Przemysł spotkań w Polsce. Kto, co, za ile i gdzie?
Co decyduje wyborze miejsca spotkań czy konferencji? Czy firmy planują i organizują je poza siedzibą swojej firmy? Jakimi budżetami dysponują nasi potencjalni klienci zamawiający organizację eventu? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań poznaliśmy właśnie dzięki badaniom „Przemysł spotkań w Polsce pod lupą organizatorów i uczestników: kto, co, za ile, i gdzie?”
Małe, średnie i duże polskie przedsiębiorstwa oraz ich pracownicy znaleźli się w ogniu pytań, na które odpowiadali uczestnicząc w II edycji ogólnopolskich badań: „Rynek spotkań biznesowych w Polsce pod lupą organizatorów i uczestników: Kto? Co? Za ile? I gdzie?”. Ten długoterminowy projekt – cykl badawczy jest poświęcony zagadnieniom takim jak:
- biznes a branża usług konferencyjnych,
- branża MICE w Polsce a biznes,
- możliwości finansowe przedsiębiorstw w zakresie współpracy z obiektami konferencyjno-hotelarskimi, jakość usług w branży konferencyjnej,
- wartość rynku itp.
Cykl został pomyślany tak, aby w długofalowej perspektywie stworzył jedną całość, wielowątkowo badającą rynek. Pomysłodawcą oraz inicjatorem cyklu jest Hotel Narvil Conference & Spa w Serocku.
Lokalizacja eventu
Prawie 80 proc. firm organizuje spotkania biznesowe i konferencyjne poza swoją siedzibą bądź oddziałem. W ubiegłym roku wynik był podobny. Obie edycje badań pokazują zależność między wielkością zatrudnienia a organizacją eventów. Wynik potwierdza następującą tendencję: wraz ze wzrostem wielkości zatrudnienia następuje wzrost odsetka przedsiębiorstw, które organizują tego typu spotkania.
Poszukiwanie lokalizacji – liczy się czas?
Ogromna większość, bo niemal 80 proc. firm przeznacza kilka miesięcy na poszukiwanie odpowiedniej lokalizacji. „Przedsiębiorstwa decydujące się na wydanie środków na organizację spotkań biznesowych – w większości potrzebują od miesiąca do trzech na poszukiwanie odpowiedniej lokalizacji (2016 – 45 proc., 2017 – 41 proc.). Nawet pół roku i więcej czasu na wybór przeznacza co czwarta firma w 2017 roku (22 proc. – 2016). Aż 6 miesięcy na znalezienie miejsca potrzebuje ponad 10 proc. firm. W 2016 roku żadna z badanych firm nie zadeklarowała, że potrzebuje mniej niż 14 dni na poszukiwanie lokalizacji, w 2017 tylko 1 proc. badanych tak twierdził.”
Budżety eventów w górę czy w dół?
Podsumowując dwie edycje badań można stwierdzić, że w 2016 i w 2017 roku budżety i ich planowanie było na podobnym poziomie. Co więcej żadne okoliczności wewnętrzne oraz zewnętrzne nie wpłynęły na zmianę zakładanych środków finansowych na ich wydatkowanie w badanym obszarze. Ten sam poziom budżetu pozwalającego zorganizować konferencję poza siedzibą firmy dotyczy zarówno małych, średnie jak i dużych przedsiębiorstw.
O jakich budżetach mowa? „Połowa badanych firm inwestuje w event budżety do 100 tys. złotych, jedna firma na dziesięć przeznacza na ten cel kwoty od 101 tys. złotych nawet do 500 tys. złotych, 5 proc. firm planuje wydać od 501 tys. złotych do miliona złotych, a 3 proc. decyduje się na wydatki nawet powyżej miliona złotych, jeden na czterech ankietowanych nie wskazał przedziału w jakim mieszczą się roczne wydatki. W 2016 roku odpowiedzi ww. danych różniły się tylko w zakresie +/- 1 proc.”
Cztery pory roku? Kiedy organizujemy najwięcej konferencji?
Najwięcej konferencji organizowanych poza siedzibą firmy organizowanych jest pod koniec roku, od września do grudnia – deklaruje tak 34 proc. badanych firm. Wiosna i lato również sprzyjają tego typu wydarzeniom – kwiecień – maj – czerwiec w tych miesiącach organizację eventu zadeklarowało 32 proc. respondentów, zimą już tylko co piąty (21 proc.). „Najmniej wydarzeń planowanych jest na letni czas – tylko 7 proc. firm decyduje się na nie. W 2016 roku tendencja była podobna, jednak w ubiegłorocznym badaniu miesiącami w których organizowano więcej niż zwykle konferencji były także: październik oraz grudzień.”
Klient konferencyjny do zdobycia
Według badanych o wyborze miejsca na konferencję czy spotkanie decydują trzy czynniki:
- cena – 76 proc. badanych określa ją jako najważniejsze kryterium
- łatwość dojazdu – 48 proc.
- jakość kuchni – 45 proc.
W tegorocznym badaniu, w porównaniu do ubiegłorocznego, 2017 roku waga ceny spadła o 4 proc. Łatwość dojazdu, zarówno w tym jak i ubiegłym roku, jest istotna dla prawie połowy badanych – 48 proc. Jakość kuchni w 2016 roku była istotna dla 48 proc. firm, o 3 proc. odpowiedzi więcej niż obecnie.
Potrzeby uczestników i priorytety organizatorów
Nowością II edycji badań są nowe pytania i obszary – potrzeby uczestników konferencji oraz priorytety organizatorów. Sprawdzono, który dzień preferują planując termin organizacji eventu.
- 50 proc. uczestników twierdzi, że dni tygodnia są bez znaczenia, podobnie uważa 42 proc. firm
- w weekend chętniej niż firmy (9 proc.) w spotkaniach służbowych uczestniczyliby pracownicy (16 proc.)
A co według organizatorów wpływa na satysfakcję uczestników konferencji/spotkania?
- prawie połowa uważa, że jest to jakość kuchni
- ponad 40 proc. wskazuje standard pokoi
- a o łatwości dojazdu mówi 39 proc.
Badanie wskazuje również istotę natury przy organizacji eventu. Bliskość natury jest istotnym czynnikiem wyjazdu firmowego z perspektywy jego uczestnika – 35 proc. badanych. Pytani o miejsce wyjazdu firmowego wskazują właśnie miejsca będące blisko natury.
„Badanie „Rynek spotkań biznesowych w Polsce pod lupą organizatorów i uczestników: Kto? Co? Za ile? I gdzie?” zrealizowano na próbie przedsiębiorstw kwotowo dobranych według klasy wielkości zatrudnienia. W badaniu pracowników była to próba ogólnopolska reprezentatywna dla ogółu ludności kraju pod względem: wieku, płci oraz miejsca zamieszania. Kolejna, III edycja badań realizowana będzie w II połowie 2018 roku.”
Eventowa Blogerka
Previous article
Nowości eventowe na jesień 2017Next article
Październikowe eventy branży spotkań