SCENOGRAFIA EVENTOWA – WYŻSZY POZIOM WTAJEMNICZENIA
Scenografia eventowa czy też tak zwana plastyka eventu jest wyższym poziomem zaawansowania w organizacji wydarzeń. To ogniwo łączące łańcuch komunikacji z audytorium. Tło do wybranej tematyki eventowej. Swoiste opakowanie wydarzenia w zestaw szczegółów. Dziś wywiad z Rafałem Pałczyńskim z Art. Studio Event – moim „Secret Agent” od robienia „coś z niczego” na wydarzeniach, które mamy przyjemność organizować. Opowie nam jak wyglądają eventy z jego punktu widzenia i jak scenografia pomaga osiągnąć cele klienta.
Eventowa Blogerka: Rafale – zadam Ci jedno proste pytanie: Czym jest wg. Ciebie scenografia?
Rafał: Ja bym scenografię przyrównał do budowy domu. Budujesz go, stawiasz elektrykę, kanalizację, media, podłogi, kupujesz meble. Dom jest, można w nim mieszkać, tylko teraz pytanie – na jakim poziomie. No i tu wychodzi na pierwszy plan właśnie scenografia czyli firaneczki w oknach, wazonik na oknie, listwa przypodłogowa maskująca kable. My jesteśmy artystami od ukrywania tego co niedoskonałe i dodawania klimatu, aranżacji w odpowiednim temacie na wydarzeniu.
Rafał: Scenografia eventowa jest natomiast elementem spinającym całość w zupełnie w jeden kawałek. W podstawowym rozkładzie technicznym zwykle jest krata, światła, system udźwiękowienia, multimedia i kilometry kabli. My, jako specjaliści –scenograficy mamy coś wyrazić, być wątkiem nawiązującym do tematyki eventu, mamy wprowadzić w pewien klimat czy aranżację. My wstawiamy rekwizyty i bryły. Gdzieś na tle sceny możemy przygotować Wieżę Eiffla, Oskara, czy słynny wiatrak z Moulin Rouge.
Eventowa Blogerka: Dobrze to ująłeś. Gdy siadamy do projektów w których ma być użyta scenografia, zaczynamy od czystej kartki papieru. Łapiemy punkty kluczowe z pozycji klienta i z pozycji agencji. Wspólnie zastanawiamy się nad kreacją, którą chcemy zaproponować Klientowi. Tak było przy kongresie Telewizji Światłowodowej. Wrzuciłam Ci temat miejsca, które i tak broniło się samo – Alvernia Studios. Natomiast sama przestrzeń musiała zostać dokładnie rozplanowana na początkowo 200 osób, później 350. Ty zaś musiałeś stworzyć projekty rozkładu przestrzennego Kopuły K3, stworzyć kreację nawiązującą do galaktycznej scenografii. Miała się wpisać w światłowodową premierę nowych usług klienta. W wyniku tej pracy – powstała wizualizacja 3Dsceny, zawierała elementy uzupełniające, uwzględniała ciągi komunikacyjne, zabezpieczała wyjścia awaryjne. Dokładnie tak jak na przykładzie poniższych projektów. Powiedz jak to robisz, co stwarza Ci największą trudność, a co jest najłatwiejsze w procesie samego projektowania scenografii ?
Rafał: Zawsze jak siadamy do pustej kartki papieru próbujemy rozpoznać klienta czyli sprawdzić co klient chce. Ty, w powyższym przykładzie chciałaś kosmos – bo wybór dla tego miejsca był całkowicie naturalny i trafiony. Ale zdarza się tak, że klient nie wie dokładnie czego chce. Jeśli jest ten drugi przypadek – sprawdzamy czym się zajmuje i jak wygląda specyfika branży dla której pracuje. Może to być trop, którym pójdziemy do zaproponowania jego scenografii. Dopełniamy to do obrazka – jaki to ma być event: czy gala, czy pokaz mody, czy koncert, czy będą rozdawane nagrody. Czy event będzie elegancki, czy luźny. Wreszcie ustalamy jaka będzie tematyka: czy Retro, czy Piraci z Karaibów czy może Miasto Nocą. Jest całe mnóstwo tytułów aranżacji eventowej. A część z nich już razem przećwiczyliśmy.
Eventowa Blogerka: Czy są jakieś trudności które się spotyka na linii Klient – Scenografia?
Rafał: Jest ich kilka. Najtrudniejsze jest zwykle wyszukanie poszczególnych punktów spinających oczekiwania klienta z budżetem. W ślad za tym idzie dostosowanie tych oczekiwań klienta do lokalizacji którą wybiera pod wydarzenie. Przy tej naszym ostatnim evencie – była prośba o Kosmos, była bardzo kosmiczna Alvernia i to nam w 50% pomogło. Gorzej jest zrobić w Centrum Kopernika w Warszawie, w której jak wiesz, sala konferencyjna jest cała szklana, event Retro na który naciska klient. I tu zaczyna się zabawa – bo my najpierw powinniśmy przysłonić wszystkie elementy szklane, a dopiero zacząć aranżować przestrzeń i robić event stylizowany na Retro.
Eventowa Blogerka: Skąd ja to znam. Mi się szykuje Wieczór Bolywood w Zamku Ryn…
Rafał: No właśnie. To podobny przykład. W takich projektach jest dwa razy więcej pracy, za które nie zawsze klient jest gotowy zapłacić. Nie wspomnę o dostępnych i bardzo limitowanych często godzinach na montaż. Są takie miejsca jak Arkady Kubickiego, czy Hotel Sheraton w Warszawie, gdzie całe wykończenie wręcz tonie w brązach – gdzie Retro naturalnie pasuje i nie ma konfliktu z aranżacją przestrzenną. I to jest problem przy niektórych projektach jakie nam są zlecane.
W przypadku Alvernii – miejsce było kapitalne pod scenografię kosmiczną i może to jest częścią też tego sukcesu. Tu dodatkowo wyzwaniem było odpowiednie zaplanowanie przestrzeni koła, tak aby stworzyć zwartą strukturę odpowiadającą wymogom klienta. Podświetlanymi cube’ami nawiązaliśmy do światłowodów, dodaliśmy kostki z których składa się telefonia i Internet, z drugiej strony trochę elementów kosmicznych, nietypowy bar ledowy z plazmami, stoiska przycisków sygnalizujące nawigację kosmiczną i wydruki 3-metrowych obcych wychylających się z przeróżnych elementów scenograficznych. Dla nas udana scenografia to kombinacja: miejsce + optymalne rozmieszczenie elementów + potrzeby klienta.
Eventowa Blogerka: Czy są jeszcze jakieś wątki których nie rozumie klient? Co byś zamieścił w zestawie – co klient powinien przewidzieć, o czym powinien pamiętać, przy aranżacji scenograficznej swojego eventu?
Rafał: W 80% przypadków, największym problemem jest mała wyobraźnia klienta. Zdarzają się sytuacje, że klient chce wyeksponować coś unikatowego, swój produkt, lub zwizualizować usługę, coś zaświecić, czymś zaskoczyć publiczność. Ja to widzę już oczami wyobraźni, ale ciężko mi o tym opowiedzieć słowami. Dlatego jest mi łatwiej opowiedzieć klientowi jak to można zrobić przygotowując wizualizację trójwymiarową w 3D. Wówczas niemal identycznie potrafimy przygotować poszczególne elementy, zgodnie z obrazkiem jaki wspólnie z klientem ustalimy. Później spotykamy się z oporem – dlaczego te parę szmatek, czy brył tyle kosztuje. Jeśli mamy zaaranżować salę konferencyjną w Hotelu Narvil – to wiadomo, że nie wystarczy nam kilka rzeczy aby zagrało to 360 stopni. Tu musi iść za tym skala lokacji w którym planujemy wydarzenie. Nie wystarczą w scenografii dwie bryły po bokach sceny – bo będzie to wyglądać jakby faktycznie klientowi zabrakło funduszy na realizację. A jeśli do tego dochodzi – to się wówczas nieco odbija na naszej reputacji.
Eventowa Blogerka: Dotknąłeś tematu Budżet. Wiadomo że na dużych budżetach pracuje się lepiej. A co zrobić jeśli budżetu dużo nie ma – czy są jakieś triki, które da się zrobić, aby jednak było coś więcej niż tylko scena, światło, multimedia? Co robisz gdy orientujesz się że jest wola i chęć a „klient nie ma kasy”?
Rafał: Wówczas proponujemy użycie gotowych elementów scenograficznych, które już mamy przygotowane z przeszłości. Mamy ponad 20 gotowych aranżacji tematycznych. Ze sceną, bokami, elementami tła, strefą chill – out i rekwizytami. W drugim podejściu do kosztorysu sprawdzamy z event managerem czy da się zejść finalnie z innych elementów takich jak dźwięk, może można zmniejszyć scenę, podać nieco mniej światła. Jego konsultacja i doradztwo jest tu potrzebne. Zwykle już ma wypracowaną wyobraźnię przestrzenną i potrafi to opowiedzieć klientowi. Szukamy przestrzeni, aby zmieścić set tematyczny. Klient coś doda, my coś zdejmiemy. I działamy. Jeśli się nie da, bo koszty transportu, montaży i przygotowań przewyższają zlecenie – odpuszczamy.
Scenografię, jeśli budżet już trzeszczy, warto odpuścić niż brać dwie wybrane rzeczy z magazynów. Mamy świadomość żescenografia jest dobrem luksusowym i jest obcinana w pierwszej kolejności zaraz po giftach. Dlatego nie każdy jest gotowy, aby pozwolić sobie na takie realizacje.
Eventowa Blogerka: Jak duża jest powierzchnia magazynowa gdzie przechowujecie te ponad 20 gotowych aranżacji i całe mnóstwo innych elementów zgromadzonych przez lata?
Rafał: W magazynie jest blisko 2500 m2. Scenografia w porównaniu do techniki ma ten minus, że jest gabarytowa. Nie da się tego spakować do case’ów bo składają się z kilkunastu elementów jako całość. I minusem jest też to, że często nie mieścimy się w jedną ciężarówkę, ale w dwie i to jest przykład znowu Twojego ostatniego eventu w Alvernii.
Eventowa Blogerka: Robi to wrażenie. Scenografia zajmuje się nie tylko eventami prawda? Są plany filmowe, są aranżacje wystaw, są też stoiska ekspozycyjne na targach. Powiedz które z nich są najciekawsze do realizacji?
Rafał: Wszystkie są ciekawe. Nie mamy gotowych systemów wystawienniczych, ale mamy dużo ciekawsze rozwiązania ekspozycyjno-eventowe. Na przykład stoisko dla Skoda było w postaci kry lodowej, 16 metrów długości, 2,40 wysokie. Na jej tle były cztery modele Skoda-Flota. Jeździło to stoisko 3 lata po przeróżnych wydarzeniach motoryzacyjnych. I za każdym razem biło na głowę gotowe systemy wystawiennicze jakie przeważnie dominują na targach. Kilkukrotnie wygrywało konkursy na najlepsze stoisko na targach.
Eventowa Blogerka: Mówi się o BIONIC-scenografii. O okrągłych obrotowych scenach. O hologramach. O fogg-screenach. Nowe technologie. Co się pojawia na rynku co możemy pod tę kategorię zmieścić? Krótko, „co się nosi” w scenografii ?
Rafał: Na pewno to co wymieniłaś – obrotowa scena. Jest mobilna obraca się wokół osi, jest z napędem elektrycznym, ma 5 metrów średnicy. Podobne mają teatry – z tym że to są modele bardziej stacjonarne. I jak mają ciąg spektakli to jej nie wypożyczą nikomu.
Ponadto nie ukrywam że szukamy cały czas nowych technologii w doborze materiałów wykończeniowych. Lubimy korzystać z dobrej jakości materiałów jak na przykład hips. Ale ten jest niestety drogi. Zatem odpowiadając często na sugestie klienta – szukamy zamienników. W przypadku naszej realizacji w Alvernii – na scenie na wykładzinie grafitowej rozsypaliśmy 5kg brokatu i też to było fajnie ograne, bo brokat się mienił jak śnieg i błyszczał w świetle reflektorów.
Eventowa Blogerka: Dokończ zdanie: Wymażony klient to…
Taki z którym produkuję scenografię od zera. Taka dedykowana pod klienta i jego cele. Produkowana z brył, z obrazów, które przenikają w całej przestrzeni eventowej. Te są dla nas najciekawsze. To wynika też ambicji. Inaczej się stawia po raz setny scenografię Holywood, a inaczej tę przygotowaną po raz pierwszy. Inna chemia, inna energia, inne wyzwania. Satysfakcja osiągniętego celu wówczas smakuje inaczej.
Eventowa Blogerka: Znam to uczucie i zgadzam się że pierwsze smakuje zawsze najlepiej. Zgadzam się z Tobą że zdarza się dość często przy kreacji pomysłów na event, że budżet się nie spina i pierwszym elementem, który klient chce wyrzucić jest scenografia. W moim odczuciu jest to element, który powinien występować zawsze – nawet w minimalnym stopniu. Bo robimy to dla naszych gości i chcemy aby czuli się na naszym wydarzeniu fajnie. Zdarza się, że są tam goście których nie zaskoczy podwieszany tiul oświetlony na niebiesko czy oskar w głębi sceny. Dla mnie to jest element szlifu eventu. Plastyki. Czysta „wykończeniówka”. Może warto odłożyć w czasie realizację i zrobić go z większą dbałością o szczegóły scenograficzne. Rafał, bardzo Ci dziękuję za tę wypowiedź. Do następnej gigant realizacji!
Rafał: Dzięki Aga, do następnej!
Ps. Osoby, które zgłoszą się do Rafała Pałczyńskiego na Hasło Eventowa Blogerka dostaną rabat & i jak zechcą oczywiście Eventową Blogerkę do konsultacji.
Previous article
Muzyka na Evencie…?Next article
5 Cech Skutecznego Eventu