Weszliśmy w rok 2022. Kolejny rozdział historii za nami. Jaki to był dla Was czas? Rok 2021 być może był dziwnym czasem i każdy może go interpretować inaczej. Dla samej branży był rokiem odrabiania strat z 2020 roku. Poniżej przedstawiam Wam spojrzenie na rok 2021 z mojej perspektywy. Wgląd w największe sukcesy i porażki w […]
Artykuł Moje eventowe podsumowanie 2021 pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Weszliśmy w rok 2022. Kolejny rozdział historii za nami. Jaki to był dla Was czas? Rok 2021 być może był dziwnym czasem i każdy może go interpretować inaczej. Dla samej branży był rokiem odrabiania strat z 2020 roku. Poniżej przedstawiam Wam spojrzenie na rok 2021 z mojej perspektywy. Wgląd w największe sukcesy i porażki w ciągu ostatnich 12 miesięcy oraz kilka wskazówek, które możliwe, że pomogą Wam ulepszyć strategię działań w 2022 roku. Eventowa Blogerka powraca!
Dlaczego Eventowa Blogerka zamilkła na pół roku?
Jak doskonale wiecie, w połowie roku, zniknęłam na sześć miesięcy z publikacjami na blogu. Dotarło do mnie, że nastąpiło pewne przesilenie i muszę gdzieś odpuścić. Padło na bloga – bo przyznam szczerze, że eventów na żywo nie miałam zbyt wiele w 2021 – a pisanie lawinowo o digitalowych realizacjach, mogło być zwyczajnie dla Was mniej ciekawe.
Po przemyśleniach o dalszych kierunkach rozwoju bloga postanowiłam to co wirtualne tutaj rozgraniczyć. Dlatego z nowości jakie niedawno rozpoczęłam z moim niezastąpionym wspólnikiem to zbudowanie tematycznego bloga, o metawersach. Temat nas porwał i zdaje się być na ten moment moim docelowym „konikiem” w przyszłych publikacjach.
Bycie inspirującym wymaga dużych doświadczeń na co dzień. Niniejszy blog ma 7-letnią już historię, 300+ artykułów i jego oglądalność niezmiennie pozostaje na poziomie ok 2.500 UU miesięcznie. To cieszy że ten blog jest jednym z eventowych mediów, do którego zaglądacie przy okazji poszukiwań wiedzy czy pomysłów. Przy tej okazji bardzo Wam dziękuję za wsparcie, za zaglądanie, za maile i ciepłe wiadomości. Żyję, jestem zdrowa i tak, mam zamiar dalej pisać. A teraz krótkie zestawienie co się działo na moim podwórku.
Styczeń i Luty 2021
Avatarland – wirtualna przestrzeń do organizacji wydarzeń, niezmiennie zdominowało moje zawodowe życie. To tu jestem sprzedawcą i tak jak Wy – biegam za klientami. Poza tym za oknami była przepiękna zima, śnieg, oraz częste sanki z młodym. W moim życiu nie nastąpiły żadne dynamiczne zwroty akcji, w przeciwieństwie do tego co się działo wtedy w USA: słynny szturm na kapitol czy nowa prezydentura Joe Bidena. Nieskończone wycieczki po wirtualnej platformie (dziś już zwanej metawersem) i pozyskiwanie nowych klientów, a w efekcie kolejne projekty na horyzoncie. Nabieranie rozpędu trwa. Nomen omen – w tym czasie odbyła się też pierwsza mikro-konferencja/szkolenie w Avatarlandzie dla firmy Vertiv. 70 osób to może niewiele, ale zawsze pierwsza jaskółka dająca kolejne wirtualne doświadczenia.
Marzec 2021
Pamiętacie swój Marzec 2021? To ten miesiąc, w którym kontenerowiec Evergaeen utknął w poprzek Kanału Sueskiego powodując opóźnienia towarów w dostawach. U nas w końcu to był pracowity miesiąc – bo ruszył sezon wydarzeń online! W tym czasie zorganizowaliśmy w sumie trzy konferencje w Avatarlandzie. Najpierw: Internal Communication Meeting 2021 dla środowiska HR korporacji klientów agencji komunikacji IC Mobile dla 200 osób. Był to jeden z tych eventów, który dominował w ilości pochwał o naszym Avatarlandzie na facebooku i linked inn, za które dziękowaliśmy każdorazowo!
Kolejna super-realizacja jaka nas spotkała na platformie Avatarland to Credit Management Cyber Days 2021. Konferencja została zorganizowana dla środowiska finansowego z inicjatywy Polskiego Związku Zarządzania Wierzytelnościami. W wydarzeniu wzięli udział eksperci gospodarczy i praktycy rynkowi, którzy z perspektywy makroekonomicznej prognozowali kolejne zmiany branży finansowej wywołane pandemią. Warstwa merytoryczna CMCD 2021 została podzielona na cztery bloki tematyczne i 22 prelekcje obejmujące zagadnienia związane z sytuacją przedsiębiorców w dobie pandemii. Moim skromnym zdaniem – to był fantastyczny event i dużo na nim można było się nauczyć z finansowych aspektów prowadzenia przedsiębiorstwa.
Też w marcu, udało się ponownie przyciągnąć do nas ogólnopolskie targi rekrutacyjne dla środowiska IT o nazwie Targi Pracy IT dla Gigagacon. Ponad sześciuset uczestników zasiadło przed ekranem swojego komputera, zalogowało się do platformy, gdzie szukano swoich przyszłych pracodawców spośród 36-ciu wystawców na stoiskach m.in.: ING, Deloitte, Comerzbank, Fuitsu, IBM, Radmor, Currenda, Kamsoft, SNP.
Uczestnikom i wystawcom podobał się pomysł wirtualnych rekrutacji. Mi z resztą też. Platforma, z lekkością pozwalała wymieniać się CV i profilami poszukiwanych kandydatów, czy rozmawiać w prywatnych pokojach spotkań z kandydatami i pracodawcami.
Kwiecień 2021
Pamiętacie Lody Ekipy? To ten czas! Podczas gdy tysiące ludzi biło się w Lidlu o lody z Ekipy u nas pojawił się kolejny raz z rzędu odbył się Wirtualny Kongres Przedsiębiorców Telekomunikacyjnych dla Krajowej Izby Komunikacji Ethernetowej.
Ugościliśmy go wirtualnie w połowie kwietnia rekordowym uczestnictwem 550 gości, którzy byli obecni przez kolejne 4 dni konferencji. Zespół Avatarlandu przeszkolił 60-ciu wykładowców, co uważam za niezwykłe osiągnięcie na tydzień przed realizacją. I chodź to była już kolejna konferencja dla tego samego klienta uczestnicy potwierdzili, że do platformy już przyzwyczaili się, nawiązali z lekkością coraz to nowe kontakty i mogli z wszystkimi porozmawiać z kim dawno nie mieli kontaktu – z powodu pandemii.
Drugą realizacją była już stricte edukacja a jedną z najodważniejszych szkół średnich w Polsce okazał się: Zespoł Szkół nr 5 w Wałbrzychu, które w wirtualnym centrum konferencyjnym Avatarland zrobiło swoje pierwsze wirtualne Dni Otwarte dla nowych kandydatów, którzy myślą o wybraniu szkoły.
Ciekawi Was, jak? Otóż była sala konferencyjna i przemówienia władz szkoły, nie zabrakło ośmiu pokoi specjalizacji w jakich szkoła kształci oraz tłumy fanów wirtualnych przygód jakie zostały przygotowane. A wszyscy koniec końców zaimprezowali w klubie muzycznym Avatarlandu gdzie skorzystali z interaktywnej zabawy. To był znakomity czas i pozytywna energia avatarów. Co ciekawe – młodzież reaguje z takim samym entuzjazmem jak dorośli na platformie.
Audytorium na Virtway
W Kwietniu też postawiliśmy na rozwój. Trzy miesiące poznawania Virtway za nami. Finalnie zdaliśmy egzaminy na ekspertów mogących robić eventy na hiszpańskiej platfromie avatarowej Virtway i otrzymaliśmy licencję na jej dystrybuowanie w Centralnej Europie. Tu pragnę serdecznie pogratulować mojej drużynie IT: Mariuszowi i Patrykowi bez których wsparcia ten egzamin nie mógłby być zdany.
Platforma Vitway jest dostępna przez instalację oprogramowania na komputerze oraz z urządzeń mobilnych. Zaletą jest jej całkowita możliwość projektowania przez to przygotowania mogą wyglądać jak w pracowni architektonicznej gdzie mamy wpływ na każdy element przestrzeni 3D. Jest z tym niezła zabawa. Dużo też tu gier teambuildingowych. Są pokoje zagadek, tory przeszkód, i inne ciekawe zabawy. Na pewno ta platforma jest dobrym uzupełnieniem po Virbeli naszej oferty.
Maj 2021
Po tym jak w kwietniu pokochali wszyscy lody Ekipy w maju wszyscy swoje miłości przenieśli na SAM – Wirtualnej Asystentki Samsunga. Rendery krótkowłosej dziewczyny w dżinsach w czarnej koszuli nam też się bardzo podobały i ochoczo obserwowaliśmy jej memy z dodatkami różnych produktów. Zaszło to nieco dalej, aż do kryptoreklamy przez co SAM zniknęła tak szybko jak się ujawniła. Branża i sympatycy MeetingPlanner.pl rozdali oskary za projekty, wyróżniające się osobowości i produktu. Cudnie było obserwować Wasze uśmiechnięte Wasze buźki na social mediach. Praca, którą robicie ma znaczenie. 
W Avatarlandzie w Maju zagościła Konferencja #SQLDays dla sympatyków owego języka programistycznego. Ci widzieli, jak rozgrzać nasz dział IT do czerwoności i sprawdzili nasze możliwości wydolnościowe Avatarlandu. Tej konferencji oddałam już hołd i jej dedykowałam jeden z wpisów na blogu, który możecie zobaczyć pod nazwą: Konferencja SQLDays – czego się nauczyłam? Programiści dali nam szkołę – a nasi spece dali radę. Dodatkowo full zaangażowania miał nasz animator Szymon, który przyszykował dużo quizów dla zwiększenia odwiedzin stoisk wystawców w EXPO SQLDays. Bardzo dobra robota, Szymon, dzięki!
Maj 2021 dedykowany był także grutownym poznaniu i wdrożeniu w portfolio produktów Avatarland w jeszcze inne narzędzie do organizacji konferencji i spotkań online zwane Meetyoo. Ta niemiecka platforma 2D dostępna z urządzeń mobilnych, i co ważne też z przeglądarki www, wydaje się być doskonałym produktem dla niewymagających klientów. Nasi Klienci na to czekali! W Avatarlandzie egzaminy na licencę zdane i konfiguracja narzędzia opanowana! Tym samym dostrzegamy, że w miarę upływu czasu stajemy się brokerem rozwiązań metawersowych.
Czerwiec 2021
W czerwcu już było na sportowo. Zaczęły się Mistrzostwa Euro 2020, na których zajęliśmy ostatnie miejsce w grupie. To był czas, kiedy to nikt nie kibicował Anglii, a w samym finale, każdy z nas jadł spaghetti lub pizzę. J
W czerwcu spotkał mnie pierwszy event na żywo i to dla Warty Poznań za sprawą agencji moodagency z Poznania. To był iście kapitalny projekt CSR! Dzieci ze szkółki piłkarskiej Akademii Warty Poznań mieli swoje uroczyste zakończenie roku piłkarskiego i z okazji tego zorganizowaliśmy im piknik. Na pikniku zgromadziliśmy wiele atrakcji outdoorowych, większość oczywiście piłkarskie, a wisienką na torcie było… budowanie i malowanie uli pod nowo utworzoną pasiekę Warty Poznań.
Na tą okoliczność przygotowano 10 uli, najmłodsi podopieczni je malowały a piłkarze pomagali i podpisywali. Podczas tej akcji wynikło tyle radości w jednym miejscu, że uważam to wydarzenie za kapitalny projekt. Wydarzenie odbyło się za sprawą firmy BeGreen. Tydzień później Pasieka Warty Poznań została zapszczelona i uroczyście odebrana na konferencji prasowej przed przedstawicielami lokalnych mediów i środowiska piłkarskiego.
Dziś – pszczółki mają swoją przystań na terenach zielonych Chwiałki Poznań, gdzie jest siedziba Warty Poznań. A jesienią już pojawił się pierwszy miodek. J Uwielbiam takie „trwałe” projekty. Swoją drogą, jeśli ktoś z Was ma ochotę na warsztaty pszczelarskie, z budowaniem uli miejskich, zapszczelaniem i wszystkimi procesami związanymi z tematyką – to zapraszam do komunikacji z moodagency. Wierzcie mi – klienci przy takich projektach oddają się w stu procentach w pełne zaangażowanie, szaleją z wdzięczności i radości, że coś dobrego robią dla naszego świata.
Gdyby mi ktoś powiedział, że w czerwcu 2021 będzie w Avatarlandzie projekt, o którym w środowisku marketingowym będzie huczało – to bym nie uwierzyła. A zdarzył się. Polska Grupa Farmaceutyczna zorganizowała wspólnie z IC Mobile gigantyczną konferencję „Hello Future” największej konferencji dla przemysłu farmaceutycznego w Polsce dla 1.000 gości.
Pracy nad tym projektem był ogrom. Projekt ten wyszedł wyjątkowo bowiem zaangażowało się w tę realizacje blisko 80 osób związanych z organizacją: Marketing oraz Dział Sprzedaży Grupy PGF, Agencja Komunikacji – IC Mobile oraz kadra Avatarland jednocześnie. W projekcie mieliśmy przygotowaną dla gości aplikację mobilną, a na niem scenariusz grywalizacji wpleciony w stoiska Wystawców – producentów leków na EXPO. Spotkanie miało też swoją oficjalną część konferencyjną, oraz część wieczorną z Teatrem Improwizowanycm Impro Art oraz koncertem jedenego ze znanym cover bandów na końcu. Główną nagrodą dla zwycięzców całodziennej rywalizacji był Samochód Toyota Rave4! Z ankiety ewaluacyjnej wpłynęło masę pozytywnych komentarzy. Znów serce szalało z radości i wdzięczności. Tu relacja filmowa z tej realizacji:
Wraz z końcem roku ten właśnie projekt otrzymał dwie nagrody w konkursie Mediaruncom Ltd podczas wydarzenia Konferencji EXECUTIVE SUMMIT. Statuetkę #DyrektorMarketinguRoku otrzymał nasz Klient – Sebastian Grochala z PGF. (Sebastian – gratulacje raz jeszcze. Praca z Wami to pełna przyjemność i satysfakcja 
)
A nagrody jakie zgarnął PGF zwyciężyły w kategoriach:
indywidualnej: Best COVID Marketing Response
zespołowej: dla zespołu marketingu z budżetem do 10 mln zł.
Lipiec 2021
Pierwszy dzień wakacji zaczęliśmy Konferencją międzynarodową dla #Danone! Aktywności podczas całego dnia było bardzo dużo: liczne prezentacje w Audytorium, angażujące quizy m.in na kahoot czy na mentimeter, a także gry terenowe, w których uczestnicy poznawali rozwiązanie Avatarland od podszewki. Wydarzenie to pozostawiło dobre wspomnienie. Bardzo nam się podobała energia uczestników tego wydarzenia. Było inspirująco i pozytywnie. A potem już był moment na nasze rodzinne wakacje.
Sierpień 2021
Sierpień dla mnie jeszcze był w połowie wakacyjny. A potem niespodziewanie wskoczyłam w szeregi SKT Construction, firmy zajmującej się scenografią, gdzie do wsparcia przy projektach zarekomendowała mnie moja siostra.
Na pierwszy „ogień” powędrowałam do realizacji aranżacji scenograficznej dla roadshow CCC K-POP TOUR dla Agencji Loft Warsaw. W projekcie mieliśmy do przygotowania strefę influncerską, , która jeździła od września po punktach CCC i gościła gwiazdy z youtube’a(m.in. #juliakostera).
Podczas tego i kolejnych projektów nauczyłam się materiałów z których robi się stoiska i ekspozycje, poznałam techniki wykonywania konstrukcji z metali oraz zdobyłam o drobinę cierpliwości dla niesprzyjających okoliczności wokół terminów, które trudno było zrealizować. Ostatecznie się wszystko udało, ale kosztowało to setki próśb podwykonawców. Grunt to dobra komunikacja!
SKT Construction podarował mi „dziką kartę” zaglądania we wszystkie plany filmowe filmów jakie realizowało w owym czasie, m.in: „Filip”, „Niewidzialna wojna”, „Za duży na bajki”,Behawiorysta”, „Chyłka” „Szczęście do szczęścia”, i kilku innych realizacji filmowych. Niestety ze względu na obowiązujące tu zasady tajemnicy do tej pory nie mogę dzielić się podejrzanymi scenografiami kadrów – dopóki te filmy nie będą już w kinach czy na antenie telewizji. To był dla mnie nowy rozdział w moim życiorysie.
Nowy świat zabrał mnie też w region reklam telewizyjnych, które prowadziłam scenograficznie. Wzięłam udział w budowaniu scenografii pod płyn do mycia naczyń Fairy, Gripex Duo czy Delikatesy Centrum. Godziny spędzone w Studiach nauczyły mnie rozpoznawania materiałów, procesów jakie zachodzą w kolejnych etapach budowy i co najważniejsze współpracy ze scenografami. Ich podejście artystyczne wymaga wielu wyrzeczeń i czasem trzeba przejść długą drogę, aby ich w pełni zadowolić, co też uczy cierpliwości. Co ciekawe każdą z reklam stawia się w studiu na samym jego środku, a potem zjeżdża ekipa telewizyjna, operatorska i monterska i siedzą sobie i kręcą kolejne ujęcia. Tu macie w kilku krokach jak to wygląda od a do z na przykładzie reklamy Delikatesów Centrum.
A w rezultacie powstaje takie coś:
Listopad 2021
Koniec roku to wyjazd do Mediolanu na realizację stoiska dla Agencji BERM, które zlecił przygotowanie stoiska dla Ministerstwa Rozwoju i Technologii. Projekt wspaniały, z rewelacyjną kadrą od SKT a także od klienta – BERM poleciał szybko i bezproblemowo. Z Włochami pracuje się czasem trudno, ale da się zaakceptować ich lekkie podejście do Wystawców. A wynikiem naszej pracy było takie oto stoisko:
Z końcem roku zakończyłam współpracę z SKT Construction z dużym bagażem doświadczeń i nowego spojrzenia na tworzenie scenografii i jej projektów. Doceniam wszystkie dobre słowa i chęć wsparcia każdego z ludzi których poznałam w tym krótkim czteromiesięcznym czasie. Część z tych znajomości przetrwa jeszcze nie jedną realizację. Jedno wiem na pewno – projekty w których brałam udział zakończyły z sukcesem i zadowoleniem klientów.
Z końcem roku jeszcze w Avatarlandzie zrealizowaliśmy kilka projektów m.in. na platformach avatarowych z dostępem przez www i urządzenia mobilne. Premiery nowych platform dostępnych w Avatarlandzie też się odbyły. Wierzymy że rozwój to podstawa funkcjonowania każdego przedsiębiorcy. Zadowoleni z realizacji byli: Instytut Goethego, IC Mobile z ich Internal Communication Meeting oraz Polskie Stowarzyszenie Medycyny Estetycznej które zorganizowało z nami międzynarodowy kongres dla swojej branży. Kolejną z nowości jakie inaugurowaliśmy stała się platforma Moot Up, w której jesteśmy licencjonowanym dystrybutorem w Avatarlandzie. A event jaki skroiliśmy jako pierwszy wyglądał o tak:
Podziękowania
Dziękuję tym, którym byłam potrzebna w 2021 roku. Tym, którzy czasem zaglądają nabloga i tym co tolerują moją ciszę, gdy muszę znaleźć przestrzeń na to co tworzę i na nowe. W ciszy przychodzi refleksja: Nie przegapmy momentu, kiedy piętnując postawę innych zaczynamy zachowywać się jak oni. Wszystkim nam jest ciężko. Nawet tym, którzy piszą w podsumowaniach, że podwajali zyski względem zeszłego roku. (gratulować, nie hejtować).
Żyjemy w czasach, gdzie każdy jest aktorem i odgrywa swoją rolę. Zawsze jest inna droga na wyrażanie siebie w twórczości i znajdowanie nowej przestrzeni do rozwoju. Tak jest też ze mną. Poszukuję złotego środka na to co godzi pasję i to z czego mogę wyciągać korzyści. Miejmy nadzieję, że mimo pandemii będziemy mieli swoje realizacje i w nich będziemy mogli dalej się rozwijać. Przywykliśmy do tych czasów. Nauczyliśmy się jeszcze więcej. I wiele jeszcze przed nami. Dziękuję za Wasze ciepło i wsparcie! Dziękuję, za każdą minutę spędzoną w tym blogu. Dzięki za Wasze wieści o projektach i wspaniałych realizacjach. Jestem dumna, że jestem mikro-częścią Waszego świata. Merci!
Dziękuję wszystkim!
Aga
ps. Moje Wnioski z 2021!
– rok 2021 nauczył, że nie należy planować niczego serio, brać chętnie to co los nam prezentuje i z dystansem podchodzić do wszelkich „raportów” COVIDOWYCH
– Eksplorując nowe możliwości – odkrywasz siebie. Wiodąc kreatywne życie możesz być zafascynowany zmianą w jaką stronę podąża dzisiejszy świat. Poznajesz nowe rejony, ludzi i siebie.
– Klienci nas cisną… i pytają o nowe produkty, nowe platformy, nowe rozwiązania. Musimy się nieustannie rozwijać. Projektowanie doświadczeń to jest to czego od nas oczekują współczesni klienci. Z eventami jest jak z gotowaniem. Musisz dobierać non stop jakieś świeże warzywa, owoce, dopierać przyprawy, składniki, mieć swoich super-przedstawicieli od kiszonek, makaronu czy sosów chili. Ale ostatecznie to my, event managerowie decydujemy, co wyserwujemy na stole u klienta.
– Nawet jeśli zawiesisz działalność na pół roku, nikt tego nie zauważy.
– Jeśli ktoś chciałby zanurkować do wcześniejszych podsumowań to tu za 2020, 2019,2018
Artykuł Moje eventowe podsumowanie 2021 pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Rok 2020 niesie za sobą wiele różnych historii. Eventowe podsumowanie roku przed nami. Myślisz rok 2020 i co czujesz? Zamknij na moment oczy, pomyśl o TYM 2020 roku…i nazwij go jednym słowem. Wyobraź sobie, że chmura słów nad Twoją głową wypełnia przestrzeń aż po sufit hasłami, znanymi tylko Tobie….Co widzisz? Ten kryzys dotknął wiele branż. […]
Artykuł Eventowe Podsumowanie Roku 2020 pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Rok 2020 niesie za sobą wiele różnych historii. Eventowe podsumowanie roku przed nami. Myślisz rok 2020 i co czujesz? Zamknij na moment oczy, pomyśl o TYM 2020 roku…i nazwij go jednym słowem. Wyobraź sobie, że chmura słów nad Twoją głową wypełnia przestrzeń aż po sufit hasłami, znanymi tylko Tobie….Co widzisz? Ten kryzys dotknął wiele branż. Wywołał efekt domina w systemie połączonym w jedną wielką sieć. Wszyscy straciliśmy kontrolę nad rzeczywistością. Konieczna była zmiana założeń funkcjonowania naszych biznesów i nowe rozdanie kart w nowej grze. W efekcie dostaliśmy spory bagaż doświadczeń i kompetencji, w które wkraczamy w nowy 2021 rok. Sprawdźmy, co się działo w skali makro i jak to wpływało na życie w mojej firmie.
Styczeń 2020 i Luty 2020
W styczniu 2020 otwierałam kalendarz wydarzeń dość optymistycznie – miałam kilka dużych projektów na horyzoncie. W tle z niedowierzaniem śledziliśmy relacje Covid’owe w Azji. Nikt wówczas nie przypuszczał, że fala tego wirusa za kilka tygodni dotrze do nas i całkowicie pozbawi nas nadziei na jakikolwiek biznes.
Marzec 2020
2 marca przybył do Polski pacjent zero z koronawirusem. Lawinowo potoczyły się wówczas zdarzenia. Część z nich była wprowadzona za szybko. Wybuch pandemii, narodowy lock down (13.03.2020) i burza medialna wpływająca wprost na nasze najbliższe źródła informacyjne. Wszyscy stanęliśmy w obliczu sytuacji odwoływania wydarzeń, festiwali, koncertów, wyjazdów prywatnych, służbowych i incentive.
Hasło: „Zmień termin, nie odwołuj” stało się popularną mantrą
zaklinającą przyszłość wielu firm na kolejne miesiące. Klienci wycofali się z zamówień, aż do jesieni. Pozostało nam tylko czekać. Rząd „sypnął” tarczą antykryzysową 1.0, która ma ratować przedsiębiorców. Niestety nie była to pomoc wystarczająca dla naszej branży. Do życia zostało powołane #TUgether – organizacja zrzeszająca różne podmioty uczestniczące w sektorze spotkań i MICE (eventy, konferencje, wyjazdy B2B) oraz komunikacji marketingowej. W ramach tej społeczności powstał Sztab Kryzysowy dla branż: organizatorów turystyki, agentów turystycznych, hoteli, targów, rozrywki (koncerty, festiwale, widowiska), obiektów wielofunkcyjnych, pilotów i przewodników turystycznych, przewozów autokarowych i turystyki szkolnej, po to, by wspólnie z rządzącymi oraz przedsiębiorcami jak najlepiej pokierować sytuacją kryzysową, która dotknęła nas wszystkich.
MARZEC, u mnie:
Próbowałam pójść pod rękę z #TUgether, ale zdawało się, że wówczas było za dużo ludzi chętnych pomagać. Koniec końców – mogłam jedynie pisać do Was przez social media, czy robić publikacje na blogu. Duża ilość czasu wolnego pozwoliła mi przeglądać swoje przepastne złoża publikacji, newsletterów i poszukiwać czegoś co pozwoli mi przetrwać.
Wówczas, bałam się tego co niesie najbliższa przyszłość. Byłam obserwatorem wielu wypowiedzi, webinarów, rodzącej się nowej struktury TUgether, która połączyła siły, aby reprezentować nas w walce o pomoc rządową. Byłam wdzięczna światu za powszechną mobilizację i cieszyłam się, że branża tak pięknie może się zjednoczyć w obliczu zagrożenia i trzymałam za ich sukcesy kciuki. Pozostało czekać i przyglądać się dalszym wydarzeniom.
Kwiecień 2020
Ogłoszono listę nominowanych w plebiscycie MP Power Awards 12, w którym wybierane są osobowości branży eventowej 2019 roku. Potem były święta wielkanocne i znów chwila na zastanowienie co dalej. W 
branży drobnymi kroczkami cały czas coś się działo: zmniejszono minimalną kwotę gwarancji turystycznej do min. 30% obrotu zeszłorocznego – co pozwoliło Touroperatorom opłacać gwarancje.
Sztab kryzysowy TUgether opublikował rekomendacje dla odmrażania gospodarki dla bezpiecznego funkcjonowania obiektów hotelarskich i pochodnych. To pomogło odmrażać część branży i pierwszeństwo trafiło się hotelom. Ulice miast opustoszały.
Kwiecień, u mnie:
Złożyłam stosowne dokumenty na bezzwrotną pożyczkę dla mikroprzedsiębiorcy 5 tys. złotych, skorzystałam z 3-miesięcznego zwolnienia z ZUS, oraz dostałam postojowe. Złożyłam wnioski o pomoc do Urzędu Pracy woj. Mazowieckiego, w której też pojawiły się programy wsparcia dla mikroprzedsiębiorców.
Popołudnia spędzałam na poszukiwaniu informacji w sieci o nowinkach technologicznych które pojawiły się już na innych kontynentach po ogłoszeniu pandemii. W jednym z amerykańskich portali eventowych: BizBash znalazłam artykuł o wirtualnych platformach online, które pomagają w pracy zdalnej, poprawiają współpracę i mają potencjał do rozwoju biznesu w przestrzeni online. Jedną z nich było oprogramowanie Virbela.
Zainstalowałam platformę u siebie na Mac-u i zaczęłam eksplorować możliwości. Byłam tam jednym z wielu awatarów, które niczym w grze The Sims mogą zaglądać do różnych pomieszczeń i brać udział w wydarzeniach jakie odbywają się tam. A to wszystko na jednej animowanej wyspie z różnymi możliwościami służącymi zdalnej integracji, gier i zabaw dla jej użytkowników.
I tak, „wsiąknęłam” w temat poznając zalety tego narzędzia. Poczułam, że to może być dobra recepta na przetrwanie. Konieczność uczenia się wszystkiego o wirtualnych wydarzeniach była wyzwaniem, ale mam to szczęście, że zespołowo nauka szła nam zgrabnie i sprawnie. (Pozdrawiam Cię Mariusz, mega-dziękuję za ten czas!).
Poszliśmy krok dalej. Dwa tygodnie po naszym odkryciu przeprowadziliśmy na Zoomie prezentację dla zarządu jednego z naszych klientów, aby na platformie Virbela zorganizować konferencję już przełożoną z kwietnia na czerwiec 2020. Pomysł został przyjęty megapozytywnie, projekt wdrożenia został zaakceptowany, a ja wraz ze swoim team’em mogliśmy rozpocząć przygotowania agendy konferencji. Cieszyłam się jak dziecko po rozpakowaniu nowej zabawki.
Maj 2020
Spontanicznie 4 maja odblokowano hotele zgodnie z protokołami bezpieczeństwa i w reżimie sanitarnym (tu duża zasługa reprezentacji Izby Gospodarczej Hotelarstwa Polskiego IGHP). Nikt wówczas nie był na to gotowy. Świat pomału odmrażał też swoje gospodarki – dużo śmielej niż nasz rząd. Byliśmy zawsze dwa kroki z tyłu. Gdy LOT tkwił w zawieszeniu do 31 maja – Qatar Airlines rozdawało bilety dla medyków, a lotniska europejskie już się otwierały.
Czekając na otwarcie granic liczne kraje pokonywały meandry wątków bezpiecznych tras lotniczych w nowym reżimie sanitarnym i rozlicznych opcji kwarantanny dla pasażerów z różnych stron świata. Już wtedy wiedzieliśmy, że dalekie podróże szybko nie wrócą i zostają nam w te wakacje tylko polskie krajobrazy. MeetingPlanner.pl & MP Power Awards zrobił rozstrzygnięcie swojego plebiscytu na Zoomie i zawiał pozytywnym wiatrem nagrodzonych dodając im odrobinę ciepła i radości.
Maj u mnie:
Obdzwoniłam listę swoich klientów. Wszyscy schowali głowy w piasek. – „Nie, Pani Agnieszko, może jesienią, na pewno nie teraz” – tłumaczyli. Telefon milczał. Zapytania zniknęły. Jedynie pojedyncze zapytania sondowały sytuację na jesień. Zaliczki wyparowały i część trzeba było oddać. Drążyłam dalej projekt testowania rozwiązania wirtualnej platformy Virbela. Wdrażałam na żywym organizmie Wirtualną Konferencję KIKE, na którą w pierwszym dniu rejestracji zapisało się 1.200 osób (SZOK). Wyzwania rosły – bo należało przewidzieć odpowiednią ilość kadry, która obsłuży tak skomplikowany projekt w środowisku online. Codzienność eventowa wróciła – tylko forma podania była zgoła odmienna.
Czerwiec 2020
LOT uruchomił sieć połączeń krajowych. Na „open” zagraniczny trzeba było poczekać do 19 czerwca. Powoli zaczęła „ruszać” turystyka lokalna i regionalna. Wiedzieliśmy, że na dalekie podróże będziemy musieli jeszcze poczekać chodź wszystkie kraje europejskie już uruchomiły program odmrażania gospodarek w tych branżach.
Pięknie sprzedały się miejsca wakacyjne w kurortach i zapełniły ochoczo turystami. Polskie hotele w miastach wiały pustkami. Podróże biznesowe praktycznie nie istniały lub były sporadyczne. Taki stan utrzymywał się przez cały okres wakacyjny. Wraz z początkiem czerwca rząd opublikował wytyczne dot. reżimu sanitarnego i bezpieczeństwa dla sektora wydarzeń, spotkań biznesowych, konferencji i targów. Pomachali też bonem turystycznym i uruchomili proces dystrybucji – który z pewnością nie uzdrowił branży turystycznej na 2020 rok. Był pseudo lekarstwem o rozcieńczonym działaniu długoterminowym sięgającym jedną dziesiątą segmentu polskiej turystyki. Termin ważności jeszcze aktualny.
Czerwiec u mnie:
3 miesiące testowania Virbeli wreszcie dobiegło końca, a godzina zero wybiła wraz z otwarciem Wirtualnej Konferencji KIKE w dniu 23 czerwca. Nauczyliśmy się dużo. Obsługa scen, ekranów, szkolenia prelegentów i wreszcie uczestników, były już dla nas bułką z masłem. Za sterami komputerów siedziało prawie 30 osób. Obsługa wydarzenia była zlokalizowana z trzech strefach: wystawienniczej (Targi), konferencyjnej (dwie sale audytorium), oraz networkingowej (pokoje spotkań).
Konferencja przebiegła zaskakująco dobrze, a jej uczestnicy w ankietach ewaluacyjnych docenili wartość innowacyjnego narzędzia Virbela i potwierdzili, że ta konferencja była unikalnym jak dotąd doświadczeniem obecności na konferencji – której żadne inne narzędzie online dotychczas nie dostarczało. Zgarnęliśmy kapitał doświadczeń i to nas przekonało do wskoczenia głębiej we współpracę z amerykańską Virbelą.
W konsekwencji podpisaliśmy umowę i zakupiliśmy własną prywatną wyspę (Avatarland) na potrzeby produkowania wydarzeń dla naszych polskich klientów i dla współpracujących agencji eventowych. Jednocześnie z początkiem sierpnia opracowaliśmy program współpracy dla agencji eventowych, opierający się na preferencyjnych cennikach ryczałtowych, obowiązujących po podpisaniu z nami umowy dystrybucyjnej.
Lipiec – sierpień 2020
Loty w większości państw zostały uruchomione. Europejskie paszporty pozwalały podróżować bez większych restrykcji do większości państw UE i to ze zniesioną kwarantanną. Sytuacja w naszej branży nie rokowała na jakąkolwiek poprawę, chodź były to czasy rozluźnienia. Ludzie zdjęli maseczki i wystawili buzie do słońca. 12 lipca byliśmy głosować na prezydenta.
Tymczasem nadal korporacje nie wróciły do wydarzeń i wyjazdów biznesowych, nadal turystyka przyjazdowa nie działała, turystyka biznesowa zagraniczna była wstrzymana, nie można było organizować koncertów i festiwali, zaś hotele w miastach działały na poziomie 10% obłożenia i wszystkie branże potrzebowały wsparcia od rządu.
Co gorsze, nadal nie było projektu ustawy dla branży turystycznej. Od marca 2020 firmy z branży spotkań notują średni spadek sprzedaży na poziomie 80-95% a brak rozwiązań rządowych na wsparcie – potęguje wizje zagrożenia dla sektora wydarzeń. Obiekty targowe, choć miały zapełnione kalendarze realizacji – nie wiedziały, czy uda się je zrealizować.
Sama targowa gałąź gospodarki mająca wartość 3 miliardów złotych również została bez wsparcia o czym komunikowała szeroko Polska Izba Przemysłu Targowego. Pod koniec sierpnia Międzynarodowe Targi Poznańskie zorganizowały wydarzenie „Targi Dają Więcej dla Poznania” zwracając uwagę na to kluczowe pominięcie. Tarcza i jej świadczenia traciły na aktualności.
Owsiak zrobił „Wielką domówkę” – i super mu to wyszło, jak na edycję online. Tymczasem grupa TUgether utworzyła nową inicjatywę pod nazwą: Rada Przemysłu Spotkań i Wydarzeń. Mazowsze i inne regiony uruchamiają środki pomocy z UE dla przedsiębiorstw.
Lipiec – sierpień 2020 – u mnie.
Wdrożenie nowego produktu – wirtualnej wyspy Avatarland na rynek Polski szło pełną parą. Dziesiątki oprowadzonych wycieczek po wirtualnej wyspie, sporo rozmów z potencjalnymi chętnymi na organizację wydarzeń i praca na słuchawce dzień w dzień w walce o projekty na jesień. Tak oto z event managera zostałam przedstawicielem handlowym.
Postawienie strony www, podpięcie SEO, kampanie adwords, dużo pracy w tle, aby zautomatyzować proces wdrożeń i sprawić, aby każdy zapamiętał same pozytywy po odwiedzeniu platformy Virbela były mega wyzwaniem. W lipcu podpisaliśmy pierwszą umowę na event wrześniowy – kolejne wydawały się kwestią czasu. Sprzedaliśmy też samochód, aby móc zapłacić zaliczkę na nasze nowe eventowe narzędzie amerykanom. Z godnością przyjęłam zwolnienie z ZUS i pierwszy raz w życiu złożyłam wniosek o dotację z UE na dofinansowanie bieżącej działalności.
Wrzesień 2020
11 osób z Polski pojawiło się na liście 100 najbardziej wpływowych osób w branży eventowej w Europie – Eventex. Świat od połowy czerwca aż do września tlił się jeszcze delikatnie eventami na żywo. Zorganizowano z sukcesem Forum Ekonomiczne w Krynicy Górskiej. Odważni, zdążyli przygotować Festiwal Marketingu czy „Meetings Week Poland 2020” dla branży eventowej – nadawaną hybrydowo z pięciu miast polski we współpracy z wirtualną platformą Avatarland, którą uruchomiliśmy 3 września.
Wówczas dominowała niepewność i wciąż wzrastające tempo nerwowości w obliczu pytania: „jak będzie wyglądać jesień 2020?”. Świat reaktywował niemal wszystkie połączenia zagraniczne, a sytuacja wydawało się, że nabiera rozpędu w kierunku przełknięcia COVIDA z wiosny i lata. Komisja Gospodarki Narodowej i Innowacji Senatu podjęła uchwałę o przyjęciu ustawy o mikro-tarczy dla turystyki, branży wydarzeń, spotkań, targów i rozrywki.
W niej otrzymaliśmy szansę na nowe postojowe i nowe zwolnienia z ZUS. SITE zorganizował pierwsze Egzaminy CITP w tym roku które odbyły się w 26 lokalizacjach na całym świecie, w tym 6 w Europie i po raz pierwszy w Polsce! Ruszył nowy program certyfikacji „Bezpieczny obiekt MICE” uruchomiony przez Polską Organizację Turystyczną. A światowy Dzień Turystyki owiany był smutkiem, bo biznes turystyczny stanął praktycznie w miejscu. Ten sam biznes, który w normalnych czasach generuje 10,3 % światowego PKB i zapewnia 330 mln miejsc pracy! Wrzesień 2020 też będzie mi się kojarzyć z czerwonym światełkiem alertu Techniki która rozbłysła na naszym niebie.
Wrzesień 2020, u nas pracowity a mapa drogowa wydarzeń wyraźnie się zarysowała:
- 3 września – odbiór wyspy Avatarland z polskim menu nawigacyjnym
- 10-11.09.2020 – Security Case Study 2020, Fundacja Bezpieczna Cyberprzestrzeń – Konferencja dla branży IT i bezpieczeństwa, 300 uczestników (targi, konferencja, grywalizacja: Cyfrowa Twierdza) została w nowej hybrydowej formule. To ciekawe doświadczenie zarówno dla organizatorów, jak i dla uczestników. Wiele osób zdecydowało się wziąć udział w formie online w Avatarlandzie. Ta forma dała zupełnie nowe możliwości, np. wirtualne zwiedzanie przestrzeni eventowej, śledzenie wydarzenia z wybranego przez siebie miejsca w audytorium, a także stworzenie swojego avatara, który porusza się i komunikuje z innymi osobami.
- 16-17.09.2020 Meetings Week Poland 2020 Uczestnicy spotkali się w pięciu miastach Polski (Warszawa, Kraków, Poznań, Katowice oraz Lubin) i w przestrzeni online Avatarland. W programie wydarzenia znalazły się różne aspekty działalności w przemyśle spotkań i wydarzeń, choć jako główny temat lub kontekst poruszanych zagadnień jawi się nowa rzeczywistość, z którą obecnie mierzy się cała branża. Film z platformy Avatarland: tu https://www.youtube.com/watch?v=7mYoQooAP_k
- 09.2020 – XXX Konferencja Doradców Szkolnych i Zawodowych RP pt: „Spojrzenie w przyszłość” dla 200 https://www.facebook.com/watch/?v=363282864711125
- 09. Targi i Konferencja Kariera w IT, agencja GigaCon, dla 250 os.
- dodatkowo uruchomiliśmy program wsparcia dla agencji eventowych, umożliwiając zawieranie umów na stałą współpracę przy zrabatowanych cenach ryczałtowych. Pomiędzy wrześniem a grudniem podpisaliśmy ponad 12 umów z agencjami.
- Dalej robiliśmy 4-6 wycieczek dziennie oprowadzając nowy użytkowników po wirtualnej wyspie i zaznajamiając ich z możliwościami.
Październik 2020
COVID-19 powrócił a widmo drugiej fali pandemii nadeszło. Planeta IMEX zaserwowała porcją inspiracji na swojej platformie wiedzy i networkingu. World Travel Market odbył się online, podobnie jak Targi IT&CM Asia i CTW Asia-Pacific. Tymczasem w Polsce, 16 października pojawiło się nowe rozporządzenie o ograniczeniach w związku z Covid-19, wprowadzające ponownie ostre ograniczenia dla branży eventów, konferencji, targów i innych spotkań promocyjnych.
W myśl nowych przepisów, w strefie żółtej wolno organizować takie spotkanie tylko za pośrednictwem 
środków porozumiewania się na odległość, w czerwonej wcale. Poczułam déjà vu. Rada Przemysłu Spotkań i Wydarzeń ruszyła do ataku celem pilnego opracowania rozwiązań sektorowych dla branż tak, aby miały możliwość otrzymania wsparcia na pomoc sektorową potrzebną nam wszystkim. Październik 2020 przejdzie też do historii pod kątem największego spontanicznego eventu jakim był Strajk Kobiet przeciwko nowemu prawu aborcyjnemu. Wówczas cała Polska demonstrowała swoje niezadowolenie i rozczarowanie do władzy rządzącej
Komisja Europejska przyjęła nowe środki w ramach walki z drugą falą COVID-19. Wprowadzono zalecenia dot. „Ułatwienia bezpiecznego podróżowania”. Branża zaczęła badać rynek i wielkość strat, agregując dane do argumentacji w rozmowach z rządem. Sektor wydarzeń zatrudniający do niedawna w Polsce ponad 300 tys osób i odpowiadający za około 1,5 % krajowego PKB odnotował spadek przychodu rzędu 77%. A nasze domowe życie wyglądało gdzieś tak:
Październik 2020 u mnie:
Dwie kolejne wirtualne konferencje, tym razem dla środowiska edukacyjnego:
- 19-20.10.2020 – Konferencja „Nadzór pedagogiczny w obszarze szkolnictwa branżowego, kształcenia ustawicznego i doradztwa zawodowego w teorii i praktyce”, dla Ośrodka Edukacji Narodowej dla 200 uczestników,
- 10.2020 – Konferencja pt: „Zintegrowany System Kwalifikacji – między teorią a praktyką” również dla Ośrodka Edukacji Narodowej dla 200 uczestników.
I znowu nowe doświadczenia. Tym razem w wirtualnym świecie gościliśmy prelegentów i uczestników z kuratoriów oświaty, Ministerstwa Edukacji Narodowej i szeroko rozumianego szkolnictwa wszelkich szczebli. To już nie byli komputerowi spece i wyjadacze jak w przypadku dwóch poprzednich konferencji dla branży informatycznej.
Musieliśmy zmodyfikować skrypty szkoleniowe, a niektórym uczestnikom wytłumaczyć co to są klawisze funkcyjne i gdzie je znaleźć na klawiaturze. Efekt końcowy: pełen sukces. Wszystkie prelekcje odbyły się bez zakłóceń, a uczestnicy doskonale poruszali się po platformie, doceniając przewagę wirtualnego świata nad, ogranymi już do granic możliwości, płaskimi rozwiązaniami typu Zoom czy Teams.
Listopad 2020
06.11.2020 w Warszawie, w Krakowie i jeszcze online, w jedną społeczność zgromadzili się przedstawiciele zamkniętych sektorów gospodarki demonstrując swoje głębokie zaniepokojenie brakiem wsparcia ze strony rządu. Byli to przedstawiciele branż: eventowej, hotelarskiej, cateringowej, sceno-technicznej, turystycznej, przewoźniczej i innych pokrewnych MICE – wszyscy w nadziei, że wspólne działanie przyniesie jakiś efekt.
We wszystkich miastach zbierano podpisy pod petycją do rządu o wsparcie dla poszkodowanych branż, 
która to po spotkaniu została przekazana przedstawicielom władzy. W konsekwencji, w drugiej połowie miesiąca, odbyło się posiedzenie Rady Przedsiębiorców przy Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców / z Wicepremierem i Ministrem Rozwoju, Pracy i Technologii Jarosławem Gowinem oraz Podsekretarzem Stanu w Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii Anną Kornecką. Petycja z szesnastoma konkretnymi postulatami została tam przedstawiona i przekazana. Z pewnością miała ona niemały wpływ na ostateczny kształt tzw. tarczy 6.0 skierowanych do posiadaczy bardzo konkretnych PKD.
Listopad 2020 u mnie:
Dwie kolejne, w pełni wirtualne konferencje:
- 6-7.11.2020 – „Rozwój współpracy z pracodawcami w zakresie podnoszenia adekwatności, jakości i atrakcyjności kształcenia zawodowego oraz doradztwa zawodowego”, Ilość uczestników: 200 i znów dla klienta szczerze już przekonanego do naszej platformy: Ośrodka Edukacji Narodowej,
- 11 – 04.12.2020 – Wirtualny Kongres Przedsiębiorców Telekomunikacyjnych – dla ponad 500 osób. To najdłużej trwające (jak do tej pory) wydarzenie w Avatarlandzie, podczas którego 3 duże organizacje zrzeszające branżę telekomunikacyjną (iNET, Mediakom, KIKE) przygotowało agendę obejmującą aż w pięć kolejnych dni. Prelekcje prowadziło ponad 70 prelegentów, z czego część już po raz drugi (po pionierskiej konferencji KIKE w czerwcu).
Grudzień 2020
Ankieta przeprowadzona na grupie agencji eventowych zrzeszonych w Stowarzyszeniu Komunikacji Marketingowej SAR oraz podmiotów niezrzeszonych donosi o spadku przychodów na rok 2020 na poziomie 78% w porównaniu z uprzednim rokiem, o 53% spadło zatrudnienie. Nowe restrykcje, nowe obostrzenia i nowa-stara rzeczywistość.
Tuż po świętach zamknięto hotele, restauracje, galerie handlowe. Kwarantannę narodową z zakazem
przemieszczania się w Sylwestra ustalono do 17 stycznia. Zamknięto ośrodki i stoki narciarskie, ferie złączono w jeden termin dwóch tygodni stycznia i nakazano przeczekać ten czas w domu. Wicepremier Jarosław Gowin zapowiedział wsparcie rządowe dla poszkodowanych branż.
Niewielu przedsiębiorców wierzy wsparcie rządu i podziela ten hura-optymizm. Maleje zaufanie do kolejnych obietnic pomocy. Święta Polacy spędzali w gronie bliskich, limitując ilość uczestników przy stole wigilijnym. Wszyscy boimy się, jak będzie wyglądać nasza przyszłość w nowym 2021 roku. Izolacja, maseczki, brak kontaktów z bliskimi, przeróżne ograniczenia, które na dłuższą metę są bardzo uciążliwe. Rada Przemysłu Spotkań i Wydarzeń powołała nową grupę koordynacyjną i nowego sekretarza Rady. Uchwalono kolejną Tarczę Antykryzysową 6.0.
Grudzień 2020 u mnie:
Prawdziwy maraton wirtualnych wydarzeń i to już nie tylko konferencje:
- 12.2020 – II Zjazd Kardiochirurgii Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego zorganizowała Agencja Why Not Travel. Ta konferencja zapadnie nam na dłużej w pamięci. Blisko 200 lekarzy wypełniło audytorium na 11 godzin przemierzając zawiłe wątki wiedzy ich kardiochirurgicznej profesji. W materiałach widzieliśmy operacje na żywo, case study rozmaitych schorzeń i sposoby leczenia wielu skomplikowanych przypadków na otwartym sercu i nie tylko. Wydarzeniu towarzyszyły targi i blisko 30- tu wystawców. Wydarzenie uznano jako wyjątkowo dobry projekt – pierwszy w Avatarlandzie w kategorii konferencji naukowych. Za zaufanie ekipie Why Not Travel – serdecznie dziękujemy!
- 07-08.12.2020 – Organizator: Verashape przygotował Park technologiczny & Wirtualne Targi EXPO dla 200 osób
- 12.2020 Sales Coordination Meeting dla jednego z liderów branży informatycznej w Polsce z konferencją i integracją w Escape Room’ach przygotowanych dla 70 osób z kilkunastu krajów i różnych kontynentów.
- 12.2020 Integracyjny projekt połączony ze spotkaniem dla klienta Agencji Cyrek Events & Agencji Awena. Tu należą się gratulacje dla obu zespołów wymienionych agencji za przygotowanie świetnego programu integracyjnego, którego mogliśmy być świadkami.
- 12.2020 kolejny teambuildingowy projekt połączony ze spotkaniem świątecznym dla kolejnego klienta Cyrek Events & Agencji Awena. Ogromne dzięki za zaufanie!
Podsumowanie
Nadchodzi koniec „listy przebojów Covid-19” feralnego 2020 roku. Zapewne nowy 2021 zaserwuje nam ciąg dalszy, ale napawa optymizmem i istniejącą już szczepionką. Podobno nadciąga kryzys, widmo bankructw, nowe szczepy Covida, kolejne zwolnienia i konsekwencje złych decyzji rządzących. Możemy w to wierzyć lub nie. Nic nie wiemy na pewno. Suma summarum: będzie tak – jak ma być. Szczepienia wydają się być jedynym rozsądnym kierunkiem na powrót do normalności.
Jedno jest pewne. W nowy 2021 rok wejdziemy silniejsi doświadczeniami i z nowymi pomysłami. Zaprawieni po manewrach, które towarzyszyły nam od marca 2020, będziemy bardziej uważni i gotowi do dalszych zmian w kierunku dostosowania się do naszej nowej rzeczywistości. Choć „wsiąkłam” głęboko w wydarzenia wirtualne pragnę móc powrócić do normalnego trybu organizacji wydarzeń. Mój wewnętrzy „szwędacz” walczy z faktem, że nie mogę podróżować z rodziną – co należało do naszych weekendowych rytuałów.
Życzę Wam zatem szybkiego powrotu do normalności, do życia sprzed marca 2020. Życzę Wam i Waszym bliskim zdrowia. Tego, by nasi rodzice nie spędzali czasu w samotności czy w równie samotnym szpitalu. Radości z rzeczy codziennych, dostępnych niegdyś na wyciagnięcie ręki: kina, teatru, basenu, ulubionej knajpy, weekendu nad morzem czy w górskich zakątkach. Jak bardzo nam tego teraz brakuje, prawda?
Na koniec, pragnę podziękować wszystkim tym, którzy dzielą moją podróż w kierunku digitalizacji. Bez Was, nie byłoby mnie/nas tu, gdzie jesteśmy. W tym roku stworzyliśmy 20 osobowy zespół ludzi pomagających we wdrożeniach uczestników wirtualnych konferencji, prelegentów i organizatorów.
Wszystkich przyjaciół i kolegów z branży, którzy borykają się z ryzykiem utraty pracy i niepewnością – zapraszam do współpracy. Też możecie robić to co ja. Wirtualnie, ale przynajmniej już nie w Zoom’ie czy Teams’ach. Poruszanie się awatarem po bardzo rozbudowanym centrum konferencyjnym jest dużo bliższe temu, co zawsze robiliśmy organizując wydarzenia w realu. Podobnie zapraszam wszystkie agencje eventowe/ biura 
podróży/ agencje marketingowe, PR do współpracy przy realizacji wydarzeń na wirtualnej platformie Avatarland. Ściągnęliśmy ją do Polski po to, abyśmy wszyscy, wspólnie z naszymi klientami przetrwali ten trudny czas, nie zaprzestając organizowania eventów i.. to działa!
Dziękuję za tych którzy gdzieś w zaciszu swojego domowego ogniska trzymali za mnie kciuki i czytali moje przemyślenia na łamach Eventowej Blogerki.
Wszystkiego co najlepsze Kochani na nadchodzący 2021 rok, dziękuję!
Aga
Artykuł Eventowe Podsumowanie Roku 2020 pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Jak długo rząd może nam zabraniać robienia wydarzeń powyżej 150 os? Dlaczego sport może organizować mecze z kibicami przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa, a my nie? Ile jeszcze może trwać pandemia i siać strach pośród naszych klientów? Te i inne pytania kotłują się w głowie każdego z nas. Wiemy dobrze, że nasi klienci pozamrażali budżety eventowe […]
Artykuł Wirtualne konferencje – bezpieczne i bez limitu uczestników pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Jak długo rząd może nam zabraniać robienia wydarzeń powyżej 150 os? Dlaczego sport może organizować mecze z kibicami przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa, a my nie? Ile jeszcze może trwać pandemia i siać strach pośród naszych klientów? Te i inne pytania kotłują się w głowie każdego z nas. Wiemy dobrze, że nasi klienci pozamrażali budżety eventowe i ten stan może utrzymać się aż do końca roku. Prawdą też jest, że niektóre firmy nadal wydają budżet na rozwiązania online i inwestują w marketing internetowy. Myślę, że to wszystko sprowadza się do jednego mianownika nadającego kierunek rozwoju obecnej branży eventowej: Wirtualne Konferencje! A zatem usiądź wygodnie i wciśnij reset dla Twojej percepcji robienia tradycyjnych eventów. Przełącz się na wirtualny świat bez COVID’a, a ja Ci podpowiem jak to łatwo i szybko zrobić. Pora zacząć odrabiać straty! Już dziś wróć do gry nie tracąc ciągłości w realizacjach wydarzeń! W tym artykule pokażę, jak to zrobić.
Pierwsza Wirtualna Konferencja w Polsce już za nami i to na 1200 osób!
Kwiecień, maj i czerwiec upłynął mi w rytmie stukotu klawiszy klawiatury w zaciszach domowych pieleszy.I to co udało się „wyklikać” wspólnie z naszym 18 osobowym zespołem – jest imponujące. Otóż: pierwsza w Polsce, prekursorska, całkowicie Wirtualna Konferencja Krajowej Izby Komunikacji Ethernetowej zakończyła się pełnym sukcesem. Dla ponad 1200 zarejestrowanych uczestników było to trzydniowe, wyjątkowe doświadczenie. W dniach 23-25 czerwca 2020, mogli oni w pełni wykorzystywać możliwości jakie daje Wirtualne Centrum Kongresowe VirBELA
– platforma wyposażona w odpowiednią infrastrukturę, przeznaczoną pod organizację wirtualnych wydarzeń.
W przestrzeniach Konferencji KIKE zorganizowanej dla branży telekomunikacyjnej stworzono dwie sale audytoryjne, strefę wystawienniczą EXPO, a także udostępniono przestrzenie Business Lounge do spotkań biznesowych i networkingowych dla sponsorów i uczestników konferencji.
Goście biorący udział w wydarzeniu docenili innowacyjność rozwiązania i wysoki poziom merytoryczny agendy całego wydarzenia. Patronat honorowy nad wydarzeniem objęło m.in. Ministerstwo Cyfryzacji, Urząd Komunikacji Elektronicznej oraz Biuro Rzecznika Małych i Średnich przedsiębiorców. Nie zabrakło też prelegentów i panelistów reprezentujących organy administracji publicznej. A to wszystko wirtualnie… ale działo się naprawdę!
Z pewnością ten podcast o szczegółach organizacji Wirtualnej Konferencji KIKE uznasz za cenny i znajdziesz tu też więcej szczegółów. (40 min nagrania). (Można pobrać ten odcinek klikając POBIERZ lub posłuchać go na iTunes, na Spotify i na ANDROID wyszukując Eventową Blogerkę w podcastach.
Kolejne wirtualne konferencje już w drodze, a Twoja też może być następną! Czego Ci potrzeba?
Klienta. Znudzonego i zmęczonego webinarami na Zoom, Teams czy Skype. Bo ON MA RACJĘ. Nie oszukujmy się: webinar to nie event. Zwykły, płaski strumień treści audio i video bez aktywnego udziału jego obserwatorów. Formuła konferencji musi zamykać się w konkretnym wnętrzu lub przestrzeni. Obojętnie czy jest to plener, czy hotel czy wirtualny świat. Dla uczestników i dla nas, organizatorów, wydarzenie powinno spełniać znacznie więcej kryteriów.
Powinno się opierać na ludzkich relacjach i interakcjach, na spotkaniach, na poczuciu, że jesteśmy częścią pewnej społeczności. Wówczas czujemy się zainspirowani, odkrywamy nowe rzeczy, czujemy energię innych i rytm trwającego wydarzenia. To trzy główne filary ludzkiej dynamiki sensorycznej (fizycznej, audio, wizualnej) opierającej się na zmysłach. Dobrze przygotowane wydarzenie ekscytuje i wpływa bezpośrednio na uczestnika – to nie to samo co pasywnie oglądany webinar.
Między innymi dlatego zwróciłam uwagę na platformę o nazwie VirBELA, która otworzyła swoją przestrzeń dla branży organizacji wydarzeń z końcem marca, w momencie wybuchu pandemii. Spełnia ona wiele kryteriów, które zwykle bierzemy pod uwagę przy organizacji eventów:
Ludzie wchodzą do wirtualnego świata „na żywo” i przybierają tam formę awatarów. Mogą ze sobą rozmawiać – każdy z każdym, w czasie rzeczywistym. Każdy może swobodnie poruszać się po specjalnie skonfigurowanej wyspie pełnej atrakcji i konferencyjnych obiektów.- Tu, wewnątrz tej virbelowej, jak ją niektórzy nazywają „eventowej gry”, czuć, że jesteś na konferencji. Jesteś na sali wykładowej, siedzisz na krześle, masz przed sobą wielkie diodowe ekrany, na scenie prelegentów, panelistów, prezentacje, treść i głos. Wokół Ciebie setki ludzi, których w większości znasz z poprzednich konferencji. Możesz podnieść rękę i zadać pytanie. Możesz kichnąć bezpiecznie i nikt nie będzie się przesiadał. Temperaturę może Ci podnieść co najwyżej żona/mąż lub dzieci, którym trudno będzie wytłumaczyć, że jesteś teraz w pracy na poważnej konferencji, a nie grasz w komputerową grę.
- Masz wybór gdzie chcesz przebywać w danej chwili w wirtualnym świecie VirBELA. Są tu sale wykładowe, ale jeśli temat wystąpienia nie jest interesujący, idziesz do strefy wystawców na EXPO. W sumie to nie idziesz, bo teleportujesz się – szybciej, prościej i wygodniej. Możesz zajrzeć do pokoju spotkań klienta lub dostawcy i zamienić kilka słów na osobności. Chwilę później możecie pójść do lasu czy na plażę, gdzie czeka na Was motorówka. Po odpaleniu silnika wyruszacie w podróż dookoła wyspy. Efekt? Śmiech, dowcipy, zwykła „głupawka”, ale nasze buzie się cieszą i jest fajne – jak na prawdziwej konferencji. Co się dzieje?
DOŚWIADCZAMY EMOCJI * NAWIĄZUJEMY RELACJE * JESTEŚMY RAZEM W WIRTUALNEJ PRZESTRZENI EVENTOWEJ I MAMY TEŻ SWÓJ REALNY PRYWATNY ŚWIAT JEDNOCZEŚNIE.
- A wieczorna integracja? No jasne. Możesz poczuć się jak nastolatek. Wpadasz na jedną ze scen, na której leci livestream z DJ’em lub ulubionym artystą i jest okazja, aby poćwiczyć naszego awatara z tanecznych ruchów i innych wygibasów – podobnie jak to się dzieje na normalnej konferencji. Tu jednak taniec ma bardziej zawodowe oblicza: samba, capoeira, salto w tył, klaskanie i machanie grzywą to tylko część popisów jakie nasze postacie mogą gwiazdorsko wykonywać w rytmie muzyki ze sceny.
-
- A przy odrobinie animacji ze strony prowadzącego wieczór, znajdzie się jeszcze więcej powodów, dlaczego warto w na takim koncercie zostać dłużej. Idąc dalej – to nie problem wpuścić na ekrany gwiazdę i zrobić wirtualny koncert. Oczywiście, wirtualny nie zastąpi w całości takiego prawdziwego, ale póki tych prawdziwych nie mamy, to naprawdę warto uciec od męczących webinarów i zrobić prawdziwie wirtualny event – konferencję, targi, wystawę czy chociażby szkolenie.
94 komentarzy na LinkedIn: Tylu ludzi nie może się mylić…
Dzień po konferencji KIKE weszłam na LinkedIn. Mój wzrok przykuł komunikat: 94 wzmianki o konferencji VKIKE! Firmy ścigały się w pozytywnych opiniach i pierwszych wrażeniach z platformy VirBELA. W używanych słowach najczęściej pojawiały się: innowacyjność, przełom, sukces, zabawa, pełnowymiarowa konferencja pomimo zakazów. Część z nich przytoczę:
Nie sposób pominąć wypowiedzi Członków Zarządu KIKE, którzy tak w informacji prasowej podsumowali wirtualną Konferencję KIKE:
Z perspektywy organizatorów najważniejsze jest to, że znaleźliśmy rozwiązanie, które w czasach pandemii pozwoliło na organizację ogólnopolskiej konferencji, zapewniające całkowite bezpieczeństwo wszystkim uczestnikom – podkreśla Mariusz Filipiak, członek zarządu Krajowej Izby Komunikacji Ethernetowej i prezes spółki KIKE Events. – Udało nam się odtworzyć praktycznie wszystkie elementy tradycyjnej konferencji. Warto przy tym zaznaczyć, że przestrzeń wirtualnego eventu została specjalnie skonfigurowana pod potrzeby naszej izby.
To pierwsze w historii polskiej branży organizacji spotkań wprowadzenie typowej konferencji branżowej w głąb sieci i do wirtualnego świata konferencji online. Poważnie rozważamy dalsze wykorzystanie VirBELI w naszej pracy – zaznacza Karol Skupień, prezes KIKE. – Oczywiście nie zamiast spotkań na żywo, do których chcemy wrócić najszybciej jak się da, ale jako ich uzupełnienie, w postaci na przykład szkoleń wewnątrzizbowych. Wiedza i nowinki technologiczne, to jest dokładnie to czego potrzebują nasi członkowie i sympatycy. Będziemy w dalszym ciągu poszukiwać rozwiązań w ramach konferencji KIKE, które pozwolą uczestnikom na jeszcze większą interakcję i tworzenie jeszcze bardziej zapamiętywanych doświadczeń.
Przejdźmy do konkretów: Ile to kosztuje?
VirBELA to odpłatna przestrzeń do organizacji wirtualnych wydarzeń. Można tu wynająć dowolnie dużą salę konferencyjną lub kilka mniejszych na cały dzień, dla z góry określonej liczby gości. Dla dużych wydarzeń mamy dedykowaną całą wyspę, w której użytkujemy wybrane budynki, pomieszczenia i przestrzenie. Jest tu kilka rodzajów sal konferencyjnych, są 4 strefy teambuildingowe, jest EXPO HALL, gdzie można zrobić targi i wystawę oraz sala kinowa do projekcji filmów.
VirBELA pracuje na dwóch cennikach – dla klientów końcowych i dla agencji eventowych. W obu przypadkach koszt narzędzia jest wyliczany indywidualnie, a na jego wysokość wpływa ilość zamówionych przestrzeni, ilość uczestników oraz poziom wsparcia jaki potrzebny jest do zrealizowania wydarzenia. Dla niezdecydowanych, na tzw. „próbę” – doskonałym rozwiązaniem jest pobranie kluczy do apartamentów „Team Suites” lub wynajem Sali konferencyjnej na miesiąc bez ponoszenia żadnych kosztów.
Klucze są dostępne dla każdego kto zgłosi się kontaktem mailowym na stronie https://virbela.pl. Rezerwacje terminów na jesień już się rozpoczęły. W Polsce w Virbeli jest akltualnie zaplanowanych 6 kolejnych konferencji na najbliższą jesień – dlatego nie zwlekaj! Jeżeli chcesz wrócić do biznesu eventowego i zaskoczyć swoich klientów skrajnie nowatorskim i innowacyjnym podejściem do tematu konferencji, też zarezerwuj termin już teraz.
Multimedia w VirBELI
Każdy z większych i mniejszych ekranów na salach konferencyjnych, w przestrzeni Expo i w pokojach spotkań biznesowych może wyświetlać:
- obraz z webkamery, czyli twarz prelegenta,
- pliki prezentacji pptx, pdf, grafiki jpg, png, gif oraz strony www,
- filmy z serwisu YouTube oraz pliki video w formacie WEBM,
- a także ekran twojego komputera, czyli tak naprawdę WSZYSTKO co tylko na nim pokażesz.
Możliwości są zatem nieograniczone. Bez transportowania ton sprzętu, bez dni montażowych i plątaniny kabli. Włączasz aplikację wgrywasz materiał i do sali mogą wchodzić uczestnicy. Wszystko załatwiasz kilkoma kliknięciami. Nogi Cię też nie będą bolały… 
Co jeszcze warto wykorzystać przy wirtualnej konferencji?
Staraliśmy się maksymalnie ułatwić dostęp do konferencji i zapewnić pełną informację co się dzieje gdzie i kiedy. Warto rozważyć te rozwiązania przy wirtualnych eventach, bo zdecydowanie ułatwiają one gościom poruszanie się i w pełni aktywne uczestnictwo w konferencji. Tak więc po kolei:
- Aplikacja mobilna – Miejsce, gdzie każdy mógł śledzić agendę konferencji i być na bieżąco. W niej oceniano wystąpienia prelegentów z ponad setką wykładów. Wgrane bio i zdjęcia prelegentów pozwalają uczestnikom dowiedzieć się szczegółów o osobowościach zgromadzonych na scenach. Zwykle około 80% uczestników wydarzenia aktywnie korzysta z takiej aplikacji.
Grywalizacja – aktywność polegająca na skanowaniu kodów QR, ocenianiu prelegentów, zbierania punków za obecność na wykładach, za wizyty u wystawców i wykonywanie zadań dodatkowych. Na zdobywców największej ilości punktów czekały wartościowe nagrody. Manewr ten napędza „ruch” na wystawie, daje powód odwiedzenia wystawców, a uczestnicy chętnie się bawią – zwłaszcza w animowanym świecie VirBELI.
Obowiązkowo – integracja wieczorna! Zapewnienie atrakcji w ramach wieczornej integracji na dachu jednego z centrum biznesowych wirtualnej przestrzeni Konferencji KIKE było naszym eksperymentem. W trakcie trwania wieczoru grał DJ Dario na żywo – w streamingowanej transmisji online, zaś animacje uczestników-awatarów prowadziła na żywo Arletta Lemańska – Cydzik, jedna z konferansjerów Konferencji KIKE. Oczywiście wieczór ten musiał się odbyć całkowicie wirtualnie, ale nie zabrakło miłośników tańczenia oraz ciekawskich którzy po 19:00 chętnie zaglądali na platformę. W szczytowej części wieczoru z tej aktywności korzystało jednocześnie ok 150 osób. Tu koniecznie zalecamy przygotowanie scenariusza dla animatora wieczoru, aby animować gości i podpowiadać co jeszcze można awatarem wywinąć – bo dla wirtualnych nowicjuszy nie są to rzeczy oczywiste (popisy układów tanecznych, konkurs na najlepszą kreację z garderoby Virbeli, zrobienie gigantycznego „pociągu” – to tylko namiastka naszych animacji, które trwały prawie 3h).-
Konferansjer powinien być na każdej sali wykładowej. Formuła zapowiadania prelegenta i dziękowania każdemu po zakończeniu daje wspaniały i profesjonalny savoir-vivre i pasuje do VirBELI. Każdy z awatarów może klaskać na widowni i o to proszą zwykle gospodarze ze sceny. Dodatkowo konferansjerzy ratują nas, gdy wiemy, że istnieje poślizg z kolejnym panelem i wiedzą, jak w tym czasie zabawić publiczność
- „Sala prób” dla każdej sali wykładowej – każdy prelegent naszej konferencji był poproszony o przeprowadzenie z nami próby generalnej przed wejściem na scenę. Tu sprawdzaliśmy jakość dźwięku. Upewnialiśmy się też czy prezentacja wyświetla się prawidłowo z jego komputera, czy łącze Internetowe nie jest za słabe. W międzyczasie zdarzały się niewielkie niespodzianki – ale mieliśmy czas, 30-45 minut przed planowanym wejściem na scenę, aby wszelkie problemy rozwiązywać. Dzięki temu, w przypadku Konferencji KIKE wszyscy prelegenci bez wyjątku, bezproblemowo wygłosili swoje prelekcje, a paneliści i zaproszeni goście mogli przeprowadzić debaty i sesje pytań z publicznością. Część z nich korzystała z wyświetlania swojego wizerunku na żywo – łącząc się z kamerą swojego komputera.
- Spotkania 1:1 – umówienie się przez aplikację mobilną. VirBELA ma tysiące możliwości spotkań w prywatnych pokojach i w innych ciekawych przestrzeniach. Chodząc po wirtualnym świecie można spontanicznie rozmawiać z przechodzącymi osobami, łatwo było też kogoś odnaleźć i umówić się na wirtualne spotkanie poprzez chat lub aplikację i jak zauważył jeden z naszych rozmówców „mniej przy tym bolały nogi”. Zachęcanie gości do umawiania się ze sobą przed konferencją jest kluczem do sukcesu. Wówczas uczestnicy prawdziwie czują, że są częścią społeczności tej konferencji i chętnie zostają w niej na dłużej, nawet po zakończeniu oficjalnych prelekcji.
Sukces to drabina, po której nie sposób się wspiąć z rękami w kieszeniach. Możemy czekać nie wiadomo jak długo na koniec pandemii, albo przełączyć się chwilowo na świat wirtualny i dalej robić to co kochamy, czyli organizować imprezy dla biznesu. Ja spróbowałam, zaryzykowałam, sprawdziłam i polecam. Nie dość, że da się, to uczestnicy są bardziej niż zadowoleni bo jeszcze szczerze zaskoczeni skalą innowacji.
Ponad 3/4 ankietowanych uczestników wirtualnych konferencji twierdzi, że mają one tyle zalet, że będą miały sens również wtedy, gdy standardowe wydarzenia znów do nas powrócą. Pora więc na wirtualną wspinaczkę po sukces do świata konferencji wirtualnych, bo kto wie, czy nie zostaną one z nami na dłużej.
pozdrawiam serdecznie i do zobaczenia w VirBELI!
Aga
PS. A o wirtualnych apartamentach o VirBELA przeznaczonych do spotkań networkingowych zrobiłam już nawet filmik:
Artykuł Wirtualne konferencje – bezpieczne i bez limitu uczestników pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>„Piotruś pewnie już śpi. Nie będę dzwoniła, żeby ich nie obudzić” – myślę, wieczorem, korzystając z chwili odpoczynku, która rzadko zdarza się podczas realizacji na taką skalę. Tęsknię za moim, małym, okruszkiem i nie wiem, jak odwdzięczę się moim bliskim za pomoc, ale nie przyjechałam do Kielc, żeby się bawić. Jestem tu, bo przede mną konferencja […]
Artykuł Konferencja KIKE i życie na wariata pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>„Piotruś pewnie już śpi. Nie będę dzwoniła, żeby ich nie obudzić” – myślę, wieczorem, korzystając z chwili odpoczynku, która rzadko zdarza się podczas realizacji na taką skalę. Tęsknię za moim, małym, okruszkiem i nie wiem, jak odwdzięczę się moim bliskim za pomoc, ale nie przyjechałam do Kielc, żeby się bawić. Jestem tu, bo przede mną konferencja KIKE i targi do zrobienia a przede mną sądne dni, na które czekałam od trzech miesięcy. O zabawie nie mam mowy, odpowiadam za realizację tego wydarzenia, bawić to się mają goście, a nie ja.
Poniedziałek, Dzień 1. Montaż.
Widzę jak wszyscy pędzą, są poddenerwowani, skupieni, ale doskonale wiedzą, co mają robić. Pod koniec dnia ja również zaczynam się denerwować, bo ciało powoli przestaje dawać radę, mimo ogromnej dawki znajdującej się w nim adrenaliny. Na domiar złego roboty nie ubywa. Za mną i jak się okazuje przede mną milion rozmów, mediacji, problemów rozwiązywanych z prędkością światła. Wykorzystuję każdą cenną minutę, kilka udaje się wyszarpać na doładowanie – szklankę wody.
Wszyscy wiedzą, ile jest pracy i chcą pomagać, a nawet zaczynają robić to nieproszeni…widzę, jak pakują inserty, identyfikują się z ekipą, bo są naszymi eventowymi gośćmi! Nikt ich przed tą pomocą nie powstrzyma, oni chcą uczestniczyć w tym co właśnie robimy dla nich. Oto moment, kiedy słońce wychodzi zza chmur i otuli promieniami moją twarz, gdzieś tam w eventowym pędzie.
Hotelowy pokój. Mój moment odpoczynku, kiedy kładę się spać. Na dobranoc, w połowie nocy grafik przysyła mi setną wersję niewłaściwych plików, które muszę mieć najpóźniej o 9:00 na otwarcie Konferencji i Wystawy. Wale głową w mur, rzucam poduszką i mam wrażenie, że jednak, w tym starciu, wygrał mur. Tylko spokój mnie uratuje, ułożę te puzzle, nie ma innej opcji. Po graficznym zamieszaniu zasypiam, na szczęście dobre pliki mam już na skrzynce. Kilka chwil później dzwoni budzik.
Wtorek Dzień 2. Pierwszy dzień eventu – Targów i Konferencji
Oczywiście, jak zawsze w takim dniu, w pędzie i skupieniu wybiegam z hotelu. Na dzień dobry, mój samochód „w prezencie” daje mi szybę do skrobania, widoczność zerową. Myślę: super, akurat dziś, kiedy przez ostatnie 8 miesięcy nie skrobałam tego cholerstwa… odrzucam złego demona, który z tyłu głowy mówi, Aga źle to się dla Ciebie zaczyna… Potrząsam głową, myślę spadaj, co Ty mi tu będziesz mącił!
O dziwo, tłum gości oblegający recepcję przegrywa ze spokojem witającej ich ekipy. Jest spokojnie, nikt się
nie denerwuje, szybko odnajdujemy identyfikatory, każdej zgłaszającej się osoby, aplikacje również nie zawodzą i bez opóźnień rejestrują uczestników. Kolejki topnieją tylko po to by za moment zwiększyć się wraz z każdym, nowym transportem z Hoteli (9 autokarów kursuje wahadłowo między czterema hotelami na trasie Kielce – Targi). Recepcja bez przerwy wypełniona uśmiechami, gdy wszystko idzie tak dobrze, a na dodatek w towarzystwie fajnej ekipy, można czuć frajdę.
Ogarniamy temat rejestracji, do 12:00 mamy już 600 osób zarejestrowanych na evencie. W „międzyczasie” nadzoruję pozostałe rzeczy – wystawa hula, prelekcje na salach trwają, technika sprawnie wyświetla treści wystąpień, konferansjer zgłasza, że ma 5 minut zapasu, a nie opóźnienia… telefon cichnie. Czuję, że to taki moment, gdy jedziemy z realizacją z górki. Maili nie odbieram i nie odpisuję, bo gdy to robię jest ich dwa razy więcej, jakby nadawcy tylko czekali, żeby mnie nimi zasypywać, widząc na skrzynce moją odpowiedź na ich wiadomość. Ktoś choruje, ktoś nie może, ktoś inny zamiast tamtego… No i prawdziwe historie ludzi jeżdżących na konferencje. Nie teraz kochani, to zły moment, czas na problemy z maili już dawno minął.
Wieczór nr 2 Hotel Binkowski. 600 osób dosłownie napiera jedną, zwartą falą na bar i w 120 minut znaczenie redukuje spory zapas alkoholu. Jeśli nie zmniejszą tempa za moment będziemy serwować jedynie wodę i soki. Nikt nie mówił, że będzie łatwo, w dodatku ochrona zgłasza przypadek jednego z uczestników, który na hasło: „proszę o pokazanie akredytacji” zgłasza pospiesznie dziwny objaw uczulenia od noszenia opasek na szyi i paska na nadgarstku. Kocham takie akcje…..Gdzieś tam na trasie Kielce – Targi, płynnie kursują nasze autokary, hotele dały radę. Nawet to, że „piździ jak w Kieleckiem” nie jest w stanie popsuć mi humoru, oczy same się śmieją. Tego wieczoru poprowadzę z kolegą „Milionerów”. Zaserwujemy 15-cie trudnych branżowych pytań. 600 gości uzna że to był niezły wycisk a wśród nich tylko jeden 12 osobowy stolik zdobędzie główną nagrodę. Potem pożegnam się i zniknę. To był dobry dzień.
Noc. Leżę w wannie pełnej piany i uśmiecham się, bo ludzie zgłaszają już zadowolenie, aprobatę, szacunek do naszej pracy. Spijam śmietankę trzech miesięcy intensywnej pracy przecinanych cudnym momentem macierzyństwa, które czasem mi przez to eventowe zamieszanie umykał. Pomagają bliscy i uwielbiam ich za to. Nareszcie mogę „na dłużej” iść spać, mam trzy godziny, po nich czeka mnie ostateczne starcie z moimi ambicjami i niemożliwym do zrobienia. Ja wiem, że wygram w tym pojedynku. Dobranoc Piotruś, trzymaj swoje malutkie kciuki za mamę. Już niedługo się zobaczymy. Kocham Cię. Zasypiam.
Środa, Dzień 3: Ostatnie starcie z materią Konferencji KIKE i GALA.
Nim wyjdę z pokoju odbieram jeden z uporczywie dzwoniących telefonów (z jednego numeru). To Hotel Bińkowski. Informują, o przebiegu eventu z zeszłej nocy – goście imprezowali do 4:30, potem kontynuowali zabawę w pokojach. Chyba, jednak „zbyt dobrze się bawili”. Ktoś wywarzył drzwi jednego z pokoi. Dewastacja będzie rozstrzygana między stronami bez udziału organizatora. Niezły początek dnia zafundowali mi nasi goście.
Kolejnym newsem „zabijają mnie” już w biurze Organizatora, na targach. Ponoć Hotel Tęczowy Młyn wydał meldunek i karty wstępu na jeden pokój dla dwóch gości i jeden drugiego nakrył w swoim łóżku w środku nocy. Padłam bezsilna na kanapę, bo zrobiło się ciężko. Witaj środo, jest dopiero 8:00. Strzelajcie dalej, kto da więcej?
Targi – miejsce eventu. Idę na obchód po strefach. Wystawa zaplanowana na 10:00 rusza bez opóźnień, uśmiechnięci ludzie machają widząc mój znak rozpoznawszy – czerwony kapelusz, a pod nim mnie pozdrawiającą każdego kogo napotkam. Uczestników przybywa, sale wykładowe się zapełniają. Wykłady ruszają z 10 minutowym opóźnieniem, mimo komunikatów z radiowęzła Targów Kielce „Zaczynamy”.
Reżyserka. Opuszczam stanowisko, nie wrócę tam do końca dnia. Chłopaki mają scenariusz przed oczami i nie ma wątpliwości, co mają robić dalej z dokładnością co do sekundy. Zrzucam swój ulubiony 64GB pendrive z planszami na zapowiedzi prelegentów i żegnam się z ludźmi już w okolicach 11:00. Zapewniam, że jestem duchem i ciałem wokół innych zadań. Mam dwie godziny „luzu” zaraz zacznie się prawdziwa rzeźnia związana z przygotowaniami do wieczornej Gali.
Hala E Targów Kielce. Montaże trwają od wtorku. To tam wyładowano 6 dwunastotonowych ciężarówek sprzętu, tam pracuje 12 techników, 12 scenografów i suport, 40 ludzi z cateringu i targów. Kilometry światłowodów, aluminiowych konstrukcji, 32 kolumn głośnikowych, 30 wyciągarek i punktów podwieszeń to tylko kilka statystyk tego, co szykuje się na wieczór. Całość rozbłyśnie dzięki blisko 100 urządzeniom oświetleniowym.
Scenografia popisuje się rozmachem montując 3 000 m sznurków umieszczonych na barze, powoli wyłania się z nich kształt drzewa dusz, ponad 1 000 m pasków ledowych na dwunastometrowym drzewie, które będzie drink barem wieczornej imprezy. Podnoszę głowę, na suficie kołysze się 18 meduz, kąty wypełniają 24 futurystyczne drzewa, płatki, kwiaty…. Obrazy dopełnią wielkoformatowe wydruki ogrodów, postaci z głównego wątku imprezy tematycznej. Skyled dostanę w prezencie od jedynego takiego fachury – Maćka z Legro.
14:00……Wchodzę na próby… i szczęka opada mi na sam środek wypolerowanej posadzki. Jestem w świecie Avatara, niebieskich ludzików, lekkich świetlików, tej fantastycznej krainy, takiego eventu nie powstydziłby się sam James Cameron. Avatar Show w zgodzie z naturą światłowodową i głównym platynowym sponsorem. W centralnej części bar wyglądający jak Drzewo Dusz. Avatar dla dodania energii i oderwania od rzeczywistości… Nooo jestem pod wrażeniem realizacji mojego pomysłu. Ekipa dała radę, wartki bieg myśli przerywają pierwsi goście, którzy wpadli na próbę, są od głównego sponsora.
Let’s Begin this Show… GALA KIKE
Próba za próbą idzie w tempie. Każdy przybywa o czasie, znajduje garderobę, stroi się, brzęczy, zabębni, zanuci. Przećwiczymy, każdy detal spektaklu, który będzie trwał nieprzerwalnie blisko 4 godziny.
18:00 odprawa z cateringiem. Drobne niedociągnięcia na barach redukujemy na chwilę przed gotowością.
Barmani biorą mnie na stronę. „Pani Agnieszko? Tylko tyle tego alko pani zamówiła? EEE…, bo naszym zdaniem to mało… patrzę na paletę twardych trunków…. „. Mój pełnomocnik spojrzy na mnie z politowaniem i pogrozi palcem jednoznacznie mówiąc „Uważaj… – bo wtopisz”. Nie ma na co czekać. Biorę chłopaka z ekipy, auto i jedziemy do Makro. Dokupuję 50 l wódki. Niech będzie zapas, chodź jestem pewna, że to co mieliśmy spokojnie by wystarczyło, ale nie byłabym sobą, gdybym nie zahamowała tego, co może się wydarzyć.
19:00, pełna gotowość. Cisza przed burzą. Nie odważę się zostawić tego bałaganu tylko po to by założyć moją świeżą, pomarańczową sukienkę, która przyjechała prosto z pralni.
19:20, wchodzą pierwsi goście. Biorą talerze i zaczynają jeść, bez pytania, bez proszenia po prostu idą na wyżerkę… Biegnę do konferansjerów: chłopaki blokujcie to, bo będzie zaraz po Gali. Wygląda na to że catering nie doczytał scenariusza. Dobitnie mówię, że mają stać kelnerzy jak bramkarze na dyskotece chroniąc zaplecza i cateringu, który zdecydowanie wjechał za wcześnie.
20:30, start Gali. Ze sceny padają słowa o celu Konferencji, przedstawiamy Partnerów i Sponsorów. Konferansjerzy witają gości. Wszystko na szczęście przebiega jak w zegarku. Pierwsza osoba pojawia się na scenie, potem ekipa, trochę filmów, jest dobrze i to lubię.
20:45, rozdanie Oskarów. Uściski, przemówienia, gratulację. Wszystko w tempie bez zakłóceń. Fanfary, dżingle wejścia, zejścia hulają aż miło. Łapię się na tym, że nie mam, co robić na tej reżyserce. Gwiazda Wieczoru Lanberry. To do niej należy ten wieczór, dobry początek. Podoba się. W międzyczasie całkiem obcy ludzie składają mi gratulacje. Mówią, że jest dobrze, a nawet super, że pomysł po bandzie, ale jest WOW. Nigdy nie miałam tylu gratulacji albo jestem już zmęczona i zapomniałam, że miałam…
Lanberry pokazała klasę, dobra robota! Nawet nie wiem, kiedy zaczynamy zwijać ze sceny kabelki i zabieramy wszelkie graty! DJ’e mają swój antenowy czas na rozgrzewkę taneczną. PatMan Crew to kolejna odsłona programu. Performance w sali pełnej czerni, w tzw. blackoucie. Roboty migają w rytmie muzyki, gasną i znowu się zapalają. Led dance zachwyci chyba wszystkich, którzy podejdą pod scenę zobaczyć to z bliska. Jest MOC!
Na koniec Fluo Drums i fluorescencyjne bębny. Poleci Safriduo, bębny zakołaczą w rytm bita. Kto żyw wyruszy pod scenę, po swój bęben by pograć z nimi… Energia, gdybym mogła skakać to unosiłabym się teraz pod sufitem. Wióry poleciały z tych bębnów.
Potem czas na bicie rekordu Polski. Zadanie? Masowe pstrykanie palcami w rytmie jednej ścieżki dźwiękowej. Sędzia doliczył się 584 osób, które wzięły aktywny udział w biciu rekordu. Udało się. Marsz Radeckiego był chyba najgłośniej opstrykanym marszem tego wieczoru na świecie. Mamy rekord, auahhaaa!
Mamy sukces
Po evencie. To nie była ani zły sen, ani dobry. To moja praca, minuty, godziny, doby, tygodnie i wreszcie miesiące ciężkiej pracy. W której podwykonawcy poznają mnie z każdej, nawet niegrzecznej strony i żadna grzeczna dziewczynka czy grzeczny chłopiec, nigdy nie zostanie eventowym producentem. Tu trzeba mieć pazura….Zapadam w mentalny sen…na tydzień. Co za rozkosz nic nie robić przez kolejne dni…Piotrek szczęśliwy, mam mamę znowu tylko dla siebie, nikt mu jej nie zabierze teraz, nie porwie do Kielc. Odpoczywamy…zasłużyliśmy na to.
Eventowa Blogerka
Ps. Alkohol został po evencie w ilościach 100+ litrów. Nie miałam się dawać podpuszczać.
Artykuł Konferencja KIKE i życie na wariata pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>