Jak zorganizować event w przestrzeni publicznej?
Chyba każdy z eventowców zastanawiał się, co trzeba zrobić, żeby zorganizować imprezę w miejscu, które de facto należy do wszystkich, czyli znajduje się w przestrzeni publicznej. Mimo iż z definicji przestrzeń ta jest bezpłatna i ogólnodostępna, to nawet jej częściowe zajęcie wiąże się często ze skomplikowaną i wieloetapową procedurą administracyjną, a także pociąga za sobą koszty. Zatem sprawdźmy dziś jak zorganizować event w przestrzeni publicznej.
Na początek definicja. Wydarzeniem w przestrzeni publicznej jest każde zorganizowane działanie o charakterze społecznym, artystycznym, sportowym lub religijnym, adresowane do mieszkańców i odbywające się w przestrzeni publicznej. Wydarzeniem w przestrzeni publicznej może być np. koncert, spektakl teatralny, zawody sportowe, pokaz filmów, festiwal, wystawa, wyprzedaż uliczna, impreza sąsiedzka.
Co to jest publiczna przestrzeń miejska i do kogo należy?
W potocznym rozumieniu przestrzeń publiczna jest to ta część krajobrazu miejskiego, która stanowi własność publiczną, czyli należy do danej społeczności. W tym kontekście jawi się ona jako dobro wspólne, jest otwarta, bezpłatna i ogólnodostępna. Natomiast zgodnie z ustawą o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, jest to obszar o szczególnym znaczeniu, służący poprawie jakości życia mieszkańców oraz zaspakajaniu ich potrzeb. Wchodzące w skład przestrzeni publicznej place, ulice, chodniki, budynki, skwery i parki pełnią ściśle określone role w funkcjonowaniu osiedli, gmin, miast, powiatów czy województw. W konsekwencji nawet częściowe ich zajęcie czy zmiana ich przeznaczenia pociągają za sobą procedurę administracyjną i nierzadko wiążą się z kosztami.
Nowy York – źródło facebook, event The Ginza
Co powinniście przemyśleć przed skontaktowaniem się z zarządcą terenu?
- Cel i charakter imprezy powinieneś zastanowić się nad celem i charakterem imprezy. Pomyśl, do kogo zamierzasz skierować swoje działania i jakiej sfery życia uczestników mają one dotyczyć. UWAGA! Zdarza się, że pewien wycinek przestrzeni publicznej ma ściśle określony charakter i przeznaczenie, dlatego rodzaj odbywających się na nim przedsięwzięć jest z góry ustalony. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, czy na wybranym przez Ciebie terenie lub obiekcie dane imprezy się odbywają, spróbuj skonsultować się w tej sprawie z zarządcą tego miejsca. Znajomi eventowcy często wspominają np. o Trakcie Królewskim w Warszawie, który jest doskonałym przykładem na ograniczenia możliwych działań eventowych w jego obrębie.
- Uczestnicy – warto odpowiedzieć sobie na pytanie, do kogo kierujemy swoje działania i jak dużą publiczność zamierzamy zgromadzić. Pozwoli to nadać odpowiednią formę wydarzeniu i wskaże ewentualnie inne podmioty, z którymi powinniśmy się skontaktować. Na przykład jeżeli zamierzacie zgromadzić ponad 1000 uczestników na stadionie lub 500 w hali sportowej (300 w przypadku imprezy sportowej), to niezależnie od zgody zarządcy terenu czy obiektu na jego zajęcie, będziecie potrzebować zezwolenia Prezydenta Miasta na przeprowadzenie imprezy masowej. Ponadto zastanówcie się, czy Wasze działania skierowane są do określonej grupy widzów, uczestników (np. dzieci, seniorzy, osoby z ograniczoną sprawnością). Jeśli tak, pomyślcie o ich specyficznych potrzebach, takich jak podjazdy, specjalistyczne toalety, punkty pomocy przedmedycznej.
- Forma działań – odpowiedz sobie na pytanie, co chciałbyś zorganizować? Precyzyjne określenie formy wydarzenia jest niezbędne do ustalenia m.in. jakiego sprzętu będziesz potrzebować do przeprowadzenia swoich działań. Zastanów się, czy będziesz instalować scenę, estradę? Czy będą Ci potrzebne krzesła, ławki, leżaki? Czy zamierzasz postawić stoły, namioty, parasole, stoiska handlowe? W jakim stopniu wykorzystasz istniejącą infrastrukturę, drzewostan i jak zamierzasz je zabezpieczyć przed zniszczeniami? Musisz ustalić nie tylko rodzaj sprzętu, ale też jego ilość, gabaryty i rozstawienie podczas wydarzenia. Jest to niezbędne do sporządzenia planu sytuacyjnego imprezy, który obowiązkowo będziesz musiał dołączyć do wniosku o zajęcie terenu. Ponadto pamiętajcie, że aby wjechać do niektórych miejsc, szczególnie tych będziecie potrzebowali dodatkowych zezwoleń i przepustek wystawianych przez dane miasto.
- Program imprezy – kolejnym elementem przygotowań do zajęcia przestrzeni publicznej jest sporządzenie dokładnego programu imprezy. W zależności od charakteru i formy, jaką przyjmą Twoje działania, program ten może być mniej lub bardziej rozbudowany. Jednak każdorazowo powinien on uwzględniać harmonogram prac montażowych i porządkowych. Program taki powinien wskazywać, ile czasu przeznaczysz na poszczególne działania. Zastanów się, ile godzin będziesz potrzebował na rozstawienie sceny, sprzętu grającego, stoisk handlowych, a ile na posprzątanie po wydarzeniu. Jednocześnie nie zapominaj, że przygotowania do imprezy i prace porządkowe nie mogą naruszać spoczynku nocnego, który zwyczajowo zaczyna się o godz. 22, a kończy o godz. 6 rano.
UWAGA! Jeśli Twoje działania są zaplanowane na więcej niż jeden dzień, będziesz musiał pomyśleć o zabezpieczeniu miejsca imprezy w godzinach nocnych, co w przypadku terenu otwartego może wiązać się z wynajęciem firmy ochroniarskiej.
Wybór miejsca na wydarzenie – kiedy już zdecydujesz, jaką formę przyjmą Twoje działania i jaki będzie ich przebieg, zastanów się, gdzie chcesz je przeprowadzić. W tym celu wybierz miejsce na wydarzenie. Jeśli nie jest to miejsce związane z Twoją codzienną aktywnością, dobrze jest obejrzeć je wcześniej. Nie zapominaj, że przestrzeń miasta się zmienia: prowadzi się w niej remonty, buduje, otwiera kawiarniane ogródki! Jeśli już stwierdzisz, że wybrany teren jest zgodny z Twoimi wyobrażeniami, zastanów się, jak chciałbyś go zagospodarować podczas imprezy. Pomyśl, gdzie ustawisz estradę, widownię, namioty z atrakcjami. Upewnij się, że wybrana przez Ciebie aranżacja terenu nie blokuje dróg dojazdowych dla służb ratowniczych. Nie zapominaj o drogach ewakuacyjnych.
- Sprawdź, czy na wybranym przez Ciebie terenie znajdują się kosze na śmieci, sanitariaty. Na koniec, wizytując miejsce planowanej imprezy, postaraj się dowiedzieć, czy odbywają się tam przedsięwzięcia o podobnym charakterze. Czasami wystarczy zapytać sprzedawcę pobliskiego sklepu albo przechodnia z pieskiem. Dobrze też zawczasu ustalić alternatywną, ale sprawdzoną lokalizację. Pamiętaj, jeśli organizowane przez Ciebie wydarzenie wpływa na ruch drogowy (w tym ruch pieszych) albo ogranicza widoczność na drodze, będziesz musiał przygotować projekt organizacji ruchu. w przypadku zajęcia jezdni lub chodnika wiąże się to z wyznaczeniem objazdu lub obejścia, natomiast w przypadku zajęcia miejsca postojowego – z wyłączeniem tego miejsca z użytku publicznego.
- Data imprezy – pamiętaj, że w niektórych przypadkach na zdobycie odpowiednich zezwoleń będziesz potrzebował 3 miesięcy!! Musisz to uwzględnić, wyznaczając termin wydarzenia. Sprawdź, czy data, lokalizacja i charakter Twojej imprezy nie są sprzeczne z lokalnymi tradycjami albo imprezami, które w danej okolicy odbywają się cyklicznie. Zwiększasz tym szanse na powodzenie swojego przedsięwzięcia.
- I NA KONIEC – Twoje obowiązki jako organizatora wydarzenia – są jednakowe, niezależnie od tego, czy występujesz jako osoba fizyczna, czy reprezentujesz przedsiębiorstwo, stowarzyszenie, fundację, czy organ administracji publicznej.
Royal Cornwall Show – źródło: Facebook
Co przed Tobą?
– uzyskanie niezbędnych zgód, decyzji, opinii i pozwoleń
– zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom imprezy
– dbanie o porządek podczas wydarzenia i uporządkowanie terenu po jego zakończeniu
– w niektórych przypadkach zadośćuczynienie lub naprawienie szkód powstałych w wyniku przedsięwzięcia.
Jeśli mimo długości tekstu przeczytałeś go do końca, wiedz, że masz spore szansę na przebrnięcie przez administracyjne wymogi stawiane eventowcom, którzy marzą o organizowaniu wydarzeń w przestrzeni publicznej. Trzymam kciuki, żeby się udało.
Eventowa Blogerka
Ps. Gorąco polecam jeszcze zakualizowany wpis o rekrutacji w branży eventowej o tutaj oraz bardzo ciekawy event z rekordem Guinessa w tle w Brukseli.
Previous article
Koncert – event trudny do zorganizowania!Next article
Konferansjer – Mistrz ceremonii i gaszenia pożarów
-
27 kwietnia 2018 at 10:36W zależności od charakteru eventu, czasem będzie trzeba wynająć krzesła i stoły bankietowe czy parkiet taneczny. Osobiście polecam firmę Meblebnakietowe.pl, kilka razy korzystałam i nigdy mnie nie zawiedli 😉
-
12 stycznia 2019 at 16:46
Ja pamiętam, że jak u nas na coworkingu robili jakieś eventy, to zawsze całe biuro się złaziło. Taki dobry klimat mamy na pięterku. Wtedy własnie zdecydowałam, że chcę się zajmować organizacją eventów, ale dopiero kiedy zaczęłam w tym pracować, zdałam sobie sprawę z tego, jakie to ciężkie. Teraz współpracuję głównie z firmą Orchidea Group. Ja jestem pomysłodawcą, a oni realizują moje wizje 🙂
-
16 stycznia 2019 at 01:45
Fajnie że Ci się udało! Gratulacje i dawaj znać jak idzie w realizacjach!
-
24 stycznia 2019 at 16:21
Cholerka, dużo z tym roboty. Ostatnio organizowaliśmy taką naprawdę kameralną imprezę, ale trzeba było mieć pozwolenia, strefę gastro, zrobić strefę dla dzieci. To, tamto, siamto, zabezpieczenie imprezy… Naprawdę dużo do ogarnięcia. Na początku chciałem wszystko sam załatwiać, ale już nie dawałem rady. Wyszedłem ze znajomą na kawę – dziewczyna pracuje w dziale eventowym w dużej firmie IT w Gdańsku, spojrzała na mnie jak na idiotę i zapytała, dlaczego nie korzystam z firmy eventowej xD Aha… No tak, w końcu poleciła mi http://orchideagroup.pl/. Tam panowie zrobili wszystko za mnie – cena w porządku i święty spokój 🙂
-
13 marca 2019 at 20:10
Bardzo ciekawy artykuł i bardzo wartościowe porady .Gdy na studiach zaczynałam swoją przygodę z organizacją eventów to na początku też nie wiedziałam od czego zacząć, jakie miejsce wybrać i gdzie promować dane wydarzenie… Nie było kiedyś takich fajnych artykułów jak ten 🙂
Dzisiaj, po 10 latach organizacji eventów mam wypracowanych wiele sprawdzonych metod, aby każdy event był dobrze zorganizowany i zapadał uczestnikom w pamięć 🙂 Dzięlę się tymi metodami z Wami w najnowszym odcinku na moim kanale YouTube. LINK ➡https://youtu.be/FBOBgZ32TX4
Zapraszam 🙂
-
13 kwietnia 2022 at 11:00
Zorganiozwanie imprezy to duże przedsięwzięcie 🙂 sama pracuję w branży eventowej i wiem jak bardzo trzeba być zorganizowanym i kreatywnym. Skończyłam wiele szkoleń, jednak moja wiedza nie była uporządkowana. Wybrałam się na studia event manager na WSKZ i to była bardzo dobra decyzja. Wiedza, którą posiadałam w końcu jest ugruntowana 🙂
Comments