Eventowa Kontrola Czasu
Zarządzanie Czasem Event Managera
Nie masz czasu na bieżące sprawy? Twój Outlook zalewany jest masowo mailami, na które na masz kiedy odpisać? W międzyczasie telefony się urywają, spotkania z klientami się sypią seryjnie, a Ty zastanawiasz się za co się zabrać w pierwszej kolejności? Jeśli na chodź jedno z tych pytań odpowiedziałeś sobie twierdząco – to znaczy że ten artykuł jest dla Ciebie. Eventowa Kontrola Czasu i narzędzia które ułatwiają życie.
Eventowa kontrola czasu
Powszechnie wiadomo, że Event Manager to osoba do zadań specjalnych. Osoba do gaszenia pożarów, do nagłych zleceń z przypadku w dziale marketingu niemal każdej korporacji. Ktoś, komu można zrzucić „na wczoraj” produkcję brandowanych gadżetów czy transport ich dalej. Ktoś kto załatwi uroczystą wigilię w biurze „na jutro” nawet jeśli zleca ją trzy dni wcześniej. Ktoś kto korporacji nie odmawia – z czystej kurtuazji – bo czego się Kliencie nie robi dla Ciebie. Znamy to? Jedziemy dalej.
Klient Jest Najważniejszy
Ostatnia jesień – dała mi w kość. Oprócz kilku projektów eventowych mieliśmy działania marketingowe, pr’owe, produkcyjne i około gwiazdkowe. Ilość zadań towarzyszących każdemu klientowi sięgała często granicy zdrowego rozsądku. Ale nikomu nie odmówiliśmy, nikomu nie zwróciliśmy uwagi, że „za dużo”, przyjmowałam wszystko – bo klient jest najważniejszy. Ale wzięłam pod warsztat kilka swoich przyzwyczajeń i postanowiłam swoje życie biurowe nieco usystematyzować.
Kalendarz – systematyzacja działań
Wprowadziłam do życia – kalendarz. Kalendarz w Outlooku, kalendarz książkowy i kalendarz w telefonie. Mam nawet kalendarz wielki na całą szerokość biurka. Spisuję, planuję wszystko od początku do końca. W MacBooku wszystko się szczęśliwie synchronizuje. Nie biorę spontanicznych wrzutek – jak nie mam ich gdzie wrzucić. Każdego dnia wieczorem planuję co i w jakiej kolejności robię następnego dnia, aby nie zwariować. Każde zadanie ma swój priorytet. Bo każdy klient równie cenny. Uff uff… jest z tym trochę pracy – ale pozwala mieć poczucie, że systematyzacja działań dziennych jakoś jest kontrolowana. Kalendarz – prosta rzecz. A zmienia życie diametralnie.
Poczta Event Managera – metoda „Zero w Inboxie”
Z nowym rokiem zmieniłam sobie komputer. Wszystko co stare zostało na starym. Fajne uczucie zrzucić z siebie zmartwienia zachomikowane przez kilka lat na starym kompie. Zmigrować trzeba było poczta Outlook na nowy komp. (korzystam z narzędzi MS Office na Mac’a) Konfiguracja i test. Działa. W przeciągu kilkudziesięciu minut do mojego outlooka spadło 2 459 maili. Zastanawiałam się co ja mam z tym zrobić aby wystartować od zera? I wpadłam na taką metodę „Zero w inboxie” o której kilku bloggerów opowiada na swoich youtubach. Metoda jest bardzo prosta. Patrzcie.
- Każdą wiadomość sobie Tag’uję wg. moich kategorii. (podwykonawcy, klient A, Klient B, Klient C). Tu dla przykładu są takie – Dzień Wolny, Kierownik, Osobiste, Podróż. Każdą mogę sobie zaznaczyć odpowiednim kolorkiem przy okazji.
Metoda Outlook Zero – wprowadzenie
- Zakładam 4 foldery wg klucza: 0 – Obecny miesiąc (przyjęłam do wiadomości – nic do zrobienia dalej), 1-Pilne „to do” (do zrobienia pilne), 2-Nie pilne „to do” (do zrobienia, ale nie pilnie), 3-Nie ważne (mogę zrobić lub nic z nim nie zrobić).Przesuwam z folderu Skrzynki odbiorczej – każdą wiadomość do odpowiedniego pola – zaznaczając Tag i zaznaczając kiedy do zrobienia (Flaga), kiedy do przypomnienia, kiedy do odhaczenia. Po zrobieniu porządków mój inbox mniej więcej wygląda to tak:
Metoda zero inbox
- Te roszady mi zajmują chwilę czasu na porządki wokół folderu Inbox ale z czasem mam posegregowane sprawy załatwione od niezałatwionych. To co wchodzi do poczty jest tylko nowym wątkiem do usystematyzowania i przypisania kiedy się tym zajmiemy.
- Całość zadań Do Zrobienia „To Do” – mamy w jednym folderze, wg odpowiednich kolorów kategorii. Te możemy sobie te zadania oflagować (Flaga Monitująca) i zakańczać je na bieżąco. One się przypominają same – jak je sobie dobrze opiszesz w opcjach flagi.
Pilne_to_do_eventowej bloggerki
Na razie poczta mi działa bez zastrzeżeń i systematyzacja zadań udaje się bardzo efektywnie. Polecam każdemu kto cierpi z powodu bałaganu w swoim outlooku. Wrzuć kategorię poczcie, wrzuć do folderu z odpowiednim priorytetem i wyczyść sobie inbox. Jest to wyzwanie na początek – ale potem duże ułatwienie jak spływa Ci dziennie ok 50-100 maili.
Prowadzenie projektu w Trello.com
Wymiana korespondencji i zadań w Outlooku to już przeszłość. Mamy coś fajnego – narzędzie www.trello.com. Niżej macie rozpiskę jak można prowadzić projekt w tym narzędziu. Zakładam kategorie kongresu: hotel, kopalnia, opcje, materiały produkcyjne i inne. Wygląda to tak jak niżej;
Trello – narzędzie do prowadzenia projektu eventowego
W każdej z opcji spisuję zadania do wykonania. Niżej jako to wygląda w kategorii Drukarnia i wszystko co jest do wydrukowania. Odchaczam te rzeczy, które mi dojechały zwykle do biura. Koniec z notesami, bazgrołami na karkach w notesie, czy kalendarzu. Trello – to Mega narzędzie dla zapracowanych. Możesz udostępnić sobie w tym klienta – który czuwa czy wszystko zostało zrobione i jak nie widzi wykonania – może Ci delikatnie o tym zawsze przypomnieć.
Trello – Kategoria „Drukarnia”
Liczę, że tego typu kontrola czasu i metody gospodarowania nim pomogą Ci w Nowym Roku w projektach. Czas niestety nie jest rozciągliwy a tylko nasze narzędzia mogą nam tę pracę ułatwić. Jeśli masz jakieś narzędzie które możesz polecić mi – napisz do mnie aga@agaciesielska.pl Chętnie sprawdzę, wdrożę i może dam wpis na ten temat.
Pozdrawiam serdecznie
Aga
ps. O innych trendach na 2014 możesz się dowiedzieć pod linkiem: https://eventowablogerka.pl/eventowe_innowacje_na_2015/ . O innych ciekawych narzędziach – będę jeszcze pisała. Jakiś czas temu było też takie coś o appi dla recepcji eventowych https://eventowablogerka.pl/check-in-easy-app-dla-recepcji-eventowych/
Previous article
Event a sponsoring w sporcie – trudna droga
-
11 lutego 2015 at 10:15Bardzo pomocny wpis, a trello jest super 🙂
-
11 lutego 2015 at 18:58
Dzięki!
-
13 lutego 2015 at 13:36
Brawo dla autora
Comments