fbpx

Pewien V-ce prezes dużej korporacji spędza poranek na zwiedzaniu eventu online organizowanego przez firmę. Odkrywanie wirtualnej platformy zaczyna od wizyty na hali targowej skupiając swą uwagę na przeglądaniu dostępnych tam filmów Wystawców i wysłuchaniu kilku prezentacji na temat ich nowych produktów. Tak nawiązuje kilka kontaktów z firmami, dostawcami i innymi uczestnikami z całego wirtualnego świata. Po południu teleportuje się do wielkiego audytorium na prezentację otwierającą konferencję, po której następują sesje warsztatowa ze znanymi trenerami światka biznesu. Kierownictwo planuje tu zaprezentować interesariuszom swoje najnowsze odkrycia korporacyjne. Gdy teleportują się do nowych pokojów, wita ich mnóstwo pracowników – pod postacią awatarów, w tym 10-ciu najlepszych dyrektorów generalnych, których będą wyróżniać za osiągnięcia. Wdzięczny za to, że wszyscy mają czas na spotkanie, awatar dyrektora rozpoczyna swoją prezentację…. Oto jak może wyglądać jeden event na Virtualnej Platformie. Ale jakiej? hmm… i którą wybrać? Oto kolekcja wirtualnych platform, które powinieneś poznać.

A tak całkiem serio to jak wygląda „typowy” event online w czasach COVID-19?

Tak, przyznam, że bardzo mało spektakularnie: Ty, okienko laptopa i ten wszechogarniający Internet. Może to być „gadająca głowa” która zmienia się co chwila a spotkaniom może nie być końca. Ale to nie musi tak wyglądać. #Wirtualnekongresy, #cyfrowekonferencje, #hybrydowespotkania #eventonline – to hasła, które powodują, że sezon spotkań i #konferencjeonline kwitnie, a przemysł spotkań w większości zdecydował się na hybrydowość, czyli łączenie live z zasięgami online.  Dziś pragnę Ci opowiedzieć jakie narzędzia komunikacyjne mogą nam posłużyć do organizacji wydarzeń online. W gąszczu dostępnych rozwiązań możemy wyszczególnić kilka:

  • te, które proponują video-konferencje (#Zoom, #MicrosoftTeams, #Skype)
  • te służące do komunikacji tekstowej w chatach (typu #Slack)
  • wirtualne platformy 2D i 3D oparte wyglądem na grafice przypominające gry… i na tych właśnie dziś będę się koncentrować.

Co to jest wirtualny świat i te wirtualne platformy 3D/2D ?

Świat wirtualny to symulowane komputerowo środowisko, które jest trwałe włączone. Umożliwia ono użytkownikom uczestnictwo za pomocą osobistych awatarów w spotkaniach, sesjach i wykładach. Uczestnicy mają okazję komunikować się, współpracować i wchodzić ze sobą w interakcje w obrębie jednego świata. Krótko mówiąc: ludzie współistnienieją w codziennej rzeczywistości, naśladując rzeczywistość. Wirtualne światy, są najbardziej znane w grach video w trybie dostępnym dla wielu graczy, ale wiele przedsiębiorstw zaczyna je stosować w codziennych czynnościach.

Wynajem wirtualnego świata dla Twoich gości może być odważnym pomysłem dla Twojego klienta, który bardzo zrewitalizuje swoje pojęcie o dzisiejszym świecie wydarzeń online. Bo to co zna, czyli tradycyjne videokonferencje, już mu się znudziły... Wirtualne światy to trochę zamknięty świat, który koncentruje się na … uczestniku wydarzenia i jego interakcji z tym co się dzieje wokół niego. I gdzieś tam odlegle budzi się nowa rzeczywistość dla wydarzeń przyszłości. Właśnie to daje mu poczucie bycia na konferencji, we wspólnej przestrzeni ze swoimi kolegami których zna, partnerami z którymi ma kontakt i biznesem, do którego pretenduje.  Zatem, co jeszcze innego możemy brać pod uwagę?

Specjalnie dla Was przygotowałam kolekcję kilku rekomendowanych platform do organizacji wirtualnych eventów online:

1. Wirtualna Platforma – Avatarland 

Pierwsza w Polsce interaktywna wyspa oparta na amerykańskim rozwiązaniu VirBELA. Uczestnicy wchodzą na platformę poprzez jej instalację na komputerach i logują się w przestrzeni pod postacią awatarów w świecie 3D. Mają wpływ na jego wygląd i nazwę oraz podpis z jakiej firmy pochodzą.

Awatary mają szerokie spektrum dostępnych przestrzeni konferencyjnych, od małych pokoi spotkań, po większe sale konferencyjne czy audytoria. W dostępnych przestrzeniach mogą być różne układy zasiadania: od teatralnych, po te galowe przy stołach oraz klasowe. Dla spotkań otwartych możliwe jest całkowite usunięcie mebli. Dla wydarzeń targowych i ich wystawców proponowana jest Hala EXPO. Każde z pomieszczeń można brandować. Sale plenarne systemu mogą pomieścić jednocześnie, aż do 1600 osób zaś prelegenci mają kontakt z publicznością, widzą ja na żywo i to nie tylko pod postacią czystej statystyki obecnych w przestrzeniach.

 

Na platformie Avatarland/VirBELA użytkownicy mogą swobodnie rozmawiać ze sobą. Dla bardziej odważniejszych uczestników konferencji możliwe jest wykonywanie licznych gestów jak podanie ręki, bicie braw, śmiech, taniec, podskoki czy machanie. Avatarland wspiera też networking poprzez udostępnianie stref prywatnych do rozmów uczestników wydarzenia co z pewnością przewagę na kanwie dostępnych rozwiązań online.

Wyspa Avatarland ma również strefy rekreacyjne do zabaw i gier w postaci: boiska do piłki nożnej, dostęp do trzech scen do wydarzeń wieczornych na plaży, oraz podróże motorówkami po oceanie. Polska wersja VirBELI pod nazwą Avatarland jest rozwiązaniem nowym, a swoją premierę miało 3 września 2020r. Do tej pory obsłużyło już osiem konferencji wirtualnych:

  • Wirtualną Konferencję KIKE w czerwcu 2020
  • Konferencję Security Case Study (9-10 września),
  • hybrydowy Meetings Week Poland (16-17 września),
  • Konferencję dla nauczycieli Stowarzyszenia Doradców Szkolnych i Zawodowych (25 września), film na ich profilu FB.
  • Targi Kariera IT (30 września) Agencji Gigacon,
  • Oraz trzy konferencje dla Ośrodka Rozwoju Edukacji (19-20 października, 30 października, 6-7 listopada, 2020) dla branży edukacyjnej, nauczycieli, kuratorów i innych specjalistów.

Z minusów dotyczących Platformy VirBELA zaliczę cechy, które najczęściej wymieniają klienci:

  • konieczność instalowania platformy na komputerach
  • konieczność bycia połączonym do Internetu o przepustowości 10MB/s. Dla większości użytkowników nie stanowi to żadnego problemu. Producenci rozwiązania już pracują nad rozwiązaniem dostępnym w wirtualnej chmurze, które już jest w fazie testów.
  • No i na koniec dodam brak możliwości zalogowania przez urządzenia mobilne.

2. Meetyoo

Niemiecka platforma #Meetyoo też służy organizacji wirtualnych wydarzeń. Można na ten aplikacji zrobić webinary, konferencje i inne wirtualne wydarzenia. Do plusów zaliczę grafikę aplikacji. Jest naprawdę okej. To, że można zrobić na niej transmisję na żywo, a także fakt, że mamy tu szansę zorganizować wirtualne targi, gdzie każdy wystawca ma swoje stoisko z reprezentantem czyni ją wyróżniającą się na tle innych narzędzi. Treści prezentowane na ekranach mogą być nagrywane i dostępne natychmiast po skończonej prezentacji. Rzeczą dość unikatową jest wbudowany w system formularz rejestracyjny online do sprzedaży biletów na konferencje.

Z minusów wymienię brak możliwości interakcji głosowej z uczestnikami. Sama komunikacja odbywa się tylko za pomocą chatów, które można włączać dla grup lub prywatnie. Sama platforma jest jakby nakładką graficzną na okno ZOOM, SKYPE czy MS Teams i efekt zostaje ten sam. Oglądający śledzi okienko jak przed telewizorem. Świata wirtualnego 3D, dynamicznego praktycznie tu nie ma, przez co uczestnicy się nie widzą, nie słyszą a pozostaje im tylko ze sobą chat’ować jak na tanim portalu randkowym. Czy wyobrażacie sobie być wystawcą na takich targach? Interakcja uczestnika z wystawcą odbywa się jedynie przez kliknięcie okna chat’a co moim zdaniem daje niski poziom możliwości sprzedażowych.

3. Floor.bz

Na Floor.bz organizuje się sporo eventów – ale to dla mnie nadal nie platforma ale bardziej zaawansowane okienko ZOOM’a. Właściciele Floor.bz wpadli natomiast na ciekawy pomysł wspierania branży eventowej w marketing wydarzeń już podpisanych i są gotowi rozdać 1 mln USD! W blisko pięć tygodni temu odbył się tu jeden z Kongresów Kardiologicznych z Barcelony. Platforma 2D dostępna z www w której możliwa jest opcja wynajmu na godziny.

W niej użytkownicy mogą zobaczyć livestram HD, prezentacje i inne treści wrzucone w okienka przestrzeni konferencyjnych. A tych jest tu kilka: scena dla gospodarzy i prelegentów, lobby dla publiczności, przestrzenie networkingowe, strefa VIP dla sponsorów oraz przestrzeń dla wystawców. W tym narzędziu mamy możliwość nagrywania treści prezentowanych podczas spotkań oraz wrzucania zdjęć do social mediów. Platforma do mnie wizualnie raczej nie przemawia – ale dla rozwiązań niskobudżetowych znajdzie swoich odbiorców. No i ta kampania na wsparcie marketingowe to naprawdę super pomysł. Floor jest przystępna cenowo a spotkania już można zorganizować za 200 USD. W bezpośredniej konkurencji na podobnym poziomie dla Floor leży 6Connex (zdjęcie poniżej) oraz vFairs do organizacji przestrzeni targowych, dostępna z przeglądarki internetowej.

Aplikacja 6connex

6 connex

vFairs

vFairs

4. HopIn

Hopin to kolejny naśladowca Zoom’a czy Team’s, ale bardziej nastawiony na interakcję pomiędzy uczestnikami online. Faktycznie jest to miejsce, gdzie możemy się łączyć z różnymi pokojami – jak na wydarzeniu na żywo i dzielić się z nimi zawartością prelekcji przy jednoczesnym animowaniu gości (ankiety, pytania otwarte i live chat). Tu odbywają się sesje 1:1, szkolenia a także konferencje na kilka tysięcy ludzi. Użytkownicy mają okazję zakładać własne czaty video i robić dużo grup networkingowych w jednym.

Z portfolio HopIn dowiadujemy się, że jest to dojrzałe narzędzie jest wykorzystywane przez poważne instytucje. XX-ty szczyt Liderów ONZ, który odbył się na platformie Hopin kryje za sobą dziesiątki tysięcy uczestników konferencji, i zaangażowanie aż 69 lokalnych sieci tworząc jedno globalne doświadczenie dając pierwszy w historii wirtualny szczyt ONZ.

W ich 26-cio godzinnej konferencji „Chasing the Sun” – Konferencja miała 26 sesji plenarnych, 50 sesji z ponad 500 prelegentami, zaś aż 21 agencji partnerskich ONZ zwołało samodzielnie ponad 55 sesji. To już może robić wrażenie.

5. Whova

O whova dowiedziałam się od jednego z moich klientów. Do dojrzała amerykańska aplikacja, która zbiera trofea z wiodących konkursów na najlepsze aplikacje dla organizatorów wydarzeń nagrodę w Event Technology Awards w 2016, 2017 i 2018 roku. Dostępna na urządzeniach mobilnych i stacjonarnych app’ka pozwala zaplanować wszystkie etapy eventu od rejestrację pod finalizację.

Co prawda…pizzy nie dowiezie ALE… ułatwia nawiązywanie kontaktów z uczestnikami – pozwala im się umawiać 1:1, wzmacnia zaangażowanie publiczności przez liczne interakcje w aplikacji a organizatorom znacznie upraszcza życie w samej przygotowaniu wydarzenia. Aplikacja obsłużyła blisko 9.000 wydarzeń z ponad 100 krajów, z markowymi klientami, w tym US-Bank, Stanford, L’Oreal, Hilton, Oracle, LEGO, Vertafore, FinishLine, HSBC, NASA, IKEA, TEDx, IEEE, ACM, Yale itp.

6. Hyperfair

Kolejną propozycją to aplikacja Hyperfair. Jej zdecydowaną zaletą jest fakt że jest aplikacją nie wymagająca instalacji na kompie. Producent rekomenduje na tej aplikacji organizację targów a wystawcom jest w stanie zaproponowąć aż 5 rodzajów brandowanych stoisk. Dostęp do aplikacji jest możliwy zarówno przezkomputer jak i urządzenia mobilne – co na tle innych platform jest dużą przewagą. Analiza gości i ich odwiedzin i interacji jest możliwa w czasie rzeczywistym. Całkowita pojemność ponad 5000 jednoczesnych użytkowników na świat.

 

7. Webexpo

to startup wirtualnej platformy 2D i katalog wystawców, w których możemy utworzyć wirtualne targi. Narzędzie pozwala tworzyć stoiska, dodawać zdjęcia produktów i usług oraz zamieszczać button „kup online”. Opolski start’up finansowany z funduszy Unii Europejskich ma za sobą kilka eventów m. in. Wirtualny Przystanek Kariera w których oferty pracodawców były kierowane do kandydatów z całej Polski logujących się na platformę.

Zaletą z pewnością jest też dostęp do wnikliwych statystyk z ilości osób odwiedzających stoiska, czy ilością przeprowadzonych rozmów na stoisku – na chat’cie. Minusem jest bardzo niedopracowane rozwiąznie i wygląda na to że nie skończone. Ich marketing leży w powijakach – bo na sieci nie można znaleźć żadnego print screen’a z wewnątrz tego rozwiązania. Mnie to niestety zniechęca do dalszych poszukiwań informacji na temat tego dostawcy.

8. Borrel.app

Na koniec jakaś jakiś śmieśmy graficznie wybryk programistyczny  w postaci aplikacji https://borrel.app/ Ludzie wcielają się w postacie starodawnych telewizorów i mogą szukać skarbów po jakiejś wyspie pełnej tajemnic…Można przez to cudeńko rozmawiać. Na pewno temat do wdrożenia – ale grafika nie powala. Byłam tu dosłownie 2minuty i zamknęłam okienko. Nie nie da się zdzierżyć tej grafiki.

 


Wnioski:

na pewno warto spróbować chodź raz organizacji wydarzeń online. To dla nas, planistów wydarzeń obowiązkowa praca domowa z lekcji innowacji i techniki. Spora część ludzi nadal chce brać udział w konferencjach dostępnych online. Robię je od czerwca i obserwuję jak ludzie reagują, bawią się formułą, dowcipkują. Na prelekcjach do końca konferencji ok 17:00 siedzi przeważnie 90% ludzi – co nie zdarzało się na eventach na żywo. Z zestawu powyższego namawiałabym Cię na spróbowanie VirBELA/Avatarland na uwagę może też zasługiwać Hyperfair. oraz HopIn. Dostęp do Virbeli możesz otrzymać bezpłatny pisząc do mnie na @.

Wydarzenia online pozwalają zaoszczędzić dużo czasu, pieniądze i mieć szereg korzyści dla środowiska. Można na nich zarobić i to nawet więcej – bo mało jest wykwalifikowanych dostawców w Polsce virtualnych platform.

Osobiście wciąż marzę o podróży do tętniącego życiem centrum kongresowego. Do hotelu, w którym będę mogła zintegrować się z ludźmi ze swojej branży i napić się z nimi zimnego prosseco po godzinach! Pozdrawiam Was jesiennie, mam nadzieję że jesteście zdrowi i dbacie o siebie.

Eventowa Blogerka

Ps. Publikacja została napisana dla MeetingPlanner.pl, za co bardzo dziękuję.

ps2.Z ważniejszych eventów wirtualnych, o których powinieneś odwiedzić to :

  • WESTM 2020 – MICE Exhibition & Conference w Serbii,
  • IBTM World Virtual (8-10.12.2020), 
  • A w przyszłym roku CES 2021 (11-14.01.2021), który przechodzi na wystawę w pełni cyfrową we współpracy z Microsoft

JOIN THE DISCUSSION