Forum Branży Eventowej 2020 – wywiad z Agnieszką Huszczyńską
Forum Branży Eventowej 2020 – to święto branży eventowej. Ponad 3,5 tysiąca osób związanych z eventami przychodzi w jeden dzień spotkać się na EXPO XXI by się spotkać ze swoimi kolegami z branży, powymieniać kontakty, posłuchać wartościowych wykładów i poznać nowe trendy. Co będzie się działo w najbliższej edycji? O szczegółach opowie nam dziś Agnieszka Huszczyńska – organizatorka tego przedsięwzięcia.
(Można pobrać ten odcinek klikając POBIERZ lub posłuchać go na iTunes i na ANDROID wyszukując Eventową Blogerkę w podcastach) Transkrypcja wywiadu, poniżej.
Eventowa Blogerka: Witajcie. Moim dzisiejszym gościem jest osoba, która organizuje Forum Branży Eventowej od pięciu lat: Agnieszka Huszczyńska. Witam Cię Agnieszko!
Agnieszka Huszczyńska: Cześć, Dzień dobry!
Eventowa Blogerka: Jest też Ania Łukanowska, która będzie mnie wspierać w tym wywiadzie, cześć Aniu
Ania Łukanowska: Cześć!
Eventowa Blogerka: Kolejna edycja Forum Branży Eventowej już się zbliża wielkimi krokami i będzie już 22 stycznia 2020 roku. Agnieszko, tak w skrócie na jakim etapie przygotowań jesteśmy do tego wielkiego święta eventowego?
Agnieszka Huszczyńska: Wrzesień już jest, więc my we wrześniu mamy program na dużej scenie. Wiemy dokładnie jak będzie wyglądał program na FBE – program na dużej scenie. Bo tak, chcę podkreślić, że po raz pierwszy w styczniu 2020 na Forum Branży Eventowej będą dwie sceny.
Druga Scena nazwana jest FBEmi czyli event marketing ideas. Bardziej TEDx’owa na której będą luźniejsze, niszowe tematy. Tam program jest dopracowany w połowie, czekamy teraz na zgłoszenia osób, które może chcą coś opowiedzieć o czymś nietypowym albo o jakimś temacie, który się rozwija.
Na pewno będzie dużo tematów związanych z takim trendem jaki zauważyliśmy: to jest organizacja wydarzeń dla klientów indywidualnych. I tu smaczkiem największym będzie wyjątkowa, charyzmatyczna osobowość – dziewczyna, która będzie opowiadać o rozwodnicach i która swój biznes plan opiera na tych właśnie wydarzeniach. Wydarzenia dla rozwodników się rozwijają a co najważniejsze – profesjonalizują. No i idąc za tym będzie o kinderbalach, ślubach, weselach. Natomiast to wszystko będzie na małej scenie. Na dużej scenie będą inne tematy.
Eventowa Blogerka: Czyli jak wejdziemy na FBE to będą dwie sceny po przeciwnych stronach? Czy tak to będzie zorganizowane?
Ania Łukanowska: Właśnie o to chciałam zapytać. W jaki sposób chcesz to rozwiązać?
Agnieszka Huszczyńska: Jak wchodzimy na FBE to tradycyjnie wchodzimy na strefę networkingową. To od tego trzeba zacząć. Tak było i tak będzie. I tak się sprawdza i tam się rozluźniamy i witamy z wszystkimi.
Eventowa Blogerka: I wchodzimy na strefę networkingową iiiii?
Agnieszka Huszczyńska: Wchodzimy na strefę networkingową i sobie chwilę na niej zostajemy. Z niektórymi widzieliśmy ostatnio na uprzednim FBE, z innymi widujemy się częściej i tym bardziej mamy ochotę pogadać i idziemy dalej. Znów, jak co roku, jest strefa wystawców, przez którą większość planuje przejść szybko. Zwykle im się nie udaje. Jak przychodzi co do czego to gdzieś tam się okazuje, że jest tyle atrakcji i tyle ciekawych rzeczy na stoiskach, że niektórzy bardzo długo z tej strefy nie wychodzą. Ci, którym się to uda docierają do części merytorycznej i dużej sceny. Tutaj nie ma niespodzianek.
FBE 2019 i publiczność przy strefie wykładów
Natomiast mała scena będzie również bliżej przedniej części wydarzenia, czyli bliżej wejścia a właściwie wyjścia. Wejście mamy po lewej stronie Hali a wyjście po prawej stronie Hali. Ta część po prawej stronie przy wyjściu będzie zupełnie przeorganizowana. Tam do tej pory była organizowana giełda pracy. Tej giełdy pracy już nie będzie, tylko tu będzie mała scena.
Eventowa Blogerka: pracy nie ma, bo ludzi nie ma do pracy
Agnieszka Huszczyńska: praca jest tylko ludzi nie ma do pracy właśnie. Natomiast za małą sceną już zupełnie na wyjściu będzie kolejna strefa networkingowa. W tej części przez cały dzień będzie można miło spędzać czas, nawiązywać relacje, a wieczorem będzie bankiet. Mini bankiet – tak wolę to powiedzieć, ale z fajną oprawa muzyczną, z coverowym zespołem i z rozdaniem nagród TOP Event.
Eventowa Blogerka: Super, czyli zapowiada się niezwykle interesująco. Aguś mnie tak interesuje, bo to jest piąta już edycja FBE i na pewno masz już swoje obserwacje i doświadczenia. Powiedz mi, co jest dla Ciebie ważne przy organizacji takiego eventu jakim jest FBE. Na pewno są jakieś kryteria i oczekiwania od strony wystawców, na pewno wiesz jakie są oczekiwania od strony gości odwiedzających taką wystawę? Możesz nam powiedzieć, jak Ty to spajasz w jedną całość?
Mariusz Rusinek na FBE 2019
Agnieszka Huszczyńska: Dla mnie najważniejszy jest uczestnik. Wiem, to brzmi jak banał – ale myślę, że nie jest. Przy tego typu wydarzeniu (znów banalnie zabrzmi) rządzi pieniądz. Więc większość organizatorów myśli o wystawcach i o tym czego oni oczekują. Ja bardzo przepraszam za to co mówię moich wystawców i dostawców. I prawdą też jest, że bez Was wydarzenie by się nie odbyło.
Eventowa Blogerka: Ale dla wystawców to uczestnik też jest najważniejszy więc mam poczucie, że to identyczny mianownik.
Agnieszka Huszczyńska: Zdecydowanie takie poczucie mam, natomiast jest bardzo łatwo takie poczucie zatracić, bardzo łatwo się pogubić, skupić na tym co wystawca chce. On komunikuje czego oczekuje. To może czasami być czymś zupełnie innym, co z naszego punktu widzenia jest najważniejsze dla uczestnika. Ja może podam przykład, który pojawia się na montażach co roku.
Jednym z takich elementów, aby uczestnicy czuli się dobrze jest to, że na Hali musi być ciepło w dniu wydarzenia. Forum odbywa się w styczniu i bywają trzaskające mrozy. Hale w której odbywa się Forum są naprawdę dużej kubatury i nie da się jej nagrzać w 15 minut.
Eventowa Blogerka: No grzeje się to pewnie ze dwie doby…albo jedną przed.
FBE 2019
Agnieszka Huszczyńska: Tak, dokładnie. U nas montaże trwają jedną dobę. W tym czasie cały czas grzejemy „na maksa”, nawet jeśli mamy pootwierane wszystkie bramy towarowe na montaż. Rankiem też je otwieramy, ale już sporadycznie – trzeba je już zamykać, aby nie pomarzli goście przychodzący na event. Część wystawców, którzy jeszcze się nie pomontowali mają wówczas potrzebę otwierania bram. My bramy zamykamy w dniu eventu na dwie-trzy godziny przed show – bo liczy się dla nas komfort naszych uczestników. Dla nas od zawsze priorytetem było to, żeby uczestnik wydarzenia czuł się dobrze.
Eventowa Blogerka: Super Aguś. Forum FBE to zestaw opowieści o bohaterach, którzy przewijają się i na scenie i poza nią pośród odwiedzających. Podczas ostatnich trzech miesięcy, za Twoją sprawą nagraliśmy kilka wywiadów / podcastów m.in. z Krzyśkiem Celuchem o trendach, z Moniką Chruścińską-Wnętrzak o produkcji eventowej, z Mirkiem Robakiem o technice eventowej no i kolejne są przed nami. Powiedz mi jak będzie wyglądać program FBE2020? Już jest spore zainteresowanie, ale pewnie jeszcze większość rzeczy nadal w Twojej głowie.
Agnieszka Huszczyńska: To ja zacznę od tych osobowości. Myślę, że branża eventowa to jest gromadzenie kilku tysięcy osobowości. Tu osoby, które wchodzą na scenę charakteryzują się dużą charyzmą. I dlatego warto ich wcześniej poznać w Twoich świetnych podcastach!
Eventowa Blogerka: Dziękuję, dziękuję. To też dzięki Twoim prelegentom, których tak skrupulatnie dobierasz.
Agnieszka Huszczyńska: Staram się, aby dobierać ludzi charyzmatycznych. Zauważyłam jedną rzecz organizując swoje wydarzenia. Robiąc wydarzenia merytoryczne musimy pamiętać od dwóch rzeczach: o tym, że ludzie przychodzą czegoś się dowiedzieć, oraz że każde wydarzenie jest traktowane przez nich jako rozrywka.
Ludzie, którzy przyjeżdżają na kongresy i konferencje, przyjeżdżają po wiedzę. Ale też oczekują, że miło spędzą czas – jak w teatrze. I dlatego prelegenci muszą swój temat odpowiednio to „sprzedać” i mieć charyzmę.
Aga Ciesielska – Eventowa Blogerka o kreowaniu marki w branży eventowej
Eventowa Blogerka: To jest nobilitujące, bo jeżeli Ty mnie w zeszłym roku zaprosiłaś na scenę FBE i miałam przyjemność poprowadzić wystąpienie to dla mnie oznaczało że muszę się przygotować. To kilka tygodni przygotowań prezentacji, dobór odpowiednich materiałów – bo przed taką publicznością moje wystąpienie nie może wyjść blado.
Jeżeli jest dużo prelegentów znanych z branży eventowej to też to jest samonakręcające. Fajnie, że w ten sposób do tego podchodzisz. A nie myślałaś, aby to kiedyś nagrywać czy wydawać w wersji live? Bo to co się dzieje na scenie to jest jeden świat, a to co na Hali to coś innego. Być może mogłoby z tych wykładów więcej ludzi skorzystać niż tylko audytorium.
Agnieszka Huszczyńska: To jest trudny temat. W tej najbliższej edycji będziemy nagrywać wszystko co będzie na małej scenie czyli całe „event marketing ideas”. I to będzie puszczone w eter, każdy będzie to mógł obejrzeć i mam nadzieję, że FBEmi będzie z czasem Eventowym Hyde Parkiem Eventowców.
Natomiast to co się dzieje na scenie głównej nie chcemy nagrywać. Nam zależy na energii płynącej ze sceny i energii, którą ludzie wynoszą z Forum. Gdybyśmy dali możliwość obejrzenia tego w sieci – wielu by się już nie pojawiło na miejscu. Możliwe, że byłaby niższa frekwencja i to byłaby wielka strata dla tych osób.
Ania Łukanowska: No ja mam zawsze dylemat patrząc na listę wystawców i listę prelekcji z którego skorzystać w jakiej kolejności. I jak faktycznie już zasiądę w audytorium – to cała moja energia wchodzi w słuchanie tego co odbywa się na scenie.
Eventowa Blogerka: Mi by pasowało, gdyby to były dwa eventy w dwóch różnych dniach. Bo serce chce być na obu atrakcjach w tym samym czasie i ciężko jest wybrać. FBE jest też dla mnie eventem typowo networkingowym i nie udaje mi się dużo zwiedzić. Spotykam dużo ludzi, z którymi się nie widziałam jakiś czas i porywają mnie na pogaduchy. W tym czasie nic z merytoryki nawet nie uszczknę.
Agnieszka Huszczyńska: Pojawiają się głosy, że FBE powinno być dwudniowym wydarzeniem. Ale są zagrożenia. Eventowcy nie mają dużo czasu, są grupą zajętą. Faktycznie poświęciłybyście dwa dni na FBE?
Eventowa Blogerka: Tak, ja chętnie.
Agnieszka Huszczyńska: No będziemy o tym dyskutować w kolejnych edycjach planowanych w kolejnych latach. Ja czuję, że dla eventowca, który ma ADHD super jest jeden dzień. Taki który nie ma poczucia, że stracił czas. Jest dużo alternatyw jak można spędzić ten czas, ale faktycznie wydarzenie się rozrasta i myślimy o wydłużeniu na 2 dni w przyszłości.
Eventowa Blogerka: A chciałabyś nam opowiedzieć jakieś kuluary – historie, które się dzieją w tle organizacji FBE?
Agnieszka Huszczyńska: Chyba Cię tu rozczaruję… Nic mi nie przychodzi do głowy.
Eventowa Blogerka: Ja z expo mam pewną anegdotkę, gdzie robiłam targi motoryzacyjne. Miałam umowę z expo gdzie załącznikiem był regulamin 20-30 stron. W nim było napisane, że na montaż przyjeżdża strażak, który kontroluje poziom paliwa w bakach samochodów. Te przepisowo dozwolone to tylko auta będące na rezerwie. I jak pojawiła się sytuacja, że strażak zaczął nie wpuszczać auta z przekroczonym poziomem paliwa to zrobił się dym.
Musieliśmy z wystawcami wypompowywać paliwo albo podmieniać auta ekspozycyjne. I pamiętam, że to był jeden z pierwszych poważnych moich eventów. Ktoś mi dał „dziką kartę” do robienia imprez i dałam się złapać. Na szczęście to było dawno – ponad 12 lat temu. Ale z expo wiążą mi się te właśnie wspomnienia o zabarwieniu lekko humorystycznym. Tak – tu dali mi niezłą szkołę na „dzień dobry”. W sumie może ona była potrzebna. Aguś, to zapytam jeszcze o program. Powiedz jakie osobowości zaprosiłaś i co się w ich wystąpieniach kryje?
Agnieszka Huszczyńska: Zaczynamy do Trendów i tradycyjnie Krzysztof Celuch wystąpi nt. 10 najistotniejszych trendów dla branży eventowej. Krzysztof mówi zawsze o eventach światowych. Po jego wystąpieniu będzie Nina Żukowska, którą namawiałam 2-3 lata. Nina jest świetną trenerką szkoleniową i pojawi się z prelekcją „jak tworzyć kontent na eventy” oraz „jak zrobić event, który realizuje cele?”. Zaraz za tym będą wystąpienia na temat przywództwa. Pierwszy prelegent – Marek Skała – ten z ostatniej edycji…
Marek Skała na FBE 2019
Eventowa Blogerka: No widziałam co on tam wyprawiał z publicznością tegorocznego FBE, i ludzi którzy robili niezły aerobik przed nim.
Ania: Ale to było fajne…
Agnieszka Huszczyńska: Zawsze się podobają jego wystąpienia. Dodam, że na jego wystąpienie było takie zainteresowanie, że zabrakło krzeseł i słuchawek. Teraz będzie ich więcej.
Eventowa Blogerka: Ja miałam wystąpienie po nimi się cieszyłam, że nikt prawie nie wstał i nie wyszedł.
Agnieszka Huszczyńska: Bardzo fajne recenzje Twojego wystąpienia też słyszałam.
Eventowa Blogerka: Dziękuję. Mam nadzieję, że chociaż na małej scenie uda się pojawić w tej styczniowej edycji FBE…
Agnieszka Huszczyńska: Bardzo chętnie! Zapraszam!!!
Eventowa Blogerka: No to teraz mamy świadków. Dziękuję!
Agnieszka Huszczyńska: no to mamy nagrane! Wracając do wystąpień z przywództwa będzie jeszcze w tym bloku mówił Bartek Bieszyński. Wpisuje się on w blok przewodni i wiodący tej edycji: podział eventu na różne role. Bartek będzie mówił o roli Event Managera jako roli przywódczej.
Eventowa Blogerka: A Bartek się na tym zna, bo m.in. był organizatorem Orlen Warsaw Maraton i mieliśmy wspólny wywiad o tym właśnie. I kto jeszcze będzie na scenie dużej?
Agnieszka Huszczyńska: Potem pojawi się Monika Chruścińska – Wnętrzak, z którą już rozmawiałaś i ona będzie mówić o roli producenta. Co ciekawe Monika będzie porównywać świat produkcji eventowej ze światem produkcji filmowej. Będzie pokazywać jak jeden świat może przenikać do drugiego i odwrotnie. I to też jest wystąpienie, na które czekam z niecierpliwością. I ostatnie z tego cyklu to będzie Kasia Sokołowska.
Ania: to już mamy wysoką ligę!
Agnieszka Huszczyńska: tak!
Eventowa Blogerka: i zakończymy pokazem mody pt: najlepsza moda event managerska w tym roku!
Agnieszka Huszczyńska: tak, albo po wystąpieniu Kasi wszystkie eventy będą jako atrakcję organizować pokazy mody. J a tak poważnie Kasia Sokołowska będzie mówić o roli reżysera. Ona się świetnie czuje w tej roli i reżyseruje wiele wydarzeń prestiżowych w Polsce. Mamy więc reżysera, producenta i event managera.
A oprócz tego pod koniec dnia wracamy do tematu trendów i tu myślę, że będzie hit. Meeting Planner.pl zgodziło się poprowadzić debatę z udziałem publiczności dzięki Meeting Application. Na tym punkcie programu branża eventowa wspólnie ustali jakie są trendy najbardziej prawdopodobne w Polsce w organizacji wydarzeń.
Ania: Ciekawe, ile ludzi będzie miało taki dylemat jak ja: czy iść na wystawę czy słuchać wykładów. Czy zasięg słuchawek wystarcza do samego końca Hali?
Agnieszka Huszczyńska: No do tej pory wystarczało. Tych słuchawek było mniej, bo tak nas nauczyło doświadczenie. Było 2.000 na Sali a 400 os tylko słuchało co się dzieje na scenie.
Eventowa Blogerka: A ile masz zarejestrowanych osób?
Agnieszka Huszczyńska: Ciężko powiedzieć, dlatego że w tym roku pierwszy raz działamy na bazie która już jest. Mogłabym to sprawdzić, ale nie zrobiłam tego. Będziemy robić mailing, że każda osoba która już była na Forum Branży Eventowej będzie mogła już tylko kliknąć w rejestrację na kolejną edycję i nie będzie musiała ponownie się rejestrować w bazie.
Teraz mam w tej bazie ok 3,5 tysiąca osób i nie jestem w stanie powiedzieć, ile ludzi się zarejestrowało. Prawda jest też taka, że mamy czas jeszcze na rejestrację. Ta impreza charakteryzuje się tym, że w ostatnim tygodniu rejestruje się około tysiąca osób. Natomiast to w żadnym wypadku nie jest wymierne i nie mówi o tym, ile uczestników będziemy mieć.
Agnieszka Huszczyńska: Tak, tak. Ale mam inne elementy, które mogą świadczyć, że ta przyszłoroczna edycja będzie naprawdę rekordowa. Widać inną intensywność reakcji na naszych portalach społecznościowych niż dotychczas. Rzeczywiście widać taką chęć śledzenia tego co zamierzamy jako Forum.
Eventowa: To też widać u Eventowej Blogerki -> mamy zwiastun podcastu, jest odbiór, są likes. Tą serdeczność się czuje u odbiorców.
Agnieszka Huszczyńska: Tak, to się wyczuwa właśnie w taki sposób, że ja nawet nie używam typowo marketingowych mierników tylko czuję, że coś załapało i tak jest z tą najbliższą edycją Forum że jestem bardzo spokojna. Będzie cieszyć się powodzeniem.
No i druga rzecz to jest ta o której wspomniałaś, czyli Wystawcy. Nie wiem ilu ich mamy, ale wiem, że sprzedaliśmy ponad połowę powierzchni. A my intensywność działań sprzedażowych mamy ustaloną na drugą połowę października. Tymczasem większość wystawców zgłosiła się praktycznie sama po pierwszym mailingu zapraszającym do współpracy. Więc to jest fajne. Tak mi miło.
Aniu, Bez względu jakie będziesz miała dylematy w trakcie forum to na koniec jest koktajl, kieliszek wina i dylematy wówczas się rozwiązują. Także nie zapomnij zakończyć swoją obecność na naszym koktajlu.
Ania Łukanowska: Dziękuję, bardzo mi miło będzie. Ja chciałam zapytać o jeszcze jedną rzecz. Była akcja, gdy Nina robiła warsztaty. Czy od tej części szkoleniowej odeszłaś, tak?
Eventowa Blogerka: Już wszyscy są wyszkoleni.
Ania: (śmiech) no bo Nina szkoliła…
Agnieszka Huszczyńska: Zostajemy przy koncepcji, że wszystko co się dzieje na Forum jest otwarte dla wszystkich. Rzeczywiście była taka próba. One były bezpłatne, ale na zapisy. To się nie sprawdza. Forum ma swoją specyfikę, ma swoją charakterystykę, która polega na tym, że wszystko jest na otwartej przestrzeni.
Eventowa Blogerka: Aguś, był okres wakacyjny, było dużo imprez outdoorowych na pewno w części brałaś udział w całej Polsce. Powiedz mi jak te eventy plenerowe się odbywają, z jakim skutkiem?
Agnieszka Huszczyńska: To długi temat. Ja ogólnie mam swoje spostrzeżenia co do tego co się w branży dzieje. Nie koniecznie to się tyczy profesjonalnie zaangażowanych eventów przez agencje eventowe, ale też funkcjonowania obiektów, realizacji mniejszych wydarzeń.
Widzę, że mamy super infrastrukturę stałą czy mobilną. Sceny, technikę, obiekty – różne. Jest taki nawet obiekt w W-wie który jest wspaniały, ale na koncerty się nie nadaje, a tam się odbywają koncerty największych gwiazd. Oczywiście wyjątki są. Miejsca otwarte, wydarzenia, festiwale pozwalają być dumnym, że jest się częścią tej branży i że to się robi w naszym kraju.
Z drugiej strony mamy rzeczy proste jak: obsługa (czy jest uśmiechnięta czy nie?), logistyka, opieka nad klientem….które często pozostawiają wiele do życzenia.
Ja mam takie poczucie, że my cały czas nie myślimy jak ten event będzie wyglądał z punktu widzenia wydarzenia przeciętnego Kowalskiego. Nie stu, nie dwustu. Jednego człowieka. Którędy on będzie szedł, z dwójką dzieci, gdzie zaparkuje samochód, jak dojedzie, czy ich ktoś tam nie popchnie itp. Idąc dalej, ile będzie się stało na recepcji i czy na miejscu jest repertuar dla jego małej gromadki. I najważniejsze: czy jest odpowiednia informacja. Często informacje przy eventach są zbyt lakoniczne lub za bardzo wypchane regulaminami. I tym bardziej cieszę się, że mamy to Forum, bo na forum możemy o tym pogadać. Te rzeczy nie wymagają dużych zmian, a mogą zrobić dużą różnicę.
Eventowa Blogerka: No ja byłam w zeszłym tygodniu w pewnym parku rozrywki i mam podobne odczucia. Infrastruktura zadziwiająco-cudowna, te rollercoastery zwłaszcza. Ale już repertuar rozgrywany na mikro-scenach jest po prostu stratą czasu. Bo można robić „Wow” wokół pokazu magika czy cyrkowej żonglerki, jak ma się kim wypełnić program, klimatu, fabułę. Przemyślenie tych występów, klimatu powinno być oddane specjalistom. A tak to są spotkania świetlicowe czy teatr improwizowany? W każdym razie to nie jest profesjonalny performance. A diabeł tkwi w szczegółach. Ktoś wydał w cholerę kasy, a obsługa jest paździerzowa.
Agnieszka Huszczyńska: I dokładnie o tym mówię. Ja nie wiem, gdzie tkwi problem braku doceniania uczestnika.
Eventowa Blogerka: Moim gościem była dzisiaj Agnieszka Huszczyńska i Anna Łukanowska i rozmawiałyśmy o tym co będzie na FBE 2020 i tym którzy wyczekują polecam śledzenie kanałów social media. FBE już niedługo 22 styczeń 2020. Bądźcie z nami! Dziękuję Agnieszko i Aniu!
Agnieszka Huszczyńska & Ania Łukanowska: Dziękujemy!
