Wirtualna konferencja SQLDay – czego się nauczyłam?
Myślałam, że o platformie Avatarland wiem już wszystko, aż trafił się klient, którego goście byli niezwykle wymagający i rozgrzali nasze wirtualne serwery do granic wytrzymałości. Co ciekawe, byli świadomi procesów zachodzących wewnątrz wirtualnej platformy i mieli na wszystko gotowe odpowiedzi. Kto taki? Goście Wirtualnej Konferencji SQLDay organizowanej w dniach 10-12 maja 2021, czyli jak się można domyślić – w większości programiści. Organizatorzy tego wydarzenia ewidentnie wzbili się na wyżyny funkcjonalności naszej aplikacji, wymagając od platformy Avatarland/Virbela absolutnego maxa w zakresie konferencyjnego angażowania uczestników. Te doświadczenia postanowiłam zebrać i opowiedzieć w tym artykule.
Pierwszy raz na platformie Avatarland mieliśmy przyjemność pracować z programistami bazodanowymi, administratorami sieci i analitykami danych. Praca z tą grupą opierała się na dużej płynności i szybkości w opanowaniu aplikacji – stąd poszło nam niezwykle prosto z samym wdrożeniem i zapraszaniem gości. Co ciekawe nikt nie zapytał „czy to jest bezpieczne” i nikt nie miał problemów z instalacjami i zabezpieczeniami sieci. Na wydarzenie przybyło 385 uczestników. Same wykłady, prelekcje i warsztaty to były trzy dni maratonu który odbył się w dniach 10-12 maja. Wydarzeniu towarzyszyły targi EXPO na której w strefach wystawców przeprowadzaliśmy gry i animacje w których można było wygrać wartościowe nagrody. Z tego wydarzenia wyciągnęłam sześć lekcji – które warto zapamiętać.
Lekcja 1: Trzy ekrany z trzech źródeł – jak w czasie realizacji na żywo!
Na platformie mamy wiele sal konferencyjnych wyposażonych zwykle w trzy ekrany multimedialne. Na nich można wyświetlać filmy, prezentacje, twarze prelegentów czy animowane gify. Byłam w ciężkim szoku, gdy jedna z prelegentek i jej współprowadzący pokazali swoją prezentacje udostępniając trzy różne obrazy na trzech ekranach równocześnie.
Na prawym ekranie był wizerunek naszej prelegentki, na środkowym prezentacja w pptx/pdf, a na lewym ekranie – udostępniono zdalny ekran z kodem źródłowym jednej z omawianych aplikacji. Przyznam szczerze, że od roku, odkąd działamy na platformie nikt aż tak kreatywnie do tego nie podszedł. Trzeba było czekać na taką wykwalifikowaną kadrę programistów. Zobaczcie niżej na zdjęciu: Można? Można!
Lekcja 2: Zoom na wirtualnej konferencji… i to na Avatarlandzie?!
Zdarzało się, że prelegenci łączący się do platformy z drugiego końca świata mieli problem z zacinającym się udostępnianiem ekranów – co wyglądało dość słabo na próbach. Na szybko musieliśmy wdrożyć rozwiązanie, które pośrednio łączyło się z prelegentem przez Zoom a potem już lokalnie wyświetlaliśmy ich ekrany w Avatarlandzie. Wyzwaniem były też rozpędzające się na wysokie obroty wentylatory w komputerach naszych gości.
Zwykle prosimy uczestników o wyłączenie innych aplikacji w czasie korzystania z Avatarlandu, który musi przecież wyrenderować cały ten wirtualny 3D świat. No ale jak tu oczekiwać wyłączenia innych aplikacji od programistów, którzy właśnie te inny aplikacje chcą w Avatarlandzie pokazywać? Musieliśmy szybko reagować, optymalizować ustawienia lokalnych maszyn i suma summarum wszystkie prelekcje doszły do skutku, a my wiemy już na co zwracać szczególną uwagę i jak przygotować komputery szczególnie wymagających uczestników. Zerknijcie na aftermovie:
Lekcja 3: Timezone
Pierwszy raz mieliśmy gości z tak wielu rejonów świata na raz. Stany Zjednoczone, Australia, Europa Kanada – to tylko wybrane kierunki, z których logowali się uczestnicy SQLDay 2021. Agenda z prelekcjami i warsztatami została zaplanowana na popołudnia – tak, aby amerykańscy prelegenci mieli możliwość przespać noc i rano wystartować (różnica czasu 6-8 h). Podobnie rozplanowano agendę dla innych rejonów świata.
Warto też było odbyć wcześniej próby z prelegentami – tak aby sprawdzić ich możliwości internetowe oraz sprzętowe – dzięki temu unikamy niespodzianek na samej realizacji. Praktykujemy ten patent już od kilkunastu konferencji i zawsze się to nam sprawdza – no chyba, że prelegent zakłada, że wszystko potrafi i na próbach się nie pojawia – ach Ci programiści… Wówczas na kilkanaście minut przed wystąpieniem mamy wielką improwizację i prelegenta zszokowanego, że tu nie wystarczy kliknąć w link i rozpocząć wykład… trzeba jeszcze awatarem trafić po schodach na scenę!
Lekcja 4: Sześć Audytoriów pod monitoringiem
Ta konferencja wymagała bardzo szerokiej perspektywy. Potrzebowaliśmy mieć widok z lotu ptaka na cały projekt, aby móc monitorować całe wydarzenie i sprawnie reagować na niespodzianki. Sześć równoległych sal prelekcyjnych, na których trwała konferencja to było prawdziwe wyzwanie. Każda z sal miała swojego opiekuna technicznego – który nadzorował przebieg prelekcji.
Dodatkowo mieliśmy jeszcze pod opieką Halę EXPO, strefę pokoi dla prelegentów oraz oczywiście sale prób, do których prelegenci wskakiwali na chwilę przed wystąpieniem na scenie. Do tego procesu zaangażowaliśmy nawet 85 calowy telewizor, na którym obserwowaliśmy wszystkie te sale równocześnie. W tle odbywało się również nagrywanie wszystkich sal i stref konferencji.
Nasza reżyserka wyglądała więc tak jak niżej na zdjęciu (18 laptopów i jeden duży telewizor). Nasz klient określił nasze stanowisko pracy jako pokój ochroniarzy z monitoringiem. 🙂 No i po części tak właśnie było, wydarzenie było pod ciągłym nadzorem. Na szczęście w żadnej z sal nie było żadnych zamieszek, nie zarejestrowano też żadnych kradzieży, bójek czy dewastacji. 🙂 Oto kolejna zaleta wirtualnych eventów!
Lekcja 5: EXPO – Oddzielna agenda atrakcji
Trzeba przyznać, że organizator konferencji SQLDay – świetnie przemyślał agendę trzy dniowego wydarzenia. W pierwszy dzień przeprowadzone zostały warsztaty na platformie BIG Marker. (To platforma 2D ze świetnie działającym oknem widoku prelegenta i pozycji udostępniania ekranu równocześnie).
Pozostałe dwa dni zostały przeprowadzone w Avatarlandzie. Agenda wyglądała od samego początku imponująco: zawierała aż 70 prelekcji przez dwa dni na sześciu salach równocześnie. Pomiędzy prelekcjami organizator umieścił godzinne przerwy – tak aby dać czas uczestnikom na wzięcie udziału w Quiz Show, który przygotował nasz animator. Komunikat informujący o przerwie na quiz powodował, że uczestnicy automatycznie teleportowali się do Hali EXPO na zaplanowane aktywności. Co ciekawe, każda kolejna sesja przyciągała coraz więcej ludzi. W strefach wystawców mieliśmy uruchomionych kilka schematów gier:
- zdjęcia, fragmenty filmów, symbole, rebusy – z których uczestnicy na czacie musieli odgadywać hasło,
- aktywności z ekranami – na których użytkownicy rozwiązywali poukrywane zadania. W rezultacie zbierali zestaw liter, które dawały finalne hasło rozwiązujące daną konkurencję. Rekordziści umieli rozgryźć te zagadki w 3 minuty, choć szacowaliśmy, że zrobienie tego w 6 minut będzie nie lada wyzwaniem.
- no i jak zawsze doskonale sprawdził się konkurs na najlepsze awatarowe selfie.
Wystawcy Expo byli zachwyceni mając grupy osób kłębiących się w pobliżu ich stoisk i zostających na pogawędki po skończonych rozgrywkach. Wnioskiem z tej części programu było to, że na platformach wirtualnych warto, a wręcz trzeba tworzyć agendę konferencji i agendę atrakcji – obie niezależnie przeplatające się nawzajem. Dzięki temu uczestnicy są zachęcani zarówno do treści merytorycznych jak i bloków angażujących w interakcje z wystawcami, w których też można było wygrać rozmaite nagrody.
Dzięki projektom takim jak SQLDay, znów jesteśmy o lata świetlne dalej w wirtualnym uniwersum, uzbrojeni w kolejne doświadczenia związane z realizacją bardzo wymagających wydarzeń. To nie koniec edukacji, bo już w tym miesiącu nasze portfolio oferowanych platform, obok Virbeli, powiększa się o rozwiązanie Virtway Events (platforma avatarowa z możliwością projektowania wnętrz). Jesteśmy strasznie ciekawi jakie wymagania postawią przed tą platformą organizatorzy kolejnych wydarzeń. Na pierwszy ogień idą tegoroczni absolwenci: https://wirtualne-absolutorium.pl .
Niemniej wszystkich zainteresowanych możliwościami tej nowej platformy i gotowych na porcję wiedzy – zapraszam do wizji lokalnych, których można się nieustannie umawiać na https://avatarland.eu/ ! Opowiem i oprowadzę, a Wy zdecydujecie, która platforma pasuje do Waszego projektu najlepiej. Pozdrawiam Was ciepło!
Aga
Ps1. W ostatnich publikacjach znajdziesz: Konkrety Anety – która pisze o badaniach które dają nadzieję na odrodzenie się branży eventowej, przybliża sylwetki ambasadrów kongresów w Polsce, czy przybliża wątek wpływu Covid-19 na decyzje amerykańskich planistów. A z moich publikacji cieszących się popularnością mogę polecić : szarą strefę branży mice, oraz koncerty które mogą się już niedługo odbywać w Polsce. Serdecznie zaproszam. Piszcie – tematów w głowie mamy setki – ale najważniejsze to te które Was kręcą.
Ps2. Pewnie zauważyłeś że w branży pojawiło się lekkie ożywiwienie i chęć powrotów do robienia eventów na żywo. Tak – w istocie zaczynają krążyć po rynku briefy wypuszczane przez naszych klientów. Jednak należy mieć z tyłu głowy świadomość że duża część korporacji do końca roku tkwić będzie w zdalnym wariancie pracy a na wszelkie spotkania mają wydane specjalne zakazy od pracodawców. (m.in Samsung, Santander).
Polecam ogromnie obdzwonić swoich klientów i zapytać jakie są ich zapatrywania na wydarzenia. Muszę przyznać, że nigdy tak jak teraz obdzwonka nie była tak przyjemna – ludzie są stęsknieni za kontaktami i chętnie z nami ucinają pogawędki przez telefon. Do niebawem! Trzymam kciuki – za przywrócenie nam możliwości do pracy. Podobno coś 5 czerwca ma się zadziać… w tym temacie.
Ps3. Gratuluję wszystkim zdobywcom MP Powerów. Mega fajnie jest obserwować uśmiechniete Wasze buźki na social mediach. Praca którą robicie ma znaczenie! Najszczersze gratulacje!
![[KonkretyAnety] Zielona linia – nadzieja na odrodzenie przemysłu spotkań w Europie](https://eventowablogerka.pl/wp-content/uploads/2021/05/monitor-tetna-green-heart-z-sygnalem-ikona-rytmu-serca-ekg_42077-1171_freepik-70x70.jpg)
