Event na wysokości
„Ma być inaczej niż zwykle, nie w hotelu, nie w restauracji, musi być centrum Warszawy i blisko metra. Zapraszamy 100 osób i chcemy, żeby dobrze się bawili. Musi być miejsce do wyjścia na zewnątrz, ale też spora przestrzeń w środku i kameralnie, żeby przechodnie nie przeszkadzali. Ma być na fajnej wysokości z widokiem na Warszawę” – usłyszałam na spotkaniu z klientem, który poprosił mnie o zorganizowanie premiery nowego produktu. Brief z cyklu: Nie wiemy czego chcemy, ale wymagamy dużo. I stało się, premiera zorganizowana, goście dopisali, klient zadowolony. Skąd wiem? Stąd, że kolejny, wspólny event przed nami.
Jak w środku miasta być z dala od zgiełku, pędzących ludzi i samochodów? Jak w miesiąc zorganizować event promujący markę i produkt, który nie będzie zbyt nachalną reklamą i przyniesie efekt? Kilkanaście dni i nocy intensywnych działań opłaciło się. Znalazłam to miejsce, wystarczyło spojrzeć w niebo…
Cel?
Zorganizowanie wydarzenia mocno kojarzącego się z klientem z branży IT, które wypromuje nowy produkt i wzmocni pozycję międzynarodowej firmy na polskim rynku.
Goście?
Dziennikarze, głównie z mediów specjalistycznych, na marginesie dodam, że media są taką grupą docelową, która była już chyba wszędzie i wszystko widziała. Obok nich partnerzy biznesowi mojego klienta.
Miejsce z widokiem
Czasu było mało, więc zależało mi na miejscu, które spełni oczekiwania, a jednocześnie nie będzie wymagało masy papierologii i załatwiania pozwoleń. Z perspektywy czasu widzę, że wybór był dobry. Zabrałam klienta do The View, obejrzeliśmy dwa piętra tego warszawskiego klubu na wysokości. Klient dał zielone światło. Spodobała mu się przestrzeń – blisko 1000 m2 na dwóch poziomach. My zdecydowaliśmy się na 28 piętro. 32, które znajduje się na dachu wykorzystamy na inna okazję.
Scenografia
Postawiliśmy na prosty wystrój. Wiedzieliśmy, że widok na Warszawę robi swoje i nie ma sensu dokładać do niego czegoś więcej. Ogromne okna zasłoniliśmy jedynie na czas prezentacji produktu, czarne sofy, na których wygodnie mogli rozsiąść się goście. Niebieskie oświetlenie nawiązujące do logotypu klienta. Na środku sali konsola stojąca na podwyższonej scenie – miejsce dla DJ’a, które tego dnia zajął prowadzący event. Stąd przedstawiał gościom produkt, a potwierdzeniem jego słów były obrazy pojawiające się na dwóch, wielkich ekranach ustawionych po bokach sceny. Po ciemnych ścianach wędrowało logo klienta, po bokach uchylone okna pozwalające w każdej chwili wyjść na tarasy i cieszyć się widokiem miasta.
Coś do picia, coś na ząb
Menu zróżnicowane zarówno dla tych, którzy lubią mięso jak i dla preferujących warzywa w każdej postaci. Być może do wszelkiego rodzaju diet trudno dopasować menu eventu, jednak zawsze staram się by na stołach pojawiły się potrawy z mięsem i bez. Tak było też tym razem. Na barze przy wejściu welcome drinki w różnych smakach i kolorach, obok coś dla miłośników smaków niekoniecznie alkoholowych. Na przeczekanie ciągła przerwa kawowa z ciastkami, przekąskami i owocami na mały głód.
Niespodziewany gość
Szykując ten event nie przewidziałam jednego – nieproszonego gościa. Na imprezie pojawił się młody chłopak, który wpuszczającym je hostessą powiedział, że jest z obsługi, dlatego nie ma go na liście. Zachowywał się bez zarzutów, do czasu…
Zaczęła się prezentacja produktu, prowadzący zajął miejsce, goście usiedli wygodnie na sofach. Pod koniec prowadzący podał mikrofon mojej klientce, która powitała gości i zaprosiła na bankiet. W tym momencie podszedł do niej chłopak poprosił o mikrofon, zaskoczona klientka dała mu go bez zastanowienia. Wtedy on wyszedł na środek sali i zaczął przesadnie zachwycać się premierowym produktem, mówił, że uwielbia wszystko, co robi mój klient i że jest zaszczycony, że może tu być. Po czym odłożył mikrofon i zniknął w oka mgnieniu. Pozostawiając zaskoczonych gości zapewniając temat do rozmów i żartów na bankiecie. Nikt nie wie skąd on był i kto zaprosił…
Gdy emocje już opadły
Podsumowując – koncepcja wydarzenia opracowana została pod kątem celu, grupy odbiorców i oczekiwań klienta. Przyznam, że pomysłów na ten event miałam wiele. Obejrzeliśmy kilka lokalizacji. Oczywiście można dyskutować czy The View to dobry wybór, zgadzam się, że nie każdemu klientowi się on spodoba i ja też nie proponuję go często. Dopiero, kiedy jestem pewna, że dane miejsce wpisuje się w zamysł eventu. Było parę minusów: problem z wynajęciem parkingu i parkowaniem przybyłych gości, kilka słabych ogniw w obsłudze, czy meble różnej jakości. Na szczęście imprezę zakończyliśmy uśmiechnięci, nie tylko my – organizatorzy, ale też klient i jego goście.
Z miłą chęcią pojawię się też na Waszym evencie i go opiszę. Teraz się dzieje że ho ho! Chwalcie się! Umieram z ciekawości! Pozdrawiam Was!
Eventowa Blogerka
Ps. cieszę się że spodobał się Wam artykuł o 11 serwisach i blogach eventowych oraz o wyjątkowej Gali Ambasadorów Kongresów Polskich i dzięki za wszystkie polubienia! O można także sporo
