Konferansjer – Mistrz ceremonii i gaszenia pożarów
Konferansjer? Mówca? Celebryta? Prezenter? Co najbardziej lubi w eventach? Dlaczego je prowadzi? Jak można ułatwić pracę jego kolegom po fachu? Co wypada dobrze, a co można sobie darować? Zbyszek Urbański opowie o kulisach pracy na eventach i przedstawi inny, ważny punkt widzenia.
W dzisiejszym wywiadzie opowiemy Wam o współpracy przed eventem, w jego trakcie i zaraz po. Mój rozmówca, Zbyszek Urbański już kilkakrotnie gościł na Galach i Konferencjach, które organizowałam. Widzowie stacji TVN mówią o Nim Pan Gadżet. Obecnie współpracuje z portalem Onet.pl, ale ma też inne talenty. Jest doskonały w roli prowadzącego wszelkie wydarzenia. Potrafi szybko rozluźnić gości i sprawić, że sztywna atmosfera mija. Do Niego zgłaszają się firmy z branży technologicznej po to by poprowadził ich konferencję. Bo Zbyszek jest na czasie, interesuje się nowinkami i ma solidną, technologiczną wiedzę. Mam rację Zbyszku?
Zbyszek Urbański: Lepiej bym tego nie ujął.
Zbyszek Urbański – konferansjer
Eventowa Blogerka: Zaczynając od początku. Załóżmy, że mamy za sobą kilka projektów, a przed nami kolejny, bo właśnie go wygrałam. Proszę powiedz, co jest dla Ciebie na tym etapie najistotniejsze?
Zbyszek Urbański: Według mnie powinniśmy zacząć od spotkania przed planowanym wydarzeniem. Najlepiej z dużym wyprzedzeniem, miesiąc lub kilka miesięcy przed eventem. To daje komfort pracy niezbędny w trakcie przygotowań imprezy. Dla mnie najważniejszy jest Twój brief. W rzeczywistości najczęściej agencje zwlekają z odpowiedzą, że wygrały przetarg i nieraz zostaje niewiele czasu na dopięcie szczegółów. A pamiętajmy, że każdy z nas ma też inne zajęcia.
Eventowa Blogerka: Może wiedzą, że jesteś „solidną marką” i z każdym eventem dasz sobie radę? Zatanawiam się, czy w momencie briefingu masz już wstępny scenariusz, założenia, kształt imprezy? Czy agencje raczej narzucają Ci jak wykonana masz prowadzić event?
Zbyszek Urbański: Agencje spotykają się na kilka tygodni przed startem, mając już wstępny zarys programu i gotowe wytyczne klienta. Czasem jest tak, że nie mam nic do powiedzenia. Dostaje czarno na białym, co musi być zrealizowane. Ale zdarza się, że Ja, jako prowadzący zostaję wpuszczony przez agencję na arenę współtworzenia, doradzam, biorę udział w burzy mózgów i pracujemy razem, jako team. Drugi wariant jest dużo bardziej interesujący. Bazując na naszych wspólnych doświadczeniach możemy się nimi powymieniać i stworzyć lepszy, eventowy warsztat.
Eventowa Blogerka: Przechodząc dalej. Prezenter musi znać grupę odbiorców, powinien wiedzieć, kto pełni honory gospodarza? Kogo wymieniać? Kogo powitać? Co jeszcze jest ważne w takim debriefingu?
Zbyszek Urbański: Zwykle im więcej informacji tym lepiej. Wiedza o tym, kim jest gość pozwala mi dopasować się do odbiorcy. Dlatego ważne jest podanie struktury firmy, bo to kryje inne aspekty dotarcia do słuchaczy. Podam przykład. Jeżeli mamy klienta, który zaprasza swoich gości VIP, od których zależy przyszłość firmy to zwykle wyczuwa się atmosferę napięcia. Klientowi zależy by wszystko poszło zgodnie z planem, robi się trochę sztywno, czegoś nie wypada robić, na coś nie ma zgody. Wpuszczenie konferansjera do grona teamu agencji pozwala zminimalizować wszelkie obawy, nabrać zaufania i wymienić się uwagami przed wydarzeniem. To bardzo cenię przy takiej współpracy. Inny punkt widzenia, który wnoszę pozwala na zmianę perspektywy i poznanie odmiennych poglądów. Finalnie cel jest jeden, dla klienta i agencji najważniejsze jest to, by goście bawili się dobrze, a event zakończył się pełnym sukcesem.
Eventowa Blogerka: To prawda. Wspólny cel wszystkich ogniw powinien być jeden. Pamiętasz pierwsze momenty konferencji, którą robiliśmy wspólnie w czerwcu? Gdy zgasły światła, na ekranach pojawiło się Intro, zabrzmiała głośna muzyka, energia zaczęła krążyć w powietrzu między dziesiątkami uczestników oczekujących na coś Extra. To tylko przykład, ale powiedz, jak to wygląda z Twojej strony, gdy zapalają się światła, wchodzisz na scenę i….?? Masz w rękawie efekty WOW? Specjalne anegdotki „na otwarcie”?
Zbyszek Urbański: Mówi się, że „Nie ma drugiego pierwszego wrażenia”. I to jest ten moment. Chyba najtrudniejszy w całym show. Początek. Pierwsze wejście. Zwykle jestem gotowy. Zabieram ze sobą coś zaskakującego, przynoszę nietypowe gadżety, rekwizyty i staram się przez nie podkreślać to, o czym będziemy mówić. Ważne jest, by wszystko współgrało ze scenariuszem i było wcześniej uzgodnione z klientem. Wtedy ja – „Pan Gadżet” będę przygotowany. Przykładowo na evencie korzystam tylko z telefonu określonej marki, mam zegarek danej firmy i inne elementy zgodne z polityką firmy. Ludzie patrzą na szczegóły. Zresztą wyobraźmy sobie, że na konferencji Samsunga wyjmuję Iphone’a. No i faux-pas gwarantowane.
Eventowa Blogerka: Słuszna uwaga, szczegóły tworzą całość. Masz jeszcze jakieś pomysły na dobry początek?
Zbyszek Urbański: Można wykorzystać drona. Na scenie nie ma prowadzącego, ale pojawia się dron, który zaczyna krążyć nad głowami uczestników nagrywając pamiątkowy film. Fajnie, jeśli obraz z kamery może być skierowany na ekrany główne. To na pewno rozbawi zaskoczonych gości i przełamie pompatyczną atmosferę. Zamiast drona można wykorzystać samochód albo kamerkę zainstalowaną gdzieś w przestrzeni sali konferencyjnej.
Eventowa Blogerka: Ryzykowne, ale do zrobienia. Dopóki jest bezpieczne i mamy absolutną pewności, że nikomu nic się nie stanie. A czy nie jest też tak, że Ty, jako człowiek rozpoznawalny, znany z telewizji i lubiany nie masz większych oporów przed łamaniem barier i starasz się zbliżyć do publiczności?
Zbyszek Urbański: Tak. Zdecydowanie to skraca dystans. Oczywiście mogą być konferansjerzy znani, profesjonalni ze świetną dykcją, ale jednak bycie „rozpoznawalnym” daje pewnego rodzaju przewagę.. Zwłaszcza, jeśli mowa o klientach z branży IT. Tu nie ma pytań, kto to jest? Widzą, że człowiek taki jak ja otarł się o technologie, media wie, na czym to wszystko polega, więc zaufanie rośnie już na samym początku.
Pan Gadżet i jego rekwizyty
Eventowa Blogerka: Muszę przyznać, że uwielbiam, gdy ma evencie opowiadasz uczestnikom jak działa inteligentny dom. Będąc na scenie wyjmujesz telefon i pokazujesz przez poukrywane kamerki, co robi obecnie w domu Twoja rodzina. Na Sali kompletna cisza. Publiczność bardzo się angażuje. Widać, że wciągnęła ich Twoja opowieść! I to jest show. Później konferencja zmienia swój charakter, bo rola konferansjera często sprowadza się do zapowiadania kolejnych prelegentów. Masz jakieś sugestie, co zrobić, by jednak nie było nudno?
Zbyszek Urbański: Na pewno umożliwienie spotkania z osobami, które będę zapowiadał da mi szansę poznać ich zainteresowania, codzienne wyzwania, zobaczyć, jakimi są ludźmi. Uwielbiamy, gdy bohaterem historii jest człowiek, a na evencie łatwo jest sprzedać krótkie bio osoby przez słowa – klucze. Mówię na przykład „Pan Krzysztof, który za chwilę przed Państwem wystąpi ma świetną prezentację i kosztowało go to wiele nieprzespanych nocy.” Fajnie wychodzą też konkursy na czujność i wiedzę. Angażują publiczność i zmuszają do intensywniejszej uwagi. Quizy i milionerzy też się sprawdzają.
Eventowa Blogerka: Pora na pytanie skierowane do Twojego drugiego ja – Pana Gadżeta. Powiedz, co obecnie jest na topie, jeśli chodzi o eventową technologię?
Zbyszek Urbański: Jest wiele takich rzeczy. Na topie są okulary wirtualnej rzeczywistości (Cardboard) lub Samsung VR Gear, które przenoszą uczestników np. na spektakl Cirque de Soleil. Ta atrakcja z użyciem nowych technologii jest traktowana na równi z występem artysty na scenie. Zauważyłem też dużo technologii zbliżeniowej tzw. QR’y. Zdarzają się transmisje online, RFiD, czyli wykorzystanie fal radiowych do przesyłania danych, Beacony -małe urządzenia działające na oszczędnych bateriach, wysyłające sygnał radiowy i komunikujące się ze smartfonami za pomocą Bluetooth. Jest też cała masa aplikacji social mediowych, ale to raczej dla młodszych uczestników. Stosuje się również hologramy laserowe do prezentacji produktowej. Wygląda to dość spektakularnie i przyciąga uwagę uczestników.
Eventowa Blogerka: Sporo tego, ale człowiek Twojego pokroju, zakochany w technologiach pewnie jest w swoim żywiole. Kontynuując. Zastanawiam się, co w tej profesji – konferansjera lubi Zbyszek Urbański?
Zbyszek Urbański: Ostatnio agencja zaproponowała mi stylistę, który ubierał mnie pod konkretnie wydarzenie. Takie wsparcie daje poczucie pewności, że będę wyglądał tak jak oczekuje klient. Lubię, gdy mam przygotowany scenariusz oparty na konkretach, tak jak w telewizji. Lubię też pracować na prompterach zwłaszcza, gdy klient oczekuje by wszystko zostało powiedziane słowo w słowo – zgodnie ze scenariuszem. To wymaga odrębnego przygotowania, ale obie strony zyskują dużo wyższy komfort pracy. Prompter zapewnia bezpieczeństwo wymienienia absolutnie wszystkich elementów zapowiedzi, daje możliwość poprawnego wypowiadania trudnych branżowych nazw, ogranicza swobodne wtrącenia prowadzącego. Duże i profesjonalne konferencje tak właśnie są organizowane. Zwróć uwagę na eventy Apple, Samsunga czy Microsoft.
Eventowa Blogerka: Wiemy już, co lubisz, a jakie sytuacje to nie Twoja bajka?
Zbyszek Urbański: Nie lubię sytuacji, gdy na evencie ktoś podchodzi i zmienia scenariusz tuż przed moim wyjściem. Nie ma nic gorszego. No i nie lubię, kiedy agencje rezerwują termin, a później go nie odwołują nawet, jeśli wiedzą, że przetargu nie wygrały.
Eventowa Blogerka: Zbyszku dziękuję Ci za poświęcony czas, dużo inspiracji, cenne spostrzeżenia. Moi czytelnicy z pewnością ucieszą się z faktu, że przygotowałeś dla nich specjalną ofertę na sezon 2016. Zainteresowanych zapraszamy bezpośrednio na stronę Zbyszka Urbańskiego.
Zbyszek Urbański: Czytelnicy Eventowej Blogerki, po znajomości, na sezon 2016 otrzymają tysiąc złotych upustu na moje usługi konferansjerskie. Serdecznie zapraszam!
Eventowa Blogerka: Dziękuję i pozdrawiam naszych czytelników.
Ps. A zaintersowanych współpracą z celebrytami i gwiazdami odsyłam do tego artykułu.
Previous article
Jak zorganizować event w przestrzeni publicznej?Next article
Eventy Korporacyjne i ich „Must have”