Manager, księgowy, prawnik, reżyser, couch i spowiednik – wszystko pod jednym zawodem czyli Event Manager. Jakie są praktyki pracy jako lider ? Jak to jest mieć imprezę w której bierze udział 100.000 osób? Ile ludzi za tym się kryje i jak tym zarządzać aby wyszło? Jakie mogą się zdarzyć najtrudniejsze sytuacje kryzysowe na evencie? Jakie […]
Artykuł Event manager i jego rola – Wywiad z Bartkiem Bieszyńskim pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Manager, księgowy, prawnik, reżyser, couch i spowiednik – wszystko pod jednym zawodem czyli Event Manager. Jakie są praktyki pracy jako lider ? Jak to jest mieć imprezę w której bierze udział 100.000 osób? Ile ludzi za tym się kryje i jak tym zarządzać aby wyszło? Jakie mogą się zdarzyć najtrudniejsze sytuacje kryzysowe na evencie? Jakie są standardy ? O tym wszystkim w niesamowitym wywiadzie Bartka Bieszyńskiego – kolejnego prelegenta na Forum Branży Eventowej 2020.
Eventowa Blogerka: Witajcie!!! Dzisiaj moim gościem, jest prawdziwa gwiazda eventowa, chyba nieprzypadkowo jest u mnie nominowana jako „eventowy prezydent” – Bartek Bieszyński, człowiek z eventów, który dość dużo już osiągnął.
Eventowa Blogerka: Bartek, pracowałeś przy Orlen Warsaw Maraton, przy Verva Street Racing, Top Gear Live, iHestia, otwarcie The World Games, otwarcie centrum handlowe Posnania – jest tego dosyć sporo. Cieszę się, że będziesz jednym z prelegentów na Forum Branży Eventowej.
(Można pobrać ten odcinek klikając POBIERZ lub posłuchać go na iTunes i na ANDROID wyszukując Eventową Blogerkę w podcastach) Transkrypcja wywiadu, poniżej.
Bartek Bieszyński: ja również cieszę się bardzo.
Eventowa Blogerka: to jest już 20 stycznia 2020, tam będziesz opowiadał nam o tym jak się pracuje w zespole, w zespole tych wszystkich ludzi, którzy dają wszystko z siebie, żeby dany projekt się zakończył. Powiedz, jak to jest być liderem event managerem, ale w różnych skórach: czyli: manager, księgowy, prawnik, reżyser, coach, a nawet spowiednik.
Bartek Bieszyński: tak jest, takie sytuacje się zdarzają i wbrew pozorom są częstsze niż księgowym. Bo kluczowe jest, wydaje mi się, to co powiedziałaś – słowo zespół. Ja byłem przyzwyczajany bardzo długo poprzez swoją pracę, że samemu nic się nie wymyśli. Teraz mówisz o mnie jako o gwieździe, co jest bardzo miłe…
Eventowa Blogerka: dla mnie nią jesteś
Bartek Bieszyński: bardzo dziękuję, autografy, selfie na koniec. Natomiast ja nie byłbym tam, gdzie jestem i nie zrealizował bym tych projektów, które zrealizowałem, samemu, to by było nie możliwe po prostu. Sztuką jest w tym biznesie, w tym cholernie trudnym biznesie, nazywając sprawę wprost, zbudowanie zespołu, który jest w stanie dźwigać te rzeczy.
Niezależnie od tego czy to jest konferencja czy nawet tak zwany prosty event, to wszystkim adeptom eventów mówię, że nie ma czegoś takiego jak prosty event. Jak ktoś zacznie tak myśleć, to zaczynam szukać, gdzie on się wywali zaraz. To jest klasyk gatunków – prosty event, powiedzmy do 50 tysięcy plus 4 roll up’y, a potem się okazuje, że 2 roll up’y się zgubiły, a lokalizacja jest mała.
Pamiętajmy, że na te najmniejsze eventy to dodatkowo patrzy cały zarząd, tam nie ma nawet marginesu na to, żeby kawa choćby przez sekundę była za zimna. Nie ma czegoś takiego jak prosty event.
W związku z tym zespół jest kluczowy i ta cała moja droga zawodowa, to tak naprawdę jest sztuka, umiejętność, doświadczenie, nabywanie nowych umiejętności, jeżeli chodzi o budowę tak zwanej ekipy – wszyscy wiemy w branży, że słowo ekipa to jest zespół, to są te kluczowe rzeczy. Stąd też tytuł mojego wystąpienia na Forum Branży Eventowej: „Za mną a nie do przodu”, bo z dziecięcego zamiłowania jestem trochę militarystą…
Eventowa Blogerka: jesteś Napoleonem na tym białym koniu…
Bartek Bieszyński: tak, bo zarządzanie projektami, jest w ogóle trochę szkołą wojskową, wywodzącą się z wojska, historycznie tak to wygląda i generalnie cała sztuka zarządzania i logistyki ma swoje korzenie bardzo mocno w wojskowości. Istotne jest to, że klasyczny dowódca-lider powinien zawsze prowadząc swój oddział czy zespół używać słów za mną a nie do przodu.
Chodzi mi o to, że to Ty jesteś tą osobą, która nadaje power’a i jest w stanie pokierować ekipą, nadać dobrą motywację, dobrą energię, ale też podzielić się swoją wiedzą, doświadczeniem, wesprzeć tam, gdzie ktoś czegoś nie wie, nie potrafi, ale z drugiej strony nie zrobić czegoś za kogoś. Wszyscy dobrze wiemy, że na eventach mamy pełny przekrój świata w kontekście zapotrzebowania specjalizacji:
potrzebujemy mocnych sił kreatywnych żeby wymyślić coś fajnego, do tego trzeba mieć super umysł inżyniera żeby ogarnąć co to jest layer, co to jest krata, co to jest bitek, co to jest podest sceniczny, co to jest hips i tak dalej. Od razu powiem, że nie jestem inżynierem, jestem humanistą i zaraz dojdę do tego co trzeba robić, gdy nie ma się tej wiedzy. W każdym projekcie trzeba mieć takie elementy formalno-prawne jak budżety, umowy, kontrakty, trzeba mieć element reżyserki, bo musi być jakiś flow scenariusza
Eventowa Blogerka: trzeba mieć zdolności komunikacyjne, żeby się z każdym dogadać
Bartek Bieszyński: trzeba się umieć dogadać, więc musisz postawić na ekipę, która po pierwsze się wzajemnie nie zje
Eventowa Blogerka: tak bo to zgrzyta, jeżeli jest choć jedno ogniowo, które nie pasuje, to jest masakra
Bartek Bieszyński: tak, wtedy jest masakra. Bardzo ważny jest fakt, że ten zespół ma generować wartość, te połączenie ma być unikalne, musisz tak dobrać ludzi i tak nimi zarządzać i nadawać ton, aby każdy wszedł na swoje tory, a event na końcu się złożył w całość.
Tak jak wspomniałaś, wystarczy jedna nietrafiona osoba, albo źle zbriefowana, źle usadzona w strukturze lub źle ukierunkowana lub przeciążona przez lidera, który nie ma wiedzy i myśli, że może tego nie doglądać, to to wszystko może generować taka implozję, że cały projekt się sypie, i później już nie ma czego ratować.
Event idzie jak kostki domina, i jak te kostki nie będą razem chodzić to nie będzie działać. I właśnie o tym będę mówić, jak tworzyć zespół, żeby on się wzajemnie napędzał a nie zżerał. Bo to jest jedno z największych zagrożeń, jeżeli zespół nie będzie skupiać się na robocie, tylko zacznie częściej chodzić na fajka i plotkować, to znaczy, że już jest nie dobrze i trzeba interweniować, i to jest ta sztuka.
Z drugiej strony pamiętajmy, że w tej branży pracują tylko i wyłącznie osobowości, bo jak ktoś nie ma osobowości, nie jest w stanie pracować w tej branży, bo to nie jest możliwe. Trzeba mieć osobowość by z Klientem porozmawiać stanowczo, trzeba pogadać z panem Zdzichem od światła lub pogadać z panią od hotelu, trzeba mieć po prostu siłę przebicia
Eventowa Blogerka: siłę ramion i nóg
Bartek Bieszyński: i rażenia też, więc o tym będę chciał rozmawiać, bo trzeba z jednej strony coś skonstruować zbudować, ale tu jest też potrzebny autorytet
Eventowa Blogerka: tak, bo Ty jako lider projektu musisz tak grać tą swoją orkiestrą, żeby nikt nie poczuł, że jest dyrygowany, ale z drugiej strony, żeby faktycznie robił na tę sztukę jako jedno z ogniw i robił na 100% albo na 200%
Bartek Bieszyński: absolutnie tak, i tu mogę zdradzić o czym będę mówił, bo to jest najczęściej popełniany błąd przez liderów projektu i to jest to co chciałem przekazywać młodemu pokoleniu: jest różnica w pracy opartej na władzy a w pracy opartej na autorytecie.
Bo władza oznacza, że to ja jestem liderem, a Ty robisz to i to i ma być za godzinę zrobione i później się okazuje, że Ty używając tej władzy nie do końca wiesz o czym mówisz, a ludzie patrzą na Ciebie jak na kosmitę i nie budujesz tego na pozytywnym przekazie typu: słuchajcie może umówmy się na pojutrze, kto nie może? no to umówmy się inaczej.
Pamiętajmy, że dyrygować też trzeba umieć i używać władzy też trzeba umieć, i o tym będę chciał mówić, kiedy władza a kiedy autorytet. Dla mnie takim największym komplementem jaki dostałem od swojego zespołu, były słowa: nie wypada Bartka zawieść. I to było dla mnie najmilsze, udało mi się przez te lata zbudować taka pozycję, że nie wypada, i to jest super.
Eventowa Blogerka: ja miałam tydzień temu taki moment, podobny do tego cyklu, robiłam Jubileusz 150-lecia Społem, to nie jest już tajemnica, bo informacja poszła w świat. Obdzwaniałam wszystkich na drugi dzień po sztuce pytając: jak demontaż, jak się czujecie, czy dojechaliście, bo część ludzi nie była z Warszawy, i oni wszyscy jak mi jednogłośnie powiedzieli: wiesz to była sztuka, gdzie ja się czułem jak w rodzinie. Powiem Ci, że nie zdarzyło mi się przez tyle lat pracy, żeby tyle ludzi powtórzyło to tego jednego dnia.
Bartek Bieszyński: super, gratuluję i o to właśnie chodzi
Eventowa Blogerka: powiem Ci, że wzruszyłam się, fajną atmosferę stworzył zespół, fajnie nam się pracowało, każdy wiedział od czego jest i nie było ciśnienia. Równie fajnie pracowało się z tym Klientem, bo Klient przytulał, dziękował, był bardzo serdeczny, partnerski, nigdzie nie było momentu, że była super presja
Bartek Bieszyński: to partnerstwo, o którym mówisz jest bardzo ważne
Eventowa Blogerka: to jest to paliwo na następne sztuki
Bartek Bieszyński: tak, to jest paliwo. Pamiętajmy, że dobrze zarządzany zespół i fajny projekt i partnerskie podejście klienta, też budują ten zespół, w takim sensie, że dalej będzie mógł wejść w cięższe wyzwania, a należy pamiętać, że my na projektach też bardzo się spalamy energetycznie. Każdy z nas pamięta jak to jest krótko spać. Ja pamiętam, że po World Games chodziłem spać o 15.00, tak przez 4 dni, rodzina bardzo dziwnie się wtedy na mnie patrzyła, ale to była taka praca.
Eventowa Blogerka: bo to jest praca umysłowa, żeby było jasne
Bartek Bieszyński: to jest praca bardzo umysłowa
Eventowa Blogerka: nawet jeśli mamy noszenie case’ów, czy rozstawianie scen, to mimo wszystko praca lidera jest przede wszystkim umysłowa i ona bardziej męczy niż jakakolwiek praca fizyczna
Bartek Bieszyński: tak, bardzo męczy, bo też dobry lider powinien być odpowiedzialnym liderem. Ja bardzo poczuwam się do tej odpowiedzialności, i nawet jeżeli ktoś w moim zespole zrobi błąd, czegoś nie dopatrzy to ja najpierw myślę, mogłem z nim o tym pogadać wczoraj, mogłem mu to jeszcze bardziej wytłumaczyć – to jest mój taki pierwszy odruch.
Eventowa Blogerka: mógłbyś być dobrym kaznodzieją, to idźmy dalej powiedz mi, gdzie ta Twoja rola spowiednika się przewija w Twojej pracy?
Bartek Bieszyński: dobry przywódca powinien wiedzieć, kiedy komuś idzie słabiej, czasem jest tak, że ludzie są zmęczeni, przeciążeni, mają różne sytuacje w domu i wtedy trzeba umieć taką osobę wyłapać z tłumu. Na Verva Street Racing w zespole projektowym samych managerów było 30 osób, nie mówiąc o ekipie liniowej, łącznie było nas ponad 100 osób, nie mówiąc o dostawcach, ochronie itd. I teraz wyłapać taką osobę nie jest łatwo.
Raz miałem taką sytuację, z osobą, która do momentu projektu była super zaangażowana i mieliśmy dla niej świetne miejsce. Natomiast później, proces był tak ustawiony, że w momencie produkcji ciężko było dla tej osoby znaleźć pracę. Ta osoba miała super ważne zadanie w okresie przygotowawczym, natomiast w realizacji było już gorzej i ze względu na specyfikę projektu nie mogłem jej niczego zaproponować, ale musiałem znaleźć dla tej osoby coś fajnego, bo widziałem, że się zdołowała.
Miała swój okres, że odeszła od pracy czysto produkcyjnej i czuła się trochę kulą u nogi i wtedy musiałem ją uspokoić, przytulić, wysłuchać, trochę zmotywować i znaleźć takie miejsce gdzie mogłaby się realizować na tym projekcie, które też byłoby zgodne z tym planem, który przyjęliśmy. Sam też miałem takie sytuacje, gdy byłem szeregowym pracownikiem i lider projektu wrzucał mnie do pracy, którą niekoniecznie lubiłem.
W tym właśnie miejscu pojawia się sztuka rozmowy z taką osobą, która niekoniecznie jest zadowolona ze swojej pracy, znalezienie wspólnego języka, to jest szalenie ważne, bo każdy tak jak powiedziałaś, powinien czuć się jak w rodzinie. Nie chcemy, żeby ktoś czuł w tej rodzinie, że jest gorszy, mniej wartościowy. I właśnie tą wiedzą będę chciał się podzielić na Forum Branży Eventowej, przede wszystkim z młodym pokoleniem, które wzrasta, a wydaje mi się, że mamy mało okazji edukacyjnych na rynku, gdzie możemy takiego know-how nie teoretycznego tylko praktycznego posłuchać.
Eventowa Blogerka: mnie się wydaje, że najtrudniejsze w projektowaniu realizacji jest właśnie praca z ludźmi, bo to jest narażone na katastrofę na każdym kroku, bo ktoś może mieć zły dzień, być przeciążony, trzeba mieć oczy dookoła głowy, reagować i czasami też trzeba pomyśleć z innych
Bartek Bieszyński: trzeba myśleć szerzej
Eventowa Blogerka: to tak trochę jak gra w szachy, dwa trzy kroki do przodu
Bartek Bieszyński: tak, i właśnie za to mój zespół mnie maltretuje, a dokładniej za dwie rzeczy: za to, że nie wypuszczam eventu bez książki produkcyjnej nawet tego najmniejszego, a druga to że powtarzam im jak mantrę, że nasza praca to jest planowanie, planowanie i planowanie.
Dobre planowanie to podstawa, to znowu jak z wojskiem im więcej manewrów i ćwiczeń tym mniej krwi na polu bitwy. A kolejna ważna rzecz jest taka, że to nie jest B2B czy B2C tylko to jest Human To Human, czyli człowiek do człowieka i ogromnie ważna w tym wszystkim jest komunikacja, dlatego ja zarzucam wszystkich spotkaniami i statusami, ciągle mamy się spotykamy i gadamy.
Jestem zwolennikiem teorii, że im więcej informacji tym lepiej, wolę mieć jej nadmiar niż niedosyt, bo czasem niewielki niedosyt powoduje załamanie całego systemu, a nadmiar informacji można sobie zawsze przefiltrować. Dlatego tak bardzo ważne jest, aby się spotykać, bo to buduje chemię i więź.
To co będę chciał przekazać, podzielić się swoją wiedzą, to fakt, że przed każdym dużym projektem robimy odprawę gdzie przerabiamy cały projekt od zera a potem wieczorem idziemy rozluźnić się. Czyli wygląda to tak, że w ciągu dnia cały zespół zdobywa wiedzę a wieczorem dzieli się swoją energię z innymi, bo bardzo ważne jest też to, aby celebrować sukcesy. Bo sukcesy trzeba celebrować.
Eventowa Blogerka: świetnie, aż chce się być częścią Twojego teamu. Nie byłabym sobą gdybym nie zapytała Ciebie jak to jest mieć imprezę na 100 tysięcy osób? Utytułowana Verva Street Racing przez Global Eventex Avards 2017 jako najlepszy event na świecie, to jest Twoja. Powiedz mi, ile osób się kryje w kadrze takiego eventu i jak tym zarządzać żeby wyszło tak jak powinno?
Bartek Bieszyński: do tego projektu mam stosunek jak do własnego dziecka, bo rodził się od oferty, poprzez realizację, bardzo mocno to trzymałem oczywiście z całym zespołem, ale nadając ton. Na instalację mieliśmy jakieś 3 m-ce, to jakaś abstrakcja jest, robiliśmy to w zupełnie nowej formule. Czyli wyciągaliśmy tę Vervę ze stadionu poza stadion.
Wiązało się to z budowaniem takiego toru jak Monte Carlo w centrum Warszawy, z wylaniem iluś tam ton asfaltu, montowaniem betonowych zabezpieczeń itp. Jak przyjechali do nas żołnierze z Żandarmerii Wojskowej, którzy robili nam pokaz, to powiedzieli, że czują się jak w Afganistanie i należy to uznać za komplement, bo to znaczy, że mamy dobrze zabezpieczony tor.
Nad tym projektem pracowało ze mną 30 kluczowych koordynatorów trzymających różne odcinki, za nimi szło około 30 osób backupu, czyli łącznie około 60 osób głównego zespołu.
Eventowa Blogerka: jak to jest na realizacji, pracujecie na radiach? Z 60 osobami?
Bartek Bieszyński: tak, tylko mamy podział kanałów, podział łączności
Eventowa Blogerka: czyli przechodzisz z kanału 2 na kanał 3, żeby przegadać coś z innym liderem?
Bartek Bieszyński: tak, mamy różne komunikaty, jest mapa łączności, do dyspozycji jest około 10 kanałów w ramach, których poruszają się konkretne sektory, a ja czasem przeskakuję i łączę ze sobą. Biorę wówczas 3 baterie zapasowe do kieszeni, dwa zapasowe radia, do tego zgrzewkę wody, karton snickersów i zgrzewkę red bulla ładuję wszystko na Mellexa.
Problemem mogą okazać się tylko problemy natury fizjologicznej, ale mam zawsze ze sobą takiego Jokera, który ze mną jeździ i jest moim kierowcą. Tu znowu należy pamiętać kolejną wojskową maksymę, że nawet jak masz super plan, to może on się wywalić w pierwszym starciu z wrogiem, więc trzeba być bardzo elastycznym.
Dlatego ja mając taką osobę Jokera, jestem w stanie wysyłać go jako „straż pożarną” w miejsca, gdzie akurat wymaga tego sytuacja. Ale wracając do pytania, było około 60 osób kluczowego zespołu połączonego w sieć radiową, cyfrową, w samym biurze produkcji pracuje 4-5 osób, które dbają o normalne funkcjonowanie, czyli przyjmują kurierów, robią odprawy, to wygląda jak tworzenie takiej firmy od podstaw.
Eventowa Blogerka: a masz kogoś kto Cię karmi? Bo u mnie tak jest, że dziewczyny przychodzą i mówią Aga Ty teraz musisz zjeść…
Bartek Bieszyński: tak, bo głodny człowiek jest bez energii na polu bitwy, więc musi być najedzony. Druga rzecz jest taka, że wieczorem staram się chodzić i sprawdzać, bo jak wszyscy stają się taką jedną rodziną, to siedzą tam po 24 godziny na dobę, a ja im zawsze zadaję pytanie czy na pewno wszyscy muszą siedzieć?
Wolę mieć następnego dnia wyspanych wszystkich, więc ostatnie odprawy robię 17:00-18:00, one są bardzo proste, od razu widzę kto zostaje, a kto nie idzie do domu/hotelu odpoczywać, spać, relaksować się i następnego dnia na 8:00 zapraszam ponownie do pracy. To są takie rytuały, które udało mi się wypracować.
Eventowa Blogerka: powiedz mi czy Ty też jesteś front liderem zwykle u Klienta i przyjmujesz jego uwagi?
Bartek Bieszyński: nie do końca, zawsze staram się uczyć Klienta, że każda strefa ma swojego koordynatora, a Klient dostaje pełną listę kontaktów plus radio i może samodzielnie wywołać danego koordynatora. Wówczas dana sprawa może być o wiele szybciej rozwiązana.
Ja zawsze monitoruję te sprawy, czasem w ogniu walki to ma różne strony, bo potrafię też być bardzo zasadniczy do Klienta. Generalnie staram się i Klienta i zespół tak przyzwyczajać, żeby na podstawie informacji, które im dostarczam typu listy kontaktowe i ustalenia kluczowe, te pierwsze trzy-cztery kroki zrobili sami.
Przy Vervie było jeszcze 2 koordynatorów, co godzinę wysyłałem im informacje ile mamy ludzi, i około 13:00 wiedzieliśmy, że mamy około 80 tysięcy ludzi i może trzeba będzie zamykać. Musieliśmy wprowadzić mechanizm, że aby ktoś mógł wejść to ktoś inny musi wyjść, powiem szczerze, że wieczorem jeszcze adrenalina trzymała, bo zrobiliśmy przecież event na 100 tysięcy ludzi.
Miałem przyjemność być na stadionie jak było 50 tysięcy, ale 100 tysięcy to widzisz morze ludzi chodzących w lewo i prawo. Wtedy trzeba pamiętać o bezpieczeństwie, bo jak mamy taką ilość na evencie to statystyka jest nieubłagalna, ktoś się potknie, ktoś skręci kostkę.
Eventowa Blogerka: gdzieś ta sytuacja kryzysowa może się wydarzyć
Bartek Bieszyński: pamiętam, że przy Vervie mieliśmy 5-6 interwencji lekarskich: epilepsja, dziecko się przewróciło uderzyło w coś głową i trzeba było szybko do szpitala
Eventowa Blogerka: która sytuacja kryzysowa zapadła Ci najbardziej w pamięć
Bartek Bieszyński: niestety w głowie mam taką najbardziej czarną z możliwych jakie mogą się wydarzyć na evencie czyli śmierć uczestnika, to było na maratonie, niestety biegacz nie dobiegł do mety, pomimo natychmiastowej książkowej akcji ratunkowej, kilka godzin później w szpitalu niestety zmarł.
Eventowa Blogerka: jakie są te pierwsze trzy kroki w takiej sytuacji?
Bartek Bieszyński: mamy czarną książeczkę i wąskie grono osób, które jest przeszkolone, a przy imprezie sportowej o charakterze maratonu takie sytuacje są możliwe bo ludzie mogą mieć ukryte wady serca, mogą mieć zawały na trasie, mogą być niewydolni, może się cokolwiek wydarzyć, te ryzyko drastycznie rośnie w porównaniu do Verva Street Racing.
Po pierwsze mamy procedurę, która jest opracowana wraz ze służbami ratunkowymi, my też zabezpieczamy taki maraton, są to rekordowe zabezpieczenia w skali kraju, mamy około 150 ratowników, kilkadziesiąt karetek. Jest pewien protokół, którym podążamy, oczywiście każda śmierć uczestnika powoduje z automatu śledztwo policji bo jest to jednak niewyjaśniony zgon, który ma miejsce na wydarzeniu, a policja ma obowiązek sprawdzić jego okoliczności, taka jest procedura.
I w tym konkretnym wypadku policja również była, przeglądała cały przebieg akcji ratunkowej, do tego dochodzą tak przykre rzeczy jak sekcja zwłok..
Eventowa Blogerka: jest też rodzina, która może chcieć dochodzić swoich praw i odszkodowań
Bartek Bieszyński: tak, a z drugiej strony my też jesteśmy ubezpieczeni. Osobiście miałem kontakt z rodziną, notabene to był 30-kilku latek, który zostawił 4-letniego syna, byłem osobą, która procedowała z tą rodziną wypłatę ubezpieczenia. To są takie wspomnienia, których nigdy nikomu nie życzę.
To było bardzo dla mnie ciężkie, i to też uzmysławia, że bezpieczeństwo jest kluczowe. Chociaż w tym przypadku była to sytuacja losowa, ktoś zasłabł na trasie, los tak chciał. Natomiast ja mam poczucie, że to jest mój uczestnik, i we wszystkich dokumentach jest jedna osoba, która za wszystko bierze odpowiedzialność i to jestem ja.
Nigdy przed tym się nie uchylam i nie będę, natomiast dla mnie był to jeden z najtrudniejszych momentów życiowo-zawodowych, to jest na granicy traumatycznego przeżycia. Przy takich sytuacjach niestety trzeba wyciągnąć tę całą czarną procedurę. Mamy wcześniej przygotowane wzorce informacji prasowych, mamy schemat postępowania, więc nie działamy po omacku i na wariata.
Niestety jest to bardzo brutalne, dostajesz tę informację i spotykasz się w 4-5 osób w sztabie kryzysowym, wyznaczonym już wcześniej z imienia i nazwiska, i przez pierwsze 5 minut wszyscy płaczą
Eventowa Blogerka: chcesz mi powiedzieć, że szykując event, masz już przygotowany scenariusz na taki wypadek?
Bartek Bieszyński: tak, przy takiej skali tak. Są wzorce dokumentów, różne scenariusze w zależności od zdarzenia np.: zamach terrorystyczny, wypadek itp. Głównie chodzi o informację do mediów i o przepływ tej informacji, w związku z czym musimy być precyzyjnie poinformowani o tym co się stało, nie możemy tracić godzin żeby zastanawiać się co napisać, dlatego też pewne wzorce możemy przewidzieć.
Przytoczona przeze mnie sytuacja była wielce prawdopodobna, ktoś zasłabnie i umrze, w związku z tym pod kątem biurokratycznym byliśmy dobrze przygotowani, nie mniej jednak jest to trudna sytuacja dla sztabu kryzysowego.
Eventowa Blogerka: no tak bo idąc dalej, jak oglądamy wieczorne wiadomości to przede wszystkim media zahaczą właśnie o tę śmierć na maratonie
Bartek Bieszyński: tak, i później są pytania, media dopytują o szczegóły, o zabezpieczenie, o przebieg akcji ratunkowej, spotkaliśmy się z tym, że była pogoń za sensacją. To są sytuacje, które pozostawiają ślad trwały i doświadczenie, które nam wszystkim powinno uzmysławiać, że zabawa zabawą ale bezpieczeństwo jest bardzo ważne. Ja zawsze powtarzam moim Klientom, nawet jak robimy event konferencyjny na 500 osób, że patrol medyczny musi być bo jest to standard.
Eventowa Blogerka: powiedz mi proszę jakie jeszcze standardy powinniśmy wdrażać w strukturę eventu? Będziesz o tym mówił na FBE?
Bartek Bieszyński: tak, mam raptem 30 minut, ale mam nadzieję, że coś ciekawego i wartościowego w tym czasie przekażę. Wracając do Twojego pytania, najważniejsze żeby były standardy, zawsze powtarzam, że jest różnica między „jakoś a jakość”, bo w końcu nadejdzie ten czas, że „jakoś” się nie uda. To taka nasza wada narodowa, jakoś to będzie.
Jest wiele rzeczy, na które trzeba zwrócić uwagę: nie możemy montować imprezy, która wymaga 3 dni czasu pracy a my zrobimy montaż w 10 godzin i do tego mamy jeszcze mieć czas na próby, bo Klient chce zaoszczędzić na sali – w Niemczech nikt nie pozwoliłby nam na coś takiego
Eventowa Blogerka: w Niemczech światowy Dzień Mody montuje się chyba dwa tygodnie na takim starym lotnisku, a sam event trwa tydzień, bo ludzie przecież pracują w normalnych godzinach 8:00-16:00
Bartek Bieszyński: właśnie ten inny świat zobaczyłem, gdy byłem jednym z głównym producentów Top Gear w 2013 roku na stadionie i byłem odpowiedzialny za kontakt ze stroną brytyjską. Pierwsze moje zdziwienie było takie, że oni przyjechali dwa tygodnie wcześniej, a ja zastanawiałem się czy może chcą Warszawę pozwiedzać lub Kraków zobaczyć?
Chodziło o to, że oni jedną sekwencję, którą my na próbie zrobilibyśmy w godzinę, oni robili w 2 dni, ale potem wszystko chodziło jak w zegarku, nie było mowy żeby coś było nie dopatrzone
Eventowa Blogerka: to jednak trochę zachodzi już o produkcję filmową, gdzie stale są powtórki
Bartek Bieszyński: oczywiście, że tak bo dążą do ideału, a kwestia jest taka, że u nas pracujemy za szybko
Eventowa Blogerka: mi najtrudniej jest zrozumieć jak pracują ludzie w technice, bo to jest tak: wczoraj grałem w Łodzi, dziś jestem w Warszawie a jutro mam Gdańsk, i pytanie gdzie oni śpią, przecież oni jeżdżą ciężarówkami?
Bartek Bieszyński: to jest hardcore, ja też mam potem problem z dostawcami jak rozmawiam, przecież widzę, że ta osoba robi trzy sztuki pod rząd i może pojawić się problem: albo coś zawali albo się zdrowotnie rozłoży. Najgorsze jest to, że jest na to wszystko takie dziwne przyzwolenie zarówno klientów jak i dostawców, bo nikt do tej pory nie powiedział nie.
Ta edukacja idzie zbyt powoli i dopóki nie stanie się nic tragicznego to nic się nie zmieni. Trzeba poświęcić trochę czasu na przygotowania aby wszystko wyszło tak jak zakładaliśmy. Do tego dochodzi standard bezpieczeństwa i czasu pracy, a sam event jest procesem, to nie jest tak, że z dnia na dzień coś postawimy, to wszystko trzeba zaplanować, ułożyć, nadać rytm, porządek, wizję tego wszystkiego i wszyscy muszą mieć świadomość tego, że tak to musi wyglądać.
Dziś skupiamy się na Białej Księdze, na różnych rzeczach mówiących o rozliczaniu, kosztorysowaniu, marży, oczywiście to wszystko jest ważne, ale pamiętajmy, że za tymi cyframi jest też warstwa operacyjna, zarządcza, bezpieczeństwa, ludzie, a my tego w ogóle nie dotknęliśmy, a to wszystko potem rodzi różne konsekwencje.
Wrócę znów do tych Brytyjczyków, średnia wieku event managera czy producenta to 40 plus, a ja mając wtedy 28 lat czułem się jak dzieciak. Oni się dziwili, że ja jestem managerem, uważali mnie za juniora gońca, dopiero musiałem im udowodnić, że coś potrafię i zbudować swój autorytet. A u nas jest tak, że my wrzucamy tych młodych ludzi, przepalmy ich i później Ci młodzi ludzie zmieniają pracę, odchodzą. Patrząc na rynek to jest niewiele nazwisk, które wytrwały w tej pracy 10 lat.
Eventowa Blogerka: jest bardzo duża rotacja, ludzie nie wytrzymują tego, dlatego jest coraz trudniej z pracownikami
Bartek Bieszyński: dokładnie tak. A trzeba pamiętać, że bezpieczeństwo pracy, ludzi i uczestników jest najważniejsze, bo na evencie bierze się za te osoby odpowiedzialność. To mi wpoił Maciek Brzozowski, mój mentor, którego wszystkie lekcje mam bardzo dobrze zapamiętane.
Bezpieczeństwo, o którym mowa i które jest priorytetem na evencie, najlepiej widać po produkcjach zagranicznych, w Wielkiej Brytanii każde spotkanie zaczyna się od informacji gdzie są wyjścia ewakuacyjne, jak przebiega droga ewakuacji.
U nas ta świadomość bezpieczeństwa dopiero rośnie, i nie chodzi mi tu tylko o eventy ale o codzienne sytuacje. Maratony w Nowym Jorku są tak zorganizowane, że każda przecznica jest zablokowana przez ciężarówkę, tam jest zupełnie inna mentalność ludzi. Tych historii o bezpieczeństwie mam bardzo dużo.
Eventowa Blogerka: Bartku, więcej rzeczy opowiesz nam podczas Forum Branży Eventowej, które przypominam odbędzie się 22 stycznia 2020. Dziękuję za dzisiejszy wywiad.
Bartek Bieszyński: bardzo dziękuję! Do zobaczenia na Forum Branży Eventowej 2020.
Artykuł Event manager i jego rola – Wywiad z Bartkiem Bieszyńskim pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Dziś prawdziwa gratka dla eventowych czytelników. Moim gościem jest Bartek Bieszyński człowiek, który idealnie pasuje do cyklu Eventowi Prezydenci. Kim jest? Jak trafił do eventowej bajki? Czym kieruje się w życiu? Jaki szereg zdarzeń zaważył o jego karierze? Eventowa Blogerka: Bartek prowadziłeś samodzielnie duże projekty dla największych brandów. Dziś zarządzasz Agencją, którą dobrze znamy, WALK […]
Artykuł Eventowi Prezydenci – Bartek Bieszyński z Walk pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Dziś prawdziwa gratka dla eventowych czytelników. Moim gościem jest Bartek Bieszyński człowiek, który idealnie pasuje do cyklu Eventowi Prezydenci. Kim jest? Jak trafił do eventowej bajki? Czym kieruje się w życiu? Jaki szereg zdarzeń zaważył o jego karierze?
Eventowa Blogerka: Bartek prowadziłeś samodzielnie duże projekty dla największych brandów. Dziś zarządzasz Agencją, którą dobrze znamy, WALK Events. Twoje nazwisko pojawia się przy takich realizacjach jak m.in. Orange Euro Mapping 2012, Prezentacja VW Golfa na kurtynie wodnej 2012, Top Gear Live 2013, Gala EY Przedsiębiorca Roku 2010/2011, Verva Street Racing 2011/2012, Orlen Warsaw Marathon 2013, Orlen Monster Jam 2009, iHestia 2016, Verva Street Racing 2016, Mercedes Benz Grand Prix 2015/2016…. A to portfolio jest tylko zalążkiem do tego, co osiągnąłeś później… Cieszę się, że zechciałeś uchylić rąbka tajemnicy o swoich eventowych perypetiach. Zacznę tę rozmowę od końca. Dużo osób zwolniłeś?
Bartek Bieszyński: Nie mało. Zwolniłem w swoim życiu łącznie około dziesięć, może piętnaście osób. Najwięcej kilka lat temu, gdy zmienialiśmy strukturę, wizję i misję agencji, a także oczekiwania wobec pracowników. Tym samym musieliśmy też przemodelować strukturę zespołu do czekających nas wyzwań. Na szczęście nie żyjemy w czasach, w których musimy redukować zespół, bo klient odchodzi albo interes się kurczy. To są merytoryczne decyzje, które podejmujemy wspólnie. Mamy siatki kompetencji, coroczne rozmowy ewaluacyjne, na bieżąco staramy się wychodzić naprzeciw oczekiwaniom naszych pracowników. Lubię otwartą i szczerą komunikację w drużynie. Zawsze wysyłam informację zwrotną do mojego zespołu, oni muszą wiedzieć, co myślę i czy mają coś zmienić. Nie praktykujemy 15-minutowych rozmów raz do roku w stylu „poklepania po plecach i powiedzenia: robisz fajną robotę”. Chcemy, żeby każdy w naszym zespole wiedział jakie mamy kryteria dotyczące „fajności” i tego, co ona oznacza. To mimo wszystko jest ciekawa, ale jednak praca, a nie spotkanie kumpli.
Eventowa Blogerka: Przeglądam video-portfolio eventów, które prowadziłeś. Pierwszy film, który pokazywał ludzi odpowiedzialnych za realizację i rolę jaką odgrywają to ten o Verva Street Racing. Przyznam, że zrobił na mnie wrażenie. W moim odczuciu eventy to przede wszystkim ludzie, a ci mają swoje zmartwienia: np. chcą kolejnych podwyżek, są zmęczeni, klienci ich denerwują, jest za dużo projektów równocześnie. W końcu bohater tego filmu odchodzi. Znasz to?
Bartek Bieszyński przy pracy niedzielnym popołudniem, Walk
Bartek Bieszyński: Naturalnie. Z tworzeniem filmów o ludziach jest jeden podstawowy problem. Jednego dnia pracują z nami, ich nazwisko pojawia się pod projektem, jest moment euforii i marketing. Chwilę później obserwujemy zmianę ścieżki ich kariery. Stąd wiele firm nie ujawnia nazwisk osób pracujących w teamie przypisanym do projektu. Boją się przejęć pracowników. Ta branża jest mała i wszyscy się znają. Niemniej jednak my wychodzimy z odmiennego założenia – chcemy, żeby nasi bohaterowie byli imienni i dumni ze swoich osiągnięć. Regularnie wyróżniamy też i nagradzamy osoby, które miały najlepsze osiągnięcia w danym roku.
Eventowa Blogerka: Odnośnie ludzi. Czy dobry pracownik to taki, którego zatrudniamy od zera i szkolimy w bieżących projektach, czy raczej to ten już wdrożony, z kontaktami i swoimi realizacjami w portfolio?
Bartek Bieszyński: Kryterium doświadczenia nie jest najbardziej istotne. Dobry pracownik to człowiek utożsamiający się z marką, z którą jest związany. Tacy ludzie pracują z pasją, nie dla pieniędzy, nie zawsze tylko w godzinach od 9.00 do 17.00. Cechuje ich wewnętrzna chęć rozwoju i przeżywania czegoś więcej wewnątrz firmy, w której zagoszczą na dłużej. Tu jest jak w footballu – zatrudnianie samych „gwiazd” do swojej drużyny może być groźne. Seniorzy są drodzy, lubią grać w pojedynkę i mają swoje przyzwyczajenia. W tworzeniu zespołu potrzebna jest strategia i dobór do teamu takich zawodników, którzy są gotowi na pracę w zespole. Dlatego też, w pierwszej kolejności zwracam uwagę na postawę, a nie umiejętności, bo tych zawsze można się nauczyć, a z modyfikacją osobowości bywa już różnie.
To jest trochę jak na boisku piłkarskim – kiwania można się nauczyć, ale zdolność do gry zespołowej jest już bardziej cechą człowieka. Idealnym przykładem jest tutaj Ula Adamczyk, robiąca niebywałą i szybką karierę w naszym zespole. Poznałem ją prowadząc zajęcia z Event Marketingu na Wydziale Dziennikarstwa Uniwersytetu Warszawskiego. Podczas tych zajęć zapowiedziałem, że osoba, która najlepiej wykona zadanie zaliczeniowe dostanie staż. I najlepiej rokującą była właśnie Ula, również ze względu na swoją osobowość. Teraz jest z nami już drugi rok (awansując w tym czasie trzykrotnie), znakomicie odnajduje się w temacie eventów i na koncie ma już spore samodzielne produkcje. Jest bardzo skrupulatna, uporządkowana i kreatywna, a ma zaledwie dwadzieścia pięć lat.
Walk Events świętuje kolejną realizację.
Eventowa Blogerka: Zarządzanie projektem, przy którym pracuje 1000 osób to wyzwanie. Masz w swoim portfolio wiele takich realizacji. Jak sobie z tym radzisz?
Bartek Bieszyński: Jak w każdej „armii” mamy generałów, kaprali i szeregowych żołnierzy. To gęsta sieć ze ściśle określonym zakresem odpowiedzialności i zadań. Staram się pracować z ludźmi tak, by to oni sugerowali rozwiązania problemów, a nie oczekiwali, że ja to za nich zrobię. Branie na barki odpowiedzialności i śmiałe podejmowanie decyzji to kluczowa umiejętność w event managemencie. Druga rzecz to zarządzanie ich zadaniami. Unikamy wrzucania całej odpowiedzialności na barki jednej osoby, bo liczba wątków może ją przytłoczyć i doprowadzić do niepowodzenia projektu. Zadania dzielimy wewnątrz zespołu. Trzecia sprawa to różnorodność. W naszej „armii” są ludzie z małym, średnim i większym doświadczeniem, ale ich działanie to pełna synergia. Na tej zasadzie w Grupie WALK stworzono siedem odrębnych biznes unitów, które wzajemnie się przenikają. I to działa.
Eventowa Blogerka: Pozwól, że cofniemy się w czasie. Gdzie jest początek Twojej bajki z eventami? Jak zaczynałeś?
Bartek Bieszyński: Czasy podstawówki to aktywny udział w samorządzie klasowym i prowadzenie komunikacji między uczniami i nauczycielami. W liceum było podobnie, chociaż doszło jeszcze organizowanie dyskotek. Potem studia, Politologia na Uniwersytecie Warszawskim i samorząd studencki – tu już pojawiło się więcej rzeczy: otrzęsiny, połowinki, wyjazdy studenckie, konferencje naukowe. To był mój świat i odnalazłem w nim niebywałą pasję. Na piątym roku studiów wyjechałem z Erasmusa do Wielkiej Brytanii. Po sześciu miesiącach wróciłem i zacząłem szukać pracy.
Eventowa Blogerka: ….. i od razu wiedziałeś, że Twoją specjalizacją będą wydarzenia?
Bartek Bieszyński: Nie od razu. Lubiłem swój kierunek studiów i pracę, którą w tym momencie wykonywałem jako urzędnik w Kancelarii Sejmu. Nie bardzo wiedziałem, w którą stronę potoczą się moje zawodowe losy. Moim życiem zarządził przypadek – znalazłem pracę w „Murator Expo”, firmie zajmującej się organizacją targów sprzedaży mieszkań, która szukała kogoś z płynnym angielskim do organizacji tychże targów. To były pierwsze targi mieszkaniowe dla Polaków mieszkających w Londynie. Tak to wszystko się zaczęło.
Eventowa Blogerka: U mnie też pierwszymi eventami były targi, ale motoryzacyjne w wydawnictwie Forum. Czy, podobnie jak i mnie, wrzucili Cię na głęboką wodę?
Bartek Bieszyński: Wrzucili, jednak nie dałem się utopić. Trudny projekt, ale dobrze zrealizowany. To pomogło mi dostać pracę w Orlenie. Dwa lata pracowałem przy koordynacji projektów event marketingowych. Wówczas ten kierunek komunikacji dopiero stawał się modny. Miałem dużą przyjemność i frajdę pracować przy jednym z pierwszych projektów eventowych: pierwszy w Polsce – Monster Jam w 2009r. na Stadionie Śląskim w Chorzowie z udziałem amerykańskich Monster Truck’ów.
Bardzo to polubiłem. Żonglowanie pomysłami od strony klienta, wybór agencji realizującej, sugestie zmian, analiza wyników. Poczułem, że to jest to, co chcę w życiu robić. Rok później zrealizowałem Olimpijskie Mobilne Stop Cafe 2010.
Eventowa Blogerka: A potem nastąpiła zmiana barw…
Bartek Bieszyński: Tak. Przeszedłem z Orlenu do Ernst & Young. Tam odpowiadałem za projekt Przedsiębiorca Roku, włącznie z pozyskiwaniem zgłoszeń, pozycjami reklamodawców i eventem, jako wisienką na końcu projektu. Później agencja Live złożyła mi propozycję połączenia sił. Zgodziłem się bez namysłu, bo to oznaczało podróż w głąb największych, polskich brandów: PKN Orlen, Grupa Żywiec, Orange. Oj, dużo tego było…
Eventowa Blogerka: To był czas pierwszych dużych eventów i czas kapitalnych nowości wdrażanych na rynku polskim. Pierwszy Orlen Warsaw Marathon, pierwsza Verva, no i oczywiście pierwszy mapping na elewacji warszawskiego hotelu Novotel, który robiłeś też Ty, prawda?
Bartek Bieszyński: Tak. Dziś to się fajnie ogląda, ale wówczas poziom stresu osiągał u mnie maksimum. Pozwolenia od Accora, prace na wysokościach i gdzieś pomiędzy tą siecią zależności – wymagający klient. Całą elewację Novotelu trzeba było wykleić pomarańczowym materiałem – wielgachnym muralem, który był eksponowany po mappingu. Niewyobrażalne emocje i duży, naprawdę duży, poziom stresu. Do tego współpraca z alpinistami, istny wyścig z czasem. Na dodatek, w dniu eventu, pierwszy raz zobaczyłem deszcz padający w poziomie. W tych niesprzyjających warunkach pogodowych dźwigami wstawialiśmy projektory na przeciwległy budynek i wszystko trzeba było wykonać co do sekundy zgodnie z harmonogramem ze względu na transmisję live w TV. Od początku do końca mieliśmy pod górkę z tą realizacją i do dzisiaj jest to jedna z najgłębszych kopalń „przygód eventowych” podczas rozmów ze znajomymi.
Eventowa Blogerka: Tych okołoprojektowych trudności nigdy nie widać na zewnątrz. Wiemy o nich tylko my. Event jest produktem końcowym. Wynikiem wszystkich złożonych puzzli. Na ten efekt ciężko pracujemy, ale dopiero po jakimś czasie widzimy efekty realizacji. A co zmieniło się od czasu, gdy w eventach stawiałeś pierwsze kroki?
Bartek Bieszyński: Rynek się standaryzuje. Mamy więcej profesjonalnych agencji, rośnie świadomość zapotrzebowania na nasze usługi, ale też liczba narzędzi event marketingowych i sposobów dotarcia do klienta. Ludzie zaczynają rozumieć, że event zmienia wizerunek produktu, wpływa na sprzedaż. Know-how klienta jest większy, dzięki temu pracuje się łatwiej. Strona formalna staje się standardem: procesy zakupowe, przetargi. Konkurencja jest stabilna, około siedem firm realizuje największe produkcje na rynku – w tym my.
Eventowa Blogerka: Czy zatem „duży” przyciąga „dużego”?
Bartek Bieszyński: Dokładnie tak. Pamiętam, że był kiedyś taki projekt, który kapitalnie schrzaniliśmy i był to zwykły pokaz filmowy dla 100 osób. Dziś mając te doświadczenia uczulam zespół, żeby do każdej realizacji podchodzili indywidualnie i z dbałością o szczegóły. Jest wiele elementów, które mogą nam odpowiednio wcześnie wskazać, że projekt zakończy się niepowodzeniem. Pilnujemy się.
Bartek Bieszyńsk na VSR – przygotowania foto: PHOTOACTION
Eventowa Blogerka: Budżety też Twoim zdaniem rosną? Czy raczej nie obserwujesz takiego trendu?
Bartek Bieszyński: Wydaje mi się, że budżety nie rosną, ale samych eventów jest więcej. Klienci mają coraz większą świadomość odnośnie kwot – wiedzą co i ile kosztuje. Cieszy to, że rośnie segment wydarzeń B2C. Marki i produkty szukają coraz większej liczby punktów styku ze światem swoich konsumentów. Docierają do nich przez eventy, silnie rozwija się marketing doświadczeń i kontaktu z marką. B2B już dawno nabrał rozpędu, bo dobry event z klientem oznacza dobre relacje w przyszłości. Przykładem jest impreza organizowana przez Inter Cars. To co robią jest rewelacyjne – przede wszystkim wiedzą, jak to zrobić, znają swoich klientów oraz partnerów i eventem trafiają w sam środek ich potrzeb.
Eventowa Blogerka: Wspomniałeś o marketingu doświadczeń. W waszych projektach obserwujemy zawsze coś nowego: Opaski Xilo, kurtyny wodne, mappingi poziomie na podłogach. Skąd czerpiecie inspiracje? Czy klienci się ich nie boją?
Bartek Bieszyński: Kładziemy bardzo silny nacisk na poszukiwanie trendów i nieustanny rozwój naszego zespołu kreacji. Pomysły czerpiemy z sieci, inspiracją są zagraniczne projekty oraz nasze międzynarodowe kontakty w branży. Zespół kreacji ma za zadanie być na bieżąco z tym, co się dzieje w przestrzeni eventowej i to na całym świecie (dodatkowo raz na miesiąc mają z zespołem standardową „odpytkę” w tym zakresie). Co więcej, staramy się jeździć na zagraniczne targi i imprezy branżowe. Od stycznia wdrażamy digitalowy system zarządzania projektami i zadaniami Asana. Wszystko po to, by jeszcze efektywniej zarządzać zadaniami w tak zwanej chmurze. Ludzie mają szeroki dostęp do narzędzi, odchodzi się od kartki i długopisu. Tak pracuje się też aktualnie na Zachodzie.
Eventowa Blogerka: Czy wszyscy pracują w Waszej siedzibie?
Bartek Bieszyński: Większość pracuje w naszym biurze, ale zdarzają się odstępstwa od reguły. W tej drugiej grupie jest stała liczba freelancerów, którzy nas obsługują i oni nie mają obowiązku być na miejscu. Takim przykładem jest nasz stały, pracujący na etacie grafik, który jest z Koła. Łapie wszystko w mig i dostarcza nam świetny materiał. Jest między nami stała komunikacja i dzięki temu obie strony są zadowolone.
Eventowa Blogerka: No tak. Gdy komunikacja działa dobrze to wszystko idzie do przodu. Bartek, osiągnąłeś bardzo dużo. Są nominacje do osobowości roku, statuetki MP Power Awards, liczne odznaczenia w konkursach zagranicznych – choćby ta najświeższa w EVENTEX. W Twoim portfolio klientów jest Porsche, Mercedes Benz, Orange, PKN Orlen, EY i inni, znani gracze. Patrząc na to wszystko z boku, zastanawiam się, czy jest jeszcze jakiś cel, do którego dążysz?
Bartek Bieszyński: To jest dobre pytanie i nie wiem, czy potrafię na nie odpowiedzieć. Mój głód eventowy byłby zaspokojony gdybyśmy nie musieli zdobywać na nowo tych samych projektów. Po drugie chciałbym mieć własny produkt, własny format, który rozwiniemy i co roku będziemy bić rekordy popularności. Taki event, jak firmy A.S.O. we Francji, do której należy Tour de France, Rajd Dakar, czy Maraton Paryski Schneider Paris Marathon. Marzy mi się też organizacja Olimpiady Letniej w Warszawie. To byłaby idealna wisienka na torcie.
Eventowa Blogerka: Ambitnie. EURO 2012 zrobiliśmy, Konferencje Klimatyczne organizowane są w Polsce już co roku, NATO jakoś wyszło, chociaż do teraz nie wiadomo, kto był liderem tego projektu, Światowe Dni Młodzieży też się wydarzyły w Polsce. Życzę Ci tej Olimpiady, a Twoje największe wyzwanie zrealizowane dotychczas to?
Bartek Bieszyński: Prywatnie to były moje zaręczyny – event dość nietypowy. Zaprosiłem moją dziewczynę do kina na film „Lejdis”. Byliśmy sami. Poleciały trailery, a potem zamiast filmu wyświetlono zmontowany filmik z historii naszej znajomości… W reżyserce był mój człowiek i on tym wszystkim zarządzał. To było moje prywatne mistrzostwo świata. A zawodowo? Pierwsza w Polsce edycja Top Gear Live w 2013 roku, gdzie odpowiadałem m.in. za koncepcję i realizację scenariusza, kontrakt, komunikację z właścicielem formatu, pozyskanie partnerów i sponsorów. Głównym liderem był wówczas Maciek Brzozowski, którego wspierałem w tym projekcie na wielu odcinkach (od którego też wiele się nauczyłem i przy okazji pozdrawiam). Jestem bardzo dumny z już wspomnianego i jak dotychczas największego mappingu dla marki Orange w 2012 roku oraz udziału w produkcji pierwszej edycji ORLEN Warsaw Marathon 2013.
Eventowa Blogerka: Maćka już poznałam. Świetny człowiek i ceniony specjalista. Mieliśmy też razem wywiad, który ukazał się na łamach Eventowej Blogerki. A z tegorocznych? Co pobiło rekord satysfakcji?
Bartek Bieszyński: iHestia – największe wydarzenie w branży ubezpieczeń i jedno z największych spotkań biznesowych w Polsce w tym roku. Projekt z logistycznym rekordem: wzięło w nim udział osiem tysięcy osób i każdej z nich zapewniliśmy transport z innego miasta, w tym celu wykorzystaliśmy 122 autokary. Odpowiadaliśmy też za noclegi – łącznie w 46 hotelach. To była olbrzymia operacja logistyczna i żeby ją zrealizować musieliśmy opracować wewnętrzny system zarządzania projektem. Najważniejsze było to, że goście nie przybyli do Trójmiasta na koncert Beyoncé, ale na premierę digitalowej platformy, stworzonej przez ERGO Hestię. Musieliśmy ich zatem do tego zachęcić przygotowując odpowiednią komunikację teaserową, czego dokonaliśmy i efekt frekwencji przekroczył nawet nasze założenia.
Kolejny to VERVA Street Racing 2016 – Narodowy Festiwal Motoryzacji na błoniach Stadionu Narodowego. Mieliśmy dwa i pół miesiąca na realizację projektu wraz z wylaniem 6500 m2 asfaltu, przygotowaniem toru, sprowadzeniem 600 aut, przygotowaniem 8-godzinnego scenariusza i wieloma kwestiami dotyczącymi bezpieczeństwa. Dzięki sprawnej współpracy z Klientem udało nam się to wszystko wykonać. Finalnie w wydarzeniu wzięło udział 110 tys. osób, co jest fenomenalnym wynikiem jak na polski rynek.
Eventowa Blogerka: Widać, że formuła Vervy nieco się odświeżyła. Zaproponowano nowe podejścia do spędzania czasu, głównie dla rodzin i dzieci. Jak przeważnie wygląda Twój dzień pracy? Przyznaj się, ile pracujesz?
Bartek Bieszyński: Pobudka o 6.30, wstaję razem z moim rocznym synem (czasem jest to też 3.00 czy 4.00 w nocy). Zobaczysz Ciebie też to niedługo czeka! Od 9.00 do 17.30 jestem w biurze. Połowa dnia to spotkania i odprawy, a reszta – maile, telefony. Od 17.30 przerwa na dom i moich bliskich. Potem, między 20.00 a 21.00 staram się mieć czas dla siebie i przed snem organizuję plan na następny dzień, czasem zaglądam jeszcze do maili, ale jeżeli nie ma realizacji to staram się unikać pracy w domu. Zawsze też, proszę zespół, żeby zanim do mnie napiszą, trzy razy zastanowili się czy jest to absolutnie konieczne.
Eventowa Blogerka: A przed realizacją? Nie śpimy, co?
Bartek Bieszyński: Różnie bywa, ale pilnuję tego. Staram się zamykać zadania w widełkach 8.00 – 22.00. Wówczas nasze życie toczy się między produkcją i hotelami – w naszym teamie, z dala od domu. W czasie realizacji nie przynoszę pracy do domu, nawet jeśli realizujemy projekt w mieście, w którym mieszkam.
Eventowa Blogerka: Czy Ty jesteś front liderem projektów u klientów, czy masz swoich ludzi do wykonywania tej funkcji?
Bartek Bieszyński: Dzielimy się pracą. Event manager jest zazwyczaj liderem dla klienta. Do mnie trafiają duże rzeczy. Przeważnie prowadząc projekt, rozdaję zadania w obrębie zespołu. Mam ludzi odpowiedzialnych za logistykę, infrastrukturę, scenariusz, czy komunikację. W trakcie trwania dużego projektu jestem w kopii wszystkich maili. Dzięki temu wiem, co się dzieje i mogę przekazywać klientowi status podsumowywujący w cotygodniowych raportach. Teraz wspomaga nas przy tym system zarządzania projektami, dzięki któremu nawet na telefonie, czy tablecie widzimy bardzo szczegółowy status wykonywanych zadań – nawet czy ktoś wykonał telefon do danego partnera. To bardzo pomaga i systematyzuje pracę oraz wpływa pozytywnie na przepływ informacji, który jest kluczowy przy tak dużych projektach.
Eventowa Blogerka: Bartek dziękuję Ci za ten czas i dużo odsłon Bartka Bieszyńskiego. Jako specjalisty, ale też fajnej osobowości: służbowo i prywatnie. Niestety musimy już kończyć. Dziękuję Ci za ten wywiad.
Bartek Bieszyński: Agnieszko, bardzo dziękuję za zaproszenie do wywiadu. To dla mnie duże wyróżnienie oraz okazja, żeby pokazać, że za tymi wszystkimi projektami nie stoją maszyny czy algorytmy, ale prawdziwi ludzie tworzący zespoły. To oni są w centrum projektu, biorąc na siebie ogromną odpowiedzialność i stres. W końcu nasz zawód jest na 5 miejscu najbardziej stresujących. To bardzo ważne, żebyśmy zawsze pamiętali, że event ma jedną kluczową podstawę – człowieka. Dbajmy o niego, szanujmy i rozwijajmy, a wtedy agencje, klienci i podwykonawcy będą mieli solidny fundament do rozwoju swoich działań event marketingowych. Tego sobie i nam wszystkim życzę. Wszystkiego dobrego!
Eventowa Blogerka: Dziękuję.
ps. Zostały ostatnie 3 dni na udział w konkursie na facebooku w którym można wygrać bluzę Eventowej Blogerki! Nie czekaj – opublikuj swoje zdjęcie i zgarnij nagrodę!
Artykuł Eventowi Prezydenci – Bartek Bieszyński z Walk pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>