Jakie znasz narzędzia w eventach? Czy poprawiają Twoją efektywność w prowadzeniu projektów? Które z nich lubisz, a z których niekoniecznie? Kocham programy, które oszczędzają mój czas, koncentrują mnie na robocie do wykonania i wyłączają rozpraszacze. Śledzę zatem to, co jest godnego na sieci, przyswajam to o czym mówią moje autorytety. Sprawdzam… co na mnie działa. Być może, z poniższego wybierzesz coś dla siebie. Jedno jest pewne – organizacja czasu pracy to wyzwanie. To sztuka, za którą niektórzy „kładą kasę” na szkolenia. Ty, rozumiem, jesteś gdzieś dalej – a dziś szczęśliwie nie musisz za to płacić. Zatem ogłaszam START w drodze do eventowego samodoskonalenia. Smacznego!

 

Zacznę od banału – Po prostu zaczynam dzień od listy zadań…

I nie ma wyjątku od tej reguły. Cieszy mnie widok zamkniętych zadań i powykreślanych na liście. Lista zadań z która mierzę się od rana, daje mi napęd i motywację do działania. Nad listą zadań jest lista celów bądź harmonogram eventowy. W zeszłym roku pisałam też o Check-liście eventowej, którą możesz sobie również wdrożyć w przygotowania do wydarzenia. Jak się wpiszesz na newsletter – zdobędziesz ją dla siebie w jedną minutę.

Są narzędzia, w których można te listy zrobić samodzielnie i ustalić im priorytety. Ja robię zwyczajnie w excelu i kalendarzu. Można też na karteczkach Post-it. A wersja digital to np. Evernote, lub zwykłe Trello. A jeżeli lubisz zabawę w projektach i kręcą Cię wykresy Gantt’a to jest coś takiego jak Tom’s Planner. (Dla klasycznych sympatyków teorii Project Management)

Wyłącz Rozpraszacze

Człowiek z natury „wybija się” z pracy pod wypływem rozpraszaczy. Głównymi są: komunikacja mailowa, facebook, komórka, google. Aby się skoncentrować na zadaniu – trzeba się odłączyć od szumu komunikacyjno-Internetowego. Trzeba wejść w swój stan skupienia i oddać się w pracę. Udowodniono naukowo, że wejście w ten stan „praca” zajmuje ludziom około 15-20 minut. Nie wychodzi to od razu, trzeba ćwiczyć skupienie. Wg. przeróżnych badań dostępnych w sieci, naukowcy mówią, że najbardziej efektywnie pracuje Twoja głowa w godzinach 09:00 – 11:00 rano, jeśli wstajesz ok. 8:00 lub wcześniej i jeśli przespałeś co najmniej 7 godzin. Jeżeli chcesz się skupić – wykorzystaj ten czas na konkrety. Aby zaobserwować siebie i swoje nawyki Internetowe – możesz zainstalować sobie aplikację Rescue Time, która pozwoli zmierzyć Twoją produktywność. Watch this: moja Produktywność na dziś: 79%!

Jeśli poczta – to tylko Newton

Miałam kiedyś problem z pocztą. Maili spływało za dużo, często nie były one dobrze tytułowane, zdarzało mi się gubić wątki. Najgorsze było to, że nie mogłam odszukać odpowiednich treści zwykłą wyszukiwarką poczty. Tak, to Outlook. Był moim złym snem, a w mych myślach spadały na niego wszystkie przekleństwa świata. Przy kolejnej akcji, gdzie poczta w trakcie pisania maila samoistnie się zamknęła straciłam cierpliwość. Walnęłam ręką w stół i powiedziałam dosyć!

Moja druga połowa poleciła mi wtedy Newtona. To aplikacja obsługująca konto w Gmail, Outlook oraz iCloud, a także pracująca na protokole IMAP czy Exchange. Skonfigurowałam wszystkie swoje konta pocztowe w kilka minut. Na telefonie zainstalowałam aplikację i szybciutko konta automatycznie zapełniły się moimi wiadomościami – nie musząc konfigurować tego samego od nowa. Rozpoczęła się moja rewolucyjna, przyjemna i nowa generacja pracy na poczcie.

Jest Uporządkowana. Czysta. Przejrzysta. Logiczna. Dostępna. Pocztę przeczytaną się archiwizuje. Nie muszę segregować wątków, bo wszystkie się wyszukują. Osoby, hasła, wątki też szybko się wyszukują. Newton pamięta maila pisanego nawet jak czasem się samoistnie zamknie i nie trzeba pisać od nowa. Tak, Newton stał się moją drugą miłością. Można ustawić wysyłkę wiadomości na rano. Już nie piszę do ludzi nocą, ale bladym świtem o której bardziej wypada wysyłać maila do klienta czy podwykonawcy. POLECAM go i TOBIE. (Kładę za niego głowę).

Buffer – Automatyzacja Social Mediów

Buffer to serwis umożliwiający zautomatyzowanie publikacji wpisów w serwisach społecznościowych takich jak Facebook, Twitter, LinkedIn. Korzystam z niego kilka razy w tygodniu ustawiając publikację postów na konkretne dni i godziny. (Dzięki temu cała rodzina okrzyknęła mnie największym spamerem facebooka). Ty też jesteś pewnie zostaniesz jego sympatykiem bo życie z Bufferem jest dziecinnie proste.

GetPocket – dla szperaczy Internetowych

Jestem chomikiem. Chomikuję treści do przeczytania, przejrzenia, przesłuchania, obejrzenia. Aby „nie uciekło” i abym mogła swobodnie do danego artykuły wrócić zainstalowałam sobie taką wtyczkę na Chrome – GetPocket https://getpocket.com/. Po przyciśnięciu czerwonej kopertki – zapisuje mi tę stronę w katalogu rzeczy do przeczytania. Świetne rozwiązanie dla osób lubiących zapisywać filmy wideo, obrazy, teksty i inną zawartość w jednym miejscu. Bardzo fajne narzędzie dla wiecznie zapracowanych i pędzących event managerów. Polecam – korzystam, cud-miód! A tak swoją drogą to Paweł Tkaczyk mi to polecił.

Piktochart – zwizualizuj swoje liczby

To przyjazne, intuicyjne i proste w obsłudze narzędzie do szybkiego tworzenia grafik w formie infografiki, raportu, banera, prezentacji. Do każdego z formatów mamy do wyboru szablony posegregowane wg kategorii i słów kluczowych. Gotową pracę można osadzić na stronie za pomocą wygenerowanego kodu lub zapisać jako obraz (w formacie .png/.jpg) lub pobrać jako pdf.

Tworzenie infografiki na bazie gotowych szablonów polega na przesuwaniu gotowych elementów, modyfikowaniu i wstawianiu nowych. Istnieje możliwość dodawania własnych zdjęć i obrazków. Jeżeli wśród dostępnych szablonów znajdziemy taki, który odpowiada naszym wymaganiom, wystarczy jedynie zmienić dane. Moją konferencję z listopada przygotowałam w Piktochart’cie, a jej efekt niżej. Edycja doczekała się newslettera, który również wyszedł nieźle.

Rapportive czyli czysta inwigilacja w „biały dzień”

Narzędzie dla gmaila i Chrome pozwalające obejrzeć profile społecznościowe ludzi którzy napisali do Ciebie maila. Rapportive wyszukuje zdjęcia, ostatnie posty, zainteresowania – dzięki czemu w sposób szybki i łatwy przestaje być dla Ciebie anonimowa.

Jakie narzędzia do rejestracji uczestników?

Jest tego cała masa. Ja korzystam z Syskonfa z przyzwyczajenia, jest też dobre Conventica, jest np. Event Expresso.

To by było na tyle. Jestem ogromnie głodna Twoich sprawdzonych narzędzi poza excelem, Outlookiem, kalendarzem, kalkulatorem, scotch’em, harmonogramem, kosztorysem.  Napisz, pod postem co Cię kręci, co lubisz, co Cię irytuje, fascynuje, porywa do nieba. Naucz mnie czegoś nowego – będę szalenie wdzięczna za Twój komentarz, który mi zostawisz. Jeżeli wolisz anonimowość to służę kontaktem na aga@eventowablogerka.pl Z góry dzięki za inspirację!

Eventowa Blogerka

Ps. Po statystykach już wiem że Waszym ulubionym podcastem stał się ten o Rekordach Guinnessa  i nie tylko. To świetnie, bo to jeden z moich ulubionych i myślę nad kolejnym… A może Ty mi przyniesiesz jakąś inspirację z kim można by tu porozmawiać o eventach? Hm,…?

JOIN THE DISCUSSION