Jak wybrać agencję eventową?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań. To także jedna z kluczowych kwestii do rozstrzygnięcia, gdy klient zaczyna przygodę z branżą eventową. Tym bardziej, że jeśli wszystko pójdzie gładko, współpraca może zaowocować dłuższą relacją. Wpis ten ma na celu odpowiedzieć na podstawowe pytania dotyczące cech dobrej agencji eventowej, a także naprowadzić na kilka aspektów, na które obie strony zwracają uwagę.
Jak zajrzeć głęboko w oczy agencji eventowej?
Co to znaczy w ogóle „dobra agencja”? Czy możemy zabezpieczyć się przed złym wyborem i jak maksymalnie upewnić się, czy zadania zostaną wykonane co najmniej w zadowalającym stopniu? Czy agencja jest odpowiedzialna, ma prawdziwe doświadczenie, a nie tylko ładną stronę www? Jak być „dobrym” klientem?
Załóżmy że Twoja firma nie robiła dotychczas projektu eventowego i nagle stoi przed przyjemnością organizacji swojego 25-lecia. Planujemy wielki happening na 3 500 osób i potrzebujemy profesjonalnego wsparcia. Zanim sięgniemy po telefon, by zadzwonić do kilku „wygooglanych” i poleconych przez znajome firmy agencji, napiszmy brief. Bo o to na pewno zapyta nas dobra agencja. Bo od tego zaczyna się gra wstępna.
Wstępne rozpoznanie potencjalnego partnera
Paradoksalnie już na etapie rozsyłania briefa możemy wiele się dowiedzieć o danej agencji. Czy podziękowała za zaproszenie i potwierdziła chęć uczestnictwa w konkursie ofert? Czy zadzwoniła i wyjaśniła w rozmowie ewentualne nieścisłości, które wyłaniają się zwykle z briefa? Czy może wysłała 100 mniej lub bardziej istotnych „pytań do…” które dodały mi jeszcze obowiązków i zniechęciły na samym wstępie do podjęcia współpracy? Czy feedback nastąpił w ciągu doby, trzech dni czy tygodnia?
W wirze przygotowań eventowych liczy się czas.
Na tym etapie głównym bohaterem jest czas. My chcemy ofertę jak najszybciej, agencja chce jak najpóźniej. Obie strony wiedzą, że potrzeba chwili na stworzenie kilku propozycji. Czas jest jak lina, którą przeciągamy. Czas to pieniądz. Wie to klient. Wie to dobra agencja. I tu potrzeba jak najwięcej szczerości. I jeśli agencja nie ma czasu na odpowiedź – bo akurat ma spiętrzenie projektów – powinna się do tego przyznać, podziękować i zaprosić do komunikacji w innym terminie. Robienie oferty po łebkach jest tylko stratą czasu. Obie strony muszą mieć to na uwadze. Dobrze napisany brief ułatwi stronom zadanie i ustawi poziom porozumienia. Zatem klient powinien wiedzieć jak zapytanie przygotować, powinien dać odpowiedni termin na odpowiedź, a agencja powinna jak najszybciej zareagować, dać znać, że jest zainteresowana. (przykład briefu wysyłanego do agencji eventowej znajdziecie tu:http://everitum.pl/zapytaj-o-event/)
Spotkanie przy wspólnym stole pozwoli poznać agencję bliżej.
Oferta czyli cała prawda o agencji
Kolejnym sprawdzianem jest przygotowana oferta. Ta dobra zawiera wszystkie punkty wydarzenia, które są dokładnie skosztorysowane. Jeszcze lepsza zawiera grafikę scenografii, projekt zaproszenia, personalizowane pomysły na gifty, na atrakcje towarzyszące i efekty wow. Ma wstępny harmonogram działań. I mamy linki do youtube artystów… wówczas ocena i weryfikacja artystów jest prostsza niż krótki opis o ich dokonaniach z desek Sopotu czy Opola. I oto jak Twoje preferencje sprowadzają się do krótkiego facebookowego podejścia: „Lubię to/Nie lubię. I kształt imprezy już jest. Jeżeli zaproponujemy nie tego konferansjera, czy wokalistę, to nie świadczy o agencji absolutnie nic, jeśli proponuje Ci Gwiazdę której Ty nie lubisz. Po prostu nie trafia w Twój gust. Ale czy jest od razu złą agencją?! Oczywiście zdarzają się faux-pas: jeden z moich klientów trafił do mnie z powodu niesmaku po agencji, która zaproponowała pokaz tańców na rurze dla jego męskiego grona gości biznesowych…To się zdarza. Czasem klient nie jest gotowy na taką ekstrawagancję.
Na jaki poziom ekstrawagancji jesteś gotowy?
Agencja nie lubi ofert na podkładkę.
Pytania zgromadzone przez agencję często są dość wnikliwe i czasem przewrotne. To naturalne, bo agencja zwyczajnie chce wiedzieć czy jest nie jest przypadkiem ofertą na tzw. „podkładkę” czyli wypełniaczem dla porządku w papierach u korporacji. Bo jest konkurs, musi być kilka propozycji, z których wygra najlepsza i ta najbliższa prawdzie. Zatem agencja chce wygrać projekt, a klient chce mieć oferty do wyboru i chce zrobić event, z tymi, którymi uzna, że będzie jak najbardziej po drodze. Nie dziw się drogi kliencie, jak agencja podziękuje, słysząc że jest kilkunastu oferentów. Spłoszy się jak dzika zwierzyna czując, że myśliwy poluje w szerokim branżowym stadzie. Znowu wracamy do kwestii cennego czasu, bo jeśli szanse na wygraną są mniejsze z uwagi na ilość konkurencji, to kto będzie chciał go poświęcić na rzecz bycia tylko w tle? Kliencie bądź dyplomatą, pokaż, że gra jest warta świeczki i że poważnie traktujesz swojego potencjalnego partnera. Masz prawo do zaproszenia do stołu tylu ilu chcesz, jednakże niech zdrowy rozsądek wskaże Ci umiar.
Uwaga – dużo oferentów… i się ostro! 🙂
Czy mogę Ci zaufać?
Klient powinien słychać swojej intuicji. Zadaniem agencji jest zdobyć zaufanie klienta. Dlatego najlepiej dla obu stron będzie spotkanie face to face. Bo jak można zaufać intuicji i zdobyć zaufanie przez słuchawkę? Dziesiątki telefonów i maili krążących, tydzień w tydzień po wysłanej odpowiedzi na brief może odnieść odwrotny skutek. Może być odczuwalne jako sucha chęć wygranej, odbębnienie realizacji i wyciągnięcie ręki po zapłatę. To jednak powinna być profesjonalna relacja, z której czerpią obie strony swoje korzyści. Dlatego, powtarzam, spotkajcie się. Zajrzyjcie sobie w oczy. Sprawdźcie czy czujecie tego samego blues’a. Bądź pewien, że agencja rozumie Twoje cele i zadania jakie stoją przed Wami. Bo to jest trzon współpracy. I nie ma innej prawdy niż zaufanie obustronne. Traktuj to jako inwestycja. Ty poświęcisz odrobinę czasu – ale dowiesz się tego, czego nie znajdziesz na slajdach power point’a i w kosztorysie w excel’u. A ludzie są różni…. agencyjni account managerowie też. Po co tracić energię na tych z którymi się słabo rozumiesz? Straci tylko na tym Twój przyszły event.
Doświadczenie w eventach
Na etapie briefu można wspomnieć, że chcemy zobaczyć kilka projektów, jakie zrobiła agencja. Upewnimy się wówczas czy jej konikiem są wydarzenia typu outdoor, biznesowe konferencje, pikniki czy inne. Zwykle agencja, która jest już trochę na rynku robiła każdy ich rodzaj: od roadshow począwszy, poprzez targi branżowe, skończywszy na galach zasiadanych. Zawężanie szukania tylko w kręgu tych, którzy robili tylko ambienty w galeriach handlowych jest moim zdaniem niekonieczne – bo doświadczenia każdej organizacji pozostawiają trwały ślad w doświadczeniu. I można go zdiagnozować pytaniami na spotkaniu – znajdując przestrzenie w których Ty nie do końca znasz się najlepiej. Zapytaj. Sprawdź czy wie. A potem zapytaj samego siebie: Czy oddasz mu swoje królestwo ze skarbcem pod zarządzanie tak ważnego dla Twojej firmy wydarzenia?
Łatwość komunikacji
Klient ma prawo być małomównym introwertykiem, agencja zawsze musi być ekstrawertykiem. Podsuwanie pomysłów, inspiracji, technologii przez Twojego partnera od eventów jest normalne. Dajmy Ci worek pomysłów z którego Ty wybierasz to, co wartościowe i pasuje do Twojego przedsiębiorstwa czy kampanii. Niech nie dziwi Cię telefon po 18-ej z nowym pomysłem. Nie zdziwi dodatkowy mail. Nie zdziwi wspólny lunch. Jeśli rozmowy się nam „nie kleją” od początku – będzie nam ciężko w dalszym etapie trwania projektu. A do tego dochodzi tzw. „flow” – którego nie da się opisać, tylko trzeba to czuć. Albo Twój partner to ma – albo radzę Ci – daj mu spokój.
O jeju – co oni wyprawają w tej agencji?!
Jeszcze słowo o terminach
Terminów boję się jak ognia, bo jestem zadaniowcem. U mnie nie ma niezakończonych tematów. Projektów na za dwa tygodnie boję się podwójnie. Zwykle są już obstawione i czekają na zestaw dodatkowych pomysłów w tle. Nie wchodzę, dziękuję, żegnam. Klient który nie ma czasu przygotować się do projektu, na który chce wydać 60.000+ czy więcej pieniędzy, jest mało wiarygodny. Zwykle eventem żyje się pół roku przed. Nie ma siły, aby coś jutro, pojutrze zorganizować. Pamiętaj o tym przy okazji rezerwacji grudniowych wigilii firmowych. Grafik na grudzień w cateringach z dowozem zapina się już we wrześniu. 2 miesiące przed eventem dobrze zacząć go przygotowywać. 30 dni przed – rozsyłamy zaproszenia. Czas jak „Amen” w pacierzu. Wszystko robione w krótszym czasie niż wspomniane 30 dni – jest narażone na ryzyko „niewyrobienia” – no chyba że są moce przerobowe i akurat w agencji możemy połączyć siły i zrobić powszechną mobilizację. J czasem tak, a czasem nie. Agencje eventowe mają tzw. „górki”. Są nimi – kwiecień, maj, czerwiec a później wrzesień, październik, listopad i grudzień. Jak rozłożysz projekt w czasie – na pewno będzie z tym lepiej Tobie i Twojej agencji.
Papiery, zezwolenia, inne
Jest szereg sposobów, by sprawdzić doświadczenie danej agencji. Na przykład poprosić o pokazanie referencji klientów, z którymi pracuje. Dodatkowo warto zapytać się czy agencja ma zezwolenie/wpis na prowadzenie działalności turystycznej z urzędu marszałkowskiego. Aby je zdobyć należy wykazać, że się ma odpowiedniej wielkości zabezpieczenia bankowe, kryjące klientów na wypadek wywrotki finansowej agencji. Dokument taki przydał mi się gdy startowałam w projektach pokrywanych z budżetu publicznego. Sprawa bardziej znana z biurami podróży – tu funkcjonuje to podobnie. Poza tym agencja eventowa nie musi nigdzie się zgłaszać, aby świadczyć usługi eventowe. Często jest związana z różnymi stowarzyszeniami które świadczą wiarygodność biura. Do nich można zaliczyć Stowarzyszenie Branży Eventowej, MPI, SOIT, Klub Agencji Eventowych, SKKP i inne. Każde z wymienionych to punkt plus, w wyścigu po puchar pierwszeństwa. Zatem sprawdzaj agencję.
Reasumując… na co jeszcze zwrócić uwagę w kontakcie z agencją eventową?
- Harmonogram – czy agencja idzie zgodnie z zadeklarowanymi datami wykonania zadań
- Szybkość odpowiadania na maile – czy agencja kontroluje przebieg komunikacji
- Flow – czy agencja rozumie potrzeby klienta czy agencja podpowiada rozwiązania czy tylko wykonuje narzucone zadania przez klienta?
- Jakość i cena – sprawdzajmy z jakich materiałów są robione nasze mat. graficzne, scenograficzne i inne. Czy jest estetyka – czy spychologia na klienta? Czy ich cena jest adekwatna do propozycji? Ile to normalnie kosztuje u innych?
- Komunikacja po eventowa – czy w ogólne jest, czy nasza agencja pamięta o nas, podtrzymuje kontakt.
Z własnego podwórka
Rzadko wchodzę w propozycje realizacji eventów dla nie znanych mi klientów. Nie wynika to ani ze złej woli, ani z braku chęci współpracy. Wynika z braku czasu, ale też braku zaufania. I chodź często na skrzynkę wpadają mi wielkie międzynarodowe korporacje – boję się strzelać ofertą „w ciemno”. Chcę tak jak Wy poczuć człowieka po drugie stronie. Wolę się spotkać – zanim się nagłówkuję nad dobrym personalizowaną ofertą. Interesuje mnie długofalowa współpraca – a nie krótki romans– pt: „Ciekawe co Eventowa Blogerka zaproponuje….” .Wybór agencji w moim przypadku zwykle sprowadza się do rekomendacji oraz do relacji z klientami, z którymi łączy nas już historia zleceń. Ci, którzy wiedzą jak pracuję, lubią ten styl, wracają. Pytajcie, rozmawiajcie, sprawdzajcie. Liczę że chodź trochę każdemu z Was przyda się ta wiedza. Każdy też pracuje inaczej – więc zachęcam do komentarzy co lubimy w naszej pracy, a czego nie tolerujemy.
Miłego ostatniego tygodnia czerwca. U mnie finał realizacyjny – a potem przygotowania do jesieni. Uff uff… gorąco! W tym tygodniu króluje liczba TRZY! 🙂
Aga
Ps. Niedawno też pojawił się fajny artykuł o eventowych kowbojach: https://eventowablogerka.pl/eventowy-kowboj-xxi-wieku/
ps. a o źródłach innych eventowych napisała Ania w swoim blogu StrefaMice.pl http://strefamice.pl/branzowa-blogosfera/
Previous article
Gwiazdy Zagraniczne w PolsceNext article
Muzyka na Evencie…?
-
20 sierpnia 2015 at 22:54Fajne zestawienie. Możemy również potwierdzić że spotkanie z klientem, wspólne omówienie jego wymagań, naszych pomysłów jest podstawą. Dopiero po takim spotkaniu klient powinien decydować czy powierzyć organizację eventu konkretnej agencji.
Comments