Eventowi Prezydenci – Bartek Bieszyński z Walk
Dziś prawdziwa gratka dla eventowych czytelników. Moim gościem jest Bartek Bieszyński człowiek, który idealnie pasuje do cyklu Eventowi Prezydenci. Kim jest? Jak trafił do eventowej bajki? Czym kieruje się w życiu? Jaki szereg zdarzeń zaważył o jego karierze?
Eventowa Blogerka: Bartek prowadziłeś samodzielnie duże projekty dla największych brandów. Dziś zarządzasz Agencją, którą dobrze znamy, WALK Events. Twoje nazwisko pojawia się przy takich realizacjach jak m.in. Orange Euro Mapping 2012, Prezentacja VW Golfa na kurtynie wodnej 2012, Top Gear Live 2013, Gala EY Przedsiębiorca Roku 2010/2011, Verva Street Racing 2011/2012, Orlen Warsaw Marathon 2013, Orlen Monster Jam 2009, iHestia 2016, Verva Street Racing 2016, Mercedes Benz Grand Prix 2015/2016…. A to portfolio jest tylko zalążkiem do tego, co osiągnąłeś później… Cieszę się, że zechciałeś uchylić rąbka tajemnicy o swoich eventowych perypetiach. Zacznę tę rozmowę od końca. Dużo osób zwolniłeś?
Bartek Bieszyński: Nie mało. Zwolniłem w swoim życiu łącznie około dziesięć, może piętnaście osób. Najwięcej kilka lat temu, gdy zmienialiśmy strukturę, wizję i misję agencji, a także oczekiwania wobec pracowników. Tym samym musieliśmy też przemodelować strukturę zespołu do czekających nas wyzwań. Na szczęście nie żyjemy w czasach, w których musimy redukować zespół, bo klient odchodzi albo interes się kurczy. To są merytoryczne decyzje, które podejmujemy wspólnie. Mamy siatki kompetencji, coroczne rozmowy ewaluacyjne, na bieżąco staramy się wychodzić naprzeciw oczekiwaniom naszych pracowników. Lubię otwartą i szczerą komunikację w drużynie. Zawsze wysyłam informację zwrotną do mojego zespołu, oni muszą wiedzieć, co myślę i czy mają coś zmienić. Nie praktykujemy 15-minutowych rozmów raz do roku w stylu „poklepania po plecach i powiedzenia: robisz fajną robotę”. Chcemy, żeby każdy w naszym zespole wiedział jakie mamy kryteria dotyczące „fajności” i tego, co ona oznacza. To mimo wszystko jest ciekawa, ale jednak praca, a nie spotkanie kumpli.
Eventowa Blogerka: Przeglądam video-portfolio eventów, które prowadziłeś. Pierwszy film, który pokazywał ludzi odpowiedzialnych za realizację i rolę jaką odgrywają to ten o Verva Street Racing. Przyznam, że zrobił na mnie wrażenie. W moim odczuciu eventy to przede wszystkim ludzie, a ci mają swoje zmartwienia: np. chcą kolejnych podwyżek, są zmęczeni, klienci ich denerwują, jest za dużo projektów równocześnie. W końcu bohater tego filmu odchodzi. Znasz to?
Bartek Bieszyński przy pracy niedzielnym popołudniem, Walk
Bartek Bieszyński: Naturalnie. Z tworzeniem filmów o ludziach jest jeden podstawowy problem. Jednego dnia pracują z nami, ich nazwisko pojawia się pod projektem, jest moment euforii i marketing. Chwilę później obserwujemy zmianę ścieżki ich kariery. Stąd wiele firm nie ujawnia nazwisk osób pracujących w teamie przypisanym do projektu. Boją się przejęć pracowników. Ta branża jest mała i wszyscy się znają. Niemniej jednak my wychodzimy z odmiennego założenia – chcemy, żeby nasi bohaterowie byli imienni i dumni ze swoich osiągnięć. Regularnie wyróżniamy też i nagradzamy osoby, które miały najlepsze osiągnięcia w danym roku.
Eventowa Blogerka: Odnośnie ludzi. Czy dobry pracownik to taki, którego zatrudniamy od zera i szkolimy w bieżących projektach, czy raczej to ten już wdrożony, z kontaktami i swoimi realizacjami w portfolio?
Bartek Bieszyński: Kryterium doświadczenia nie jest najbardziej istotne. Dobry pracownik to człowiek utożsamiający się z marką, z którą jest związany. Tacy ludzie pracują z pasją, nie dla pieniędzy, nie zawsze tylko w godzinach od 9.00 do 17.00. Cechuje ich wewnętrzna chęć rozwoju i przeżywania czegoś więcej wewnątrz firmy, w której zagoszczą na dłużej. Tu jest jak w footballu – zatrudnianie samych „gwiazd” do swojej drużyny może być groźne. Seniorzy są drodzy, lubią grać w pojedynkę i mają swoje przyzwyczajenia. W tworzeniu zespołu potrzebna jest strategia i dobór do teamu takich zawodników, którzy są gotowi na pracę w zespole. Dlatego też, w pierwszej kolejności zwracam uwagę na postawę, a nie umiejętności, bo tych zawsze można się nauczyć, a z modyfikacją osobowości bywa już różnie.
To jest trochę jak na boisku piłkarskim – kiwania można się nauczyć, ale zdolność do gry zespołowej jest już bardziej cechą człowieka. Idealnym przykładem jest tutaj Ula Adamczyk, robiąca niebywałą i szybką karierę w naszym zespole. Poznałem ją prowadząc zajęcia z Event Marketingu na Wydziale Dziennikarstwa Uniwersytetu Warszawskiego. Podczas tych zajęć zapowiedziałem, że osoba, która najlepiej wykona zadanie zaliczeniowe dostanie staż. I najlepiej rokującą była właśnie Ula, również ze względu na swoją osobowość. Teraz jest z nami już drugi rok (awansując w tym czasie trzykrotnie), znakomicie odnajduje się w temacie eventów i na koncie ma już spore samodzielne produkcje. Jest bardzo skrupulatna, uporządkowana i kreatywna, a ma zaledwie dwadzieścia pięć lat.
Walk Events świętuje kolejną realizację.
Eventowa Blogerka: Zarządzanie projektem, przy którym pracuje 1000 osób to wyzwanie. Masz w swoim portfolio wiele takich realizacji. Jak sobie z tym radzisz?
Bartek Bieszyński: Jak w każdej „armii” mamy generałów, kaprali i szeregowych żołnierzy. To gęsta sieć ze ściśle określonym zakresem odpowiedzialności i zadań. Staram się pracować z ludźmi tak, by to oni sugerowali rozwiązania problemów, a nie oczekiwali, że ja to za nich zrobię. Branie na barki odpowiedzialności i śmiałe podejmowanie decyzji to kluczowa umiejętność w event managemencie. Druga rzecz to zarządzanie ich zadaniami. Unikamy wrzucania całej odpowiedzialności na barki jednej osoby, bo liczba wątków może ją przytłoczyć i doprowadzić do niepowodzenia projektu. Zadania dzielimy wewnątrz zespołu. Trzecia sprawa to różnorodność. W naszej „armii” są ludzie z małym, średnim i większym doświadczeniem, ale ich działanie to pełna synergia. Na tej zasadzie w Grupie WALK stworzono siedem odrębnych biznes unitów, które wzajemnie się przenikają. I to działa.
Eventowa Blogerka: Pozwól, że cofniemy się w czasie. Gdzie jest początek Twojej bajki z eventami? Jak zaczynałeś?
Bartek Bieszyński: Czasy podstawówki to aktywny udział w samorządzie klasowym i prowadzenie komunikacji między uczniami i nauczycielami. W liceum było podobnie, chociaż doszło jeszcze organizowanie dyskotek. Potem studia, Politologia na Uniwersytecie Warszawskim i samorząd studencki – tu już pojawiło się więcej rzeczy: otrzęsiny, połowinki, wyjazdy studenckie, konferencje naukowe. To był mój świat i odnalazłem w nim niebywałą pasję. Na piątym roku studiów wyjechałem z Erasmusa do Wielkiej Brytanii. Po sześciu miesiącach wróciłem i zacząłem szukać pracy.
Eventowa Blogerka: ….. i od razu wiedziałeś, że Twoją specjalizacją będą wydarzenia?
Bartek Bieszyński: Nie od razu. Lubiłem swój kierunek studiów i pracę, którą w tym momencie wykonywałem jako urzędnik w Kancelarii Sejmu. Nie bardzo wiedziałem, w którą stronę potoczą się moje zawodowe losy. Moim życiem zarządził przypadek – znalazłem pracę w „Murator Expo”, firmie zajmującej się organizacją targów sprzedaży mieszkań, która szukała kogoś z płynnym angielskim do organizacji tychże targów. To były pierwsze targi mieszkaniowe dla Polaków mieszkających w Londynie. Tak to wszystko się zaczęło.
Eventowa Blogerka: U mnie też pierwszymi eventami były targi, ale motoryzacyjne w wydawnictwie Forum. Czy, podobnie jak i mnie, wrzucili Cię na głęboką wodę?
Bartek Bieszyński: Wrzucili, jednak nie dałem się utopić. Trudny projekt, ale dobrze zrealizowany. To pomogło mi dostać pracę w Orlenie. Dwa lata pracowałem przy koordynacji projektów event marketingowych. Wówczas ten kierunek komunikacji dopiero stawał się modny. Miałem dużą przyjemność i frajdę pracować przy jednym z pierwszych projektów eventowych: pierwszy w Polsce – Monster Jam w 2009r. na Stadionie Śląskim w Chorzowie z udziałem amerykańskich Monster Truck’ów.
Bardzo to polubiłem. Żonglowanie pomysłami od strony klienta, wybór agencji realizującej, sugestie zmian, analiza wyników. Poczułem, że to jest to, co chcę w życiu robić. Rok później zrealizowałem Olimpijskie Mobilne Stop Cafe 2010.
Eventowa Blogerka: A potem nastąpiła zmiana barw…
Bartek Bieszyński: Tak. Przeszedłem z Orlenu do Ernst & Young. Tam odpowiadałem za projekt Przedsiębiorca Roku, włącznie z pozyskiwaniem zgłoszeń, pozycjami reklamodawców i eventem, jako wisienką na końcu projektu. Później agencja Live złożyła mi propozycję połączenia sił. Zgodziłem się bez namysłu, bo to oznaczało podróż w głąb największych, polskich brandów: PKN Orlen, Grupa Żywiec, Orange. Oj, dużo tego było…
Eventowa Blogerka: To był czas pierwszych dużych eventów i czas kapitalnych nowości wdrażanych na rynku polskim. Pierwszy Orlen Warsaw Marathon, pierwsza Verva, no i oczywiście pierwszy mapping na elewacji warszawskiego hotelu Novotel, który robiłeś też Ty, prawda?
Bartek Bieszyński: Tak. Dziś to się fajnie ogląda, ale wówczas poziom stresu osiągał u mnie maksimum. Pozwolenia od Accora, prace na wysokościach i gdzieś pomiędzy tą siecią zależności – wymagający klient. Całą elewację Novotelu trzeba było wykleić pomarańczowym materiałem – wielgachnym muralem, który był eksponowany po mappingu. Niewyobrażalne emocje i duży, naprawdę duży, poziom stresu. Do tego współpraca z alpinistami, istny wyścig z czasem. Na dodatek, w dniu eventu, pierwszy raz zobaczyłem deszcz padający w poziomie. W tych niesprzyjających warunkach pogodowych dźwigami wstawialiśmy projektory na przeciwległy budynek i wszystko trzeba było wykonać co do sekundy zgodnie z harmonogramem ze względu na transmisję live w TV. Od początku do końca mieliśmy pod górkę z tą realizacją i do dzisiaj jest to jedna z najgłębszych kopalń „przygód eventowych” podczas rozmów ze znajomymi.
Eventowa Blogerka: Tych okołoprojektowych trudności nigdy nie widać na zewnątrz. Wiemy o nich tylko my. Event jest produktem końcowym. Wynikiem wszystkich złożonych puzzli. Na ten efekt ciężko pracujemy, ale dopiero po jakimś czasie widzimy efekty realizacji. A co zmieniło się od czasu, gdy w eventach stawiałeś pierwsze kroki?
Bartek Bieszyński: Rynek się standaryzuje. Mamy więcej profesjonalnych agencji, rośnie świadomość zapotrzebowania na nasze usługi, ale też liczba narzędzi event marketingowych i sposobów dotarcia do klienta. Ludzie zaczynają rozumieć, że event zmienia wizerunek produktu, wpływa na sprzedaż. Know-how klienta jest większy, dzięki temu pracuje się łatwiej. Strona formalna staje się standardem: procesy zakupowe, przetargi. Konkurencja jest stabilna, około siedem firm realizuje największe produkcje na rynku – w tym my.
Eventowa Blogerka: Czy zatem „duży” przyciąga „dużego”?
Bartek Bieszyński: Dokładnie tak. Pamiętam, że był kiedyś taki projekt, który kapitalnie schrzaniliśmy i był to zwykły pokaz filmowy dla 100 osób. Dziś mając te doświadczenia uczulam zespół, żeby do każdej realizacji podchodzili indywidualnie i z dbałością o szczegóły. Jest wiele elementów, które mogą nam odpowiednio wcześnie wskazać, że projekt zakończy się niepowodzeniem. Pilnujemy się.
Bartek Bieszyńsk na VSR – przygotowania foto: PHOTOACTION
Eventowa Blogerka: Budżety też Twoim zdaniem rosną? Czy raczej nie obserwujesz takiego trendu?
Bartek Bieszyński: Wydaje mi się, że budżety nie rosną, ale samych eventów jest więcej. Klienci mają coraz większą świadomość odnośnie kwot – wiedzą co i ile kosztuje. Cieszy to, że rośnie segment wydarzeń B2C. Marki i produkty szukają coraz większej liczby punktów styku ze światem swoich konsumentów. Docierają do nich przez eventy, silnie rozwija się marketing doświadczeń i kontaktu z marką. B2B już dawno nabrał rozpędu, bo dobry event z klientem oznacza dobre relacje w przyszłości. Przykładem jest impreza organizowana przez Inter Cars. To co robią jest rewelacyjne – przede wszystkim wiedzą, jak to zrobić, znają swoich klientów oraz partnerów i eventem trafiają w sam środek ich potrzeb.
Eventowa Blogerka: Wspomniałeś o marketingu doświadczeń. W waszych projektach obserwujemy zawsze coś nowego: Opaski Xilo, kurtyny wodne, mappingi poziomie na podłogach. Skąd czerpiecie inspiracje? Czy klienci się ich nie boją?
Bartek Bieszyński: Kładziemy bardzo silny nacisk na poszukiwanie trendów i nieustanny rozwój naszego zespołu kreacji. Pomysły czerpiemy z sieci, inspiracją są zagraniczne projekty oraz nasze międzynarodowe kontakty w branży. Zespół kreacji ma za zadanie być na bieżąco z tym, co się dzieje w przestrzeni eventowej i to na całym świecie (dodatkowo raz na miesiąc mają z zespołem standardową „odpytkę” w tym zakresie). Co więcej, staramy się jeździć na zagraniczne targi i imprezy branżowe. Od stycznia wdrażamy digitalowy system zarządzania projektami i zadaniami Asana. Wszystko po to, by jeszcze efektywniej zarządzać zadaniami w tak zwanej chmurze. Ludzie mają szeroki dostęp do narzędzi, odchodzi się od kartki i długopisu. Tak pracuje się też aktualnie na Zachodzie.
Eventowa Blogerka: Czy wszyscy pracują w Waszej siedzibie?
Bartek Bieszyński: Większość pracuje w naszym biurze, ale zdarzają się odstępstwa od reguły. W tej drugiej grupie jest stała liczba freelancerów, którzy nas obsługują i oni nie mają obowiązku być na miejscu. Takim przykładem jest nasz stały, pracujący na etacie grafik, który jest z Koła. Łapie wszystko w mig i dostarcza nam świetny materiał. Jest między nami stała komunikacja i dzięki temu obie strony są zadowolone.
Eventowa Blogerka: No tak. Gdy komunikacja działa dobrze to wszystko idzie do przodu. Bartek, osiągnąłeś bardzo dużo. Są nominacje do osobowości roku, statuetki MP Power Awards, liczne odznaczenia w konkursach zagranicznych – choćby ta najświeższa w EVENTEX. W Twoim portfolio klientów jest Porsche, Mercedes Benz, Orange, PKN Orlen, EY i inni, znani gracze. Patrząc na to wszystko z boku, zastanawiam się, czy jest jeszcze jakiś cel, do którego dążysz?
Bartek Bieszyński: To jest dobre pytanie i nie wiem, czy potrafię na nie odpowiedzieć. Mój głód eventowy byłby zaspokojony gdybyśmy nie musieli zdobywać na nowo tych samych projektów. Po drugie chciałbym mieć własny produkt, własny format, który rozwiniemy i co roku będziemy bić rekordy popularności. Taki event, jak firmy A.S.O. we Francji, do której należy Tour de France, Rajd Dakar, czy Maraton Paryski Schneider Paris Marathon. Marzy mi się też organizacja Olimpiady Letniej w Warszawie. To byłaby idealna wisienka na torcie.
Eventowa Blogerka: Ambitnie. EURO 2012 zrobiliśmy, Konferencje Klimatyczne organizowane są w Polsce już co roku, NATO jakoś wyszło, chociaż do teraz nie wiadomo, kto był liderem tego projektu, Światowe Dni Młodzieży też się wydarzyły w Polsce. Życzę Ci tej Olimpiady, a Twoje największe wyzwanie zrealizowane dotychczas to?
Bartek Bieszyński: Prywatnie to były moje zaręczyny – event dość nietypowy. Zaprosiłem moją dziewczynę do kina na film „Lejdis”. Byliśmy sami. Poleciały trailery, a potem zamiast filmu wyświetlono zmontowany filmik z historii naszej znajomości… W reżyserce był mój człowiek i on tym wszystkim zarządzał. To było moje prywatne mistrzostwo świata. A zawodowo? Pierwsza w Polsce edycja Top Gear Live w 2013 roku, gdzie odpowiadałem m.in. za koncepcję i realizację scenariusza, kontrakt, komunikację z właścicielem formatu, pozyskanie partnerów i sponsorów. Głównym liderem był wówczas Maciek Brzozowski, którego wspierałem w tym projekcie na wielu odcinkach (od którego też wiele się nauczyłem i przy okazji pozdrawiam). Jestem bardzo dumny z już wspomnianego i jak dotychczas największego mappingu dla marki Orange w 2012 roku oraz udziału w produkcji pierwszej edycji ORLEN Warsaw Marathon 2013.
Eventowa Blogerka: Maćka już poznałam. Świetny człowiek i ceniony specjalista. Mieliśmy też razem wywiad, który ukazał się na łamach Eventowej Blogerki. A z tegorocznych? Co pobiło rekord satysfakcji?
Bartek Bieszyński: iHestia – największe wydarzenie w branży ubezpieczeń i jedno z największych spotkań biznesowych w Polsce w tym roku. Projekt z logistycznym rekordem: wzięło w nim udział osiem tysięcy osób i każdej z nich zapewniliśmy transport z innego miasta, w tym celu wykorzystaliśmy 122 autokary. Odpowiadaliśmy też za noclegi – łącznie w 46 hotelach. To była olbrzymia operacja logistyczna i żeby ją zrealizować musieliśmy opracować wewnętrzny system zarządzania projektem. Najważniejsze było to, że goście nie przybyli do Trójmiasta na koncert Beyoncé, ale na premierę digitalowej platformy, stworzonej przez ERGO Hestię. Musieliśmy ich zatem do tego zachęcić przygotowując odpowiednią komunikację teaserową, czego dokonaliśmy i efekt frekwencji przekroczył nawet nasze założenia.
Kolejny to VERVA Street Racing 2016 – Narodowy Festiwal Motoryzacji na błoniach Stadionu Narodowego. Mieliśmy dwa i pół miesiąca na realizację projektu wraz z wylaniem 6500 m2 asfaltu, przygotowaniem toru, sprowadzeniem 600 aut, przygotowaniem 8-godzinnego scenariusza i wieloma kwestiami dotyczącymi bezpieczeństwa. Dzięki sprawnej współpracy z Klientem udało nam się to wszystko wykonać. Finalnie w wydarzeniu wzięło udział 110 tys. osób, co jest fenomenalnym wynikiem jak na polski rynek.
Eventowa Blogerka: Widać, że formuła Vervy nieco się odświeżyła. Zaproponowano nowe podejścia do spędzania czasu, głównie dla rodzin i dzieci. Jak przeważnie wygląda Twój dzień pracy? Przyznaj się, ile pracujesz?
Bartek Bieszyński: Pobudka o 6.30, wstaję razem z moim rocznym synem (czasem jest to też 3.00 czy 4.00 w nocy). Zobaczysz Ciebie też to niedługo czeka! Od 9.00 do 17.30 jestem w biurze. Połowa dnia to spotkania i odprawy, a reszta – maile, telefony. Od 17.30 przerwa na dom i moich bliskich. Potem, między 20.00 a 21.00 staram się mieć czas dla siebie i przed snem organizuję plan na następny dzień, czasem zaglądam jeszcze do maili, ale jeżeli nie ma realizacji to staram się unikać pracy w domu. Zawsze też, proszę zespół, żeby zanim do mnie napiszą, trzy razy zastanowili się czy jest to absolutnie konieczne.
Eventowa Blogerka: A przed realizacją? Nie śpimy, co?
Bartek Bieszyński: Różnie bywa, ale pilnuję tego. Staram się zamykać zadania w widełkach 8.00 – 22.00. Wówczas nasze życie toczy się między produkcją i hotelami – w naszym teamie, z dala od domu. W czasie realizacji nie przynoszę pracy do domu, nawet jeśli realizujemy projekt w mieście, w którym mieszkam.
Eventowa Blogerka: Czy Ty jesteś front liderem projektów u klientów, czy masz swoich ludzi do wykonywania tej funkcji?
Bartek Bieszyński: Dzielimy się pracą. Event manager jest zazwyczaj liderem dla klienta. Do mnie trafiają duże rzeczy. Przeważnie prowadząc projekt, rozdaję zadania w obrębie zespołu. Mam ludzi odpowiedzialnych za logistykę, infrastrukturę, scenariusz, czy komunikację. W trakcie trwania dużego projektu jestem w kopii wszystkich maili. Dzięki temu wiem, co się dzieje i mogę przekazywać klientowi status podsumowywujący w cotygodniowych raportach. Teraz wspomaga nas przy tym system zarządzania projektami, dzięki któremu nawet na telefonie, czy tablecie widzimy bardzo szczegółowy status wykonywanych zadań – nawet czy ktoś wykonał telefon do danego partnera. To bardzo pomaga i systematyzuje pracę oraz wpływa pozytywnie na przepływ informacji, który jest kluczowy przy tak dużych projektach.
Eventowa Blogerka: Bartek dziękuję Ci za ten czas i dużo odsłon Bartka Bieszyńskiego. Jako specjalisty, ale też fajnej osobowości: służbowo i prywatnie. Niestety musimy już kończyć. Dziękuję Ci za ten wywiad.
Bartek Bieszyński: Agnieszko, bardzo dziękuję za zaproszenie do wywiadu. To dla mnie duże wyróżnienie oraz okazja, żeby pokazać, że za tymi wszystkimi projektami nie stoją maszyny czy algorytmy, ale prawdziwi ludzie tworzący zespoły. To oni są w centrum projektu, biorąc na siebie ogromną odpowiedzialność i stres. W końcu nasz zawód jest na 5 miejscu najbardziej stresujących. To bardzo ważne, żebyśmy zawsze pamiętali, że event ma jedną kluczową podstawę – człowieka. Dbajmy o niego, szanujmy i rozwijajmy, a wtedy agencje, klienci i podwykonawcy będą mieli solidny fundament do rozwoju swoich działań event marketingowych. Tego sobie i nam wszystkim życzę. Wszystkiego dobrego!
Eventowa Blogerka: Dziękuję.
ps. Zostały ostatnie 3 dni na udział w konkursie na facebooku w którym można wygrać bluzę Eventowej Blogerki! Nie czekaj – opublikuj swoje zdjęcie i zgarnij nagrodę!
