„Tu potrzebna będzie kosmiczna energia” – wiedziałam to od początku tworzenia TEGO eventu. Po pierwsze, po to by zrealizować wszystko zgodnie z planem. Po drugie, aby skoordynować całe przedsięwzięcie. Po trzecie, żeby to przetrwać. Nie raz organizowałam już eventy nawet kilka razy większe. Jednak ten był szczególny, bo jak nigdy dotąd chodziło o efekt WOW. Również, dlatego, że grupa docelowa była jedną z trudniejszych, bo multimedialna, śledząca trendy, robiąca biznes głównie na tego typu spotkaniach. Jednym słowem, zaprawiona w bojach. Dzisiejszy wpis jest o spójności wątku. Opowiem go na przykładzie kreacji Kongresu Telewizji Światłowodowej i Galaktycznego Halloween w samym sercu kosmicznego miejsca. Zatem Trzy…Dwa… Jeden…Kosmiczny event – GO!
Event w hotelu, jedna sala konferencyjna, gromadząca uczestników w ciągu dnia i wieczorem (na after party). Jakiś band, do tego catering w ciepłych bemarach. PROSTE!
Jednak nie w tym przypadku
Po pierwsze nie jeden hotel ale DWA. Hotel Best Western Efekt w Krakowie, w charakterze Hotelu supportującego i sąsiadujący z nim na tym samym parkingu Best Western Premiere w której część główna się odbywa. Zaczynamy od części dziennej. Najprostszej z eventowego punktu widzenia – recepcja kongresu, stoiska sponsorskie, krzesła na sali, nagłośnienie, koordynacja wyświetlenia prezentacji, lunch i przerwy kawowe. Rangę wzmacniała silna merytoryka branży operatorów TV, w doborowym składzie godnej reprezentacji z sektora telekomunikacyjnego i towarzystwo sponsorów: EVIO, Orange, Netia, NBC Universal, FOX oraz innych ważnych partnerów.
Cieszyła pełna frekwencja – od 11-tej do 17-tej, w sali konferencyjnej Canaletto Hotelu Best Western Premiere w Krakowie, w dwóch, zwartych kolumnach siedziało łącznie 350 osób. Publiczność nie szukała wrażeń na kuluarowych spotkaniach, po prostu była zainteresowana tym, co dzieje się na scenie – konkretną wiedzą. Jak było? Ciekawie, dyskutowano z pasją, werwą, ostrymi pytaniami, był czas na wymianę doświadczeń ludzi z branży, która decyduje, jak sprzedawać telewizję i na tym zarabiać. I tylko godzina oddechu pomiędzy częścią konferencyjną, a wieczorną, by zmienić stroje na bardziej galowe, a nawet kosmiczne. Godne podziwu zaangażowanie gości ułatwiło przewiezienie ponad 350 osób autokarami do Alvernia Studios, oddalonego o pół godziny drogi od hoteli.
Miejsce niebagatelne, bo zrodzone z wyobraźni tych, którzy chcą tworzyć dla sztuki, a nie dla samego biznesu. Tu drzwi otwiera się odciskiem palca. Ściany mają kręgosłupy i żeberka wystających alienów, które idealnie wpasowały się w scenografię „malowaną światłem”, bo tak brzmiał motyw przewodni Kongresu Telewizji Światłowodowej.
Głównym elementem eventu było światło. To ono stworzyło atmosferę, dyktowało emocje, łaskotało każdą nierówność wyrzeźbioną w ścianach i sufitach prowadząc gości przeszklonymi łącznikami do kolejnych kapsuł, by dotrzeć do serca wydarzenia. Kapsuły K3.
Srebrzysta folia iskrzyła pod bemarami, w podobnym kolorze były rury stanowiące dekorację bufetów. Lśniąca na scenie wykładzina cieszyła oko tańczących. Srebro świeciło mieniło się na stołach, przyprószonych gwiezdnym pyłem z czaszkami w okrągłych naczyniach ozdobionych oświetleniem ledowym. Nad tym elementem spędziliśmy kilka tygodni – dopasowując warianty ubrania rzeźb do estetyki stołów. Przyznam, że było to jedno z większych wyzwań, bo wszystko musiało idealnie współgrać i być okraszone smakiem. A tego w dużej ilości dostarczył nam Mazurkas Catering.
W ten wieczór w hali K3 rozbrzmiewały 3 hasła:
Kosmos – bo Halloween był iście kosmiczny. Inicjowany rodem z filmu „Obcy”, styl Alvernii stanowił nić wiodącą. Były kosmiczne przebrania gości z różnych filmów sci-fi, byłyśmy my, obsługa eventu, czyli „Kapitanki” Ameryka.
Kontra – na scenie w postaci artystów: robotycznego Transformersa, błyskającego ledowymi światełkami swojego niezwykłego stroju, wokalistki Azzji przepięknie śpiewającej w akompaniamencie Huberta oraz Multivisualsów mierzących siłę rażenia światłem.
Komunikat – premiery produktów Telewizji Światłowodowej oraz nowego dekodera. Animowane logotypy usług. Przekaz wzmocniony filmami multimedialnymi wyświetlanymi na 17-metrowym ekranie. Było nowocześnie. Atmosfera niesamowitości unosiła się nad głowami zaskoczonych uczestników.
Siedmiu aktorów w środku wzbudzających grozę. Przerażające soczewki, krew i zaciemnienie. W środku straszna dziewczynka, gość z piłą mechaniczną, żywe trupy wyłaniające się z szaf i innych, ukrytych pomieszczeń. Było naprawdę strasznie. Gości krzyczeli niczym na premierze „Psychozy” Alfreda Hitchcocka. Sama miałam gęsią skórkę, gdy postanowiłam sprawdzić, czy wszystko gra. Wisienka na torcie – Samsung Gear VR prezentujący wirtualną rzeczywistość – przestrzeń, w której goście krążyli po tunelach strachów napotykając zombie i inne niesamowite „atrakcje” zaczerpnięte z mrocznych horrorów. Kolejki do nich były niekończące i ustawiały się do północy. Ciekawość zwyciężyła nad czasem oczekiwania, panowała entuzjastyczna, ożywiona i rozbawiona atmosfera z piskami w tle.
Na scenie multimedialne Show Multivisualsów dedykowane premierze nowej marki, wzbudziło zachwyt gości. Nowe logotypy usług animowane w rytmie dynamicznych dźwięków. Energiczny wątek pociągnęła ekipa dwóch VeeJayów Big K & T. Na ekranie szalały roztańczone teledyski cieszące oko tańczących i siedzących gości.
Nigdy, przenigdy tego wydarzenia nie zrobiłabym sama. Bardzo pomógł klient – EVIO, który na moje szczęście naciskał, dawał w kość, zawyżał poprzeczkę i „oczekiwał niemożliwego”. Miałam zadanie do zrealizowania: „przebić efekt z zeszłego roku”, „położyć na łopatki” poprzednią edycję Kongresu w Wieliczce. Wiele zawdzięczamy pasji do plastyki eventu, technologii, scenografii i pozornie nieważnych szczegółów. Do pracy mobilizowali ludzie m.in. artyści-rzeźbiarze, którzy przywieźli figurki obcych wyrzeźbionych w drewnie, czy też czaszek lepionych z gipsu w szklanych kulach na 40-tu stołach. Motorem napędowym była też niewyobrażalna praca dwóch charakteryzatorek filmowych, które przy swoim stanowisku spędziły cały wieczór i noc, bo chętnych do „strasznych” stylizacji było bardzo dużo. Spod ich magicznych dłoni wychodzili ludzie z bliznami, pogryzieni, poharatani, z wypływającymi mózgami, cieknącymi ranami… Jak one to robiły?!?!
Przyznam, że słowami nie da się tego opisać. To trzeba przeżyć!
W Internecie i na forach Operatorów Kablowych i ISP, wręcz huczy. Rozemocjonowani uczestnicy piszą o tym evencie, większość wypowiedzi jest w charakterze tej: „Ci to umieją zrobić dobrą imprezę”. Być może te zdjęcia, a wkrótce i wideo w jakimś stopniu przekażą Wam, co tam się działo.
Dodam jeszcze, że następnego dnia, na dalszej części merytorycznej, tym razem dotyczącej informacji o nowej marce, ponownie była pełna frekwencja na sali konferencyjnej Hotelu Premiere. Grunt to nie powiedzieć wszystkiego od razu. To jednak już sztuka PR-u.
Aga
P.s. Takie eventy sprawiają, że czuję się kosmicznie szczęśliwa.
P.s. 2 Czy z tym eventem mogę startować w konkursach branżowych? Chyba już tak! Startuję! Niech dzieje się to, co nieuniknione! Pora na scenę! Kurtyna w górę.
P.s. 3. Wszystkim którzy pomagają mi spełniać marzenia – serdecznie dziękuję.