Kwiecień, maj i czerwiec upłynął mi w rytmie stukotu klawiszy klawiatury w zaciszach domowych pieleszy.I to co udało się „wyklikać” wspólnie z naszym 18 osobowym zespołem – jest imponujące. Otóż: pierwsza w Polsce, prekursorska, całkowicie Wirtualna Konferencja Krajowej Izby Komunikacji Ethernetowej zakończyła się pełnym sukcesem. Dla ponad 1200 zarejestrowanych uczestników było to trzydniowe, wyjątkowe doświadczenie. W dniach 23-25 czerwca 2020, mogli oni w pełni wykorzystywać możliwości jakie daje Wirtualne Centrum Kongresowe VirBELA™ – platforma wyposażona w odpowiednią infrastrukturę, przeznaczoną pod organizację wirtualnych wydarzeń.
W przestrzeniach Konferencji KIKE zorganizowanej dla branży telekomunikacyjnej stworzono dwie sale audytoryjne, strefę wystawienniczą EXPO, a także udostępniono przestrzenie Business Lounge do spotkań biznesowych i networkingowych dla sponsorów i uczestników konferencji.
Goście biorący udział w wydarzeniu docenili innowacyjność rozwiązania i wysoki poziom merytoryczny agendy całego wydarzenia. Patronat honorowy nad wydarzeniem objęło m.in. Ministerstwo Cyfryzacji, Urząd Komunikacji Elektronicznej oraz Biuro Rzecznika Małych i Średnich przedsiębiorców. Nie zabrakło też prelegentów i panelistów reprezentujących organy administracji publicznej. A to wszystko wirtualnie… ale działo się naprawdę!
Z pewnością ten podcast o szczegółach organizacji Wirtualnej Konferencji KIKE uznasz za cenny i znajdziesz tu też więcej szczegółów. (40 min nagrania). (Można pobrać ten odcinek klikając POBIERZ lub posłuchać go na iTunes, na Spotify i na ANDROID wyszukując Eventową Blogerkę w podcastach.
Klienta. Znudzonego i zmęczonego webinarami na Zoom, Teams czy Skype. Bo ON MA RACJĘ. Nie oszukujmy się: webinar to nie event. Zwykły, płaski strumień treści audio i video bez aktywnego udziału jego obserwatorów. Formuła konferencji musi zamykać się w konkretnym wnętrzu lub przestrzeni. Obojętnie czy jest to plener, czy hotel czy wirtualny świat. Dla uczestników i dla nas, organizatorów, wydarzenie powinno spełniać znacznie więcej kryteriów.
Powinno się opierać na ludzkich relacjach i interakcjach, na spotkaniach, na poczuciu, że jesteśmy częścią pewnej społeczności. Wówczas czujemy się zainspirowani, odkrywamy nowe rzeczy, czujemy energię innych i rytm trwającego wydarzenia. To trzy główne filary ludzkiej dynamiki sensorycznej (fizycznej, audio, wizualnej) opierającej się na zmysłach. Dobrze przygotowane wydarzenie ekscytuje i wpływa bezpośrednio na uczestnika – to nie to samo co pasywnie oglądany webinar.
Między innymi dlatego zwróciłam uwagę na platformę o nazwie VirBELA, która otworzyła swoją przestrzeń dla branży organizacji wydarzeń z końcem marca, w momencie wybuchu pandemii. Spełnia ona wiele kryteriów, które zwykle bierzemy pod uwagę przy organizacji eventów:
DOŚWIADCZAMY EMOCJI * NAWIĄZUJEMY RELACJE * JESTEŚMY RAZEM W WIRTUALNEJ PRZESTRZENI EVENTOWEJ I MAMY TEŻ SWÓJ REALNY PRYWATNY ŚWIAT JEDNOCZEŚNIE.
Dzień po konferencji KIKE weszłam na LinkedIn. Mój wzrok przykuł komunikat: 94 wzmianki o konferencji VKIKE! Firmy ścigały się w pozytywnych opiniach i pierwszych wrażeniach z platformy VirBELA. W używanych słowach najczęściej pojawiały się: innowacyjność, przełom, sukces, zabawa, pełnowymiarowa konferencja pomimo zakazów. Część z nich przytoczę:
Nie sposób pominąć wypowiedzi Członków Zarządu KIKE, którzy tak w informacji prasowej podsumowali wirtualną Konferencję KIKE:
Z perspektywy organizatorów najważniejsze jest to, że znaleźliśmy rozwiązanie, które w czasach pandemii pozwoliło na organizację ogólnopolskiej konferencji, zapewniające całkowite bezpieczeństwo wszystkim uczestnikom – podkreśla Mariusz Filipiak, członek zarządu Krajowej Izby Komunikacji Ethernetowej i prezes spółki KIKE Events. – Udało nam się odtworzyć praktycznie wszystkie elementy tradycyjnej konferencji. Warto przy tym zaznaczyć, że przestrzeń wirtualnego eventu została specjalnie skonfigurowana pod potrzeby naszej izby.
To pierwsze w historii polskiej branży organizacji spotkań wprowadzenie typowej konferencji branżowej w głąb sieci i do wirtualnego świata konferencji online. Poważnie rozważamy dalsze wykorzystanie VirBELI w naszej pracy – zaznacza Karol Skupień, prezes KIKE. – Oczywiście nie zamiast spotkań na żywo, do których chcemy wrócić najszybciej jak się da, ale jako ich uzupełnienie, w postaci na przykład szkoleń wewnątrzizbowych. Wiedza i nowinki technologiczne, to jest dokładnie to czego potrzebują nasi członkowie i sympatycy. Będziemy w dalszym ciągu poszukiwać rozwiązań w ramach konferencji KIKE, które pozwolą uczestnikom na jeszcze większą interakcję i tworzenie jeszcze bardziej zapamiętywanych doświadczeń.
VirBELA to odpłatna przestrzeń do organizacji wirtualnych wydarzeń. Można tu wynająć dowolnie dużą salę konferencyjną lub kilka mniejszych na cały dzień, dla z góry określonej liczby gości. Dla dużych wydarzeń mamy dedykowaną całą wyspę, w której użytkujemy wybrane budynki, pomieszczenia i przestrzenie. Jest tu kilka rodzajów sal konferencyjnych, są 4 strefy teambuildingowe, jest EXPO HALL, gdzie można zrobić targi i wystawę oraz sala kinowa do projekcji filmów.
VirBELA pracuje na dwóch cennikach – dla klientów końcowych i dla agencji eventowych. W obu przypadkach koszt narzędzia jest wyliczany indywidualnie, a na jego wysokość wpływa ilość zamówionych przestrzeni, ilość uczestników oraz poziom wsparcia jaki potrzebny jest do zrealizowania wydarzenia. Dla niezdecydowanych, na tzw. „próbę” – doskonałym rozwiązaniem jest pobranie kluczy do apartamentów „Team Suites” lub wynajem Sali konferencyjnej na miesiąc bez ponoszenia żadnych kosztów.
Klucze są dostępne dla każdego kto zgłosi się kontaktem mailowym na stronie https://virbela.pl. Rezerwacje terminów na jesień już się rozpoczęły. W Polsce w Virbeli jest akltualnie zaplanowanych 6 kolejnych konferencji na najbliższą jesień – dlatego nie zwlekaj! Jeżeli chcesz wrócić do biznesu eventowego i zaskoczyć swoich klientów skrajnie nowatorskim i innowacyjnym podejściem do tematu konferencji, też zarezerwuj termin już teraz.
Każdy z większych i mniejszych ekranów na salach konferencyjnych, w przestrzeni Expo i w pokojach spotkań biznesowych może wyświetlać:
Możliwości są zatem nieograniczone. Bez transportowania ton sprzętu, bez dni montażowych i plątaniny kabli. Włączasz aplikację wgrywasz materiał i do sali mogą wchodzić uczestnicy. Wszystko załatwiasz kilkoma kliknięciami. Nogi Cię też nie będą bolały… 😀
Staraliśmy się maksymalnie ułatwić dostęp do konferencji i zapewnić pełną informację co się dzieje gdzie i kiedy. Warto rozważyć te rozwiązania przy wirtualnych eventach, bo zdecydowanie ułatwiają one gościom poruszanie się i w pełni aktywne uczestnictwo w konferencji. Tak więc po kolei:
Konferansjer powinien być na każdej sali wykładowej. Formuła zapowiadania prelegenta i dziękowania każdemu po zakończeniu daje wspaniały i profesjonalny savoir-vivre i pasuje do VirBELI. Każdy z awatarów może klaskać na widowni i o to proszą zwykle gospodarze ze sceny. Dodatkowo konferansjerzy ratują nas, gdy wiemy, że istnieje poślizg z kolejnym panelem i wiedzą, jak w tym czasie zabawić publiczność
Sukces to drabina, po której nie sposób się wspiąć z rękami w kieszeniach. Możemy czekać nie wiadomo jak długo na koniec pandemii, albo przełączyć się chwilowo na świat wirtualny i dalej robić to co kochamy, czyli organizować imprezy dla biznesu. Ja spróbowałam, zaryzykowałam, sprawdziłam i polecam. Nie dość, że da się, to uczestnicy są bardziej niż zadowoleni bo jeszcze szczerze zaskoczeni skalą innowacji.
Ponad 3/4 ankietowanych uczestników wirtualnych konferencji twierdzi, że mają one tyle zalet, że będą miały sens również wtedy, gdy standardowe wydarzenia znów do nas powrócą. Pora więc na wirtualną wspinaczkę po sukces do świata konferencji wirtualnych, bo kto wie, czy nie zostaną one z nami na dłużej.
pozdrawiam serdecznie i do zobaczenia w VirBELI!
Aga
PS. A o wirtualnych apartamentach o VirBELA przeznaczonych do spotkań networkingowych zrobiłam już nawet filmik: