Manager, księgowy, prawnik, reżyser, couch i spowiednik – wszystko pod jednym zawodem czyli Event Manager. Jakie są praktyki pracy jako lider ? Jak to jest mieć imprezę w której bierze udział 100.000 osób? Ile ludzi za tym się kryje i jak tym zarządzać aby wyszło? Jakie mogą się zdarzyć najtrudniejsze sytuacje kryzysowe na evencie? Jakie […]
Artykuł Event manager i jego rola – Wywiad z Bartkiem Bieszyńskim pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Manager, księgowy, prawnik, reżyser, couch i spowiednik – wszystko pod jednym zawodem czyli Event Manager. Jakie są praktyki pracy jako lider ? Jak to jest mieć imprezę w której bierze udział 100.000 osób? Ile ludzi za tym się kryje i jak tym zarządzać aby wyszło? Jakie mogą się zdarzyć najtrudniejsze sytuacje kryzysowe na evencie? Jakie są standardy ? O tym wszystkim w niesamowitym wywiadzie Bartka Bieszyńskiego – kolejnego prelegenta na Forum Branży Eventowej 2020.
Eventowa Blogerka: Witajcie!!! Dzisiaj moim gościem, jest prawdziwa gwiazda eventowa, chyba nieprzypadkowo jest u mnie nominowana jako „eventowy prezydent” – Bartek Bieszyński, człowiek z eventów, który dość dużo już osiągnął.
Eventowa Blogerka: Bartek, pracowałeś przy Orlen Warsaw Maraton, przy Verva Street Racing, Top Gear Live, iHestia, otwarcie The World Games, otwarcie centrum handlowe Posnania – jest tego dosyć sporo. Cieszę się, że będziesz jednym z prelegentów na Forum Branży Eventowej.
(Można pobrać ten odcinek klikając POBIERZ lub posłuchać go na iTunes i na ANDROID wyszukując Eventową Blogerkę w podcastach) Transkrypcja wywiadu, poniżej.
Bartek Bieszyński: ja również cieszę się bardzo.
Eventowa Blogerka: to jest już 20 stycznia 2020, tam będziesz opowiadał nam o tym jak się pracuje w zespole, w zespole tych wszystkich ludzi, którzy dają wszystko z siebie, żeby dany projekt się zakończył. Powiedz, jak to jest być liderem event managerem, ale w różnych skórach: czyli: manager, księgowy, prawnik, reżyser, coach, a nawet spowiednik.
Bartek Bieszyński: tak jest, takie sytuacje się zdarzają i wbrew pozorom są częstsze niż księgowym. Bo kluczowe jest, wydaje mi się, to co powiedziałaś – słowo zespół. Ja byłem przyzwyczajany bardzo długo poprzez swoją pracę, że samemu nic się nie wymyśli. Teraz mówisz o mnie jako o gwieździe, co jest bardzo miłe…
Eventowa Blogerka: dla mnie nią jesteś
Bartek Bieszyński: bardzo dziękuję, autografy, selfie na koniec. Natomiast ja nie byłbym tam, gdzie jestem i nie zrealizował bym tych projektów, które zrealizowałem, samemu, to by było nie możliwe po prostu. Sztuką jest w tym biznesie, w tym cholernie trudnym biznesie, nazywając sprawę wprost, zbudowanie zespołu, który jest w stanie dźwigać te rzeczy.
Niezależnie od tego czy to jest konferencja czy nawet tak zwany prosty event, to wszystkim adeptom eventów mówię, że nie ma czegoś takiego jak prosty event. Jak ktoś zacznie tak myśleć, to zaczynam szukać, gdzie on się wywali zaraz. To jest klasyk gatunków – prosty event, powiedzmy do 50 tysięcy plus 4 roll up’y, a potem się okazuje, że 2 roll up’y się zgubiły, a lokalizacja jest mała.
Pamiętajmy, że na te najmniejsze eventy to dodatkowo patrzy cały zarząd, tam nie ma nawet marginesu na to, żeby kawa choćby przez sekundę była za zimna. Nie ma czegoś takiego jak prosty event.
W związku z tym zespół jest kluczowy i ta cała moja droga zawodowa, to tak naprawdę jest sztuka, umiejętność, doświadczenie, nabywanie nowych umiejętności, jeżeli chodzi o budowę tak zwanej ekipy – wszyscy wiemy w branży, że słowo ekipa to jest zespół, to są te kluczowe rzeczy. Stąd też tytuł mojego wystąpienia na Forum Branży Eventowej: „Za mną a nie do przodu”, bo z dziecięcego zamiłowania jestem trochę militarystą…
Eventowa Blogerka: jesteś Napoleonem na tym białym koniu…
Bartek Bieszyński: tak, bo zarządzanie projektami, jest w ogóle trochę szkołą wojskową, wywodzącą się z wojska, historycznie tak to wygląda i generalnie cała sztuka zarządzania i logistyki ma swoje korzenie bardzo mocno w wojskowości. Istotne jest to, że klasyczny dowódca-lider powinien zawsze prowadząc swój oddział czy zespół używać słów za mną a nie do przodu.
Chodzi mi o to, że to Ty jesteś tą osobą, która nadaje power’a i jest w stanie pokierować ekipą, nadać dobrą motywację, dobrą energię, ale też podzielić się swoją wiedzą, doświadczeniem, wesprzeć tam, gdzie ktoś czegoś nie wie, nie potrafi, ale z drugiej strony nie zrobić czegoś za kogoś. Wszyscy dobrze wiemy, że na eventach mamy pełny przekrój świata w kontekście zapotrzebowania specjalizacji:
potrzebujemy mocnych sił kreatywnych żeby wymyślić coś fajnego, do tego trzeba mieć super umysł inżyniera żeby ogarnąć co to jest layer, co to jest krata, co to jest bitek, co to jest podest sceniczny, co to jest hips i tak dalej. Od razu powiem, że nie jestem inżynierem, jestem humanistą i zaraz dojdę do tego co trzeba robić, gdy nie ma się tej wiedzy. W każdym projekcie trzeba mieć takie elementy formalno-prawne jak budżety, umowy, kontrakty, trzeba mieć element reżyserki, bo musi być jakiś flow scenariusza
Eventowa Blogerka: trzeba mieć zdolności komunikacyjne, żeby się z każdym dogadać
Bartek Bieszyński: trzeba się umieć dogadać, więc musisz postawić na ekipę, która po pierwsze się wzajemnie nie zje
Eventowa Blogerka: tak bo to zgrzyta, jeżeli jest choć jedno ogniowo, które nie pasuje, to jest masakra
Bartek Bieszyński: tak, wtedy jest masakra. Bardzo ważny jest fakt, że ten zespół ma generować wartość, te połączenie ma być unikalne, musisz tak dobrać ludzi i tak nimi zarządzać i nadawać ton, aby każdy wszedł na swoje tory, a event na końcu się złożył w całość.
Tak jak wspomniałaś, wystarczy jedna nietrafiona osoba, albo źle zbriefowana, źle usadzona w strukturze lub źle ukierunkowana lub przeciążona przez lidera, który nie ma wiedzy i myśli, że może tego nie doglądać, to to wszystko może generować taka implozję, że cały projekt się sypie, i później już nie ma czego ratować.
Event idzie jak kostki domina, i jak te kostki nie będą razem chodzić to nie będzie działać. I właśnie o tym będę mówić, jak tworzyć zespół, żeby on się wzajemnie napędzał a nie zżerał. Bo to jest jedno z największych zagrożeń, jeżeli zespół nie będzie skupiać się na robocie, tylko zacznie częściej chodzić na fajka i plotkować, to znaczy, że już jest nie dobrze i trzeba interweniować, i to jest ta sztuka.
Z drugiej strony pamiętajmy, że w tej branży pracują tylko i wyłącznie osobowości, bo jak ktoś nie ma osobowości, nie jest w stanie pracować w tej branży, bo to nie jest możliwe. Trzeba mieć osobowość by z Klientem porozmawiać stanowczo, trzeba pogadać z panem Zdzichem od światła lub pogadać z panią od hotelu, trzeba mieć po prostu siłę przebicia
Eventowa Blogerka: siłę ramion i nóg
Bartek Bieszyński: i rażenia też, więc o tym będę chciał rozmawiać, bo trzeba z jednej strony coś skonstruować zbudować, ale tu jest też potrzebny autorytet
Eventowa Blogerka: tak, bo Ty jako lider projektu musisz tak grać tą swoją orkiestrą, żeby nikt nie poczuł, że jest dyrygowany, ale z drugiej strony, żeby faktycznie robił na tę sztukę jako jedno z ogniw i robił na 100% albo na 200%
Bartek Bieszyński: absolutnie tak, i tu mogę zdradzić o czym będę mówił, bo to jest najczęściej popełniany błąd przez liderów projektu i to jest to co chciałem przekazywać młodemu pokoleniu: jest różnica w pracy opartej na władzy a w pracy opartej na autorytecie.
Bo władza oznacza, że to ja jestem liderem, a Ty robisz to i to i ma być za godzinę zrobione i później się okazuje, że Ty używając tej władzy nie do końca wiesz o czym mówisz, a ludzie patrzą na Ciebie jak na kosmitę i nie budujesz tego na pozytywnym przekazie typu: słuchajcie może umówmy się na pojutrze, kto nie może? no to umówmy się inaczej.
Pamiętajmy, że dyrygować też trzeba umieć i używać władzy też trzeba umieć, i o tym będę chciał mówić, kiedy władza a kiedy autorytet. Dla mnie takim największym komplementem jaki dostałem od swojego zespołu, były słowa: nie wypada Bartka zawieść. I to było dla mnie najmilsze, udało mi się przez te lata zbudować taka pozycję, że nie wypada, i to jest super.
Eventowa Blogerka: ja miałam tydzień temu taki moment, podobny do tego cyklu, robiłam Jubileusz 150-lecia Społem, to nie jest już tajemnica, bo informacja poszła w świat. Obdzwaniałam wszystkich na drugi dzień po sztuce pytając: jak demontaż, jak się czujecie, czy dojechaliście, bo część ludzi nie była z Warszawy, i oni wszyscy jak mi jednogłośnie powiedzieli: wiesz to była sztuka, gdzie ja się czułem jak w rodzinie. Powiem Ci, że nie zdarzyło mi się przez tyle lat pracy, żeby tyle ludzi powtórzyło to tego jednego dnia.
Bartek Bieszyński: super, gratuluję i o to właśnie chodzi
Eventowa Blogerka: powiem Ci, że wzruszyłam się, fajną atmosferę stworzył zespół, fajnie nam się pracowało, każdy wiedział od czego jest i nie było ciśnienia. Równie fajnie pracowało się z tym Klientem, bo Klient przytulał, dziękował, był bardzo serdeczny, partnerski, nigdzie nie było momentu, że była super presja
Bartek Bieszyński: to partnerstwo, o którym mówisz jest bardzo ważne
Eventowa Blogerka: to jest to paliwo na następne sztuki
Bartek Bieszyński: tak, to jest paliwo. Pamiętajmy, że dobrze zarządzany zespół i fajny projekt i partnerskie podejście klienta, też budują ten zespół, w takim sensie, że dalej będzie mógł wejść w cięższe wyzwania, a należy pamiętać, że my na projektach też bardzo się spalamy energetycznie. Każdy z nas pamięta jak to jest krótko spać. Ja pamiętam, że po World Games chodziłem spać o 15.00, tak przez 4 dni, rodzina bardzo dziwnie się wtedy na mnie patrzyła, ale to była taka praca.
Eventowa Blogerka: bo to jest praca umysłowa, żeby było jasne
Bartek Bieszyński: to jest praca bardzo umysłowa
Eventowa Blogerka: nawet jeśli mamy noszenie case’ów, czy rozstawianie scen, to mimo wszystko praca lidera jest przede wszystkim umysłowa i ona bardziej męczy niż jakakolwiek praca fizyczna
Bartek Bieszyński: tak, bardzo męczy, bo też dobry lider powinien być odpowiedzialnym liderem. Ja bardzo poczuwam się do tej odpowiedzialności, i nawet jeżeli ktoś w moim zespole zrobi błąd, czegoś nie dopatrzy to ja najpierw myślę, mogłem z nim o tym pogadać wczoraj, mogłem mu to jeszcze bardziej wytłumaczyć – to jest mój taki pierwszy odruch.
Eventowa Blogerka: mógłbyś być dobrym kaznodzieją, to idźmy dalej powiedz mi, gdzie ta Twoja rola spowiednika się przewija w Twojej pracy?
Bartek Bieszyński: dobry przywódca powinien wiedzieć, kiedy komuś idzie słabiej, czasem jest tak, że ludzie są zmęczeni, przeciążeni, mają różne sytuacje w domu i wtedy trzeba umieć taką osobę wyłapać z tłumu. Na Verva Street Racing w zespole projektowym samych managerów było 30 osób, nie mówiąc o ekipie liniowej, łącznie było nas ponad 100 osób, nie mówiąc o dostawcach, ochronie itd. I teraz wyłapać taką osobę nie jest łatwo.
Raz miałem taką sytuację, z osobą, która do momentu projektu była super zaangażowana i mieliśmy dla niej świetne miejsce. Natomiast później, proces był tak ustawiony, że w momencie produkcji ciężko było dla tej osoby znaleźć pracę. Ta osoba miała super ważne zadanie w okresie przygotowawczym, natomiast w realizacji było już gorzej i ze względu na specyfikę projektu nie mogłem jej niczego zaproponować, ale musiałem znaleźć dla tej osoby coś fajnego, bo widziałem, że się zdołowała.
Miała swój okres, że odeszła od pracy czysto produkcyjnej i czuła się trochę kulą u nogi i wtedy musiałem ją uspokoić, przytulić, wysłuchać, trochę zmotywować i znaleźć takie miejsce gdzie mogłaby się realizować na tym projekcie, które też byłoby zgodne z tym planem, który przyjęliśmy. Sam też miałem takie sytuacje, gdy byłem szeregowym pracownikiem i lider projektu wrzucał mnie do pracy, którą niekoniecznie lubiłem.
W tym właśnie miejscu pojawia się sztuka rozmowy z taką osobą, która niekoniecznie jest zadowolona ze swojej pracy, znalezienie wspólnego języka, to jest szalenie ważne, bo każdy tak jak powiedziałaś, powinien czuć się jak w rodzinie. Nie chcemy, żeby ktoś czuł w tej rodzinie, że jest gorszy, mniej wartościowy. I właśnie tą wiedzą będę chciał się podzielić na Forum Branży Eventowej, przede wszystkim z młodym pokoleniem, które wzrasta, a wydaje mi się, że mamy mało okazji edukacyjnych na rynku, gdzie możemy takiego know-how nie teoretycznego tylko praktycznego posłuchać.
Eventowa Blogerka: mnie się wydaje, że najtrudniejsze w projektowaniu realizacji jest właśnie praca z ludźmi, bo to jest narażone na katastrofę na każdym kroku, bo ktoś może mieć zły dzień, być przeciążony, trzeba mieć oczy dookoła głowy, reagować i czasami też trzeba pomyśleć z innych
Bartek Bieszyński: trzeba myśleć szerzej
Eventowa Blogerka: to tak trochę jak gra w szachy, dwa trzy kroki do przodu
Bartek Bieszyński: tak, i właśnie za to mój zespół mnie maltretuje, a dokładniej za dwie rzeczy: za to, że nie wypuszczam eventu bez książki produkcyjnej nawet tego najmniejszego, a druga to że powtarzam im jak mantrę, że nasza praca to jest planowanie, planowanie i planowanie.
Dobre planowanie to podstawa, to znowu jak z wojskiem im więcej manewrów i ćwiczeń tym mniej krwi na polu bitwy. A kolejna ważna rzecz jest taka, że to nie jest B2B czy B2C tylko to jest Human To Human, czyli człowiek do człowieka i ogromnie ważna w tym wszystkim jest komunikacja, dlatego ja zarzucam wszystkich spotkaniami i statusami, ciągle mamy się spotykamy i gadamy.
Jestem zwolennikiem teorii, że im więcej informacji tym lepiej, wolę mieć jej nadmiar niż niedosyt, bo czasem niewielki niedosyt powoduje załamanie całego systemu, a nadmiar informacji można sobie zawsze przefiltrować. Dlatego tak bardzo ważne jest, aby się spotykać, bo to buduje chemię i więź.
To co będę chciał przekazać, podzielić się swoją wiedzą, to fakt, że przed każdym dużym projektem robimy odprawę gdzie przerabiamy cały projekt od zera a potem wieczorem idziemy rozluźnić się. Czyli wygląda to tak, że w ciągu dnia cały zespół zdobywa wiedzę a wieczorem dzieli się swoją energię z innymi, bo bardzo ważne jest też to, aby celebrować sukcesy. Bo sukcesy trzeba celebrować.
Eventowa Blogerka: świetnie, aż chce się być częścią Twojego teamu. Nie byłabym sobą gdybym nie zapytała Ciebie jak to jest mieć imprezę na 100 tysięcy osób? Utytułowana Verva Street Racing przez Global Eventex Avards 2017 jako najlepszy event na świecie, to jest Twoja. Powiedz mi, ile osób się kryje w kadrze takiego eventu i jak tym zarządzać żeby wyszło tak jak powinno?
Bartek Bieszyński: do tego projektu mam stosunek jak do własnego dziecka, bo rodził się od oferty, poprzez realizację, bardzo mocno to trzymałem oczywiście z całym zespołem, ale nadając ton. Na instalację mieliśmy jakieś 3 m-ce, to jakaś abstrakcja jest, robiliśmy to w zupełnie nowej formule. Czyli wyciągaliśmy tę Vervę ze stadionu poza stadion.
Wiązało się to z budowaniem takiego toru jak Monte Carlo w centrum Warszawy, z wylaniem iluś tam ton asfaltu, montowaniem betonowych zabezpieczeń itp. Jak przyjechali do nas żołnierze z Żandarmerii Wojskowej, którzy robili nam pokaz, to powiedzieli, że czują się jak w Afganistanie i należy to uznać za komplement, bo to znaczy, że mamy dobrze zabezpieczony tor.
Nad tym projektem pracowało ze mną 30 kluczowych koordynatorów trzymających różne odcinki, za nimi szło około 30 osób backupu, czyli łącznie około 60 osób głównego zespołu.
Eventowa Blogerka: jak to jest na realizacji, pracujecie na radiach? Z 60 osobami?
Bartek Bieszyński: tak, tylko mamy podział kanałów, podział łączności
Eventowa Blogerka: czyli przechodzisz z kanału 2 na kanał 3, żeby przegadać coś z innym liderem?
Bartek Bieszyński: tak, mamy różne komunikaty, jest mapa łączności, do dyspozycji jest około 10 kanałów w ramach, których poruszają się konkretne sektory, a ja czasem przeskakuję i łączę ze sobą. Biorę wówczas 3 baterie zapasowe do kieszeni, dwa zapasowe radia, do tego zgrzewkę wody, karton snickersów i zgrzewkę red bulla ładuję wszystko na Mellexa.
Problemem mogą okazać się tylko problemy natury fizjologicznej, ale mam zawsze ze sobą takiego Jokera, który ze mną jeździ i jest moim kierowcą. Tu znowu należy pamiętać kolejną wojskową maksymę, że nawet jak masz super plan, to może on się wywalić w pierwszym starciu z wrogiem, więc trzeba być bardzo elastycznym.
Dlatego ja mając taką osobę Jokera, jestem w stanie wysyłać go jako „straż pożarną” w miejsca, gdzie akurat wymaga tego sytuacja. Ale wracając do pytania, było około 60 osób kluczowego zespołu połączonego w sieć radiową, cyfrową, w samym biurze produkcji pracuje 4-5 osób, które dbają o normalne funkcjonowanie, czyli przyjmują kurierów, robią odprawy, to wygląda jak tworzenie takiej firmy od podstaw.
Eventowa Blogerka: a masz kogoś kto Cię karmi? Bo u mnie tak jest, że dziewczyny przychodzą i mówią Aga Ty teraz musisz zjeść…
Bartek Bieszyński: tak, bo głodny człowiek jest bez energii na polu bitwy, więc musi być najedzony. Druga rzecz jest taka, że wieczorem staram się chodzić i sprawdzać, bo jak wszyscy stają się taką jedną rodziną, to siedzą tam po 24 godziny na dobę, a ja im zawsze zadaję pytanie czy na pewno wszyscy muszą siedzieć?
Wolę mieć następnego dnia wyspanych wszystkich, więc ostatnie odprawy robię 17:00-18:00, one są bardzo proste, od razu widzę kto zostaje, a kto nie idzie do domu/hotelu odpoczywać, spać, relaksować się i następnego dnia na 8:00 zapraszam ponownie do pracy. To są takie rytuały, które udało mi się wypracować.
Eventowa Blogerka: powiedz mi czy Ty też jesteś front liderem zwykle u Klienta i przyjmujesz jego uwagi?
Bartek Bieszyński: nie do końca, zawsze staram się uczyć Klienta, że każda strefa ma swojego koordynatora, a Klient dostaje pełną listę kontaktów plus radio i może samodzielnie wywołać danego koordynatora. Wówczas dana sprawa może być o wiele szybciej rozwiązana.
Ja zawsze monitoruję te sprawy, czasem w ogniu walki to ma różne strony, bo potrafię też być bardzo zasadniczy do Klienta. Generalnie staram się i Klienta i zespół tak przyzwyczajać, żeby na podstawie informacji, które im dostarczam typu listy kontaktowe i ustalenia kluczowe, te pierwsze trzy-cztery kroki zrobili sami.
Przy Vervie było jeszcze 2 koordynatorów, co godzinę wysyłałem im informacje ile mamy ludzi, i około 13:00 wiedzieliśmy, że mamy około 80 tysięcy ludzi i może trzeba będzie zamykać. Musieliśmy wprowadzić mechanizm, że aby ktoś mógł wejść to ktoś inny musi wyjść, powiem szczerze, że wieczorem jeszcze adrenalina trzymała, bo zrobiliśmy przecież event na 100 tysięcy ludzi.
Miałem przyjemność być na stadionie jak było 50 tysięcy, ale 100 tysięcy to widzisz morze ludzi chodzących w lewo i prawo. Wtedy trzeba pamiętać o bezpieczeństwie, bo jak mamy taką ilość na evencie to statystyka jest nieubłagalna, ktoś się potknie, ktoś skręci kostkę.
Eventowa Blogerka: gdzieś ta sytuacja kryzysowa może się wydarzyć
Bartek Bieszyński: pamiętam, że przy Vervie mieliśmy 5-6 interwencji lekarskich: epilepsja, dziecko się przewróciło uderzyło w coś głową i trzeba było szybko do szpitala
Eventowa Blogerka: która sytuacja kryzysowa zapadła Ci najbardziej w pamięć
Bartek Bieszyński: niestety w głowie mam taką najbardziej czarną z możliwych jakie mogą się wydarzyć na evencie czyli śmierć uczestnika, to było na maratonie, niestety biegacz nie dobiegł do mety, pomimo natychmiastowej książkowej akcji ratunkowej, kilka godzin później w szpitalu niestety zmarł.
Eventowa Blogerka: jakie są te pierwsze trzy kroki w takiej sytuacji?
Bartek Bieszyński: mamy czarną książeczkę i wąskie grono osób, które jest przeszkolone, a przy imprezie sportowej o charakterze maratonu takie sytuacje są możliwe bo ludzie mogą mieć ukryte wady serca, mogą mieć zawały na trasie, mogą być niewydolni, może się cokolwiek wydarzyć, te ryzyko drastycznie rośnie w porównaniu do Verva Street Racing.
Po pierwsze mamy procedurę, która jest opracowana wraz ze służbami ratunkowymi, my też zabezpieczamy taki maraton, są to rekordowe zabezpieczenia w skali kraju, mamy około 150 ratowników, kilkadziesiąt karetek. Jest pewien protokół, którym podążamy, oczywiście każda śmierć uczestnika powoduje z automatu śledztwo policji bo jest to jednak niewyjaśniony zgon, który ma miejsce na wydarzeniu, a policja ma obowiązek sprawdzić jego okoliczności, taka jest procedura.
I w tym konkretnym wypadku policja również była, przeglądała cały przebieg akcji ratunkowej, do tego dochodzą tak przykre rzeczy jak sekcja zwłok..
Eventowa Blogerka: jest też rodzina, która może chcieć dochodzić swoich praw i odszkodowań
Bartek Bieszyński: tak, a z drugiej strony my też jesteśmy ubezpieczeni. Osobiście miałem kontakt z rodziną, notabene to był 30-kilku latek, który zostawił 4-letniego syna, byłem osobą, która procedowała z tą rodziną wypłatę ubezpieczenia. To są takie wspomnienia, których nigdy nikomu nie życzę.
To było bardzo dla mnie ciężkie, i to też uzmysławia, że bezpieczeństwo jest kluczowe. Chociaż w tym przypadku była to sytuacja losowa, ktoś zasłabł na trasie, los tak chciał. Natomiast ja mam poczucie, że to jest mój uczestnik, i we wszystkich dokumentach jest jedna osoba, która za wszystko bierze odpowiedzialność i to jestem ja.
Nigdy przed tym się nie uchylam i nie będę, natomiast dla mnie był to jeden z najtrudniejszych momentów życiowo-zawodowych, to jest na granicy traumatycznego przeżycia. Przy takich sytuacjach niestety trzeba wyciągnąć tę całą czarną procedurę. Mamy wcześniej przygotowane wzorce informacji prasowych, mamy schemat postępowania, więc nie działamy po omacku i na wariata.
Niestety jest to bardzo brutalne, dostajesz tę informację i spotykasz się w 4-5 osób w sztabie kryzysowym, wyznaczonym już wcześniej z imienia i nazwiska, i przez pierwsze 5 minut wszyscy płaczą
Eventowa Blogerka: chcesz mi powiedzieć, że szykując event, masz już przygotowany scenariusz na taki wypadek?
Bartek Bieszyński: tak, przy takiej skali tak. Są wzorce dokumentów, różne scenariusze w zależności od zdarzenia np.: zamach terrorystyczny, wypadek itp. Głównie chodzi o informację do mediów i o przepływ tej informacji, w związku z czym musimy być precyzyjnie poinformowani o tym co się stało, nie możemy tracić godzin żeby zastanawiać się co napisać, dlatego też pewne wzorce możemy przewidzieć.
Przytoczona przeze mnie sytuacja była wielce prawdopodobna, ktoś zasłabnie i umrze, w związku z tym pod kątem biurokratycznym byliśmy dobrze przygotowani, nie mniej jednak jest to trudna sytuacja dla sztabu kryzysowego.
Eventowa Blogerka: no tak bo idąc dalej, jak oglądamy wieczorne wiadomości to przede wszystkim media zahaczą właśnie o tę śmierć na maratonie
Bartek Bieszyński: tak, i później są pytania, media dopytują o szczegóły, o zabezpieczenie, o przebieg akcji ratunkowej, spotkaliśmy się z tym, że była pogoń za sensacją. To są sytuacje, które pozostawiają ślad trwały i doświadczenie, które nam wszystkim powinno uzmysławiać, że zabawa zabawą ale bezpieczeństwo jest bardzo ważne. Ja zawsze powtarzam moim Klientom, nawet jak robimy event konferencyjny na 500 osób, że patrol medyczny musi być bo jest to standard.
Eventowa Blogerka: powiedz mi proszę jakie jeszcze standardy powinniśmy wdrażać w strukturę eventu? Będziesz o tym mówił na FBE?
Bartek Bieszyński: tak, mam raptem 30 minut, ale mam nadzieję, że coś ciekawego i wartościowego w tym czasie przekażę. Wracając do Twojego pytania, najważniejsze żeby były standardy, zawsze powtarzam, że jest różnica między „jakoś a jakość”, bo w końcu nadejdzie ten czas, że „jakoś” się nie uda. To taka nasza wada narodowa, jakoś to będzie.
Jest wiele rzeczy, na które trzeba zwrócić uwagę: nie możemy montować imprezy, która wymaga 3 dni czasu pracy a my zrobimy montaż w 10 godzin i do tego mamy jeszcze mieć czas na próby, bo Klient chce zaoszczędzić na sali – w Niemczech nikt nie pozwoliłby nam na coś takiego
Eventowa Blogerka: w Niemczech światowy Dzień Mody montuje się chyba dwa tygodnie na takim starym lotnisku, a sam event trwa tydzień, bo ludzie przecież pracują w normalnych godzinach 8:00-16:00
Bartek Bieszyński: właśnie ten inny świat zobaczyłem, gdy byłem jednym z głównym producentów Top Gear w 2013 roku na stadionie i byłem odpowiedzialny za kontakt ze stroną brytyjską. Pierwsze moje zdziwienie było takie, że oni przyjechali dwa tygodnie wcześniej, a ja zastanawiałem się czy może chcą Warszawę pozwiedzać lub Kraków zobaczyć?
Chodziło o to, że oni jedną sekwencję, którą my na próbie zrobilibyśmy w godzinę, oni robili w 2 dni, ale potem wszystko chodziło jak w zegarku, nie było mowy żeby coś było nie dopatrzone
Eventowa Blogerka: to jednak trochę zachodzi już o produkcję filmową, gdzie stale są powtórki
Bartek Bieszyński: oczywiście, że tak bo dążą do ideału, a kwestia jest taka, że u nas pracujemy za szybko
Eventowa Blogerka: mi najtrudniej jest zrozumieć jak pracują ludzie w technice, bo to jest tak: wczoraj grałem w Łodzi, dziś jestem w Warszawie a jutro mam Gdańsk, i pytanie gdzie oni śpią, przecież oni jeżdżą ciężarówkami?
Bartek Bieszyński: to jest hardcore, ja też mam potem problem z dostawcami jak rozmawiam, przecież widzę, że ta osoba robi trzy sztuki pod rząd i może pojawić się problem: albo coś zawali albo się zdrowotnie rozłoży. Najgorsze jest to, że jest na to wszystko takie dziwne przyzwolenie zarówno klientów jak i dostawców, bo nikt do tej pory nie powiedział nie.
Ta edukacja idzie zbyt powoli i dopóki nie stanie się nic tragicznego to nic się nie zmieni. Trzeba poświęcić trochę czasu na przygotowania aby wszystko wyszło tak jak zakładaliśmy. Do tego dochodzi standard bezpieczeństwa i czasu pracy, a sam event jest procesem, to nie jest tak, że z dnia na dzień coś postawimy, to wszystko trzeba zaplanować, ułożyć, nadać rytm, porządek, wizję tego wszystkiego i wszyscy muszą mieć świadomość tego, że tak to musi wyglądać.
Dziś skupiamy się na Białej Księdze, na różnych rzeczach mówiących o rozliczaniu, kosztorysowaniu, marży, oczywiście to wszystko jest ważne, ale pamiętajmy, że za tymi cyframi jest też warstwa operacyjna, zarządcza, bezpieczeństwa, ludzie, a my tego w ogóle nie dotknęliśmy, a to wszystko potem rodzi różne konsekwencje.
Wrócę znów do tych Brytyjczyków, średnia wieku event managera czy producenta to 40 plus, a ja mając wtedy 28 lat czułem się jak dzieciak. Oni się dziwili, że ja jestem managerem, uważali mnie za juniora gońca, dopiero musiałem im udowodnić, że coś potrafię i zbudować swój autorytet. A u nas jest tak, że my wrzucamy tych młodych ludzi, przepalmy ich i później Ci młodzi ludzie zmieniają pracę, odchodzą. Patrząc na rynek to jest niewiele nazwisk, które wytrwały w tej pracy 10 lat.
Eventowa Blogerka: jest bardzo duża rotacja, ludzie nie wytrzymują tego, dlatego jest coraz trudniej z pracownikami
Bartek Bieszyński: dokładnie tak. A trzeba pamiętać, że bezpieczeństwo pracy, ludzi i uczestników jest najważniejsze, bo na evencie bierze się za te osoby odpowiedzialność. To mi wpoił Maciek Brzozowski, mój mentor, którego wszystkie lekcje mam bardzo dobrze zapamiętane.
Bezpieczeństwo, o którym mowa i które jest priorytetem na evencie, najlepiej widać po produkcjach zagranicznych, w Wielkiej Brytanii każde spotkanie zaczyna się od informacji gdzie są wyjścia ewakuacyjne, jak przebiega droga ewakuacji.
U nas ta świadomość bezpieczeństwa dopiero rośnie, i nie chodzi mi tu tylko o eventy ale o codzienne sytuacje. Maratony w Nowym Jorku są tak zorganizowane, że każda przecznica jest zablokowana przez ciężarówkę, tam jest zupełnie inna mentalność ludzi. Tych historii o bezpieczeństwie mam bardzo dużo.
Eventowa Blogerka: Bartku, więcej rzeczy opowiesz nam podczas Forum Branży Eventowej, które przypominam odbędzie się 22 stycznia 2020. Dziękuję za dzisiejszy wywiad.
Bartek Bieszyński: bardzo dziękuję! Do zobaczenia na Forum Branży Eventowej 2020.
Artykuł Event manager i jego rola – Wywiad z Bartkiem Bieszyńskim pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>„Kreatywny” to nazwa profesji, który w branży marketingowej, eventowej czy pr’owej tworzy koncepcje, scenariusze, pomysły, inspiracje do projektów. Często zdarza się tak, że kreatywny musi być sam manager prowadzący projekt. Przeciętny człowiek na hasło „kreatywny” może kojarzyć kogoś kto jest leworęczny, kogoś kto ma odważną fryzurę czy kogoś kto pracuje jako grafik. Nic bardziej […]
Artykuł Kreatywny event manager pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>
„Kreatywny” to nazwa profesji, który w branży marketingowej, eventowej czy pr’owej tworzy koncepcje, scenariusze, pomysły, inspiracje do projektów. Często zdarza się tak, że kreatywny musi być sam manager prowadzący projekt. Przeciętny człowiek na hasło „kreatywny” może kojarzyć kogoś kto jest leworęczny, kogoś kto ma odważną fryzurę czy kogoś kto pracuje jako grafik. Nic bardziej mylnego.
Czy ktoś kiedyś badał czym jest kreatywność?
Tak – Frank Baron, amerykański psycholog i filozof badał zjawisko kreatywności. Kilkaset sławnych twórców, matematyków, wynalazców i przedsiębiorców zostało zaproszonych do jego wspólnego projektu badawczego. Na wskutek szczegółowych badań doszedł do wniosku, że kreatywność to zbiór różnych cech człowieka, w których znajduje się przestrzeń dla kreatywności. To nie jest coś z czym się rodzisz. Kreatywność to zbiór cech które masz, ćwiczysz, rozwijasz i je podsycasz do realizacji.
Jakich?
Cechy osób kreatywnych – czy je masz?
Otóż osoby kreatywne to osobowości otwarte na życie wewnętrzne, mają tolerancję wobec bałaganu i zamętu, a w nim potrafią zaprowadzić porządek i logiczne reguły. To osoby niezależne, niekonwencjonalne i chętniej podejmujące ryzyko. Lubią analizować złożone rzeczy i procesy, przez co są wnikliwymi obserwatorami. Są pełni sprzeczności: z jednej strony zapalają się jak dzieci do pomysłów, ale też potrafią się skupić i przez 2-3 godziny cierpliwie pracować nad rozwojem danego pomysłu. Dopiero występowanie wielu tych cech – decyduje o poziomie czy stanem kreatywności – pisał Frank Baron. Tak – to nie jest przypadek, że event managerem staje się osobowość z wysokim współczynnikiem kreatywności.
Nowości pobudzają kreatywność
Kreatywność to chęć to przyswajania nowości, poszukiwania nowego spojrzenia na dany punkt, technologie, sytuacje, zjawiska. To dar jak u podróżników – chęć odkrywania nowego świata. To spojrzenie na nowe rzeczy pod względem ich użyteczności, funkcjonalności, możliwości wykorzystania we własnym życiu w pracy czy w domu. To umiejętność poszukiwania drogi, którą możemy rozwijać. Recepta jest prosta: rozwijaj się nieustannie. Ucz się nowych rzeczy. I nie przystawaj na pierwszym, dobrym pomyśle. Zdaniem Michalko, miarą sukcesu jest ilość porażek, po których się podniosłeś i poszedłeś dalej. Powstawaj i idź do przodu. Każdego dnia.
Każda osoba jest kreatywna?
Tak. Jedna jest nieco bardziej, a inna mniej. Dowód? Każdy z nas był dzieckiem. Ćwiczył swą kreatywność najintensywniej właśnie czasie swojego dzieciństwa na miliony sposobów. Z biegiem czasu ochota na poszukiwanie inspiracji i nowości słabnie. Mamy coraz mniej czasu na inspirowanie i naukę, a więcej na pracę czy obowiązki domowe. Potrzebujemy bodźca, aby obudzić swoją kreatywność na nowo.
Jak ćwiczyć kreatywność?
Kluczem do tego jest otwartość. Jeżeli chcesz poznać więcej – musisz przesiewać Internet i jego zasoby. Godziny spędzone na poszukiwaniu Twoich wymarzonych grafik, eventów, scenariuszy mogą znaleźć pożywny grunt, na to co poszukujesz. To tylko od Ciebie będzie zależeć czy te inspiracje przed oczami – spotkają Twój umysł z jakąś myślą, zapalnikiem, którą masz w głowie. Nie robiąc nic – będziesz mniej więcej w punkcie w którym jesteś dziś, wczoraj, przedwczoraj czy tydzień temu. Zatem gdzie najlepiej poćwiczyć kreatywność?
- Pięknie inspirują publikacje z branży jakie znajdujesz tu na blogu Eventowej Blogerki, Meeting Planner, ale też tych w Europie jak np. Event Manager Blog i na przykład ten. Zasoby Internetu są przepastne.
- Warto zajrzeć dalej niż w eventy. Np. Behance: w świat inspiracji graficznych. To zbiór genialnych projektów, ale i takich, które czasami ciężko nawet skomentować. Czyli przekrój wszelkich możliwości bądź też i ich brak. Dobre narzędzie na znalezienie swojego stylu.
- Canva: to prosta eksploracja szablonów, które możesz dowolnie dostosować do swoich potrzeb i używać je do tworzenia prostych grafik które możesz umieścić wszędzie – również na swoich kanałach social media. Kilka minut w tym narzędziu na pewno pobudzi twoją komórkę kreatywności
- Posłuchaj Jim Rohn – guru produktywności. To on powiedział:
„Jesteśmy sumą 5 osób z którymi utrzymujemy najwięcej kontaktów”.
Czyli że jesteśmy średnią 5-ciu mediów które czytamy obecnie, średnią książek które ostatnio przeczytaliśmy, średnią filmów które oglądamy itp. Oglądając tylko materiał o z jednej dziedziny nie poznasz sekretów ich sukcesu innych.
Nadciąga EventTalks.pl – Premiera w pn 27.08.2018.
Za chwilę nadejdzie to nowe. To co zainspiruje. Załaduje pomysłami Twój umysł. Swoją kreatywność ćwiczyłam intensywnie ostatnie pół roku lub dłużej. Po to by przygotować się do projektu marzeń, który już we wrześniu inauguruję dla Was – dla profesjonalistów branży eventowej i czytelników Eventowej Blogerki których już jest ponad 6 000 miesięcznie!!! Dziękuję za Twoje zaufanie i zaglądanie. Już w pn – uruchomię skarbnicę inspiracji. Event Talks.
Bądź blisko, za chwilę włączam dwójkę!
Aga / Eventowa Blogerka / Organizator Event Talks
Artykuł Kreatywny event manager pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Dziś trochę prywaty, ale w dobrym celu. Postanowiłam pomóc osobie, która na tę pomoc bardzo zasługuje. Chciałabym, żeby dosłownie znowu stanęła na nogi. Przeciwnik w tej walce o zdrowie jest trudny – złamanie dwóch odcinków kregosłupa i miednicy, ale wierzę, że wspólnie wygramy. Stąd też gorący apel do Was i prośba o wsparcie mojej akcji […]
Artykuł Pomóż Kamili stanąć na nogi – event manager w potrzebie! pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Dziś trochę prywaty, ale w dobrym celu. Postanowiłam pomóc osobie, która na tę pomoc bardzo zasługuje. Chciałabym, żeby dosłownie znowu stanęła na nogi. Przeciwnik w tej walce o zdrowie jest trudny – złamanie dwóch odcinków kregosłupa i miednicy, ale wierzę, że wspólnie wygramy. Stąd też gorący apel do Was i prośba o wsparcie mojej akcji na Pomóż Kamili stanąć na nogi.
Przedstawiam Wam Kamilę Tyniec. Kamila jest bardzo empatyczną, pogodną 33-latką. Od zawsze pracuje w sektorze Public Relations obsługując duże, międzynarodowe korporacje. Poznałyśmy się w jednej z agencji pr’owych w Warszawie. Tam, siedząc z nią biurko-w-biurko, poczułam, że Kamila uwielbia swoją pracę, widziałam jak jest nią zafascynowana, jak jej pasja przechodzi, na każdą codzienną czynność. Urzekł mnie w niej sposób w jaki na co dzień cieszy się z życia i jej nieskończona pogoda ducha.
Niedługo po tym jak się poznałyśmy, zaproponowałam jej współpracę przy moim blogu eventowym i nie tylko. Było to już ponad 2 lata temu. Kamila dodatkowo robiła wspólnie ze mną sporo eventów. Jest dobrym event managerem. Zawsze mogłam liczyć na wsparcie Kamili – jej pomysłowość, rzetelność i entuzjazm. Nie sposób wyrazić moją wdzięczność za to co dla mnie robi, stąd w obliczu jej nieszczęścia postanowiłam podzielić się tą historią i sprawić aby w jej życiu znów zaświeciło słońce.
Życie jest pełne paradoksów. W połowie lipca Kamila pomagała komuś, kto bardzo potrzebował wsparcia i w trakcie tej pomocy uległa wypadkowi, w wyniku którego doszło do złamania dwóch odcinków kręgosłupa i miednicy.
Złamanie powoduje bardzo nieprzyjemne dolegliwości – ciągły ból pleców, szyi i barków, który „rozlewa się” po całym ciele, obrzęk kręgosłupa i miednicy, drętwienie całego ciała, brak możliwości wykonania swobodnych ruchów, trudności w oddychaniu, brak możliwości samodzielnego poruszania się………. Lista jest długa i nie sposób wymienić wszystkich uciążliwych objawów tego stanu. Ale Kamila ma szansę wyzdrowieć i chodzić o własnych siłach, bo rdzeń na całe szczęście jest cały.
Niestety walka o powrót do zdrowia jest ciężka i niemożliwa do wygrania w pojedynkę. Terminy jakichkolwiek wizyt u specjalistów oraz badań wykonywanych na NFZ są bardzo, bardzo odległe, a najbliższy termin rehabilitacji wyznaczony został na początek 2019 roku. Kamila nie może tyle czekać, bo jest młoda, a czekanie bardzo zaszkodzi jej zdrowiu i pogorszy stan, w którym się znajduje. Bez szybkiej reakcji grozi jej inwalidztwo. Marzy o tym by stanąć na nogi bez niczyjej pomocy, chce pracować, pomagać innym i cieszyć się życiem doceniając każdą, nawet najmniejszą rzecz.
Na co zbieramy? Ogólnie na dalsze leczenie i rehabilitację, czyli:
- leki,
- badania, które pomogą określić stan zdrowia i są niezbędne w osiągnięciu sprawności m.in. rezonans magnetyczny, scyntygrafia kręgosłupa etc.,
- konsultacje i stałą opiekę nie tylko ortopedy, ale też neurologa, onkologa, endokrynologa i wielu innych lekarzy, którzy szukają jeszcze przyczyn powikłań, które pojawiły się po złamaniu
- rehabilitację oraz opiekę fizjoterapeuty.
Liczę, że wspólnie pomożemy Kamili stanąć na nogi, a Wasze wsparcie potwierdzi jej tezę, że nie ma rzeczy niemożliwych do zrobienia, wystarczy tylko chcieć. Ja w nią wierzę i jestem sercem z tymi, którzy okażą gest dobrej woli i pomogą. Dziękuję już teraz każdej osobie, która poświeciła swój cenny czas by poznać tę historię! Będziemy wdzięczne za każdy wyraz dobrej woli, przelew i każde udostępnienie tej informacji. Oczywiście jeżeli masz więcej pytań/chcesz poznać więcej szczegółów zadzwoń do mnie: 883 319 295
POMOCY MOŻECIE UDZIELAĆ NA: https://pomagam.pl/kamilatyniec
Aga Ciesielska lub jak wolisz… Eventowa Blogerka
Artykuł Pomóż Kamili stanąć na nogi – event manager w potrzebie! pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Zajęć w branży eventowej nie brakuje, rynek nadal jest nienasycony, a dobry pracownik i na dodatek dyspozycyjny to skarb. Poznałam wiele młodych, zdolnych osób, które marzyły o pracy w naszym zawodzie, często spotykam też kolegów po fachu skarżących się na zarobki. Rynek domaga się specjalistów do organizacji wydarzeń sportowych, kulturalnych i wielu innych. Niestety branża […]
Artykuł Ile zarabia Event Manager w Polsce? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Zajęć w branży eventowej nie brakuje, rynek nadal jest nienasycony, a dobry pracownik i na dodatek dyspozycyjny to skarb. Poznałam wiele młodych, zdolnych osób, które marzyły o pracy w naszym zawodzie, często spotykam też kolegów po fachu skarżących się na zarobki. Rynek domaga się specjalistów do organizacji wydarzeń sportowych, kulturalnych i wielu innych. Niestety branża eventowa jest jeszcze niestabilna, a ciągłość zleceń nie zawsze regularna. Praca łatwa nie jest, a zarobki to temat do dyskusji.
Gdzie pracujemy?
Event manager jest poszukiwany w kilku sektorach, warto wymienić:
- Agencje Eventowe – największa grupa, zatrudniająca od kilku do nawet kilkunastu Project Managerów w swoich szeregach.
- Agencje PR’owe i Marketingowe – tu zapotrzebowanie na nasze usługi jest coraz bardziej popularne z uwagi na powstanie kierunku Event Marketingu, mającego za zadanie promocję firm, produktów i usług na specjalnie organizowanych wydarzeniach.
- Korporacje – zwykle zatrudniają jedną osobę do nadzorowania agencji eventowych obsługujących firmy na podstawie zawartych umów i kontraktów.
- Biura podróży – są także ciekawą przystanią rozwijającą często horyzonty poza granice kraju. Wyjazdy typu „incentive” mające na celu motywację i integrację pracowników są coraz popularniejsze i chodź kosztowne zwracają się pracodawcy wielokrotnie.
- Inne – dodatkowo warto wymienić firmy organizujące wesela, restauracje, Night Cluby, firmy zajmujące się wynajmem powierzchni, hotele, obiekty sportowe i kulturalne.
Za co płacą?
Od czego zależą płace eventowców? Na wysokość wynagrodzenia mają wpływ czynniki takie jak: wielkość firmy, kapitał firmy, wykształcenie pracownika, staż pracy, region zatrudnienia.
Czym zajmuje się event manager? Do zadań eventowców można zaliczyć: zarządzanie strategią eventów, planowanie spotkań i specjalnych wydarzeń, koordynowanie organizacji eventów, kontrola realizacji wydarzeń pod kątem zgodności z budżetem, negocjowanie kontraktów. Event Manager odpowiada za scenariusz wydarzenia, jego oprawę scenograficzną, muzyczną i artystyczną. Poszukuje dostawców cateringu oraz konferansjerów – w zależności od oryginalności pomysłu i zapotrzebowania. W cenie jest współpraca z gwiazdami ze świata mediów (piosenkarzami, artystami, aktorami), którzy uświetniają imprezy swoją obecnością.
Ile zarabia Event Manager?
Mimo dynamicznego rozwoju branży eventowej w Polsce, nadal trudno o wiarygodne dane na temat zarobków. Różne źródła (badania, sondaże, raporty) podają różne kwoty, jednak można wyłonić z nich kilka wspólnych liczb.
Miesięczne wynagrodzenie na tym stanowisku wynosi 3 988 PLN brutto. Co drugi event manager otrzymuje pensję od 3 065 PLN do 6 000 PLN. 25% najgorzej wynagradzanych event managerów zarabia poniżej 3 065 PLN brutto. Na zarobki powyżej 6 000 PLN brutto może liczyć grupa 25% najlepiej opłacanych event managerów.
Podobno najwięcej zarabia się w województwie mazowieckim – średnia to 3 533 zł. Znaczenie ma także wielkość firmy, bez względu na województwo – od 50 do 100 pracowników: 4 600 zł, a do 20 pracowników: 2 509 zł.
Doświadczenie – ważne
Jeśli masz od 10 do 15 lat doświadczenia możesz liczyć na 7 000 zł, gdy zaczynasz od zera średnio otrzymasz 1 805 zł. Więcej płacą firmy z długą historia na rynku – od 5 do 10 lat: 4 011 zł, do 3 lat: 1 716 zł.
Prowizyjne dodatki
Istotną częścią wynagrodzenia event managera w agencjach eventowych stają się prowizje. Wielkości ich definiowane są na zasadzie wzajemnych negocjacji pomiędzy event managerem a firmą eventową. Wielkość prowizji jest różna od 3% – 35% zysku netto z projektu – w zależności od skali odpowiedzialności i skomplikowania projektu. Niestety event managerowie korporacyjni zwykle nie mają takiego dodatku, chyba, że przy wypracowaniu odpowiedniego pułapu oszczędności dla firmy.
Świadczenia dodatkowe
Na jakie świadczenia pozapłacowe może liczyć event manager? Najczęściej otrzymywane przez event managerów benefity to: telefon komórkowy – 63%, komputer przenośny – 44%, prywatna opieka medyczna – 18%. Bardziej rozwinięte agencje eventowe dają najlepszym samochody służbowe. Często też wyjmują „z rękawa” bilety lotnicze do egzotycznych destynacji.
Dobra agencja eventowa powinna móc zaproponować atrakcyjne warunki pracy. Nie zawsze jednak oczekiwania są zgodne z otaczająca nas rzeczywistością. Czekam na Wasze przemyślenia w tym temacie i z góry dziękuję za każdy komentarz jaki pozostawicie pod tym artykułem.
Pozdrawiam serdecznie i życzę owocnej walki z tym „wysypem” briefów na naszej wiosce eventowej 
Eventowa Blogerka
źródła danych: goldenline.pl, pracuj.pl, Ogólnopolskie Badania Wynagrodzeń, wynagrodzenia.pl, pensje.net
Artykuł Ile zarabia Event Manager w Polsce? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Event jest dobrą okazją na lepsze poznanie współpracowników, wyluzowanie, nieformalne rozmowy. To fakt. Jednak, jeśli to Ty, jako Event Manager odpowiadasz za jego organizację musisz przestrzegać pewnych niepisanych zasad. Bo, gdy impreza startuje naszą rolą jest nadzór nad jej przebiegiem, a nie zabawa do białego rana. Czego nie wypada nam, jako Event Managerom robić na […]
Artykuł Czego Event Manager nie może robić na evencie? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Event jest dobrą okazją na lepsze poznanie współpracowników, wyluzowanie, nieformalne rozmowy. To fakt. Jednak, jeśli to Ty, jako Event Manager odpowiadasz za jego organizację musisz przestrzegać pewnych niepisanych zasad. Bo, gdy impreza startuje naszą rolą jest nadzór nad jej przebiegiem, a nie zabawa do białego rana.
Czego nie wypada nam, jako Event Managerom robić na wydarzeniu, które organizujemy? Wielu rzeczy! Moim zdaniem jest wśród nich kilka szczególnie niedopuszczalnych.
Unikanie obecności na evencie
Nawet, jeżeli mamy duży zespól, któremu ufamy. Nawet, jeśli jesteśmy przekonani, że nasz obecność jest zbędna. Nasze miejsce w dniu eventu jest właśnie na nim! To nic, że klient tego nie wymaga, a wszystkie znaki na niebie i ziemi wskazują, że nic złego się nie wydarzy. Każdy event manager powinien wziąć udział w imprezie, która organizuje. Nie można zostawiać projektu, który realizujemy. Bez względu na sztab zaufanych profesjonalistów pomagających nam w organizacji i obsłudze.
A photo by Aranxa Esteve. unsplash.com/photos/S5DEUg2yUVU
Niedopuszczane spóźnienia
Na organizowane wydarzenie nie możemy przychodzić, gdy właśnie się rozpoczyna. Punktualność w tym przypadku nas nie dotyczy. Event Manager ma być przed czasem. Powinien wszystkiego dopilnować, sprawdzić czy wszystko zostało zrobione zgodnie z ustaleniami. Gdy przychodzą goście wszystko musi grać, a my spokojnie możemy trzymać rękę na pulsie dbając o dobra zabawę obecnych uczestników.
Photo Jens Kreuter, Source: Unsplash,
Nasi goście na evencie
Jeżeli nie zostało to inaczej ustalone, to nie zapraszaj swoich znajomych na organizowany event. To ostatnie miejsce, w którym powinni pojawić się Twoi bliscy. Nawet, jeśli rozpiera Cię duma i chcesz pokazać, jaką imponującą realizację teraz robisz możesz to zrobić w inny sposób. Klient nie będzie zadowolony, jeśli wśród zaproszonych gości – pracowników firmy przechadzały się będą Twoje dzieci, koledzy, żona, mama, siostra i brat.
Photo: Abo Ngalonkulu Source: Unsplash
Niewłaściwy ubiór Managera
Jako organizator imprezy powinieneś dostosować swój ubiór do oczekiwanego dresscodu, aby uniknąć sytuacji, że goście przyjdą pod krawatem, a obsługa odróżniać się będzie zbyt swobodnym strojem. Przed eventem ustal z klientem dokładne szczegóły dotyczące dresscodu. Jeżeli jednak nic nie wiadomo trzymaj się następujących zasad: nie ubieraj się wyzywająco ani jak na wyjście do klubu, nie przesadzaj z eleganckim ubiorem, polecam styl business casual.
A photo by Hậu Huỳnh. unsplash.com/photos/2HO5vhgkW-U
Nie płacą Ci za picie alkoholu
Event Manager nie może ulegać złudzeniu świetnej atmosfery panującej na organizowanej przez niego imprezie. Nie płaca nam za picie alkoholu i niewskazane jest nawet symboliczna jego ilość. Wypicie alkoholu bardzo szybko może spowodować, że stracisz kontrolę nad sobą i możesz zrobić rzeczy, których będziesz długo żałował. Nie ma nic gorszego niż pijany Event Manager, który mówi za dużo, obraża innych i przekracza granice dobrego zachowania.
Photo: Kats Weil, source: Unsplash
Flirtowanie ze współpracownikami
Event to nie jest miejsce na romanse. Poryw miłości, nawet ten niespodziewany może spotkać się z bardzo złym odbiorem ze strony innych pracowników, gości imprez i oczywiście klienta. Warto trzymać uczucia na wodzy i nie wywoływać niepotrzebnych plotek i konfliktów. Czy naprawdę warto tracić dobre imię w zamian za kilka chwil dobrej zabawy w towarzystwie alkoholu? Odpowiadam. Nie warto. Szczególnie, że czasem takie akcje kończą się pozwem o molestowanie.
Photo: Rachael Crowe, Source: Unsplash
Wyjście przed czasem
Event Manager powinien być pierwszym i ostatnim gościem eventu. To on, od samego początku do końca, trzyma wszystko w ryzach. I chociaż nie zawsze to jest łatwe postaraj się zawsze być ostatnią osobą, która „zamyka” całą imprezę. Im więcej czasu spędzisz na takim spotkaniu, tym większe będzie prawdopodobieństwo, że wszystko zostanie zrealizowane zgodnie z planem i nie dojdzie do żadnych wpadek. Lepiej spędzić parę godzin więcej na evencie starając się dopilnować wszystkiego niż wyjść wcześniej i wracać z sercem na ramieniu w momencie, gdy pod Twoją nieobecność coś pójdzie nie tak.
Pozdrawiam Was z pełni jesiennego sezonu eventowego! Piszcie jak tam u Was na placu boju! Ostatnie artykuły znajdziecie o tu: Nie wyrzucaj jedzenia & gra fabularna w stylu Bonda!
Eventowa Blogerka
Artykuł Czego Event Manager nie może robić na evencie? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Czy Event Manager pracuje w godzinach 9:00 – 17:00?! Patrząc na te godziny uśmiechacie się, czasem z przekąsem? Dla przeciętnego człowieka oznaczają godziny pracy i fajrant, dla eventowca nic nie znaczą. Podobnie, jak weekend – określenie znane wszystkim, a dla sporej grupy osób kojarzące się z dniami wolnymi od pracy. Nie da się ukryć, że […]
Artykuł Event manager – chronicznie zmęczony pracoholik? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Czy Event Manager pracuje w godzinach 9:00 – 17:00?! Patrząc na te godziny uśmiechacie się, czasem z przekąsem? Dla przeciętnego człowieka oznaczają godziny pracy i fajrant, dla eventowca nic nie znaczą. Podobnie, jak weekend – określenie znane wszystkim, a dla sporej grupy osób kojarzące się z dniami wolnymi od pracy. Nie da się ukryć, że znajdujemy się w grupie, w której obok stresu ogromnym problemem jest praca w trybie 24/7 i nie, jeśli zastanawiacie się nad karierą w eventach nie miejcie złudzeń tu 8-godzinny dzień pracy, przez jedyne 5 dni w tygodniu, nie obowiązuje.
Co robicie jutro? Odpoczywacie? To należycie do grupy szczęśliwców, której czasem zazdroszczę. U mnie wolne weekendy oczywiście bywają, ale nigdy nie są pewne, bo w tej branży to norma. Pracujemy od poniedziałku do piątku 9:00-17:00. Wtedy załatwiamy rzeczy, które są do zrobienia, bo osoby za nie odpowiedzialne są dostępne np. pani wydająca pozwolenia na organizację eventów w przestrzeni publicznej, pan z administracji lokalizacji, klient, który potrzebuje wszystkiego na wczoraj. Resztę obowiązków wykonujemy między 17:00 a 9:00 przez cały tydzień. Naszą pracę mogę określić, jako charakteryzująca się umownym wymiarem godzin. Niestety ten umowny wcale nie oznacza, że pracujemy mniej. Siedzimy w pracy do póty, dopóki wszystko, co było do zrobienia nie zostanie załatwione, bez względu na miejsce – biuro, samochód, restauracja, dom, ławka w parku jesteśmy wtedy przykuci do komputera, telefonu, notatnika. Bo przecież MUSI BYĆ GOTOWE!
8,14,26,12,9,11,7…
Liczyliście kiedyś ile godzin poświęcacie na pracę? Nie? Polecam zrobić taki rachunek, godziny rozpisane na kartce i zsumowane otwierają oczy. Robiłam to przez miesiąc, tylko w jednym tygodniu wszy szło mi 85 godzin spędzonych na wykonywaniu obowiązków. I to nie był mój najbardziej pracowity tydzień. Co robiłam? Wymyślałam koncepcję imprezy, później pracowałam nad prezentacją i kosztorysem. Każdy, nawet już kiedyś realizowany pomysł, musiałam obdzwonić, sprawdzić terminy, zarezerwować lokalizację, obdzwonić podwykonawców, uaktualnić ceny w kosztorysie. Do tego obsługa tego, co się dziej aktualnie – jest w toku lub do rozliczenia. Wpadł montaż o 6:00 rano, więc trzeba było jechać i dopilnować wszystkiego, a później być na imprezie do końca, do 3:00 w nocy, mocna kawa i zaczynamy demontaż, kończymy o 8:00. Jestem przekonana, że doskonale wiecie, co czym mówię.
Rodzina i przyjaciele mają czas, poczekają?
Kolejnym „bolesnym” bilansem jest odpowiedź na pytanie: Ile imprez, ważnych dla Was osób, opuściliście? Ze względu na pracę lub brak siły i ogromną potrzebę snu, z którą, w pewnych momentach, przegrywa wszystko. Nie oszukujmy się. Nasza praca bardzo wpływa na życie prywatne. Trzeba być dyspozycyjnym. Nie zawsze jednak nasi bliscy są w stanie zrozumieć tak stan rzeczy. W tym roku opuściłam 8 ważnych imprez i wiele takich, które nie były zobowiązujące, ale warto było na nich być. Nie poszłam na ślub przyjaciół, bo byłam na evencie i nie mógł mnie nikt zastąpić, nie byłam z kimś ważnym w dniu jego święta, bo był pożar w pracy, który musiałam ugasić. Żałuję? Pewnie, że tak i z perspektywy lat staram się zrobić wszystko, by pracować, ale kiedy trzeba też być z bliskimi osobami. Jak wygląda Wasze rozliczenie i nieobecnością na imprezach rodziny i przyjaciół? Zaryzykuje stwierdzenie, że podobnie.
Przepracowanie – choroba zawodowa eventowców?
Nie wiem, czy to pracoholizm. Ale bardzo w to wątpię. Oczywiście praca w eventach to nie jest miejsce dla leniwych ludzi. Jeśli nie przeszkadza Wam to, że po kilku latach pracy będziecie mieć dużo siwych włosów, możecie nabawić się nerwicy, chodzić ciągle niewyspani, nie przerażają Was dni, w których kilkudziesięciu godzinne realizacje to norma możecie spróbować. Zastanawiające jest jednak, że jeśli nie pracoholizm to, co sprawia, że bijemy rekordy w przepracowanych godzinach? Myślę, że powodów może być kilka:
– eventy często realizowane są w godzinach wieczornych,
– imprezy odbywają się także w weekendy,
– osób pracujących przy realizacji – podwykonawców jest dużo i w 8 godzin nie da się załatwić wszystkich formalności i zadań,
– montaże i demontaże oraz próby muszą odbywać się często rano, po 17:00 lub w środku nocy,
– jeśli nie my, to konkurencja zrealizuje nasz projekt,
– duża grupa podwykonawców sprawia, że jest dużo niewiadomych i nawet w ostatniej chwili coś może się nie udać, dlatego zawsze trzeba być na to gotowym.
Długo by wymieniać….
Wasze zadanie na najbliższy czas:
- Codziennie zapisywać, ile godzin pracowaliście, a pod koniec miesiąca dodać je wszystkie i przemyśleć, czy nie pracujecie na zawał…
- Zrobić bilans opuszczonych imprez bliskich osób i zastanowić się, czy nie jest ich za dużo i co możecie zmienić.
Miłego weekendu Kochani, życzę by był WOLNY OD PRACY…
Wasza Eventowa Blogerka
Ps. W ostatnim poście o wirtualnej rzeczywistości sypnął solidną porcję energii Sew. Sprawdźcie też wesołą opowiastkę o Eventowych Leśnych Dziadkach. Sądząc po ilości „likes” chyba się podobał większości czytelnikom.
Artykuł Event manager – chronicznie zmęczony pracoholik? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Portal CareerCast jak co roku opublikował ranking najbardziej stresujących zawodów. Ponownie, jak w roku 2014 w pierwszej piątce znaleźli się: żołnierz, strażak, pilot, policjant i… event manager. Ranking prowadzony jest od 1995 i ta profesja niezmiennie zawsze ląduje w TOP TEN. Jak każde zestawienie, to też będzie pewnie dla wielu dyskusyjne. Myślę jednak, że może […]
Artykuł Event Manager – najbardziej stresujący zawód świata pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Portal CareerCast jak co roku opublikował ranking najbardziej stresujących zawodów. Ponownie, jak w roku 2014 w pierwszej piątce znaleźli się: żołnierz, strażak, pilot, policjant i… event manager. Ranking prowadzony jest od 1995 i ta profesja niezmiennie zawsze ląduje w TOP TEN. Jak każde zestawienie, to też będzie pewnie dla wielu dyskusyjne. Myślę jednak, że może być cenne zwłaszcza dla osób planujących swoją karierę zawodową w eventach. A ja, bawiąc się w polemikę, spróbuje zmienić tą kolejność.
Najbardziej stresujące zawody na świecie.
W pozostałej dziesiątce rankingu znalazł się też PR manager, dziennikarz czy prezes firmy. Na pierwszy rzut oka trudno z powyższym zestawieniem się nie zgodzić. Żołnierz strzela, strażak idzie w ogień a pilot siedzi w kilkuset tonowej puszce w powietrzu. W powietrzu! Nikt przy zdrowych zmysłach, bez specjalistycznego przeszkolenia i przekonania nie będzie dobrowolnie wystawiał się na taką odpowiedzialność i stres z nią związaną. Choć daleki jestem od deprecjonowania tych poważanych profesji, to po nastu latach pracy w branży (i już lekkim się zdystansowaniu) zebrałem trochę przemyśleń, które sprawiają, że zawód event managera postawiłbym zdecydowanie wyżej wśród tych najbardziej stresogennych. Dlaczego? Poniżej garść subiektywnych argumentów.
Oczekiwania.
Każdy z nas ma choć ogólną świadomość z czym się wiąże praca w zawodach mundurowych (tak dla uproszczenia określę pierwszą czwórkę). A konia z rzędem temu, kto wie/wiedział w co się ładuje zaczynając pracę w eventach. Niestety ciągle pokutuje stereotyp, że to banda robiąca imprezki. A oczywiście to kusi. I wielu osób tylko na podstawie strzępków informacji i atrakcyjnych fotosów decyduje się na taki wybór. Niestety potem przychodzi rzeczywistość i bardzo szybka weryfikacja tych wyobrażeń. W armii jasno mówią, że nie będzie lekko. Event managerom zazwyczaj nikt nic nie mówi.
Wykształcenie.
Poza nielicznymi możliwościami kształcenia (przy okazji drobna promocja) event manager uczy się przede wszystkim na żywym organizmie eventu. No bo czy ktoś widział event na próbę? O, zrobimy konferencję na 300 osób, ale jak siądzie sprzęt albo nie dojadą hostessy to spróbujemy jeszcze raz następnego dnia, a klient na pewno za to zapłaci. Ha-ha! Mundurowi przechodzą wieloletnie, ciężkie szkolenie i trening. Uczą się jak działać pod presją i w stresie, w niebezpiecznych warunkach. Żołnierz non stop lata po poligonie, pilot lata w symulatorze.
Koniunktura.
Wydatki na eventy (tak jak i cały marketing) są bardzo podatne na wahania gospodarki. Pierwsze idą do odstrzału w budżetach i jedne z ostatnich wracają do gry. Taki brak stabilizacji sprawia, że w branży trwa nieustanna pogoń za briefami i brak pewności jutra (czyli stałego kontraktu). To przekłada się na komfort pracy. Żołnierz i strażak to zawód pierwszej potrzeby, ludzie latać muszą. A przecież eventy każdy robić może.
Prestiż.
Mundurowi znajdują się bardzo wysoko w hierarchii społecznej. A w eventach, poza branżowym uznaniem, laurów raczej niewiele. Oczywiście, satysfakcja z udanego projektu jest bezcenna ale kto wie czyja to jest zasługa? Nieliczni. Ladies and gentelman, this is your captain speaking.
Finanse.
Godziny spędzone nad budżetem, wyceny u podwykonawców, użeranie się z działem zamówień, pilnowanie rentowności… W samej produkcji każdy błąd ze strony event managera może kosztować konkretne pieniądze i wpływać na reputację całej agencji. No i te miesiące oczekiwania na płatności. Ręka w górę kto wysłał kiedyś do klienta otwarty kosztorys! Oczywiście, że saper myli się tylko raz. W eventach czasami miny czają się co krok.
Wielozadaniowość.
I znowu – mundurowi operują w paśmie zadań wyspecjalizowanych i jasno określonych. Wszechstronność zawodu EM jest dla mnie bezdyskusyjna. Czym innym jest praca nad briefem i kreatywność, inną rzeczą logistyka i budżety a zdecydowanie inną bezpośrednia produkcja. Taka wszechstronność wymaga wiedzy, doświadczenia, sił i dobrej znajomości samego siebie. Dlatego tak ważna w tym zawodzie jest higiena pracy, często traktowana po macoszemu. Posiadanie jakiejś odskoczni w postaci pasji jest doskonałym antidotum na stres.
Zmienność/nieprzewidywalność.
O tym pewnie można by zrobić osobny wpis. Ilość pracy jaka idzie do kosza jest czasami niewyobrażalna – kreacja, wyceny, projekty, scenariusze. Zmiany na każdym etapie i brak decyzyjności niejednego potrafi przyprawić o stan przedzawałowy. Ilu uczestników wydarzenia tyle potencjalnych problemów. O nieśmiertelnym diable, który tkwi w szczegółach już nie wspomnę.
Wiek.
Na zachodzie niczym nadzwyczajnym jest spotkanie 40-sto, 50-cio letniego event managera. W Polsce to wciąż młodzi ludzie, choć fakt, że już całkiem doświadczeni. Po części to kwestia wieku naszej gospodarki, a po części tego, że dla wielu to robota na chwilę. Wiedza jak radzić sobie ze stresem przychodzi dopiero po wielu, wielu latach. Najlepsi piloci to ci w kwiecie wieku. Zaś w służbach mundurowych istnieje możliwość wcześniejszego przejścia na emeryturę, między innymi ze względu na trudne warunki pracy.
Zależność.
Hierarchia w służbach mundurowych jest jasna do bólu. A pilot na niebie jest królem. Event manager znajduje się w samym centrum tygla, w którym kłębią się różne grupy interesu: klienci, podwykonawcy, koledzy z teamu i szefowie, uczestnicy, administracja, managerowie obiektów. Każda z tych grup ma inne oczekiwania, inaczej z nią należy rozmawiać i czego innego oczekiwać. Bo na końcu event manager zawsze jest sam.
Odpowiedzialność.
Mundurowi mają przypisaną odpowiedzialność na określonych odcinkach, która jasno wynika z ich stopni i doświadczenia. Ba! Nikomu nie przyjdzie do głowy wyjście poza szereg. Event management to nieustanne przekraczanie granic. Odpowiadamy za wszystko, od A do Z, od briefu do wystawienia faktury. Oczywiście, że im większy event tym większy jest team producencki. Ale w 80-90% przypadków tylko jedna osoba ma wszystko na głowie.
I na koniec: pogoda.
Pilot obleci chmurę, żołnierz zmoknie w okopie, a strażak będzie skakał z radości (ok, podczas powodzi pewnie niekoniecznie). Ponoć mówią, że nie ma powodu się stresować rzeczami, na które nie ma się wpływu. Taaa, jasne.
Tyle jeśli chodzi o event managera. Nie sposób nie wspomnieć osób, które zajmują się wyjazdami incentive – to przecież też event! A tam dodatkowo: spóźniony samolot, zagubieni uczestnicy, niekompetentny lokalny partner, różnice kursowe, różne strefy czasowe, męczące przeloty/przejazdy, mało znane środowisko, różnice kulturowe i religijne, kapryśna pogoda… Ostatnio też terroryzm. Chapeau bas, panie i panowie!
Wiem, wiem. Nie walczyłem, nie gasiłem, nie pilotowałem. Pewnie na każdy z powyższych argumentów znajdzie się kontra ze strony przedstawicieli pozostałych zawodów. I tak, stres chwilowy jest tu nieporównywalny. Ale warto jednak wiedzieć, że każde z przytoczonych przeze mnie wyżej wyzwań w pracy może przyprawić o solidny zawał, a przynajmniej mocny ból głowy. Zaś zbierając wszystko powyższe razem (bo te rzeczy dzieją się zazwyczaj równolegle) i patrząc na całe zagadnienie z perspektywy czasu myślę, że event manager mógłby być pretendentem do lidera w rankingu. A nawet jeśli nie to… hej klienci i pracodawcy – evnet manager jest w TOP FIVE! Czy można doliczyć dodatek za szczególnie trudne warunki pracy?
Tekst ten jest też wynikiem spotkań, które odbywałem wielokrotnie w ramach projektu Lifetramp. Dostrzegam dużą rozbieżność między tym, czym naprawdę jest ten zawód a wyobrażeniami ludzi. Mam nadzieję, że ta garść informacji komuś się przyda.
Bo to najfajniejszy zawód na świecie
PS. A o tym, jak radzić sobie ze stresem, można np. poczytać tutaj.
.sew.
Post pojawił się oryginalnie na portalu EventMapa.pl.
Artykuł Event Manager – najbardziej stresujący zawód świata pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Do napisania tego tekstu zainspirował mnie współtowarzysz mojej ubiegłotygodniowej podróży. Arek z którym podróżowałam, jest urzędnikiem odpowiadającym za promocję Polski na świecie. Do obowiązków Arka należy m.in. organizowanie przetargów. Jak dowiedział się że ja jako event manager, robię czasem przetargi – postanowił dać mi kilka dobrych rad. Z lekkim „rozbawieniem” mówił o tym, jakie błędy są […]
Artykuł 5 przetargowych grzechów Event managera pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Do napisania tego tekstu zainspirował mnie współtowarzysz mojej ubiegłotygodniowej podróży. Arek z którym podróżowałam, jest urzędnikiem odpowiadającym za promocję Polski na świecie. Do obowiązków Arka należy m.in. organizowanie przetargów. Jak dowiedział się że ja jako event manager, robię czasem przetargi – postanowił dać mi kilka dobrych rad. Z lekkim „rozbawieniem” mówił o tym, jakie błędy są popełniane w ofertach składanych przez potencjalnych wykonawców eventu i dziwił się, dlaczego ludzie nie potrafią czytać wymogów przetargowych ze zrozumieniem. Co jest nie tak w składanych dokumentach?
Przyznaję przebrnięcie przez urzędowy brief grubości „Ulissesa” to nie lada wyzwanie. Często drażnią mnie te setki stron, które muszę przeczytać, żeby dobrze przygotować ofertę. Przetargi publiczne nie są łatwą sprawą, być może, dlatego eventowcy popełniają błędy, które jak się okazuje wcale nie należą do rzadkości. Można, zatem wyrażać swoją dezaprobatę, ale można również zacząć uczyć się dobrze przygotowywać oferty w taki sposób, żeby ustrzec się pomyłek skutkujących wykluczeniem oferenta czy odrzuceniem oferty.
1 grzech – Te przeklęte literówki
Literówki i większe błędy w ofertach to prawdziwa plaga. Zdarzają się w nazwach miejsc np. zamiast Arkady Kubickiego wykonawca napisał w ofercie Arkadia, która to lokalizacja miała stanowić miejsce balu dla przedsiębiorców i osób promujących Polskę za granicą. Można mieć pewność, że nie chodziło o centrum handlowe, bo niby gdzie mieliby bawić się goście? W alejkach między sklepami, czy McDonaldzie? Chociaż pewnie byłaby to dość ciekawa koncepcja i niespotykany event. Pojawiają się też błędy w nazwie urządzeń np. zamiast MXT500 napisane jest MGT500, mylone są numery seryjne, typy oraz rodzaje wymaganych przez zleceniodawców narzędzi. Dlatego opracowując ofertę warto szczególnie zwrócić uwagę na to, czy przypadkiem nie wkradł się niespodziewany błąd.
2 grzech – „Kłamczuszki”
Wymóg jednego z przetargów był następujący: firma powinna zatrudniać min. 20 osób w momencie składania oferty przetargowej – chodziło o zapewnienie odpowiedniej liczby osób do obsługi eventu. Pomysłowy zleceniobiorca napisał, że zatrudnia 30 osób, co było sprzeczne z prawdą, bo jak się później okazało w jego firmie pracowało 12 osób. Jak tłumaczył w momencie składania oferty przetargowej zatrudniał 30 osób, jednak skoczyły im się umowy, a on nie mając pewności, czy wygra przetarg wolał nie przedłużać tych umów i „martwić się”, gdy jednak trzeba będzie szybko zorganizować osoby do pracy. Niestety jego wyjaśnienie nie zostało uznane i z wygranym przetargiem musiał się pożegnać. Kłamstwo ma bardzo krótkie nogi. Dlatego jeśli nie spełniamy wymogów mamy dwa wyjścia: albo zróbmy wszystko, żeby zmienić ten stan rzeczy albo nie bierzmy udziału w postępowaniu przetargowym.
3 grzech – Kosmiczna cena
Chyba jeden z moich ulubionych przykładów, o których opowiadał mi kolega urzędnik Arek. Aż żal go nie zacytować: „Wartość przetargu jest rzeczą stałą. Tu nie ma szans na żadne negocjacje większej ceny. Jeżeli w ogłoszeniu stoi jak wół, że w wyniku przetargu zostanie wybrany wykonawca, który na realizację całego zlecenia otrzyma 70 tys. zł to nie ma takiej siły, która sprawi, że dostanie więcej. Urząd to nie prywatna firma, tam wszystko ma swoje twarde określone ramy. Uśmiecham się, gdy dostajemy oferty przekraczające kwoty oferowane przez nas nawet o 20, czy 30 tysięcy. Myślę sobie, że to są marzyciele, którzy wierzą, że jednak okaże się, że zwiększymy wartość zamówienia. Niestety nie zdarzy się. Ja na przykład nie mam wyjścia i muszę wybrać taką firmę, która nie szaleje z kosztorysem i przestrzega naszych widełek. Są oczywiście przypadki, gdy cena jest rażąco niska, wtedy taką sprawę od razu wyjaśniamy, czego oczywiście nie robimy, gdy wartość oferty przekracza nasz budżet.”
4 grzech – Wybrakowane załączniki
Kolejnym niedopatrzeniem, o którym wspominał mój rozmówca jest składanie niewypełnionych bądź niepodpisanych oświadczeń lub o wg nieaktualnych wzorów, brak podpisów i numeracji stron (podpisane i opatrzone kolejnym numerem muszą być zarówno formularz ofertowy, jak i wszystkie załączniki), czy też niezałączenie do oferty umów z podwykonawcami. Zapominamy też o zawarciu w składanych ofertach danych identyfikacyjnych lub wpisujemy już nieaktualne kontakty. Czasem zdarza się też, że USB, na którym załączona jest dokumentacja nie działa i komisja nie ma możliwości odczytu treści, które powinny zostać na taki nośnik nagrane albo też oferta w wersji elektronicznej zapisana w niepoprawnym formacie, a czasem wcale nie została nagrana. Dlatego przed złożeniem wszystkich dokumentów sprawdźmy, czy niczego nie brakuje, czy pen drive działa i czy kontakty podane w formularzach są aktualne, strony ponumerowane i podpisane przez osoby upoważnione.
5 grzech – interpretowanie na różne sposoby
Kolejny grzechem, który mojego rozmówcę nauczył precyzyjności przy pisaniu zamówienia jest jego późniejsza interpretacja.
„Moje pierwsze zamówienia wyglądały zupełnie inaczej niż te, które tworzę teraz. Zmiana jest kolosalna z jednej prostej przyczyny. Bardzo szybko przekonałem się, że muszę dokładnie opisywać każdą rzecz, żeby później nie było niespodzianek. Przykład? W zamówieniu napisałem kiedyś, że na evencie organizowanym w ambasadzie powinny być białe krzesła i dostałem białe, plastikowe, niektóre z pęknięciami. Wykonawca argumentował, że nie było mowy o tym, z czego te krzesła mają być zrobione”.
„Dlatego teraz dokładnie piszę np. białe krzesła z obiciem, nieposiadające śladów użytkowania – zabrudzeń, naderwań materiału i innych uszczerbków wpływających na komfort siedzenia. Pisałem też kiedyś o balonach na event i dostałem nienapompowane tysiąc sztuk i to na godzinę przed wydarzeniem. Może tworzę elaboraty, ale robię to tylko, dlatego, żeby później nie było żadnych błędów i wzajemnych pretensji. Nawet nie wiedziałem na ile sposobów można opisać przykładową szklankę, kieliszek czy obrus. Czasem sam się z tego śmieję, ale widzę, że dzięki temu zleceniodawca ma jasność, co do wymogów zamówienia.”
Stopień skomplikowania procedur udzielania zamówień jest bardzo wysoki. Błędy popełniane są w każdym momencie – zarówno w trakcie przygotowywania postępowania przez zamawiającego jak i tworzenia oferty przez wykonawcę. Mam nadzieję, że ten tekst, chociaż w niewielkim stopniu pozwoli Wam tych pomyłek unikać. Czekam na Wasze komentarze dot. Waszych doświadczeń w przetargach.
Pozdrawiam wakacyjnie!
Eventowa Blogerka
Ps. Dla tych którzy chcą sprawdzić bieżące przetargi eventowe polecam zajerzeć do: MeetingPlanner.pl, Grupa Biznes Polska, czy eGospodarka.pl
Artykuł 5 przetargowych grzechów Event managera pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Zarówno mnie jak i zapewne Was – drodzy, doświadczeni eventowcy – młodzi adepci chcący uprawiać nasz zawód pytali „Jak to się robi?”. Eventowiec może zorganizować wszystko i dla każdego: wiec dla polityka, konferencję dla świata biznesu, wielki koncert na zlecenie gwiazdy, imprezę, która zgromadzi gości korporacyjnych lub tych z małych firm. Panuje przekonanie, że wiecznie […]
Artykuł Event manager – Zawód nie dla każdego pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Zarówno mnie jak i zapewne Was – drodzy, doświadczeni eventowcy – młodzi adepci chcący uprawiać nasz zawód pytali „Jak to się robi?”. Eventowiec może zorganizować wszystko i dla każdego: wiec dla polityka, konferencję dla świata biznesu, wielki koncert na zlecenie gwiazdy, imprezę, która zgromadzi gości korporacyjnych lub tych z małych firm. Panuje przekonanie, że wiecznie bawimy się na wydarzeniach, które organizujemy. Jest tak? PEWNIE, ŻE NIE!! I tak samo jak ta opinia jest przekłamaniem, nieprawdą jest, że każdy może być eventowcem.
Kto zatem nadaje się do tego zawodu? Jakie powinien posiadać umiejętności? Czy studia w tym kierunku są potrzebne? I czy to w ogóle atrakcyjny zawód?
Cechy szczególne i umiejętności eventowego specjalisty
Dobry eventowiec w swojej pracy musi wykazywać się umiejętnościami interpersonalnymi. Mam na myśli komunikatywność, otwartość na ludzi, swobodę w nawiązywaniu kontaktów, dobrą intuicję, umiejętności prezentacji i autoprezentacji, jasne formułowanie myśli, opinii. Oczywiście niezbędne w tym zawodzie są kreatywność, odporność na stres oraz chęć ciągłego podnoszenia swoich kwalifikacji. Event Manger jest osobą skrupulatną, zorganizowaną, która potrafi zarządzać czasem, budżetem i finansami. Często również to osoby obdarzone cechami przywódczymi, potrafią zarządzać zespołem i myśleć analitycznie. Posiadają również umiejętności perswazyjne. Nasza praca jest czasochłonna, wymagająca i stresująca. Musicie to wiedzieć.
Event Manger a Potencjalny Kandydat?
Do podjęcia pracy w naszym zawodzie niezbędna jest wiedza zdobyta na stażu czy praktykach związanych z organizowaniem eventów. Ceniona jest także znajomość języków obcych, doskonałe zdolności organizacyjne czy znajomość rynku podwykonawców z każdej branży – lokalizacje, scenografia, technika, catering, konferansjerzy etc. Dodatkowo eventowiec powinien potrafić budować pozytywne relacje z klientem i podwykonawcą oraz potrafić pracować pod presją czasu. Z odpornością na stres bywa różnie, bo przecież trema jest zawsze. Ważne by zachować wtedy zdrowy rozsądek i nie okazywać emocji.
Co wyklucza adepta?
Na pewno nie do przyjęcia są osoby zamknięte w sobie, bez wyobraźni, umiejętności analitycznego myślenia i samodzielnego podejmowania decyzji. Ktoś, kto nie przykłada się do przygotowania oferty, robi błędy i literówki. „Wszystkowiedzący” nie znajdzie ukojenia w tym zawodzie. Potrzebujemy osób z charyzmą i ciekawą osobowością, a z drugiej strony dokładnych i skrupulatnych. Albo kochasz to co robisz, albo się do tego nie nadajesz. Nie pracujemy od 9 do 17 i od poniedziałku do piątku, tak się nie da!! Eventowiec musi potrafić się przebić, inaczej jest po prostu nieskuteczny i nieprzydatny. Chaotyczność w sposobie bycia i pracy jest zagrożeniem dla każdego klienta.
Typowy dzień?
Ciężko o typowość. Nasze zadania często są uzależnione od osób decyzyjnych, klientów i ich wiedzy na ten temat. Często dowiadujemy się, że np. klient sobie czegoś nie życzy, lokalizacja nie godzi się na podpisanie umowy i musimy szukać innej, ochrona uważa, że event może stanowić zagrożenie i trzeba go zabezpieczyć w różny sposób. W międzyczasie wpada brief na już, na wczoraj i na dodatek od bardzo dobrze rokującego klienta. Są dni, gdy pracujemy po 20 godzin, są takie, w których odsypiamy i nie ma nas dla świata. Jedno jest pewne dużo się dzieje i żaden dzień nie wygląda tak samo. To prawdziwa jazda bez trzymanki i przygotujcie się, że tu nie ma taryfy ulgowej.
Praca, a wyobrażenie o niej
Osoby, które znam i które pracują obecnie, jako Event Managerowie to pasjonaci. Bez zamiłowania do tego zawodu bardzo szybko by z niego zrezygnowali. Eventowa działalność nie jest profesją taką jak prawo czy medycyna, gdzie każdy wcześniej jest przyuczony do zawodu, musi skończyć określone studnia, bez których nie mógłby wykonywać swoich obowiązków. W dziedzinie naszej branży nie jest to wymagane, przez co obraz samego Event Managera jest rozmazany, nieostry i niejasny. Często mam styczność ze studentami i właśnie, dlatego myślę, że obraz, jaki otrzymują na temat eventów na studiach jest niestety wyidealizowany. Choć mam nadzieję, że wraz z rozwojem branży szybko to się zmieni.
W ostatnich artykułach możecie zerknąć do: Eventów dla dzieci i do Bolączek Eventowca na Evencie
Eventowa Blogerka
Artykuł Event manager – Zawód nie dla każdego pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Konieczność podróżowania i dotrzymywania terminów, praca pod presją publicznej oceny, konkurencja, „przymus” utrzymywania dobrej formy fizycznej, konsekwencje błędu w pracy, ryzyko zagrożenia życia własnego i innych. Te czynniki sprawiają, że Event Manager znajduje się na czele Rankingu Najbardziej Stresujących Zawodów*. Zaraz za żołnierzem, generałem, strażakiem i pilotem. Każdemu, kto myśli o pracy w naszej branży […]
Artykuł Eventowcy – Zawałowcy? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>Konieczność podróżowania i dotrzymywania terminów, praca pod presją publicznej oceny, konkurencja, „przymus” utrzymywania dobrej formy fizycznej, konsekwencje błędu w pracy, ryzyko zagrożenia życia własnego i innych. Te czynniki sprawiają, że Event Manager znajduje się na czele Rankingu Najbardziej Stresujących Zawodów*. Zaraz za żołnierzem, generałem, strażakiem i pilotem. Każdemu, kto myśli o pracy w naszej branży powiem jedno. Chcesz być event managerem? Musisz być odporny na stres!
Patrząc na wspomniany ranking można stwierdzić, że nasza branża nie ma lekko i niestety pracujemy na zawał. Wśród „cywilnych” zawodów (jeśli pilota samolotu zaliczymy do tych „mundurowych”) najbardziej stresującym jest właśnie Event Manager. Dlaczego zawód ten jest aż tak stresujący?
Presja deadline’u
Kalendarz i zegarek to jedne z atrybutów eventowca. Wszyscy jesteśmy pod presją czasu, gonią nas terminy, wiele zadań musimy wykonać podczas określonego etapu organizacji wydarzenia oraz do ściśle określonego dnia, a czasem nawet godziny. Ręka do góry, kto podczas pracy przy evencie nigdy nie miał sytuacji awaryjnej. Zawsze, a to popsuje się sprzęt, a to ktoś nie stawi się w wyznaczonym miejscu, bo np. ratował staruszkę z pożaru 
Wtedy nie rozkładamy bezradnie rąk, a działamy i to na ogół szybko, bo liczy się każda sekunda.
Odpowiedzialność
Obowiązki Event Managera związane są z wielowątkowością. Nasza praca wymaga dopracowania bardzo wielu szczegółów, szczególików i „podszególików”. Praca ta także polega na sprawdzaniu i redagowaniu umów z klientami i podwykonawcami. Tu – nie możemy niczego przeoczyć. Niestety, nie wszystko zależy od nas. Większość zadań zlecamy podwykonawcom, którzy niestety nie zawsze dotrzymują terminów. W konsekwencji to my musimy tłumaczyć klientowi, dlaczego coś poszło nie tak. Bo przecież za organizację wydarzenia i jej wynik organizacji imprezy odpowiedzialny jest event manager. Wściekać możemy się zwykle już tylko w domu – gdy nikt nie widzi.
Kilka srok za ogon
Event manager musi być wielozadaniowy i mieć podzielną uwagę. Jednak mimo wszystko już na etapie pracy nad ofertą powinien zastanowić się, jak zrobić tak by niepotrzebnie nie mnożyć sobie zadań. Brief to tylko teoria, niestety praktyka = realizacja i często bywa ona bolesna. Oprócz wiedzy musimy mieć doświadczenie, dobrą kondycję porównywalną do takiej, jaka mają złoci medaliści i bardzo, bardzo dobrze znać samego siebie.
Wróżenie z fusów
Brak przewidywalności zadowolenia u Klienta to kolejny aspekt naszej pracy. Wielokrotnie zdarzają się sytuacje, na które musimy szybko reagować, bo coś chce klient zmienić, udoskonalić, zarządzić. Problemy na eventach charakteryzują się tym, że niszą wszystko niczym lawina, są też ofiary tych zniszczeń. O ból głowy przyprawia nie raz brak decyzyjności i wszechmocy. Do ostatniej chwili nie jesteśmy w stanie niczego przewidzieć – jak zachowają się uczestnicy, klient zlecający czy event finalnie się spodoba, czy jedzenie zasmakuje, czy pogoda też spasuje etc. Na eventach już chyba nic mnie nie zdziwi nawet krasnoludki czy kosmici.
Niespełnione oczekiwania
By sprostać zadaniu, jakim jest organizacja wydarzenia musimy znać oczekiwania naszych klientów, koniecznie poznać ich potrzeby i wiedzieć, co preferują i chcą by znalazło się na evencie, a czego powinniśmy unikać. Klienci oceniają naszą „usługę” porównując swoje oczekiwania z osobistymi doświadczeniami. Dlatego zanim przystępuję do jakichkolwiek działań podejmuję wysiłek, aby „wejść w ich buty” na każdym, kolejnym etapie realizacji. Do podobnego działania powinniśmy zmotywować zarówno pracowników, którzy mają wpływ na przebieg „usługi” jak i samych klientów.
Jak nie wiadomo o co chodzi to…
Ostateczny koszt zorganizowania imprezy zależny jest często od wahań gospodarki, od której zależne są ceny poszczególnych usług, czy produktów. Brak stałego kontraktu, czy szukanie briefów nie daje poczucia bezpieczeństwa i stabilizacji. Rwiemy włosy z głowy podczas wyceny u podwykonawców, składania zamówień, kontroli wydajności i opłacalności. Każdy błąd popełniony przez event managera przekłada się na pieniądze i podwyższone koszty wykonania zamówienia. Pełne napięcia jest również oczekiwane na otrzymanie płatności. Problem ten występuje niestety dosyć często.
Swojego zawodu nie zamieniłaby na żaden inny. Uwielbiam wymyślać scenariusze imprez, koordynować różne wydarzenia, czuwać nad całością przedsięwzięcia od A do Z. Sporo podróżuje, bo zlecenia pojawiają się w różnych miastach, a imprezy integracyjne, które organizuje często są wyjazdowe. Nie wiem, co gorsze? Myślę sobie, że siedzenie w biurze na dłuższą metę byłoby męczące. Stres i praca to dobrze mi znany duet. Jednak eventowcy mają pasję tak silną, że trudno jest zrezygnować z pracy, nawet jeśli naraża nas na stresujący tryb życia.
Pozdrawiam Was – ja, Eventowa & Zawałowa & Wasza Blogerka
Aga
*Ranking Najbardziej Stresujących Zawodów firmy CareerCast.com
Ps. Zachęcam też do wtorkowego wywiadu z Maciejem Brzozowskim z Live o tu i słowo o lokowaniu produktów na Oskarach o tu.
Ps2. Raz jeszcze dzięki za wsparcie w głosowaniu na Blog Roku. Zajęłam w specjalistycznych – dumne 31 miejsce na 193 blogi zgłoszone w tej kategorii. O! Dzięki Wam!
Artykuł Eventowcy – Zawałowcy? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.
]]>