Firmy, które opierają sprzedaż na kontakcie bezpośrednim trafiły w najtrudniejszy czas. Między innymi taką firmą jest Blum Polska, która od 10 lat odbywa tournée ze swoimi produktami po całej Polsce. Blum organizuje swoje wydarzenie co dwa lata. Wtedy też swoją premierę ma nowy katalog, który otrzymują uczestnicy. – Przenieśliśmy ciepło spotkań twarzą w twarz dzięki […]
Artykuł Jak utrzymać kontakt z odbiorcami pomimo ograniczeń? – Roadshow BLUM pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Firmy, które opierają sprzedaż na kontakcie bezpośrednim trafiły w najtrudniejszy czas. Między innymi taką firmą jest Blum Polska, która od 10 lat odbywa tournée ze swoimi produktami po całej Polsce. Blum organizuje swoje wydarzenie co dwa lata. Wtedy też swoją premierę ma nowy katalog, który otrzymują uczestnicy. – Przenieśliśmy ciepło spotkań twarzą w twarz dzięki cyklowi prezentacji. – mówi Ola Misiura, reżyserka i kreatywna w OMI. – Znajome dla stolarzy i architektów twarze pomogły zmniejszyć ogromny, wydawałoby się, dystans.
Prace nad projektem trwały od sierpnia do października. W online wydarzenie zmieniło się w formę masterclassów i pozwoliło uczestnikom wydarzenia zapoznać się z nowymi produktami i rozwiązaniami marki Blum. Całość została zamknięta w 21 filmach nagranych w Austrii. Po ich obejrzeniu, użytkownik mógł przejść do zamówienia katalogu. Efekty przerosły najśmielsze oczekiwania. Z platformy skorzystało prawie 11 000 użytkowników, z czego 2 000 odwiedziło stronę w pierwszej godzinie wydarzenia.
Pandemia stawia przed nami wiele wyzwań. Dzięki niej widzimy nowe możliwości. Jaka jest więc przyszłość eventów? Tego nie wiemy, ale możemy przetestować nowe rozwiązania. Jak widać, mogą zadziałać wyjątkowo dobrze!
Meblarskie biennale
”Blum w trasie” to epickie wydarzenie w branży meblarskiej, zarówno dla uczestników, jak i producenta. Nawet ⅓ rynku w 50 miastach spotyka się, poznaje nowe produkty i trendy w meblarstwie. Stamtąd też uczestnicy wychodzą z najnowszym katalogiem produktów Blum – narzędziem niezbędnym w nowoczesnej stolarni. Tym razem podczas przygotowań do październikowego roadshow 2020 nadeszła pandemia, a za nią restrykcje zakazujące organizacji imprez.
– Blum zgłosił się do nas z intencją przeniesienia wydarzenia do Internetu. Do nas należało zaproponowanie jego formuły. Nasz pomysł idealnie realizował wszystkie potrzeby marki, a co istotne, był realny w realizacji w tak krótkim czasie. Ambitny, ale realny. – tak o początkach mówi Mirek Kaczyński, Producent OMI Media House.
Znajome twarze na ekranie
Twórcy postawili na platformę szkoleniową, która była dostępna cały miesiąc. Wzięcie udziału było możliwe po ówczesnym zarejestrowaniu się. Uczestnicy znaleźli na stronie listę filmów. Ich obejrzenie upoważniało do odbioru katalogu, który następnego dnia przynosił kurier.
– Zaangażowaliśmy Przedstawicieli handlowych Blum do poprowadzenia odcinków. – tłumaczy reżyserka OMI, Olga Misiura – To dzięki nim „Blum w trasie” zachował tradycyjne wartości, czyli tworzenie relacji. Zależało nam na tym, żeby stolarze mogli rozpoznać znajome twarze i byli ciekawi, jak ich koledzy poradzą sobie przed kamerą. Jak się okazało, było to żywo komentowane.
Wyzwania do pokonania
Produktów Blum nie da się opisać słowami. Trzeba je pokazać. Klient wytypował halę ekspozycyjną w Austrii, którą wykorzystano na potrzeby filmów. W trakcie 7. dni zdjęciowych i 2. miesięcy montażu powstało 20 filmów o produktach, inspiracjach i trikach w meblarstwie. Jednocześnie trwały przyspieszone prace nad budową platformy internetowej. By zaoszczędzić czas, OMI zaadaptowało gotowe narzędzie e-learningowe.
– Zaprojektowaliśmy osobne ścieżki dla stolarzy i projektantów. Liczyliśmy się z tym, że część użytkowników nie korzysta na co dzień z internetowych rozwiązań, dlatego platformę zaprojektowaliśmy tak, by była nieskomplikowana i łatwa w obsłudze. Dla każdego. – dodaje Martyna Gach, Account Manager OMI.
OMI Media House zaprojektowało materiały mające powiadomić uczestników o nowej formule. Już w sierpniu ruszyła kampania informująca. Na zainteresowanie wydarzeniem pracował landing page, newslettery, targetowane reklamy Facebooka oraz ulotki w centrach dystrybucji. Stolarski internet zapłonął pomarańczem Blum.
Start na który wszyscy czekali
W pierwszej godzinie wydarzenia na stronę weszło ponad 2000 uczestników. Nikt nie spodziewał się aż takiego ruchu. Nawet serwery, które nie wytrzymały obłożenia. Po początkowych przeszkodach wydarzenie ruszyło pełną parą. Jaki był efekt?
Zwykle podczas tradycyjnych wyjazdów na spotkanie przychodziło w sumie ok. 5000 stolarzy. Tym razem ponad 14 000 użytkowników zarejestrowało się, a prawie 11 000 obejrzało materiał w całości i odebrało katalogi. Dla Blum był to sukces ilościowy i jakościowy.
Klienci Blum byli zachwyceni taką formą prezentacji, ze względu na wygodę i wciąż ludzki charakter materiału. Przedstawiciele stali się jeszcze bardziej rozpoznawalni. Podobno jeden z nich został poproszony o autograf. W kanałach społecznościowych Blum uczestnicy wracali z pozytywnymi komentarzami i opiniami o nowej formule. Pojawiły się sugestie, żeby w następnych latach również zrobić online. Nawet w momencie awarii serwerów stolarze okazali lojalność. Sytuację kwitowali ciepłymi komentarzami i „trzymali kciuki”.
Przyszłość eventów
Nie wiemy, jakie niespodzianki przyniesie nam ten czy inny wirus. Wiemy natomiast, że rynek eventowy dramatycznie się zmieni. Firmy takie jak Blum wykorzystujące kontakt bezpośredni zaczynają wdrażać plan B i przenosić swoją komunikację w cyfrowy wymiar. Możliwości jest wiele: od spacerów wirtualnych, przez filmy produktowe, wizerunkowe, a nawet animacje ukazujące produkty w trójwymiarze.
Mirek Kaczyński zauważa: Rynek się przezbraja. Widzimy, że klienci korzystający z usług agencji coraz częściej decydują się na odważne ruchy. Często wystarczy zmiana komunikatu za pomocą spotu lub filmu promocyjnego. Innym razem decydują się na rewolucję, by sprostać covidowym obostrzeniom i pozostać w grze.
Więc czy da się zrobić dobry event w dobie pandemii? Bazując na fizycznym kontakcie na żywo, gdy na szali jest bezpieczeństwo ludzi – nie. Z powodzeniem jednak firmom udaje się przenieść komunikację do alternatywnych mediów, nie zbaczając z kierunku wytyczonych założeń sprzedażowych.
Autorką artykułu jest Olga Misiura, Creative Director OMI Media House.
Więcej o projekcie na: https://omimediahouse.com/portfolio/blum/
O agencji: https://omimediahouse.com/about-us/
Instagram OMI: https://www.instagram.com/omi_media_house/
Ps. W ostatnich publikacjach możecie znaleźć Podcast o przebranżowieniu oraz Kongres Medyczny dla Kardiochirugów
Artykuł Jak utrzymać kontakt z odbiorcami pomimo ograniczeń? – Roadshow BLUM pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Jak długo rząd może nam zabraniać robienia wydarzeń powyżej 150 os? Dlaczego sport może organizować mecze z kibicami przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa, a my nie? Ile jeszcze może trwać pandemia i siać strach pośród naszych klientów? Te i inne pytania kotłują się w głowie każdego z nas. Wiemy dobrze, że nasi klienci pozamrażali budżety eventowe […]
Artykuł Wirtualne konferencje – bezpieczne i bez limitu uczestników pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Jak długo rząd może nam zabraniać robienia wydarzeń powyżej 150 os? Dlaczego sport może organizować mecze z kibicami przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa, a my nie? Ile jeszcze może trwać pandemia i siać strach pośród naszych klientów? Te i inne pytania kotłują się w głowie każdego z nas. Wiemy dobrze, że nasi klienci pozamrażali budżety eventowe i ten stan może utrzymać się aż do końca roku. Prawdą też jest, że niektóre firmy nadal wydają budżet na rozwiązania online i inwestują w marketing internetowy. Myślę, że to wszystko sprowadza się do jednego mianownika nadającego kierunek rozwoju obecnej branży eventowej: Wirtualne Konferencje! A zatem usiądź wygodnie i wciśnij reset dla Twojej percepcji robienia tradycyjnych eventów. Przełącz się na wirtualny świat bez COVID’a, a ja Ci podpowiem jak to łatwo i szybko zrobić. Pora zacząć odrabiać straty! Już dziś wróć do gry nie tracąc ciągłości w realizacjach wydarzeń! W tym artykule pokażę, jak to zrobić.
Pierwsza Wirtualna Konferencja w Polsce już za nami i to na 1200 osób!
Kwiecień, maj i czerwiec upłynął mi w rytmie stukotu klawiszy klawiatury w zaciszach domowych pieleszy.I to co udało się „wyklikać” wspólnie z naszym 18 osobowym zespołem – jest imponujące. Otóż: pierwsza w Polsce, prekursorska, całkowicie Wirtualna Konferencja Krajowej Izby Komunikacji Ethernetowej zakończyła się pełnym sukcesem. Dla ponad 1200 zarejestrowanych uczestników było to trzydniowe, wyjątkowe doświadczenie. W dniach 23-25 czerwca 2020, mogli oni w pełni wykorzystywać możliwości jakie daje Wirtualne Centrum Kongresowe VirBELA
– platforma wyposażona w odpowiednią infrastrukturę, przeznaczoną pod organizację wirtualnych wydarzeń.
W przestrzeniach Konferencji KIKE zorganizowanej dla branży telekomunikacyjnej stworzono dwie sale audytoryjne, strefę wystawienniczą EXPO, a także udostępniono przestrzenie Business Lounge do spotkań biznesowych i networkingowych dla sponsorów i uczestników konferencji.
Goście biorący udział w wydarzeniu docenili innowacyjność rozwiązania i wysoki poziom merytoryczny agendy całego wydarzenia. Patronat honorowy nad wydarzeniem objęło m.in. Ministerstwo Cyfryzacji, Urząd Komunikacji Elektronicznej oraz Biuro Rzecznika Małych i Średnich przedsiębiorców. Nie zabrakło też prelegentów i panelistów reprezentujących organy administracji publicznej. A to wszystko wirtualnie… ale działo się naprawdę!
Z pewnością ten podcast o szczegółach organizacji Wirtualnej Konferencji KIKE uznasz za cenny i znajdziesz tu też więcej szczegółów. (40 min nagrania). (Można pobrać ten odcinek klikając POBIERZ lub posłuchać go na iTunes, na Spotify i na ANDROID wyszukując Eventową Blogerkę w podcastach.
Kolejne wirtualne konferencje już w drodze, a Twoja też może być następną! Czego Ci potrzeba?
Klienta. Znudzonego i zmęczonego webinarami na Zoom, Teams czy Skype. Bo ON MA RACJĘ. Nie oszukujmy się: webinar to nie event. Zwykły, płaski strumień treści audio i video bez aktywnego udziału jego obserwatorów. Formuła konferencji musi zamykać się w konkretnym wnętrzu lub przestrzeni. Obojętnie czy jest to plener, czy hotel czy wirtualny świat. Dla uczestników i dla nas, organizatorów, wydarzenie powinno spełniać znacznie więcej kryteriów.
Powinno się opierać na ludzkich relacjach i interakcjach, na spotkaniach, na poczuciu, że jesteśmy częścią pewnej społeczności. Wówczas czujemy się zainspirowani, odkrywamy nowe rzeczy, czujemy energię innych i rytm trwającego wydarzenia. To trzy główne filary ludzkiej dynamiki sensorycznej (fizycznej, audio, wizualnej) opierającej się na zmysłach. Dobrze przygotowane wydarzenie ekscytuje i wpływa bezpośrednio na uczestnika – to nie to samo co pasywnie oglądany webinar.
Między innymi dlatego zwróciłam uwagę na platformę o nazwie VirBELA, która otworzyła swoją przestrzeń dla branży organizacji wydarzeń z końcem marca, w momencie wybuchu pandemii. Spełnia ona wiele kryteriów, które zwykle bierzemy pod uwagę przy organizacji eventów:
Ludzie wchodzą do wirtualnego świata „na żywo” i przybierają tam formę awatarów. Mogą ze sobą rozmawiać – każdy z każdym, w czasie rzeczywistym. Każdy może swobodnie poruszać się po specjalnie skonfigurowanej wyspie pełnej atrakcji i konferencyjnych obiektów.- Tu, wewnątrz tej virbelowej, jak ją niektórzy nazywają „eventowej gry”, czuć, że jesteś na konferencji. Jesteś na sali wykładowej, siedzisz na krześle, masz przed sobą wielkie diodowe ekrany, na scenie prelegentów, panelistów, prezentacje, treść i głos. Wokół Ciebie setki ludzi, których w większości znasz z poprzednich konferencji. Możesz podnieść rękę i zadać pytanie. Możesz kichnąć bezpiecznie i nikt nie będzie się przesiadał. Temperaturę może Ci podnieść co najwyżej żona/mąż lub dzieci, którym trudno będzie wytłumaczyć, że jesteś teraz w pracy na poważnej konferencji, a nie grasz w komputerową grę.
- Masz wybór gdzie chcesz przebywać w danej chwili w wirtualnym świecie VirBELA. Są tu sale wykładowe, ale jeśli temat wystąpienia nie jest interesujący, idziesz do strefy wystawców na EXPO. W sumie to nie idziesz, bo teleportujesz się – szybciej, prościej i wygodniej. Możesz zajrzeć do pokoju spotkań klienta lub dostawcy i zamienić kilka słów na osobności. Chwilę później możecie pójść do lasu czy na plażę, gdzie czeka na Was motorówka. Po odpaleniu silnika wyruszacie w podróż dookoła wyspy. Efekt? Śmiech, dowcipy, zwykła „głupawka”, ale nasze buzie się cieszą i jest fajne – jak na prawdziwej konferencji. Co się dzieje?
DOŚWIADCZAMY EMOCJI * NAWIĄZUJEMY RELACJE * JESTEŚMY RAZEM W WIRTUALNEJ PRZESTRZENI EVENTOWEJ I MAMY TEŻ SWÓJ REALNY PRYWATNY ŚWIAT JEDNOCZEŚNIE.
- A wieczorna integracja? No jasne. Możesz poczuć się jak nastolatek. Wpadasz na jedną ze scen, na której leci livestream z DJ’em lub ulubionym artystą i jest okazja, aby poćwiczyć naszego awatara z tanecznych ruchów i innych wygibasów – podobnie jak to się dzieje na normalnej konferencji. Tu jednak taniec ma bardziej zawodowe oblicza: samba, capoeira, salto w tył, klaskanie i machanie grzywą to tylko część popisów jakie nasze postacie mogą gwiazdorsko wykonywać w rytmie muzyki ze sceny.
-
- A przy odrobinie animacji ze strony prowadzącego wieczór, znajdzie się jeszcze więcej powodów, dlaczego warto w na takim koncercie zostać dłużej. Idąc dalej – to nie problem wpuścić na ekrany gwiazdę i zrobić wirtualny koncert. Oczywiście, wirtualny nie zastąpi w całości takiego prawdziwego, ale póki tych prawdziwych nie mamy, to naprawdę warto uciec od męczących webinarów i zrobić prawdziwie wirtualny event – konferencję, targi, wystawę czy chociażby szkolenie.
94 komentarzy na LinkedIn: Tylu ludzi nie może się mylić…
Dzień po konferencji KIKE weszłam na LinkedIn. Mój wzrok przykuł komunikat: 94 wzmianki o konferencji VKIKE! Firmy ścigały się w pozytywnych opiniach i pierwszych wrażeniach z platformy VirBELA. W używanych słowach najczęściej pojawiały się: innowacyjność, przełom, sukces, zabawa, pełnowymiarowa konferencja pomimo zakazów. Część z nich przytoczę:
Nie sposób pominąć wypowiedzi Członków Zarządu KIKE, którzy tak w informacji prasowej podsumowali wirtualną Konferencję KIKE:
Z perspektywy organizatorów najważniejsze jest to, że znaleźliśmy rozwiązanie, które w czasach pandemii pozwoliło na organizację ogólnopolskiej konferencji, zapewniające całkowite bezpieczeństwo wszystkim uczestnikom – podkreśla Mariusz Filipiak, członek zarządu Krajowej Izby Komunikacji Ethernetowej i prezes spółki KIKE Events. – Udało nam się odtworzyć praktycznie wszystkie elementy tradycyjnej konferencji. Warto przy tym zaznaczyć, że przestrzeń wirtualnego eventu została specjalnie skonfigurowana pod potrzeby naszej izby.
To pierwsze w historii polskiej branży organizacji spotkań wprowadzenie typowej konferencji branżowej w głąb sieci i do wirtualnego świata konferencji online. Poważnie rozważamy dalsze wykorzystanie VirBELI w naszej pracy – zaznacza Karol Skupień, prezes KIKE. – Oczywiście nie zamiast spotkań na żywo, do których chcemy wrócić najszybciej jak się da, ale jako ich uzupełnienie, w postaci na przykład szkoleń wewnątrzizbowych. Wiedza i nowinki technologiczne, to jest dokładnie to czego potrzebują nasi członkowie i sympatycy. Będziemy w dalszym ciągu poszukiwać rozwiązań w ramach konferencji KIKE, które pozwolą uczestnikom na jeszcze większą interakcję i tworzenie jeszcze bardziej zapamiętywanych doświadczeń.
Przejdźmy do konkretów: Ile to kosztuje?
VirBELA to odpłatna przestrzeń do organizacji wirtualnych wydarzeń. Można tu wynająć dowolnie dużą salę konferencyjną lub kilka mniejszych na cały dzień, dla z góry określonej liczby gości. Dla dużych wydarzeń mamy dedykowaną całą wyspę, w której użytkujemy wybrane budynki, pomieszczenia i przestrzenie. Jest tu kilka rodzajów sal konferencyjnych, są 4 strefy teambuildingowe, jest EXPO HALL, gdzie można zrobić targi i wystawę oraz sala kinowa do projekcji filmów.
VirBELA pracuje na dwóch cennikach – dla klientów końcowych i dla agencji eventowych. W obu przypadkach koszt narzędzia jest wyliczany indywidualnie, a na jego wysokość wpływa ilość zamówionych przestrzeni, ilość uczestników oraz poziom wsparcia jaki potrzebny jest do zrealizowania wydarzenia. Dla niezdecydowanych, na tzw. „próbę” – doskonałym rozwiązaniem jest pobranie kluczy do apartamentów „Team Suites” lub wynajem Sali konferencyjnej na miesiąc bez ponoszenia żadnych kosztów.
Klucze są dostępne dla każdego kto zgłosi się kontaktem mailowym na stronie https://virbela.pl. Rezerwacje terminów na jesień już się rozpoczęły. W Polsce w Virbeli jest akltualnie zaplanowanych 6 kolejnych konferencji na najbliższą jesień – dlatego nie zwlekaj! Jeżeli chcesz wrócić do biznesu eventowego i zaskoczyć swoich klientów skrajnie nowatorskim i innowacyjnym podejściem do tematu konferencji, też zarezerwuj termin już teraz.
Multimedia w VirBELI
Każdy z większych i mniejszych ekranów na salach konferencyjnych, w przestrzeni Expo i w pokojach spotkań biznesowych może wyświetlać:
- obraz z webkamery, czyli twarz prelegenta,
- pliki prezentacji pptx, pdf, grafiki jpg, png, gif oraz strony www,
- filmy z serwisu YouTube oraz pliki video w formacie WEBM,
- a także ekran twojego komputera, czyli tak naprawdę WSZYSTKO co tylko na nim pokażesz.
Możliwości są zatem nieograniczone. Bez transportowania ton sprzętu, bez dni montażowych i plątaniny kabli. Włączasz aplikację wgrywasz materiał i do sali mogą wchodzić uczestnicy. Wszystko załatwiasz kilkoma kliknięciami. Nogi Cię też nie będą bolały… 
Co jeszcze warto wykorzystać przy wirtualnej konferencji?
Staraliśmy się maksymalnie ułatwić dostęp do konferencji i zapewnić pełną informację co się dzieje gdzie i kiedy. Warto rozważyć te rozwiązania przy wirtualnych eventach, bo zdecydowanie ułatwiają one gościom poruszanie się i w pełni aktywne uczestnictwo w konferencji. Tak więc po kolei:
- Aplikacja mobilna – Miejsce, gdzie każdy mógł śledzić agendę konferencji i być na bieżąco. W niej oceniano wystąpienia prelegentów z ponad setką wykładów. Wgrane bio i zdjęcia prelegentów pozwalają uczestnikom dowiedzieć się szczegółów o osobowościach zgromadzonych na scenach. Zwykle około 80% uczestników wydarzenia aktywnie korzysta z takiej aplikacji.
Grywalizacja – aktywność polegająca na skanowaniu kodów QR, ocenianiu prelegentów, zbierania punków za obecność na wykładach, za wizyty u wystawców i wykonywanie zadań dodatkowych. Na zdobywców największej ilości punktów czekały wartościowe nagrody. Manewr ten napędza „ruch” na wystawie, daje powód odwiedzenia wystawców, a uczestnicy chętnie się bawią – zwłaszcza w animowanym świecie VirBELI.
Obowiązkowo – integracja wieczorna! Zapewnienie atrakcji w ramach wieczornej integracji na dachu jednego z centrum biznesowych wirtualnej przestrzeni Konferencji KIKE było naszym eksperymentem. W trakcie trwania wieczoru grał DJ Dario na żywo – w streamingowanej transmisji online, zaś animacje uczestników-awatarów prowadziła na żywo Arletta Lemańska – Cydzik, jedna z konferansjerów Konferencji KIKE. Oczywiście wieczór ten musiał się odbyć całkowicie wirtualnie, ale nie zabrakło miłośników tańczenia oraz ciekawskich którzy po 19:00 chętnie zaglądali na platformę. W szczytowej części wieczoru z tej aktywności korzystało jednocześnie ok 150 osób. Tu koniecznie zalecamy przygotowanie scenariusza dla animatora wieczoru, aby animować gości i podpowiadać co jeszcze można awatarem wywinąć – bo dla wirtualnych nowicjuszy nie są to rzeczy oczywiste (popisy układów tanecznych, konkurs na najlepszą kreację z garderoby Virbeli, zrobienie gigantycznego „pociągu” – to tylko namiastka naszych animacji, które trwały prawie 3h).-
Konferansjer powinien być na każdej sali wykładowej. Formuła zapowiadania prelegenta i dziękowania każdemu po zakończeniu daje wspaniały i profesjonalny savoir-vivre i pasuje do VirBELI. Każdy z awatarów może klaskać na widowni i o to proszą zwykle gospodarze ze sceny. Dodatkowo konferansjerzy ratują nas, gdy wiemy, że istnieje poślizg z kolejnym panelem i wiedzą, jak w tym czasie zabawić publiczność
- „Sala prób” dla każdej sali wykładowej – każdy prelegent naszej konferencji był poproszony o przeprowadzenie z nami próby generalnej przed wejściem na scenę. Tu sprawdzaliśmy jakość dźwięku. Upewnialiśmy się też czy prezentacja wyświetla się prawidłowo z jego komputera, czy łącze Internetowe nie jest za słabe. W międzyczasie zdarzały się niewielkie niespodzianki – ale mieliśmy czas, 30-45 minut przed planowanym wejściem na scenę, aby wszelkie problemy rozwiązywać. Dzięki temu, w przypadku Konferencji KIKE wszyscy prelegenci bez wyjątku, bezproblemowo wygłosili swoje prelekcje, a paneliści i zaproszeni goście mogli przeprowadzić debaty i sesje pytań z publicznością. Część z nich korzystała z wyświetlania swojego wizerunku na żywo – łącząc się z kamerą swojego komputera.
- Spotkania 1:1 – umówienie się przez aplikację mobilną. VirBELA ma tysiące możliwości spotkań w prywatnych pokojach i w innych ciekawych przestrzeniach. Chodząc po wirtualnym świecie można spontanicznie rozmawiać z przechodzącymi osobami, łatwo było też kogoś odnaleźć i umówić się na wirtualne spotkanie poprzez chat lub aplikację i jak zauważył jeden z naszych rozmówców „mniej przy tym bolały nogi”. Zachęcanie gości do umawiania się ze sobą przed konferencją jest kluczem do sukcesu. Wówczas uczestnicy prawdziwie czują, że są częścią społeczności tej konferencji i chętnie zostają w niej na dłużej, nawet po zakończeniu oficjalnych prelekcji.
Sukces to drabina, po której nie sposób się wspiąć z rękami w kieszeniach. Możemy czekać nie wiadomo jak długo na koniec pandemii, albo przełączyć się chwilowo na świat wirtualny i dalej robić to co kochamy, czyli organizować imprezy dla biznesu. Ja spróbowałam, zaryzykowałam, sprawdziłam i polecam. Nie dość, że da się, to uczestnicy są bardziej niż zadowoleni bo jeszcze szczerze zaskoczeni skalą innowacji.
Ponad 3/4 ankietowanych uczestników wirtualnych konferencji twierdzi, że mają one tyle zalet, że będą miały sens również wtedy, gdy standardowe wydarzenia znów do nas powrócą. Pora więc na wirtualną wspinaczkę po sukces do świata konferencji wirtualnych, bo kto wie, czy nie zostaną one z nami na dłużej.
pozdrawiam serdecznie i do zobaczenia w VirBELI!
Aga
PS. A o wirtualnych apartamentach o VirBELA przeznaczonych do spotkań networkingowych zrobiłam już nawet filmik:
Artykuł Wirtualne konferencje – bezpieczne i bez limitu uczestników pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Gdy w 1869 roku organizowano wydarzenie z okazji powstania Stowarzyszenia Spożywczego MERKURY (obecnie WSS Społem) nikt nie sądził, że firma przetrwa aż 150 lat… . Nikt też nie przypuszczał, że ten jubileusz firmy zorganizuje jakaś tam Eventowa Blogerka. Jedno jest pewne! Na tym wydarzeniu z pewnością było nowocześniej niż wówczas, ale też nie zapominaliśmy o […]
Artykuł Jubileusz firmy, czyli 150-lecie „Społem” pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Gdy w 1869 roku organizowano wydarzenie z okazji powstania Stowarzyszenia Spożywczego MERKURY (obecnie WSS Społem) nikt nie sądził, że firma przetrwa aż 150 lat… . Nikt też nie przypuszczał, że ten jubileusz firmy zorganizuje jakaś tam Eventowa Blogerka. Jedno jest pewne! Na tym wydarzeniu z pewnością było nowocześniej niż wówczas, ale też nie zapominaliśmy o tradycji.
27 września, piątek. „Normalni” ludzie jeszcze śpią, a gdy wstaną myślą o weekendzie. Ja budzę się o 5-ej rano, a weekend choć jutro, ani mi w głowie. Niewyspana, w pędzie narzucam na siebie ubranie i z prędkością światła wbiegam do garażu. Na szczęście wszystko już spakowane, czeka od wczoraj. Przezorność zawsze ratuje mnie przy tego typu realizacjach. Wsiadam do auta, przekręcam kluczyk, warkot silnika wita przyjaźnie. Ruszam, po 30 minutach jestem na miejscu przy ul. Kolejowej w Śródmieściu Warszawy.
Grupka ludzi czeka przed bramą do ogrodu Centrum Eventowego Space, puszczają dymki. Zaproszenia na jubileusz w charakterze ekipy technicznej dostali ode mnie już jakiś czas temu. Wiemy, co nas czeka, ale i tak witamy się uśmiechem. Część z tych osób widzę raz na trzy miesiące. Z niektórymi jestem bardzo zżyta np. z Rafim od scenografii czy Radkiem – koordynatorem technicznym, Anią i Renią i innymi z załogi, z którymi pracuję na co dzień.
Pora zaczynać ten montaż…
Brama jest zamknięta. Klamka od drzwi wejściowych również. Dzwonię do swojego kontaktu, który pojawia się w ciągu sekundy, otwiera drzwi i zaprasza ekipę na jubileusz firmy kojarzonej w Warszawie przez większość mieszkańców. Wchodzimy do wnętrza klubu. Pod butami skrzeczą odłamki szkła, a podłoga jest przykryta porozrzucanymi szklankami, czuć zapach rozlanego piwa i innych napojów wyskokowych, pewnie z tej nocy.
Wściekam się, bo klub jest nieposprzątany, ale próbuję nie reagować spontanicznie. W końcu na ogarnięcie tego burdelu będzie cały dzień. Szósta rano to też nie jest dobry moment, aby budzić szefową tego przybytku, która też miała pewnie (jako organizator) długą noc. A to fajna babka. Lubię ją. Ma ciepłą osobowość. Przy każdym evencie, jaki tu organizuję zawsze mogę liczyć na wsparcie Pani Ani ze Space we wszystkich szczegółach organizacji eventu. Mamy do siebie zaufanie.
W tzw. międzyczasie podjeżdża technika i scenografia. Trwa wyładunek. To oznacza, że przez najbliższe godziny parkiet będzie opanowany przez kable, rusztowania, drabiny i miliony kartonów, które tu zwieźliśmy. Renia z Anią biorą się za usunięcie mebli z pomieszczenia VIP. Za moment zmieni się ono w kawiarenkę z lat 50-tych, na dodatek stanie tam fotobudka.
Niestety meble są ciężkie i jak zwykle w pobliżu nie ma nikogo do pomocy. Niedawno dowiedziałam się, że ból pleców męczył dziewczyny jeszcze trzy dni po evencie. Oczywiście siłaczki nie dały nic po sobie poznać, zawzięły się i w dwa kwadranse pomieszczenie było puste. Nie na długo, bo w jednej chwili wypełniły je PRL-owskie meble wynajęte od grupy retrospekcyjnej z Poznania i plakaty z dawnej epoki z hasłami w stylu „Towar macany należy do macanta”.
Zabytkowy Neon….
W tym samym czasie powstaje scenografia sceny. Olbrzymia „mieszkająca” tu na co dzień dioda P10, dostaje nową stylizację – starą, złotą ramę od obrazu. Złota rama to też symbol z zaproszenia na jubileusz rozesłanego do gości. Rafi ze swoimi chłopakami stoi na rusztowaniu dodając fragmenty ramki jeden po drugim. Zakochuję się w tym co widzę, gdy kolejne puzzle zaczynają zwieńczać dzieło. Ta rama od obrazu w diodzie była jedną z odpowiedzi na hasło klienta: „Łączymy tradycję z nowoczesnością”.
Pomysł na tę scenografię powstał jakiś miesiąc przed finalizacją. Dzięki niej pomieszczenie stało się uroczystym, eleganckim miejscem przygotowanym z pietyzmem. Pora na przysłowiową „kropkę nad i”. Będzie nią Neon Społem wynajęty z Muzeum Neonów na Mińskiej 25 w Warszawie. To świecące cudo ma swoją historię. Został stworzony dla Sklepu Beata w Opalenicy, wisiał tam przez większość dekady. Zwieziony w 2011 roku do Muzeum zdobił jedną ze ścian obok Biblioteki Publicznej, napisu Bar, Poziom i innych…
Wczoraj byłam przy demontażu. Kabel zasilający neon skrywał się na wysokiej ponad 2-metrowej zabudowie. Wpięty do przetwornika prądu budził jeszcze większe wyzwanie, bo nie mieliśmy go w planach. Z pomocą managerki Muzeum, Pani Ilonki, która na bieżąco wspierała nas telefonicznie z Wielkiej Brytanii, udało się go zdemontować, stworzyć na nowo wtyczkę i sprawdzić, czy działa samodzielnie po odłączeniu z zestawu neonów na tej jednej ściance. Pani Ilona zna się na przetwornicach prądu lepiej niż nie jeden facet. Zawstydzała moich „demonterów” kilkukrotnie. (Chylę czoła, Pani Ilono). Po wpłaceniu solidnej kaucji Neon był nasz!
Zainstalowano go pod obrazem. Niczym podpis pod dziełem artysty w Galerii. Tymczasem w Space po neonowej przeprawie reszta zadań dla scenografii była prościzną. Scenografowie pozbierali rusztowania, szybko poradzili sobie z czerwonym dywanem na wejściu, kordonami, banerem witającym gości nad wejściem anonsującym ten event czy pięciometrową ścianką prasową dla wchodzących. Około południa byli już wolni.
12:00
Sztuka tworzyła się na moich oczach w tempie błyskawicznym. Obserwowałam to wszystko z antresoli z lekkim spokojem. Było południe, więc wydawało się, że zdążymy. Florystka owiązywała antresole zielonym bluszczem. Na to trafiały światełka ledowe – takie jak te wiszące na choinkach. Magia wypełniała przestrzeń. W ogrodzie i w klubie pęki wielkich, białych mieczyków dekorowały każdy kąt klubu. Na stołach we wnękach antresoli wyrosły piękne bukiety żywych kwiatów. Wielkie słoje z roślinnością i światełkami led postawiono na krańcach barów, tak aby jeszcze więcej akcentów okrasiło tę przestrzeń.
W ogrodzie ekipa kończyła stawiać organiczną bramę balonową. Burgund, złoto i czerwień wypełniły przestrzeń nad banerem Jubileuszu. W sali jadalnej trwały prace zespołu cateringowego. Na mnie była już pora, musiałam zejść ze sceny montażowej i schylić się do kompa. Zaszyłam się na antresoli przy scenie i kończyłam nanosić ostatnie zmiany w scenariuszu wprowadzone przez klienta. Za chwilę miała odbyć się próba generalna z techniką i konferansjerem. W międzyczasie trwało sprzątanie klubu i całość nabierała blasku.
12:00 – 14:00 Próby Teatru Buffo i konferansjera
Każdy jubileusz firmy musi mieć swoją gwiazdę. Społem też miało, znacie ją z Teatru Buffo. Między 12 a 14 odbywały się jej próby – Natasza Urbańska wraz z artystami wkroczyła na scenę, a reżyser i twórca – Janusz Józefowicz przyglądał się im siedząc w strefie dla publiczności. Żadna piosenka nie mogła umknąć jego uwadze i być pozostawiona bez komentarza. Muszę przyznać, że sam program i repertuar na dzisiejszy wieczór przygotowano z niezwykłą starannością.
Na początek podróż muzyczna po czasach przedwojennych i wędrówka w stronę coraz nowszych odsłon muzycznej estrady w polskim i zagranicznym wydaniu. Nie zabrakło „Na pierwszy znak”, „Błękitny express”, „Już nie zapomnisz mnie”, „Miłość Ci wszystko wybaczy” czy „Mała Inez”. Mistrz Janusz Józefowicz też zaśpiewał wspólnie z artystą Jerzym Grzechnikiem z Teatru Buffo utwór „Ta ostatnia niedziela”. I tu spadła mi pierwsza łza wzruszeniu w zaciszu reżyserki.
Ze speach’em konferansjerskim też była niezła przebieżka. Nie dość że zmiany w scenariuszu mieliśmy do samego końca to do zadań wpadało zwiększanie czcionek, usuwanie tekstu z zaplanowanego scenariusza, i redukcja gości, którzy mieli być na scenie, a się nie pojawią. Długo by pisać. Schudłam z 5 kg od biegania po schodach, na scenę, na antresolę, z nerwów, ze złości i ze strachu, bo czas leciał jak wariat, nie miałam nawet szansy na wbicie się w pięknie odprasowaną spódniczkę. Trzeba jednak przyznać iż pomimo ciągłych zmian w scenariuszu Pan Janusz Józefowicz poprowadził galę przepięknie, a goście byli wzruszeni.
16:00 „gotowość”
Całość była gotowa na punkt 16-tą. Zgodnie z zakładanym harmonogramem. Goście już zaczęli zbierać się przed bramą z bukietami kwiatów w dłoniach. Pół godziny przed czasem. Szampany strzelały, a show dopiero miało się zaczynać. Kelnerzy z fingerfood’ami już oczekiwali na pierwszych gości.
Tego dnia 300 osób pojawiło się w Centrum Eventowym Space. Nad tym by ten Jubileusz pozostał w ich pamięci na następne 150 lat czuwał mój 15-osobowy zespół. Każdy odpowiadał za coś innego i pilnował by na jego „poletku” wszystko szło zgodnie z planem. Przy tego typu realizacjach sztab ludzi musi trzymać rękę na pulsie. W końcu na evencie zjawiło się wielu VIP-ów m.in. Prezydent m.st Warszawy – Rafał Trzaskowski, Marszałek Województwa – Adam Struzik, Burmistrz Dzielnicy Warszawa Śródmieście – Aleksander Ferens czy Prezes BBI Development – Michał Skotnicki.
17:00 część oficjalna
Podczas dwugodzinnej części oficjalnej byliśmy świadkami odznaczeń państwowych, w których wręczano srebrne i złote krzyże zasługi, a także specjalnie zaprojektowane Statuetki Jubileuszowe kierowane w ręce tych, którzy zasłużyli się w historii „Społem” WSS Śródmieście. Publiczność została też poproszona o powstanie do odśpiewania Hymnu Społdzielców, którą perfekcyjnie wykonała solistka: Arletta Lemańska-Cydzik. Nie zabrakło też wspólnej zabawy w quizie nt. wiedzy o Społem przygotowanej na kanwie znanego programu TVN „Milionerzy”. Laserowe show będące intro o historii Społem wieńczyło dzieło tego Jubileuszu.
19:00
Był taki moment, kiedy emocje sięgały zenitu, łzy lały się ze wzruszenia, a ludzie reagowali spontanicznie. Z reżyserki obserwowałam niespodziewane „wtargnięcie” na scenę uczestników eventu. 40 osób w ciągu sekundy znalazło się w miejscu, w którym według planu powinna być tylko Pani Prezes Anna Tylkowska. Czekałam co zrobią i nagle usłyszałam gromkie Sto lat, sto lat niech żyje żyje nam, które rozbrzmiewało z ust kilkudziesięciu osób. I w ten oto sposób program rozleciał się z przyczyn od nas niezależnych.
Na szczęście taki obrót sprawy wyszedł wszystkim na dobre. Łzy zabłysły również na policzkach Pani Prezes „Społem” WSS Śródmieście. Trudno powiedzieć co działo się wówczas w jej głowie i sercu, ale jedno jest pewne. Ona sama nie była gotowa na taką ekspresję ludzkiej miłości i wdzięczności. Na szczęście konferansjer zarządził przerwę, a sznur gości ustawił się gęsiego z kwiatami w kierunku naszej Prezes.
Jubileusz Społem – wtargnięcie na scenę
Jak żyję nie widziałam tylu kwiatów. Przysięgam…. Ba! Żeby tylko Kwiatów!!! Nie brakowało obrazów, statuetek, haftów, dyplomów i innych przedziwnych jubileuszowych podarków. Część z naszej ekipy siłą rzeczy musiała przejąć logistykę „nagrodową”, bo za chwilę scena mogłaby doznać wielkiego paraliżu i zblokować event na dłuższy czas.
W trakcie godzinnej przerwy na lunch chyłkiem porwaliśmy się na czarnego dorsza z pesto pietruszkowym na cytrynie, którego smak zapamiętałam z degustacji sprzed dwóch tygodni. Plejada wytwornych potraw była tu znacznie bogatsza: krewetki tygrysie w tempurze w sosie lun-cho czy obłędna pieczona kaczka w pomarańczach. Szef kuchni Space okazał się wirtuozem dań we wszystkich odsłonach smaków. Ludzie byli zachwyceni.
Catering w Space
22:00 Fuck up na evencie
Po kolacji zaczęliśmy laserowym show przygotowanym specjalnie z historycznym programem kamieni milowych Społem. Efektowne smugi światła przecinały mgiełkę nadając im spójną całość. Potem chwila kolejnych odznaczeń i koniec oficjalnej części programu. Druga część recitalu Nataszy Urbańskiej rozgrzała publiczność. Pierwszy numer Baja Bongo, Bongo Baja,… nuciłam jeszcze pod nosem, gdy schodził już stres, a na skupionej twarzy pojawiał się uśmiech.
I nagle bum! W jednej sekundzie wszystko zgasło, zamilkło, zamarło. Kompletna ciemność wypełniła klub. Wypadły korki, spięcie, przeciążenie prądu – nie wiadomo. W radiu w uszach słyszałam też przerażającą ciszę. Stałam jak wryta. Pan Józefowicz bez zastanowienia podszedł do krańca sceny i krzyknął: Tak się dzieje gdy Natasza jak wychodzi na scenę! Publiczność zaśmiała się szczerze oczekując dalszej części spektaklu. Rozbawieni ludzie chcieli śpiewać akapella, nie robiąc sobie nic z przerwy w dostawie prądu. Modliłam się w duchu, aby to co zaszło trwało jak najkrócej. Puls bił mi 300-ta na minutę. Wierzyłam w to, że szczęście mnie nie opuści.
Za minutę wszystko „ożyło”. Wstały mikrofony, światła, „zajączki” odbijane z wielkiej kuli dyskotekowej nad barem. Natasza znów wpadła na scenę porywając publiczność z wrodzonym urokiem i wdziękiem. Energia zaserwowana przez Nataszę numerem „Alibaba” całkowicie przykryła ten incydent roztańcowując w mgnieniu oka naszą publiczność. Odetchnęłam z ulgą. Nie mniej jednak to był mój pierwszy w życiu tzw. „Blackout” czyli kompleta niezaplanowana ciemność z powodu awarii prądu.
Laser Show podczas Jubileuszu Społem
Część naszej ekipy już tańczyła na parkiecie z osobami od strony klienta i od tej chwili event trwał i trwał, aż do późnych godzin nocnych. Tańczyłam i ja, jak mnie porwał do tańca Pan Marcin. Jak się dowiedziałam później, zwarcie mógł spowodować deszcz szalejący na zewnątrz, który pokrywał oświetlenie ogrodu lub zgromadzone kwiaty w wazonach, które podmyły reżyserkę robiąc wielką kałużę wody. Czy mogłam to przewidzieć?
23:00+
Tego wieczora otrzymałam nieskończoną liczbę podziękowań, gratulacji, uścisków, całusów i przytuleń. Od klienta, od gości, od społeczności Społem. Jak się później okazało nasz cały zespół też doznał podobnych przypływów wdzięczności w innych strefach wydarzenia. Ale co innego było dla mnie ważne.
To, że wszystko zagrało zawdzięczamy naszemu nastawieniu, atmosferze i pozytywnej energii, która panowała pomiędzy gośćmi, a realizatorami tejże sztuki mogłaby przenosić góry. Cały nasz zespół poczuł się jedną wielką RODZINĄ, którą łączą więzi inne już niż te zawodowe. Mój ostatni wniosek? Praca, która łączy się z przyjaźnią daje efekt 30000000000 % lepszy niż w każdej innej realizacji. Dziękuję Wam Kochani.
Torty na Jubileuszu Społem
Aniu, Aniu, Radku, Reni, Krzysztofie, Patryku, Rafi, Olku, Moniko, Magdo, Mariuszu, Małgosiu oraz wszystkim tym, którzy przyczynili się do całego obrazu tej pocztówki z mych wspomnień. Wierzcie mi – ja też czułam się jak w rodzinie, nawet tam – przy scenie na posterunku Stróża Scenariusza tego Jubileuszu.
Drodzy czytelnicy, życzę Wam eventów organizowanych w zespołach, w których istnieje współpraca i przyjaźń. Ta mieszanka jest gwarantem każdej udanej realizacji. A o zespole i idealnej współpracy z nim opowie nam Bartek Bieszyński w najbliższy wtorek 22 października w już przygotowywanym dla Was podcaście i artykule.
Ściskam i sorry za ogrom treści, tak jakoś mi wyszło…
Aga
Ps. A w ostatnim podcaście Agnieszka Huszczyńska opowiada o Forum Branży Eventowej 2020! Zobacz co będzie nowego!
Ps. Event w Kościele? Niemożliwe? A jednak – Więcej tu.
Artykuł Jubileusz firmy, czyli 150-lecie „Społem” pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Światowa arena eventowa nieustannie mnie zaskakuje. Zwłaszcza ta którą można zorganizować w kościołach. Event w kościele to już nie wesele, komunia czy uroczysta msza. Otwierają się też dźwi w kościołach dla zwykłych eventów. Fascynuje mnie w nich oświetlenie architektoniczne, a wraz z nimi eksplozje tęczowych kolorów, dodatki w formie witraży, ich elegancja i przepych… . […]
Artykuł Event w kościele? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Światowa arena eventowa nieustannie mnie zaskakuje. Zwłaszcza ta którą można zorganizować w kościołach. Event w kościele to już nie wesele, komunia czy uroczysta msza. Otwierają się też dźwi w kościołach dla zwykłych eventów. Fascynuje mnie w nich oświetlenie architektoniczne, a wraz z nimi eksplozje tęczowych kolorów, dodatki w formie witraży, ich elegancja i przepych… .
Dosłownie kilka dni temu wydarzył się tęczowy event w Katedrze Narodowej w Waszyngtonie. Event dla inwestorów i dla zapewnie wybranych z kręgu świata biznesu i nie tylko. Zobaczcie co za majsterszyk zmontowali producenci tego wydarzenia.
Wydarzenie z pewnością dla uczestników był wielkim przeżyciem. Tęcza świateł smagała sklepienie waszyngtońskiej katedry nadając jej jeszcze większej niesamowitości i wyjątkowości. W scenografii barów wykorzystano motyw witraży doskonale komponując je z oświetleniem i blaskiem marmurowej posadzki. Szkło przygotowane do openbaru nieprzypadkowo zostało dobrane w odcieniach tych kolorowych szkieł rozświetlających wnętrza korytarzy tego niezwykłego eventu.
W takiej uroczystej przestrzeni scena może dużo dodać lub dużo zepsuć. Biorąc pod uwagę całość oświetlenia i majestatyczności wnętrz, projektanci wydarzenia postanowili przygotować scenografię lekko stonowaną, aczkolwiek dalej pasującą i świetnie uzupełniającą wnętrza Katedry. Znów motywem przewodnim okazały się witraże które w przenikającej formie doskonale nadały tło osobom występującym na scenie. Multimedia – dość niezauważalnie wniknęły w bryłę scenografii dodając dwa okna w jej bocznych skrzydłach. Z resztą zobaczcie jak wypadł finalny efekt :
Efekt tęczowego światła na sklepieniu krzyżowym Katedry w Waszyngtonie osiągnięto dzięki gobosom z @rosco_labs. Oświetlenie Atmo zaprojektowane zostało przez Elizabeth Coco. Event nadzorowała firma Razme Event. Design Foundry odpowiedzialne było za scenografię.
Event w kościele w Polsce?
Pamiętam jeden….8 listopada 2013 roku w Kościele Św. Augustyna w Warszawie odbył się pokaz mody projektanta Macieja Zienia. Wydarzenie narobiło sporo zamieszania w kurii arcybiskupiej a także w środowisku projektantów. Część osób wyszła z pokazu lekko zdezorientowana po tym evencie, gdyż nie wszystkim pasowała oprawa kościelna do lekko roznegliżowanych modelek.
Może i dla niektórych wierzących było to bliskie słowu profanacja, zwłaszcza po wyborze muzyki do pokazu z filmów „Dziecko Rosemary” i „Tajemnice Brokeback Mountain”. Osobiście odnajduję ten eksperyment jako obiecujący, chodź żałuję że nie wykorzystano walorów kościoła do wykorzystania spektakularnej scenografii czy oświetlenia. Pewnie w niewielu miejscach sakralnych można zrobić event w Polsce.
Jeśli nie event to może chociaż instalacje w Kościołach…
W katedrze w Salisbury w Wielkiej Brytanii w lipcu 2018 roku zainstalowano niezwykłą instalację artystyczną artysty Michaela Pendry’ego pt: #LesColombes – Gołębie. Wystawa składała się ze stada około 2.500 białych gołębi origami w powietrzu, zawieszonych zaraz przy suficie nawy głównej. Instalację przygotowano w ramach obchodów wydarzeń związanych z katedrą New Dawn z okazji setnej rocznicy zakończenia pierwszej wojny światowej. Widok, równie oszałamiający:
Mam nadzieję że u Was sezon już w pełni. Moja skrzynka również się zapełnia natłokiem nowych briefów i realizacji, ale jestem ich spragniona jak diabli więc niech wchodzą, zapraszam! Ostatnio miałam odświeżenie bloga, troszkę go zmodernizowaliśmy, poprawiliśmy parametry, a wszystko po to aby się Wam szybciej ładował i jeszcze lepiej wyszukiwał.
Odwiedzajcie Eventową Blogerkę i inspirujcie się do woli. A jeśli ktoś chce ze mną popracować – to wie gdzie mnie szukać! Serdeczności. Pozdrawiam Was serdecznie i życzę powodzenia na realizacjach! Bądźcie ze mną w tym tygodniu – bo będzie jeszcze podcast z Agnieszką Huszczyńską – producentką Forum Branży Eventowej!
Aga
Ps. a w ostatnich wpisach warto zajrzeć do artykułu o gadżetach eventowych, a także o pewnej Pirackiej Wyspie która zaparkowała w warszawskiej Promenadzie.
Artykuł Event w kościele? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Jak co roku – pora na podsumowanie roku 2017 Eventowej Blogerki. Jaki to był rok? Dlaczego był inny niż wszystkie inne dotychczas? Jakie wnioski wyciągnęłam w tym roku? I kogo nominowałam do moich The Best of 2017, I kto dostał od mnie pstryk w nos za kiepską współpracę? O tym wszystkim właśnie dziś. Z perspektywy czasu […]
Artykuł Podsumowanie Roku 2017 Eventowej Blogerki pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Jak co roku – pora na podsumowanie roku 2017 Eventowej Blogerki. Jaki to był rok? Dlaczego był inny niż wszystkie inne dotychczas? Jakie wnioski wyciągnęłam w tym roku? I kogo nominowałam do moich The Best of 2017, I kto dostał od mnie pstryk w nos za kiepską współpracę? O tym wszystkim właśnie dziś.
Z perspektywy czasu
Nie da się powtórzyć doświadczenia pierwszego spotkania z pierwszą miłością, czy z nowym krajem, jego kulturą, klimatem, pierwszych zachwytów i zdziwienia. Podobnie jak nie da się powtórzyć pierwszej zrobionej realizacji. Blisko trzynaście lat temu trafiłam do świata, o którym nigdy nie marzyłam i o którym nie wiedziałam zbyt wiele. Pierwsza podróż wydawała się być jednorazową przygodą, piękną, dość znaczącą, którą los ofiarował mi na życiowym rozdrożu w jednym z niewiarygodnych zbiegów szczęśliwych okoliczności.
Dziś wiem, że nic dwa razy się nie zdarza. Każde wyzwanie jest inne. Nie ma dwóch podobnych wydarzeń. Dziś patrzę na organizację i planowanie wydarzeń nieco z innego miejsca. Jadę sobie dalej w pociągu, który przemierza ścieżki coraz to nowych osłon tematycznych i różnorodności eventowych. I chodź tyle to lat – co wydarzenie nabywam coraz więcej wiedzy tych lekcji z życia. I ciągle, nieprzerwanie, każda stacja dostarcza mi nowych doświadczeń, nauk, ludzi, satysfakcji i przyjemności.
I tak, jestem za nie szalenie wdzięczna światu, ludziom i Wam. Szczególnie tym, co mi pozwalają się rozwijać, spełniać się w tym co kocham i trwać nadal w niełatwym biznesie. Dziękuję Wam. Dziś nieco nostalgicznie podsumuję mój 2017 rok – szczególny i pierwszy taki w moim życiu. Pierwszy, w którym do owego pociągu wskoczył ON, Piotruś. Mój już 9 miesięczny bejbik, który idealnie wypełnił przestrzeń dwojga zakochanych.
Zeszłoroczna kolekcja eventów nie była liczebna.
Ale taka miała właśnie być i o tym wspomniałam w roku 2016 w podobnym artykule. Tyle że wówczas zakładałam, że moje życie stanie na bocznej przecznicy torów kolejowych, nic się nie zadzieje i wszystkie eventy przejdą mi koło nosa. A tak się jednak nie stało. Zobaczmy, co się działo i kiedy:
Luty 2017 a równocześnie mój 8 miesiąc ciąży.
W Łodzi na wyższej szkole Akademii Sztuk Pięknych firma TOP Secret oddaje mi w ręce sztukę swojego X-lecia działalności. Wydarzenie opiewa w podsumowania, milionerów, Zbyszka Urbańskiego, Jamesów Bondów i kilka animacji w tle dla zabawienia publiczności. Przepyszna kuchnia lokalnej formy cateringowej wprawiła mnie w zachwyt. To pewnie można zrzucić na hormony, które w tym czasie w ciele kobiety robią istną rewolucję. Tego wieczoru moi najbliżsi współpracownicy otoczyli mnie opieką, jaką nigdy nie doznałam na żadnym evencie. Może to zabrzmi durnie – ale czułam się jak królowa pszczoła w swoim ulu pełnym pszczółek. I było to piękne. Dziękuje Wam za to Kochani!
23 marca rodzi się Piotruś.
Czuję się wyjątkowo. Bo czekałam na ten cud 38 lat życia. Mam świadomość, że nadeszła pauza w moim życiu i gotowa jestem na wszystko z tym związane. Macierzyństwo jest pewnego rodzaju błogosławieństwem i planuję go doświadczyć w pełnym sercem. Być tu i teraz i patrzeć w te wielkie oczy mojego małego dzidziusia. Eh…
Życie snuje swój scenariusz w zasadzie obok mnie i serwuje mi go na stół…. Wygrywam przetarg tydzień po rozwiązaniu na celebrację Pracownika Roku 2016 dla jednej z większych firm HR’owych na świecie. <Uoooops. Houston mamy problem!>
Kwiecień 2017.
Pracownik Roku dla klienta odbywa się poza moimi sterami. Robi je grono moich najbliższych współpracowników w tym Kamila z zespołem Everitum (którą już z nacie z tego wątku). W jednym z wieżowców w Alejach Jerozolimskich odegra się wydarzenie Pracownik Roku w iście komiksowym wydaniu.
Z tortami, szampanami, kolacjami na mieście i na bogato. Dla wybranych szczęśliwców zrobimy grę miejską z przygodami i dobrą uciechą podniebienia u samego Moreau… . Nie zrobiłam nic przy tym evencie. Od tego momentu wiem, że nie ma ludzi niezastąpionych. Każdy dobrze wyszkolony żołnierz zostaje kiedyś generałem. Ważne, jest aby chciał dalej pracować w Twojej kompanii.
Czerwiec 2017
Przychodzi najgrubsza realizacja sezonu wiosennego. 150 osób, cześć z Austrii i krajów ościennych. Otwarcie nowej siedziby firmy Lisec w Polsce. To zestaw 2+1 czyli dwa eventy jednego dnia i deserek w postaci gry miejskiej na dzień następny. W dzień uroczyście i grillowo – namiot i piękne otwarcie nowej siedziby na świeżym powietrzu. Wszystko dwujęzycznie. Mazurkas, Marika, Maciej Dowbor, Hasao, dwie DJ’ki. Energia unosiła się jeszcze długo po tej uroczystości. Do tego dodam, że to był bardzo fajny klient, bo ufał bezgranicznie i dał się prowadzić jak w tańcu towarzyskim. Filmik z realizacji :
Wrzesień 2017
Należy do holenderskiej firmy IChoosr. Do Warszawy zjeżdżają się przedstawiciele niemal wszystkich krajów europejskich na swoistą kilkudniową integrację do Warszawy. Pamiętam, że był kłopot znaleźć im hotel w Warszawie, bo ich wypad ustalili jakoś koszmarnie późno – na 3 tygodnie przed realizacją. Ale udało się i to w ścisłym centrum. Kilkudniowy sparing eventowy obejmował kolacje w najwytrawniejszych restauracjach stolicy, wieczory trwał nocny clubbing, a w ciągu dnia ekipa się szkoliła w The View. Maraton uśmiechu zwieńczyła tradycyjnie gra miejska. Ciekawe to jest swoją drogą, że tyle gier miejskich było w jednym roku…. Przynajmniej u nas – w naszym zespole. Event zdobyty w sposób nietypowy – bo za sprawą rekomendacji jednej z moich czytelniczek. (dziękuję raz jeszcze Kobieto-Cudowna).
Listopad był podwójnie mocny
Trzy dni targów, trzy wieczory w tym Gala, czyli wszystko o Kongresie KIKE – chyba zostało powiedziane. Event mocno wyniszczający – ALE znowu – dużo lekcji które nigdy wcześniej się nie zdarzyło. M.in. pierwszy raz przećwiczyłam case z dostawą alkoholu na Galę wg. własnych wyliczeń i nie przestrzeliłam. Resztę można było szczęśliwie oddać. Teraz powiem coś bardzo niepopularnego i coś co się nie spodoba wielu firmom cateringowym: Eventowcy, zamawiajcie alkohol bezpośrednio. Nie przepłacajcie na open-barach dostępnych w cateringach ani hotelach. Alkohol tyle aż nie kosztuje!
REASUMUJĄC
I tyle. Bilans zysków i strat zamknęłam na nieznacznie niższym poziomie, co w przeciętnym roku eventowym. I to było moje mega zdziwienie… bo byłam pewna, że będzie cisza w biznesach. Pewnie ten wynik to jest już esencja wypracowanego i znanego bloga, zaufanie stałych klientów, Was, czytelników i szczęśliwe przypadki, które wpadają w najmniej oczekiwanych momentach. No i chęć nawiązywania relacji Waszych z moimi. Heh… dzięki Wam to się wszystko tak udaje, Dziś wiem, że dawać część siebie to przyjemność. Kolejny wpis, już nie jest obowiązkiem, ale zabawą. Kartką z kalendarza. Służyć innym ludziom to jest misja – służę blogiem, eventem, wsparciem gdzie trzeba. Dzielić się sobą i sercem to dar. A moje najserdeczniejsze wyróżnienia ale też upomnienia (czytaj żółte kartki) za 2017 lecą do:
A to co dajesz – wraca. Ten mój blog jest tego dowodem. Pytania z serii: po co jestem, ile daję, czego oczekuję, co mogę dać więcej, tlą mi się w głowie odkąd wybił dzwon oznajmiając Nowy 2018 rok… I stąd ten wpis. W nowym roku chcę mieć podobny – ciekawy rok. Chcę zmienić samochód – więc może być nieco lepszy. Trzeba uważać o czym się marzy – bo ostatnio wszystko mi się spełnia… Może uda się zrealizować mój wyśniony i wymarzony event Eventowej Blogerki dla czytelników i event managerów, jak znajdzie się lokalizacja, która w Warszawie będzie chciała ze mną zatańczyć eventowo. ( a scenariusz – jest BOSKI, kto ma pomysł, napiszcie proszę, aga@eventowablogerka.pl).
PUENTA na 2018 ROK
Ci co prenumerują newsletter już pewnie się zorientowali, że dostaje się tam więcej treści premium niż na blogu. Ale dziś z okazji Nowego Roku wyjątkowo przytoczę Wam wszystkim bez wyjątków pewną cenną opowieść. Niech będzie dobrym przemyśleniem na ten 2018 rok dla Was wszystkich!
Na jednej z konferencji na temat wykorzystywania czasu wygłoszono referat i zrobiono takie doświadczenie. Prowadzący wyjął duży szklany słój i worek kamieni. Zaczął wkładać kamienie do środka wypełniając słój. Wypełnił je aż po brzegi, po czym zapytał słuchaczy konferencji: Czy słój jest już pełen? Słuchacze odpowiedzieli, że tak i niewiele więcej się da zmieścić. Prowadzący wyjął woreczek ze żwirem i zaczął wypełniać przestrzeń pomiędzy kamieniami.
Po chwili znowu zapytał publiczność – czy słój jest już pełen? Jedni stwierdzili, że tak, inni, że nie. Potem pojawił się kolejny woreczek z bardzo drobnym piaskiem, który dostał się do słoja wypełniając wnęki pomiędzy kamieniami i żwirem. Pytanie się powtórzyło. I prawie nikt na sali nie odważył się dać jednoznacznej odpowiedzi. Wówczas pojawił się dzban z wodą – która wypełniła resztę słoja…
Prowadzący zapytał „Czego uczy nas to doświadczenie?”. Po krótkiej dyskusji z audytorium jeden z uczestników powiedział tak; Nie ważne jak pełna jest Twoja agenda, twój zestaw zadań i priorytetów. Zawsze coś się jeszcze zmieści, zawsze coś można jeszcze zrobić dla innych. Prowadzący kończąc myśl zpuentował: To jest prawda, ale najważniejsza nauka jaka płynie z tego doświadczenia tkwi gdzieś indziej. Najpierw trzeba umieścić kamienie w słoju, a potem resztę. Wszystko w odpowiedniej kolejności.
Każdy musi sobie sam odpowiedzieć na pytanie jakie są jego kamienie. Jak odkryjemy jakie to są kamienie naszego życia, odkryjemy dla kogo i dlaczego jesteśmy potrzebni. Ja jestem dla Was. Pozdrawiam Was i życzę owocnego w eventy 2018 roku.
Eventowa Blogerka
Artykuł Podsumowanie Roku 2017 Eventowej Blogerki pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Motyw Woodstock w bardzo nowoczesnym wydaniu? Organizatorzy corocznego eventu, firmy z branży odzieżowej Agnes & Dora, zdecydowali się ożywić i urozmaicić to wydarzenie wykorzystując motyw Festiwalu i jego klimat z lat 60-tych. Artystyczne wzory, pełnia kolorów, scenografia i zabawne elementy odzwierciedlające styl marki odzieżowej Agnes & Dora i to wszystko w połączeniu z motywami dzieci […]
Artykuł Motyw Woodstock na evencie – zagraniczne inspiracje pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Motyw Woodstock w bardzo nowoczesnym wydaniu? Organizatorzy corocznego eventu, firmy z branży odzieżowej Agnes & Dora, zdecydowali się ożywić i urozmaicić to wydarzenie wykorzystując motyw Festiwalu i jego klimat z lat 60-tych.
Artystyczne wzory, pełnia kolorów, scenografia i zabawne elementy odzwierciedlające styl marki odzieżowej Agnes & Dora i to wszystko w połączeniu z motywami dzieci kwiatów i Woodstock. Agnes & Dora – klient zamawiający event, jest marką odzieżową skierowaną do pewnych siebie kobiet. Ich ubrania są pasją dla twórców, a osobom, które je noszą mają pomóc w podążaniu za tym co kochają.
Na event zorganizowanym w Salt Lake City firma Agnes & Dora zaprosiła konsultantów marki, by poczuli klimat ich kobiecego świata. Wydarzenie trwało od 20 do 23 lipca w South Towne Expo Center (Salt Lake City). Motywem przewodnim eventu był Woodstock i klimat „kwiatowy”, który idealnie wpisywał się kolorowy i kwiecisty styl marki.
Autorem całej koncepcji była agencja Geffen Events. To oni odpowiadali za wszystko, co działo się podczas tej trzydniowej konferencji. Zarówno część formalna, jak i ta mniej formalna – wieczorne wydarzenia, była dziełem zespołu, który przeniósł gości w kolorowe lata 60-te.
Nasi koledzy zza oceanu zadbali o to, by w klimat Woodstock wciągnąć uczestników od samego początku – już w pierwszych sekundach przyjazdu. Dopiero po zakończonym wydarzeniu mogli wrócić do swojego świata. Przez trzy dni byli na Woodstock!
Ponad 1000 uczestników przekraczających Expo Centre wchodziło do hali wystawienniczej zmienionej w miejsce łączące klimat marki z zamierzonym światek eventu. Było miejsce na poważne dyskusje w ciąg dnia i te bardziej wyluzowane wieczorami. Pomiędzy sesjami, na których uczestnicy poruszali tematy sprzedaży, social mediów, zarządzania pojawiło się sporo, luźniejszych aktywności. Wśród nich bar tlenowy na pierwszy rzut oka wyglądający jak normalny bar, z tą małą różnicą, że zamiast drinków bądź piwa podawano (w odpowiedniej ilości) tlen medyczny. W tzw. międzyczasie można było porozmawiać ze znajomymi, posłuchać relaksacyjnej muzyki, poczytać prasę, skorzystać z internetu. Dotlenieni uczestnicy mogli zrobić sobie tatuaż z henny, a później udać się na zakupy w firmowym sklepie.
W ogólnodostępnych pomieszczeniach rozbrzmiewały dźwięku muzyki serwowanej przez DJ’a. Między sesjami można było zrelaksować się słuchając jej na żywo.
Wieczór, ostatniego dnia eventu stał się momentem, w którym można było wsiąknąć w klimat Woodstock w 100%. To czas na zabawę i zachowanie magicznych wspomnień.
Agencja zmieniła Expo Centre w imprezę rodem z 1960 roku. Dyskotekowe kule, specjalne oświetlenie, meble w stylu hippie, a także elementy scenografii w założonym klimacie. Tatuaże, morze kwiatów, kolory, kolory, kolory. Jednym słowem Peace and Love i jak tu wrócić do rzeczywistości?
Źródło zdjęć: https://www.agnesanddora.com/ oraz http://www.geffenevents.com/gallery/agnes-dora/
Artykuł Motyw Woodstock na evencie – zagraniczne inspiracje pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>How to arrange a major public event in the suburbs of Brussels and get considerable media coverage? Let us not forget that the event in question should also be safe and held in the true spirit of sportsmanship only several weeks after the March terrorist attacks. What shape, form and content are required to make […]
Artykuł Breaking a Guinness World Record in Brussels pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>How to arrange a major public event in the suburbs of Brussels and get considerable media coverage? Let us not forget that the event in question should also be safe and held in the true spirit of sportsmanship only several weeks after the March terrorist attacks. What shape, form and content are required to make the headlines of all the top Belgian and Polish magazines? Leaders of the Polish Tourist Organisation in Brussels reveal the backstory of the local happening, which made a big splash in late May. Guinness World Record and many more…
ONE STEP AT A TIME
Brussels is a city where numerous representatives of European Union member states hold events promoting their destinations. This renders the local market highly competitive, especially on weekends, making it quite a challenge to attract attention and draw sizeable crowds. Organisers of the discussed event intended to bring their message to the residents of Brussels, people of various cultures and nationalities.
Their main goal was to put Poland under the spotlight, showcasing its above-average qualities to evoke a positive response of the spectators and encourage them to visit our country. The project itself was evolving for a long time, as it had to reach a wide range of target audiences: Belgians, young people in the Polish diaspora, EU institutions, as well as municipal authorities.
In consequence, the difficult and quite complex undertaking was aimed at a rather diverse group of recipients. To make things more complicated, it took place only several weeks after the terrorist attacks, with Brussels still healing from the events of 22 March.
Bruksela, Atomium.
Fot. Patryk Ogorzalek / pogoimages.com
A GAME OF ASSOCIATIONS
Preparations involved representatives of the Brussels branch of Polish Tourist Organisation cooperating with its Polish division and the mastermind behind the whole idea – Aneta Książek, then an intern at the Brussels office. The embassy of the Republic of Poland and municipal authorities of Brussels were also invited to join the partnership cooperation.
The event’s ingredients were initially inspired by a game of word associations. The keywords included: a picnic, the promotion of Poland and active lifestyle, an interesting special guest and, naturally, delicious Polish cuisine. They were complemented by a quintessentially Belgian touch – a setting that included the Atomium building, a landmark of Brussels. The monumental whole forms the shape of an iron crystal magnified 165 billion times and is located in Laeken, Brussels’ residential suburb.
As many bright ideas were passed around, a concept was born to stage a two-day picnic promoting bicycles and active lifestyle in Poland. It also provided an opportunity to draw attention to Poland’s many cycling routes, with particular emphasis on the Green Velo trail in eastern part of the country. Krystian Herba, an extreme cycling athlete, who specialises in riding up the world’s tallest buildings, was chosen as the special guest and participant with the 102-metre-high Atomium as his latest goal. Herba was planning to set a Guinness record for most steps climbed by bicycle.
Bike of Krystiana Herba in Atomium .
Fot. Patryk Ogorzalek / pogoimages.com
FOCUS ON BICYCLES
The schedule of the two-day happening included numerous highlights, with cycling as their main leitmotif. Bicycles are highly popular in Belgium as a means of transportation used for getting around the city and a part of the national lifestyle. In other words, cycling was considered a fun topic associated with leisure and activity, a good way to use free time.
The bike-centred concept also offered a first-rate chance to promote cycling tourism in Poland and especially the highly impressive Green Velo Eastern Bike Route spanning 2,000 kilometres across the pristine landscapes of Eastern Poland.
Besides the attempt at breaking the Guinness record, other ”wow” moments planned by the organisers involved Krystian Herba demonstrating his bicycle acrobatics skills, i.a. jumping over a man lying on the ground. The whole area of the bicycle picnic was to be filled with the mouthwatering flavours and aromas of Polish cuisine.
GUINNESS WORLD RECORD ATTEMPT
Sunday 22 May, 10am. Krystian attempts to break the record of most steps climbed by bicycle, making his way up the Atomium stairs. Wearing a snow-white T-shirt with the ”Poland” inscription and watched by numerous cameras, he rides up the first steps of the building. Yes – Poland is in the lead role. Today – here, in Brussels. When Krystian jumped on the first steps of Atomium, I thought to myself that it could not possibly work. I looked up – the 102-metre-high building conceals as many as 521 steps plus narrow staircases and the smooth, rather slippery metal floor surface. What is more, for the record to be recognised, the cyclist cannot touch the ground with his feet even once. Is it really possible to reach the very top of Atomium only by jumping on a bike?!
bicie rekordu Guinessa rozpoczęte!
Fot. Patryk Ogorzalek / pogoimages.com
Using pulse-like movements, Krystian kept moving from one edge to another, step by step, patiently reaching successive floors. His actions were followed by the curious lens of press photographers and journalists – all eyes on the talented Pole from Rzeszów and the passion within him. After fourteen minutes of punishing jumping, one step at a time, Herba completed his task and reached the top of Atomium. YES! The Guinness World Record was successfully smashed.
On the top floor Herba was greeted by a round of applause and cheers from the organisers, municipal authorities and journalists. Literally everyone wanted to take a picture with Krystian against a photo wall prepared especially for this purpose. There was no end to the congratulations, the numerous handshakes and the signed autographs. And this is how the Polish cyclist was acknowledged as the Guinness World Record title holder in the category of the most steps climbed by bicycle (521 in only 14 minutes and 4 seconds).
Krystian Herba po biciu rekordu w najszybszym wskoczeniu na rowerze na budowle Atomium . Trialowiec wykrecil czas 14 minut 04 sec .
Fot. Patryk Ogorzalek / pogoimages.com
MEDIA SHOW
The media recipe for a Brussels-set event with a Polish protagonist in its background certainly hit the mark. The record-breaking attempt drew the attention of hundreds of spectators, representatives of several dozen Belgian newspapers and leading TV and radio stations. A press conference held on the day of the event was attended by the key media of Belgium. Followed by thousands of publications covering the Krystian Herba stunt.
The primetime newscast of RTBF, Belgium’s number one TV station, ran a story on the event and the Green Velo tour. The cycling trail was also discussed by the BX1 station and all the major Belgian newspapers, including La Libre, De Standaard and Nieuwsblad. Finally, the events were mentioned by TVP Polonia, TVP Info, Polsat Sport, as well as Onet, Fakt and Interia. Watching the evening news, I was really proud to see Poles in Belgium winning our country some well-deserved publicity all across Europe! A moment of triumph in all its glory!
ONE GOAL FOR ALL
This is already the fourth Guinness World Record achieved by Krystian, who uses a bicycle to ”climb” the world’s tallest buildings.
His earlier conquests include:
- Shanghai World Financial Center in China (2,754 steps of a 100-floor building reached in 1 hour, 21 minutes and 53 seconds),
- Eureka Tower in Melbourne, Australia (165 floors, 2,919 steps in 1 hour, 45 minutes) and
- Taipei 101 in Taiwan (3,139 steps in 2 hours, 12 minutes). The icon of bicycle acrobatics has now added Atomium to his impressive portfolio.
By arranging events of this kind, POT is drawing attention to Poland as a noteworthy tourist destination. The Brussels office of Polish Tourist Organisation in cooperation with the embassy of the Republic of Poland and the Brussels municipal authorities demonstrated that together they can create an event that simultaneously promotes several aspects. Cycling, active lifestyle, the landmarks of Brussels (Atomium). And encourages spectators to learn more about Polish cycling routes and tourist highlights.
Congratulations on the idea and its implementation!
Eventowa Blogerka
Ps. The list of event’s partners includes: Green Velo, Atomium, East Poland House in Brussels and Société des transports intercommunaux de Bruxelles.
Artykuł Breaking a Guinness World Record in Brussels pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>A five day international IT conference, which was attended by over 400 guests, from nearly 20 countries worldwide, called for many sacrifices to be made. This included hundreds of minutes of video-links with the Organisers, mainly after 5pm when the working day begins in America. This information exchange was also supported by many e-mails. Two […]
Artykuł An event under the banner of AccorHotels pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>A five day international IT conference, which was attended by over 400 guests, from nearly 20 countries worldwide, called for many sacrifices to be made. This included hundreds of minutes of video-links with the Organisers, mainly after 5pm when the working day begins in America. This information exchange was also supported by many e-mails. Two different worlds were involved in this event: those of Poland and of the U.S.A.
eXtremeCRM – the partner from across the Atlantic ocean, decided to organise an international conference for its clients, in cooperation with Sofitel Victoria Warsaw Hotel. I was fascinated by the fact that although the Organisers had never been to Poland, they decided to put their trust regarding the logistics of their event, in a team from the AccorHotels chain. I had to see for myself what the outcome would be. I invite you behind the scenes of this unusual conference.
Inter-continental virtual arrangements
Let’s go back in time – its October 2015, at the Softiel Warsaw Victoria hotel, utilising the media platform CVENT, the connecting link of MICE written to by the US firm eXtremeCRM. They were particularly concerned about the choice of a location in Poland’s capital, at which an international conference could be organised. Among the requirements was a specific list of requests that the client expected. Some of these were airline tickets to Poland for an initial visit, accommodation for the organisers (three nights prior to the event, for its duration, and for three days after), food and a cocktail party. Also on the list were vouchers for the hotel’s spa, the provision of internal offices for the Organisers, dinners for eXtremeCRM’s representatives, discounts for the use of technical equipment, plus food and included Internet access for 400 people. The final requirement was for reduced room rates for the conference’s guests. There were many requirements and these seemed almost impossible to fulfil. Yet this was only the first stage in the client’s initial negotiations! The contract was signed in December, and amendments were made via e-mail and telephone conversations. The client arrived for a preliminary visit in January after signing the contract.
The current trend in the MICE sector is quite different; contracts are often negotiated over several months, with the final date for the contract’s signing often being extended. This event broke all conventions. The speed involved, together with deep trust built led to a positive conclusion.
An effective sales formula
The sales process in the AccorHotels chain regarding each contract is similar. All the specific responses to any incoming questions are normally provided by one person. Regarding the eXtreme project, supervision over the full range of services for the client was provided by Magdalena Fabisiak. The negotiations were focused on the range of conference packets and representative indicated by the client. The rapidity of the response to the client’s correspondence enabled eXtreme to check the hotel’s scope, its elasticity and adaptability to the logistical and budgetary needs of the client. An additional advantage of regular cooperation for AccorHotels’ clients is an attractive loyalty programme: Le Club Meeting Planner, dedicated to planners, offering them many valuable benefits. On the strength of accumulated points from each transaction, normally planners can expect free accommodation at each of the chain’s hotels across the world.
Without doubt, a great advantage for clients is the single e-mail address, on which the clients can submit requests for AccorHotels hotels throughout the world: MICE.Poland@accor.com. An information database of hotels across the world can be accessed on: http://mice.orbis.pl. The list of AccorHotels is enormous: 64 hotels in Poland, 3,059 in Europe and as many as 4,240 throughout the world. Once a contract is signed, post-sales service is taken on by a project manager. The four-month preparations for the eXtremeCRM conference were undertaken by Mr Karol Sobiło, who deals with client services at the Sofitel Warsaw Victoria hotel.
Adaptability of pricing
Our client eXtreme, whilst on their preliminary visit, appreciated the broadness of the services offered by the Sofitel Victoria Warsaw hotel. They were very pleased with the great size of the banqueting hall (790 sq m). Doubtlessly a significant advantage was its ability to be divided into six smaller halls, which would enable the simultaneous conduct of discussion panels, workshops and lectures. The hotel also had an infrastructure that was ideally suited to the needs of eXtremeCRM. Of additional importance was to fulfil the technical requirements and to provide a support base for the conference, as well as to give access to other hotel areas. Other groups that provide conference support were also engaged: the DMC agency for evening activities outside of the hotel, technical firms, stagecraft and specialists of trade fair construction for the exhibitors. In additional there was the requirement for specific Internet connections for guests as well as a separate one for the organisers. An Internet service of adequate strength was also essential for the live transmissions.
For sales, forward march
The plan of the visit of eXtremeCRM’s conference emerged during long videoconferences, in cooperation with the project’s coordinating personnel. The difference in time between the two coordinating links was approximately nine hours. During the day there was silence; the e-mails began to arrive in sequence throughout the night. As the working day ended in Poland at around 5pm, video-conferences would begin, lasting from two to two and a half hours. Additionally, everyone worked on-line on the documents provided for the participants of the discussions and virtual changes and amendments were made to arrangements. This enabled the ad hoc introduction of changes along with changes to the planned conference floor space. Apart from this, AccorHotels provided a link that allowed for “trips around the hotel”. Because of this the clients were able to be involved in the branding of the halls and to decide upon the specific sections for the event.
Special list
There were particular requirements regarding the menu – one of great variety, for each day of the week, including vegetarian and halal diets. All the evenings were spent on hotel premises, in various rooms and halls according to the wishes of the client: on the patio in front of the Belvedere, in the foyer or in the banqueting hall; each one dedicated to different groups of people. Each one “worked”, due to communications involving hundreds of e-mails, meetings, documents, and final inspections prior to the start of the event.
AccorHotels generated via its IT system a report of the event. Within this document were included all the relevant information: dates, hours, numbers of people, arrangements, coffee breaks, lunches, menus, and many other details. All this was as a result of efficient communication, often with time-consuming preparation of documents. Each Friday there was a staff meeting, which included all the section managers and topics for discussion were all the daily matters concerning eXtremeCRM’s conference.
“All hands on deck”
On the 19th April, in the giant banqueting hall the official opening took place. The theatrical set up in the auditorium holds 400 people. A large screen showed the conference’s schedule. In the participants hands there shone Internet connected mobile appliances. At the back of the hall directing the events were seated the hotel’s technical team, observing the event’s progress. Another firm engaged in direction were located by the stage; each team in its place carries out the planned itinerary. In the “mean time” the kitchen staff were preparing dishes from the menu, the coffee break was prepared for the guests. Everything went like clockwork. The exhibition area was being filled with various stands of the groups connected to eXtremeCRM.
What were the client’s thoughts?
I met eXtremeCRM’s conference coordinator Christy on the last day of the event, on Thursday 21st April. I was interested in how this conference – which had been so finely tuned, including minute detail and which had dealt with each stage of our work, had turned out. Christy admitted that this event had been crucial for them, particularly in terms of business. The eXtreme group have a lot of experience, but each time the hotel is a new venue for them, as they never organise their conferences twice in the same location. The programme is prepared in great detail, particularly regarding content, which is the key issue relating to guests. Together with each hotel they are learning how to maximise the use of space, to avoid queues and to ensure that their guests feel at ease with them.
My contact agreed that the staff at the Sofitel Victoria Hotel had fulfilled all requirements and done all that was expected of them. She was aware that at times they could have felt overwhelmed, by among other things the number of suggestions and requirements. However, they had not been off-put either by the different time zones, nor the language barrier, which turned out to be non-existent. The eXtreme group appreciated the fact that it had been possible to cooperate via videoconference, and to utilise computer screens to agree upon in turn the various stages of the event. Not every hotel accepts such innovative technological initiatives. What was the most important thing? That the personnel had exceeded expectations, sometimes they had even surprised the client with additional provisions which the client had not expected. The participants of the conference grew to love the Sofitel staff, admitting that they had been the ideal choice for their conference.
Advice for the future
It would be out of character for me if I were not to ask Christy something further; i.e. suggestions for the future, which may be of help to the blog’s readers in their everyday work. The suggestion was as follows: “Develop yourselves together with your clients. Listen to them attentively. Be “ambassadors” of tested and tried solutions, which you are able to recommend. Both national and international clients expect this today. Always be “at the ready” as it can often turn out that a client has a “last minute” type need. Something may need to be done, brought, or organised, immediately. Also be patient, ultimately we’re all trying to achieve the same goal”.
What next?
After the completed occasion everything returns “to normal”. Only for it to suddenly spring to life again at the next event. Much is happening, can we be surprised? Because the whole team is supported by one more link – the Central Sales Bureau. They are responsible for all this “turmoil”. They will ensure that the client, regardless of what kind of event he is planning, will receive everything he expects. Although, when we read through the above report we see that he will certainly receive even more. In this department, everyone carries out their own important role. Paulina Kalinowska cooperates with key events firms. Joanna Olszewska is responsible for relations with corporations. Paweł Feliszek deals with international clients. They, together with their teams conduct the projects from the birth of an idea to the creation of a final concept. Then the relay baton moves on, the baton is passed on to those responsible for the project’s execution. The machine begins to operate and the AccorHotels chain’s team, once again enters into its events fervour. I must say that I can fully empathise with them.
The Events Blogger
PS – For their help in preparing the text, for admitting me and also the blog’s readers into an event on two continents, I would like to thank:
– Karol Sobiło – InspiredMeetings Planner, SOFITEL Warsaw Victoria
– Christy Spokely Organiser of eXtremeCRM conferences
– Magdalena Fabisiak, Deputy Director of Sales, Sofitel Warsaw Victoria
– Małgorzata Sobczyńska, Director of Sales, Sofitel Warsaw Victoria
– Paweł Feliszek – International MICE Manager Eastern Europe, AccorHotels
– Radosław Dworzyński – InspiredMeetings Concierge Manager, SOFITEL Warsaw Victoria
Artykuł An event under the banner of AccorHotels pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>