eventową. Reszta to utwarty umysł, śledzenie nowinek technologicznych i kolejne dobrze zrealizowane wydarzenia. Zarządzanie projektem, który wymaga współpracy wielu różnych indywidualności, może być stresującym wyzwaniem. Skłonić wszystkich, aby pracowali nad określonymi zadaniami w określonym czasie jest wyzwaniem. Co więcej wypracowanie skutecznych metod komunikacji i współpracy z zespołem, zgranie harmonogramów i osiągnięcie wskazanych wyników to codzienność dla rasowego event managera.

Jeżeli się dopiszesz do mojego newslettera (lub już w nim jesteś) pod koniec tygodnia obdaruję Cię moją, specjalnie dla Ciebie przygotowaną checklistą eventową w prezencie. Zapraszam – skorzystaj! A tymczasem pozdrawiam Cię ze środka sezonu… Wiem że jest ciężko! Wytrzymaj – już niedługo koniec sezonu!

EventowaBlogerka

Ps. Za dwa dni mecz Branża Eventowa kontra klienci! Zarejetrowałeś/zarejetrowałaś się?

Ps. 7 listopada mamy Konferencję Event-Biznes poświęcona jest w pełni tematyce eventu, jako jednego z najskuteczniejszych narzędzi marketingowych, pozwalających dotrzeć bezpośrednio do grup docelowych realizowanych projektów i z powodzeniem realizować cele biznesowe. Wybieram się tam – program jest bardzo ambitny a lista prelegentów jeszcze bardziej. Spotkajmy się tam: Rejestracja na stronie Event Biznes.

Ps2. A pod koniec listopada – szykuje się dość ciekawy kurs-konferencja Event Management przygotowany przez Forum Press. Będę o tym pisała szerzej w kolejnym artykule, do którego teraz Cię już serdecznie zapraszam.

JOIN THE DISCUSSION

Comments

  • Franek 17 stycznia 2018 at 10:08

    Ja od tego roku mam bardzo nietypową pozycję na mojej liście, która zawsze cieszy się ogromnym powodzeniem. Za każdym razem, gdy event jest na dworze, decyduje się na odpowiednie stoisko z ciepłym jedzeniem, do którego ciągną tłumy. Food trucki cieszą się ogromną popularnością, moim faworytem zeszłego roku jest http://www.pizzatruck.pl . Gdzie się nie pojawi tam szał, nie ma się nawet zresztą co dziwić, kto nie lubi pizzy? Polecam się zastanowić nad taką opcją na eventach na otwartej przestrzeni. Przy pizzy nawet największy krawaciarz zmięknie.

    Reply
  • Monika Bochnia 19 lutego 2018 at 09:45

    Na checklistę się nie załapałam, ale mogę potwierdzić, że Trello, Evernote i Canva są niezastąpione! Nie słyszałam o Mindmeister, ale chętnie przetestuję. Polecam jeszcze facebook’a i stworzenie dedykowanej grupy 🙂

    Reply
    • Agnieszka 24 sierpnia 2018 at 13:20

      Dziękuję Monika! Cenna uwaga!

      Reply