ROADSHOW – czyli Będzie Się Działo!
Roadshow. Event nie-event. Marketingowo – promocja produktu live. Pr’owo – kształtowanie wizerunku. A eventowo to po prostu multum zależności i wzajemnie powiązanych ze sobą wątków. I pojawił się Roadshow tej jesieni i wpadł w nasze ręce. O tym co się wydarzyło, wprowadzi krótko Weronika opisując z jej perspektywy cały ten roadshow’owy świat.
Roadshow – Pierwsze podejście
Weronika (lat 23): „Któregoś pięknego, słonecznego popołudnia dowiedziałam się, że niedługo startujemy w Everitum z przygotowaniem roadshow dla naszego nowego klienta. Jako, że w stopce przy moim nazwisku widnieje „Junior Event Manager” wszystko jest jeszcze dla mnie nowe i bardzo ekscytujące. Poznaje świat eventów, smakuje, doświadczam na własnej skórze. Usłyszałam ROADSHOW, pomyślałam BĘDZIE SIĘ DZIAŁO… .Dzień za dniem gromadziłam nowe informacje na temat tego rodzaju eventu, moja ekscytacja rosła, byłam pełna ochoty do działania i wzięcia byka za przysłowiowe rogi!
Wszystko było zaplanowane, listy galerii handlowych (ponad 100 w Polsce), kontakty do kierowników hal, osoby koordynujące, harmonogram, podpisywanie umów, awizacje. Myślałam, że wystarczy napisać wiadomość, przedstawić swoją propozycje i galeria z pewnością przyjmie nas z szeroko otwartymi ramionami. Bo przecież nasz event jest tak wyjątkowy, a ja nie dopuszczam innej możliwości.
Oho… nie będzie wesoło…
Chwilę później – miarę podpisywania umów Klient informuje, że event odbędzie się w 9-10-ciu lokalizacjach jednocześnie… . W tym momencie bańka mydlana pęka i powoli spadam z powrotem na ziemię, porażona milionem problemów i kłód pod nogami jakie właśnie zostały rzucone z każdej możliwej strony świata:
- Pani A przez tydzień korespondowania zgadza się na wszystko, wymiary stoiska pasują, standy są super (byle nie roll-up), wizualizacja stoiska co prawda do zaakceptowania przez 150 zarządów, zarządów zarządu zarządu, ale jeśli damy sobie na to odpowiednio dużo czasu, to wszystko pójdzie po naszej myśli.
- Nagle Pani A na chwilę przed rozpoczęciem eventu twierdzi, że kolor wykładziny jest zbyt KRZYKLIWY i trzeba zmienić ją na szarą. Szary? Pytam jeszcze raz, naprawdę szary? Przecież szary do niczego nam nie pasuje, produkt nijak ma się do szarego, jest ani pozytywny i ani wesoły. Ma być jednak szary. I mamy to przekazać Klientowi. Że szary.
- W międzyczasie w innej lokalizacji Pan B obiecuje, że szybko wyśle umowę, oboje wiemy jak czas jest tu ważny. Mija kilka dni, „szybko” Pana B trwa nadal. Tupię nogami i czekam na dokumenty. Wreszcie magiczny dźwięk poczty mailowej zwiastuje, że dostanę w załączniku: umowę, awizację i ewentualnie jakiś załącznik do umowy. Z przerażeniem widzę 7 załączników. Jest umowa, jest druk awizacji i kilka obcych mi plików.
- Czytam „ proszę o podanie informacji z jakiego materiału wykonano stand, stolik, krzesła, balonik czerwony, niebieski, żółty i zielony…” Poniżej niekończąca się lista życzeń, regulamin przeciwpożarowy… – teraz czeka nas egzamin z jego znajomości i akceptacja zewnętrznej firmy zajmującej się bezpieczeństwem. Kolejny egzamin ze znajomości regulaminu bezpieczeństwa technicznego. Tym sposobem dowiaduje się, że czeka nas więcej egzaminów niż na maturze.
Kolejne Galerie i kolejni nasi bohaterowie: Pani C, Pan D i Pani E mają stos podobnych pytań, załączników, druczków do wypełnienia. Pytania dlaczego trawa jest zielona, a niebo niebieskie wcale już mnie nie dziwią. Dziś słyszę „ROADSHOW”, myślę „MANAGERZE GALERII HANDLOWEJ, DLACZEGO MI TO ZROBIŁEŚ?” I patrzę przez pryzmat wcześniejszych zdarzeń i już nie dziwi nic. Dalej kocham tę robotę.
Weronika
Roadshow i praca wielowarstwowa
Eventowej Blogerka: Tak, roadshow jest specyficznym eventem i nieobytego managera może to zniechęcić. Roadshow to praca jak na photoshopie, wielowarstwowa. Na jednej z warstw jest logistyka materiałów reklamowych, na drugiej rekrutacja hostess, które muszą mieć ważne książeczki sanepidowskie, jeśli ma to być na terenie hali E.Leclerc czy Carrefour’a.
Kolejna warstwa to logistyka i dział montażystów. Oni muszą pracować w Galeriach Handlowych zwykle w nocy, mieć zezwolenia na wejścia na teren hali, muszą znać sekretne wejścia z parkingu do wind technicznych w przeróżnych wymiarach nie zawsze mieszczących elementy najwyższe stoiska. Event Manager jest tu tylko łącznikiem spinającym elementy wydarzenia. Warstwa wymiarów stoiska, atestów niepalności wykładzin i budowa materiałów stoiska – to dział niemalże inżynieryjny pracujący nad pakownością do ciężarówki, skrzyniami które to przewożą i uchwytami do urządzeń, które muszą tam działać. Nie wspomnę o lokalnym prądzie czy wi-fi, a często też aplikacjach jakie winny działać przez 12 godzin bez przerwy.
Warstwa koordynacji dziennej to odrębny scenariusz, kwestia monitoringu hostess ich zaangażowania i szczerego uśmiechu na ustach do końca do 21:00. Do nas też należy logiczna strategia dystrybucji gratisów, które muszą wystarczyć do niemal ostatniej godziny akcji, nawet gdy tłum chętnych ustawia się w kolejkach po baloniki, malowanie buziek czy darmowe pen-drive’s. Roadshow to dżungla, w której nie jeden podwykonawca odleciał bezpowrotnie zniechęcając zwykle zniecierpliwionego i wymagającego klienta. Dlatego tajniki logistyki warto oddać w ręce osób tym już się zajmujących. Z pewnością z punktu widzenia klienta przełoży się to na oszczędność czasu i bycie z dala od dużej porcji często też negatywnej często energii.
A Wy jakie przygody macie związane z Roadshows? Dajcie kilka anegdotek – na pewno są równie ciekawe, jak te nasze!
Aga
Czytaj też:
Next article
Event a sponsoring w sporcie – trudna droga
Comments